Erstinbetriebnahme
Die Reihenfolge für die ersten Tage. Sie ist bewusst vorsichtig: Die Schnittstelle erzeugt Belege in einem echten Mandanten.
1. Mit der Buchhaltung abstimmen
Vor der ersten Einstellung, nicht danach:
| Frage | Warum sie zuerst kommt |
|---|---|
| Welche Belegart wird der Eingangskorb? | sie muss angelegt werden |
| Mit welchem Datum sollen Belege erscheinen? | die Wahl gilt dauerhaft |
| Soll die Eingangsrechnung offen bleiben? | betrifft den Prüfablauf |
| Wo soll die Rechnung archiviert werden? | Journal, Archiv oder docuvita |
| Wer entfernt Rechnungen aus der Inbox, die dort nicht hingehören? | es gibt Fälle, die niemand automatisch lösen kann |
2. Belegarten anlegen
Inbox-Belegart, gegebenenfalls Vorlagebelegart. Siehe Vorbereitung in der SelectLine.
3. Zugang einrichten
API-Schlüssel im Portal mit Vollzugriff erzeugen und samt ID eintragen. Siehe Zugang zum Portal.
4. Belegzuordnung setzen
Die vier Belegarten und die beiden Schalter. Siehe Belegzuordnung.
5. Archivierung wählen
Siehe Archivierung.
6. Einen Lieferanten vorbereiten
Nicht alle — einen. Am besten einen mit wiederkehrenden, gleichförmigen Rechnungen.
Im Portal am Lieferanten hinterlegen: LNR mit seiner SelectLine-Nummer. Noch kein OK.
7. Eine einzelne Rechnung mit ZB durchspielen
Eine Rechnung dieses Lieferanten im Portal mit ZB versehen und den Lauf von Hand starten.
Dann in der SelectLine nachsehen:
- Ist ein Inbox-Beleg entstanden?
- Steht der richtige Lieferant darauf?
- Stimmen Betrag und Datum?
- Ist die Rechnung als Journal oder im Archiv am Beleg zu finden?
Mit ZB ist dieser Versuch harmlos: Der Beleg bleibt in der Inbox und geht nicht in die Buchhaltung. Wenn etwas nicht stimmt, löscht man ihn und korrigiert die Einstellung.
8. Danach eine Rechnung mit OK
Erst wenn Schritt 7 sauber war. Jetzt läuft der ganze Weg bis zur Eingangsrechnung — und ist in der SelectLine zu prüfen: Ist die Eingangsrechnung entstanden, mit den erwarteten Positionen, Konten und dem erwarteten Datum?
Siehe Von der Inbox in die Eingangsrechnung.
9. Den Vorgängerfall testen
Wenn mit Bestellungen oder Wareneingängen gearbeitet wird: eine Rechnung, zu der es einen Vorgang gibt. Im Portal die Bestellnummer füllen und prüfen, ob der Vorgängerbeleg gefunden und übergeben wird.
Dazu gehört der Gegentest: eine Rechnung mit einem Betrag, der nicht passt. Sie muss in der Inbox liegen bleiben, mit einem Hinweis auf die Abweichung.
Siehe Rechnung mit Vorgängerbeleg.
10. Zeitplan setzen
Erst jetzt die Aufgabe in der Zeitsteuerung einplanen. Siehe Zeitplan.
11. Lieferanten schrittweise dazunehmen
Weitere Lieferanten mit LNR und ZB versehen. Auf OK umstellen erst dann, wenn deren
Rechnungen mehrfach unauffällig durchgelaufen sind.
Der häufigste Fehler bei der Einführung ist, gleich alle Lieferanten auf OK zu setzen. Dann landen Rechnungen in der Buchhaltung, die noch niemand gesehen hat — und die Korrektur ist aufwendiger als die Vorsicht.