# Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage

Telefon, Internet, Miete, Wartung, Reinigung: Rechnungen, die jeden Monat gleich aussehen.
Dafür legt man den Beleg **einmal** an, und jede neue Rechnung kopiert ihn.

<!-- TODO Screenshot: images/ablauf-vorlage.png -->

## Die Vorlage anlegen

In der Vorlagebelegart — häufig *Lieferantenvertrag* genannt — einen Beleg mit allem anlegen,
was jeden Monat gleich ist:

- der Lieferant
- die Positionen mit Artikel, Menge und Preis
- die **Sachkonten** und Steuerschlüssel
- gegebenenfalls Rabatte

<p class="callout success">Hier lohnt sich Sorgfalt am meisten: Was in der Vorlage richtig steht, steht ab dann in jeder monatlichen Rechnung richtig — inklusive Kontierung. Genau das spart der Buchhaltung die Arbeit.</p>

Die Vorlage wird **nicht** abgeschlossen. Sie ist eine Schablone und bleibt liegen.

## Wie die Zuordnung entsteht

Im Portal muss an der Rechnung die **Bestellnummer** stehen, und sie muss zu einem dieser
Felder der Vorlage passen:

| Feld der Vorlage |
| ------------------------ |
| Belegnummer |
| Ihr Zeichen |
| Ihr Auftrag |
| Unser Zeichen |
| Lieferantenbelegnummer |
| Freier Text 1 und 2 |

<p class="callout info">In der Praxis trägt man dafür die Kunden- oder Vertragsnummer ein, die der Lieferant auf seine Rechnungen schreibt — etwa die Kundennummer beim Telefonanbieter. Diese Nummer bleibt über Jahre gleich, steht auf jeder Rechnung und ist damit der natürliche Schlüssel.</p>

Am bequemsten hinterlegt man die Bestellnummer im Portal **am Lieferanten**, dann erbt sie
jede neue Rechnung. Siehe [Schlagworte im Portal](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/schlagworte-im-portal).

## Was beim Import passiert

Die Vorlage wird **kopiert**, nicht übergeben — sie bleibt also für den nächsten Monat
erhalten. Übernommen werden je Position:

Artikel, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Sachkonto, Steuerschlüssel und Steuersatz sowie
Rabatte.

In den neuen Beleg schreibt FINN.ghost zusätzlich die Rechnungsnummer aus dem Portal und die
Belegnummer der Vorlage — damit ist später erkennbar, aus welchem Vertrag der Beleg
entstanden ist.

## Der Betragsvergleich

Wie beim Vorgängerbeleg wird der Bruttobetrag verglichen — hier mit dem Betrag der Vorlage.

| Ergebnis | Was passiert |
| ---------------------------------------- | ------------------------------- |
| Beträge stimmen | der Beleg läuft weiter |
| Abweichung innerhalb der `KNR`-Toleranz | eine Korrekturposition über die Differenz wird angelegt |
| Abweichung darüber, oder kein `KNR` | das `OK` wird verworfen, der Beleg bleibt in der Inbox liegen |

<p class="callout success">Bei wiederkehrenden Rechnungen ist genau das der Nutzen: Solange die Telefonrechnung wie immer aussieht, läuft sie durch. Sobald sie sich ändert, sieht jemand hin.</p>

<p class="callout warning">Ändert sich der Betrag dauerhaft — etwa nach einer Preiserhöhung —, gehört die Vorlage angepasst. Sonst bleibt ab dann jede Rechnung mit einer Abweichung liegen.</p>

## Reihenfolge der Suche

FINN.ghost sucht **zuerst** einen Vorgängerbeleg und erst danach eine Vorlage. Wird ein
Vorgang gefunden, kommt die Vorlage nicht zum Einsatz.

## Weiter

[Rechnung ohne Bezug](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/rechnung-ohne-bezug)