Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage
Telefon, Internet, Miete, Wartung, Reinigung: Rechnungen, die jeden Monat gleich aussehen. Dafür legt man den Beleg einmal an, und jede neue Rechnung kopiert ihn.
Die Vorlage anlegen
In der Vorlagebelegart — häufig Lieferantenvertrag genannt — einen Beleg mit allem anlegen, was jeden Monat gleich ist:
- der Lieferant
- die Positionen mit Artikel, Menge und Preis
- die Sachkonten und Steuerschlüssel
- gegebenenfalls Rabatte
Hier lohnt sich Sorgfalt am meisten: Was in der Vorlage richtig steht, steht ab dann in jeder monatlichen Rechnung richtig — inklusive Kontierung. Genau das spart der Buchhaltung die Arbeit.
Die Vorlage wird nicht abgeschlossen. Sie ist eine Schablone und bleibt liegen.
Wie die Zuordnung entsteht
Im Portal muss an der Rechnung die Bestellnummer stehen, und sie muss zu einem dieser Felder der Vorlage passen:
| Feld der Vorlage |
|---|
| Belegnummer |
| Ihr Zeichen |
| Ihr Auftrag |
| Unser Zeichen |
| Lieferantenbelegnummer |
| Freier Text 1 und 2 |
In der Praxis trägt man dafür die Kunden- oder Vertragsnummer ein, die der Lieferant auf seine Rechnungen schreibt — etwa die Kundennummer beim Telefonanbieter. Diese Nummer bleibt über Jahre gleich, steht auf jeder Rechnung und ist damit der natürliche Schlüssel.
Am bequemsten hinterlegt man die Bestellnummer im Portal am Lieferanten, dann erbt sie jede neue Rechnung. Siehe Schlagworte im Portal.
Was beim Import passiert
Die Vorlage wird kopiert, nicht übergeben — sie bleibt also für den nächsten Monat erhalten. Übernommen werden je Position:
Artikel, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Sachkonto, Steuerschlüssel und Steuersatz sowie Rabatte.
In den neuen Beleg schreibt FINN.ghost zusätzlich die Rechnungsnummer aus dem Portal und die Belegnummer der Vorlage — damit ist später erkennbar, aus welchem Vertrag der Beleg entstanden ist.
Der Betragsvergleich
Wie beim Vorgängerbeleg wird der Bruttobetrag verglichen — hier mit dem Betrag der Vorlage.
| Ergebnis | Was passiert |
|---|---|
| Beträge stimmen | der Beleg läuft weiter |
Abweichung innerhalb der KNR-Toleranz |
eine Korrekturposition über die Differenz wird angelegt |
Abweichung darüber, oder kein KNR |
das OK wird verworfen, der Beleg bleibt in der Inbox liegen |
Bei wiederkehrenden Rechnungen ist genau das der Nutzen: Solange die Telefonrechnung wie immer aussieht, läuft sie durch. Sobald sie sich ändert, sieht jemand hin.
Ändert sich der Betrag dauerhaft — etwa nach einer Preiserhöhung —, gehört die Vorlage angepasst. Sonst bleibt ab dann jede Rechnung mit einer Abweichung liegen.
Reihenfolge der Suche
FINN.ghost sucht zuerst einen Vorgängerbeleg und erst danach eine Vorlage. Wird ein Vorgang gefunden, kommt die Vorlage nicht zum Einsatz.