Wenn eine Rechnung nicht ankommt
Die Ursachen sind überschaubar und liegen fast immer im Portal. Diese Seite geht sie in der Reihenfolge durch, in der sie auftreten.
Die Rechnung wird gar nicht abgeholt
1. Fehlt das Schlagwort OK oder ZB?
Ohne eines der beiden wird die Rechnung nicht abgeholt. Das ist die häufigste Ursache überhaupt.
2. Ist sie im Portal schon archiviert?
Archivierte Rechnungen werden nicht mehr abgefragt. Nach einem erfolgreichen Import ist das der Normalfall — die Rechnung ist dann schon in der SelectLine.
3. Trägt sie das Schlagwort ImportError?
Dann ist der Import schon einmal gescheitert. Sie wird übersprungen, bis das Schlagwort entfernt wird.
Das ist der Punkt, der am häufigsten übersehen wird: Die Ursache zu beheben genügt nicht. Solange ImportError an der Rechnung hängt, versucht die Schnittstelle es nicht erneut.
4. Ist sie älter als der erste Lauf?
Beim ersten Lauf beginnt die Zählung mit dem Zeitpunkt des Starts. Ältere Rechnungen werden nicht nachgeholt — sie müssen im Portal geändert werden, damit sie als neu gelten.
5. Ist es überhaupt eine Eingangsrechnung?
Abgefragt werden nur Dokumente, die im Portal als Eingangsrechnung geführt sind.
Die Rechnung wird abgeholt, aber abgewiesen
| Meldung im Protokoll | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Lieferant nicht gefunden | LNR fehlt oder die Nummer gibt es in der SelectLine nicht |
Schlagwort prüfen, am besten am Lieferanten hinterlegen |
| Artikel nicht gefunden | ANR fehlt oder die Artikelnummer gibt es nicht |
Schlagwort prüfen |
| Beleg zur Bestellnummer nicht gefunden | die Bestellnummer aus dem Portal passt zu keinem Beleg | Nummer im Portal prüfen, oder Feld leeren und über ANR buchen |
| Beleg existiert bereits | dieselbe Rechnungsnummer, derselbe Lieferant, dasselbe Datum | keine — die Rechnung ist schon drin |
Bei allen Fällen außer dem letzten wird im Portal ImportError gesetzt. Nach der Korrektur also nicht vergessen, es wieder zu entfernen.
Der Beleg ist da, geht aber nicht in die Eingangsrechnung
Trägt die Rechnung nur ZB?
Dann ist das so gewollt: Sie bleibt zur Nachbearbeitung liegen. In der SelectLine freigeben, beim nächsten Lauf wird sie übergeben.
Steht ein Hinweis auf eine Betragsabweichung am Beleg?
Dann passt der Bruttobetrag der Rechnung nicht zum Vorgänger oder zur Vorlage. Am Beleg steht die Abweichung in Prozent.
Zu klären ist dann die kaufmännische Frage, nicht eine technische:
| Situation | Vorgehen |
|---|---|
| Rechnung ist korrekt, Vorgang veraltet | Vorgang oder Vorlage anpassen |
| Rechnung ist falsch | beim Lieferanten reklamieren |
| Differenz ist erwartbar und klein | Schlagwort KNR mit Toleranz einrichten |
Siehe Schlagworte im Portal.
Die Rechnung hängt nicht am Beleg
| Prüfpunkt | Hinweis |
|---|---|
| Welcher Archivierungsweg ist gewählt? | Journal, Archiv oder docuvita |
| Bei Journal: ist Datei ablegen eingeschaltet? | sonst gibt es nur den Portalverweis |
| Bei Archiv: ist der Systempfad eingetragen und erreichbar? | fehlt er, wird nichts abgelegt |
| Bei docuvita: ist es eine PDF-Datei? | andere Formate werden übersprungen |
| Ist Datei erst in Eingangsrechnung ablegen aktiv? | dann hängt sie nicht am Inbox-Beleg |
Siehe Archivierung.
Die Rechnung fehlt in der Eingangsrechnung, ist aber am Inbox-Beleg
Bei der Archivierung im Archiv der SelectLine: Ist die Einstellung DatevExport eingeschaltet? Nur dann wandert der Archiveintrag mit an die Eingangsrechnung.
Dieselbe Rechnung ist zweimal drin
Die Dublettenprüfung vergleicht Rechnungsnummer, Lieferant und Belegdatum. Weicht eines davon ab — etwa weil die Rechnungsnummer im Portal korrigiert wurde —, gilt sie als neue Rechnung.
Der doppelte Beleg lässt sich in der SelectLine löschen. Damit er nicht wiederkommt, sollte die Rechnung im Portal archiviert werden.
Der Zugang funktioniert nicht
| Prüfpunkt | Hinweis |
|---|---|
| Schlüssel vollständig kopiert? | Leerzeichen am Anfang oder Ende sind der Klassiker |
| Berechtigung Vollzugriff? | mit weniger scheitert das Archivieren im Portal |
| Schlüssel im Portal noch gültig? | ein gelöschter Schlüssel wird abgewiesen |
Siehe Zugang zum Portal.
Wenn es dabei bleibt
Wenden Sie sich an den Support und halten Sie bereit:
- die Rechnungsnummer im Portal und den Lieferanten
- welche Schlagworte an Rechnung und Lieferant hängen
- ob die Bestellnummer im Portal gefüllt ist
- den Auszug aus dem Protokoll zum Zeitpunkt des Laufs