Rechnung ohne Bezug
Der Tankbeleg, die Bewirtungsrechnung, der Kassenzettel aus dem Baumarkt: Rechnungen, zu denen es keine Bestellung und keinen Vertrag gibt.
Was dafür im Portal stehen muss
Zwei Dinge:
- Die Bestellnummer bleibt leer. Sie ist das Signal, dass es keinen Bezug gibt.
- Die Rechnung braucht ein Schlagwort
ANRmit der Artikelnummer, auf die gebucht wird.
Steht eine Bestellnummer drin, zu der sich kein Beleg finden lässt, wird die Rechnung abgewiesen — nicht als Beleg ohne Bezug angelegt. Die Schnittstelle geht davon aus, dass eine genannte Bestellnummer auch gefunden werden soll.
Was entsteht
Ein neuer Inbox-Beleg mit
- dem Lieferanten aus dem Schlagwort
LNR, - einer Position mit dem Artikel aus
ANR, Menge 1, - dem Bruttobetrag der Rechnung als Preis.
Gerechnet wird dabei mit Bruttopreisen.
Die Steueraufteilung kommt vom Artikel, nicht aus dem Portal. Deshalb lohnt es, für diesen Zweck eigene Artikel je Steuersatz und Aufwandskonto anzulegen — etwa einen für Bewirtung, einen für Kraftstoff, einen für Büromaterial.
Der Artikel ist die Kontierung
Weil die Position den Artikel trägt, entscheidet der Artikel über Sachkonto und Steuer. Das ist der Hebel für diesen Fall:
Mit gut gewählten Artikeln wird aus jedem Kassenzettel ein korrekt kontierter Beleg — ohne dass jemand ein Konto eintippt. Das Schlagwort ANR am Lieferanten hinterlegt bedeutet: Alle Rechnungen dieser Tankstelle landen automatisch auf dem Kraftstoffkonto.
Kein Betragsvergleich
Es gibt keinen Vorgang, gegen den verglichen werden könnte. Der Betrag aus dem Portal wird übernommen, wie er ist.
Damit hängt die Richtigkeit an der Erkennung im Portal. Für diesen Fall ist ZB statt OK die sichere Wahl: Die Belege sammeln sich in der Inbox, und jemand sieht sie in Ruhe durch, bevor sie in die Buchhaltung gehen.
Fehlt das Schlagwort
Ohne gültiges ANR wird die Rechnung nicht importiert und im Portal als ImportError
gekennzeichnet. Dasselbe gilt, wenn die genannte Artikelnummer in der SelectLine nicht
existiert.