Belegzuordnung
Hier wird festgelegt, welche Belegarten die Schnittstelle verwendet. Das ist die eigentliche Einrichtungsarbeit — alles andere folgt daraus.
Zu finden unter FINN.GMI → Einstellungen im Bereich Beleg Zuordnung.
Die vier Belegarten
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Belegtyp Inbox | Hier landet jede Rechnung zuerst. Pflichtangabe. |
| Belegtyp Eingangsrechnung | Dorthin wird übergeben, wenn die Rechnung geprüft ist. Pflichtangabe. |
| Belegtyp Vorgänger | Wo nach einem Vorgang gesucht wird — Bestellung oder Wareneingang. Optional. |
| Belegtyp Vorlage | Wo nach einer Schablone gesucht wird — der Lieferantenvertrag. Optional. |
Vorgänger und Vorlage lassen sich einzeln leer lassen. Ohne Vorgängerbelegart entfällt der Abgleich mit Bestellungen; ohne Vorlagebelegart entfällt die Kopiervorlage für wiederkehrende Rechnungen. Beides zusammen leer bedeutet: Jede Rechnung wird als neuer Beleg mit dem Artikel aus dem Schlagwort ANR angelegt.
Zur Auswahl stehen nur Belegarten des Einkaufs. Siehe Vorbereitung in der SelectLine.
Zwei Schalter dazu
Bearbeitungsstatus der Eingangsrechnung offen lassen
Legt fest, ob die erzeugte Eingangsrechnung als offen gilt oder gleich weiter im Status läuft.
Wer nach dem Import noch einmal draufschauen will, lässt sie offen. Wer den Import als abschließenden Schritt versteht, nicht. Das ist eine Frage des Ablaufs in Ihrem Haus, nicht eine technische.
Rechnungsdatum in das Feld Ihr Auftrag vom
Vertauscht, in welches Feld das Rechnungsdatum aus dem Portal geschrieben wird und in welches das Datum des Imports:
| Schalter | Belegdatum | Ihr Auftrag vom |
|---|---|---|
| aus | Rechnungsdatum | Datum des Imports |
| ein | Datum des Imports | Rechnungsdatum |
Diese Wahl wirkt auf die Buchhaltung: Sie entscheidet, mit welchem Datum der Beleg in der SelectLine erscheint. Sie gehört mit der Buchhaltung abgestimmt und danach nicht mehr geändert — sonst liegen alte und neue Belege auf verschiedenen Datumslogiken.
Was die Schnittstelle nicht entscheidet
Kontierung, Steuerschlüssel und Sachkonten kommen aus dem Vorgängerbeleg, aus der Vorlage oder vom Artikel — nicht aus dem Portal.
Daraus folgt die praktische Empfehlung: Je besser Vorgänger und Vorlagen gepflegt sind, desto weniger bleibt am Inbox-Beleg zu tun. Ein Lieferantenvertrag mit korrekten Konten spart bei jeder monatlichen Rechnung Handarbeit.