Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage

Telefon, Internet, Miete, Wartung, Reinigung: Rechnungen, die jeden Monat gleich aussehen.
Dafür legt man den Beleg einmal an, und jede neue Rechnung kopiert ihn.
Die Vorlage anlegen
In der Vorlagebelegart — häufig Lieferantenvertrag genannt — einen Beleg mit allem anlegen,
was jeden Monat gleich ist:
der Lieferant
die Positionen mit Artikel, Menge und Preis
die Sachkonten und Steuerschlüssel
gegebenenfalls Rabatte
Hier lohnt sich Sorgfalt am meisten: Was in der Vorlage richtig steht, steht ab dann in jeder monatlichen Rechnung richtig — inklusive Kontierung. Genau das spart der Buchhaltung die Arbeit.
Die Vorlage wird nicht abgeschlossen. Sie ist eine Schablone und bleibt liegen.
Wie die Zuordnung entsteht
Im Portal muss an der Rechnung die Bestellnummer stehen, und sie muss zu einem dieser
Felder der Vorlage passen:
Feld der Vorlage
Belegnummer
Ihr Zeichen
Ihr Auftrag
Unser Zeichen
Lieferantenbelegnummer
Freier Text 1 und 2
In der Praxis trägt man dafür die Kunden- oder Vertragsnummer ein, die der Lieferant auf seine Rechnungen schreibt — etwa die Kundennummer beim Telefonanbieter. Diese Nummer bleibt über Jahre gleich, steht auf jeder Rechnung und ist damit der natürliche Schlüssel.
Am bequemsten hinterlegt man die Bestellnummer im Portal am Lieferanten, dann erbt sie
jede neue Rechnung. Siehe Schlagworte im Portal.
Was beim Import passiert
Die Vorlage wird kopiert, nicht übergeben — sie bleibt also für den nächsten Monat
erhalten. Übernommen werden je Position:
Artikel, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Sachkonto, Steuerschlüssel und Steuersatz sowie
Rabatte.
In den neuen Beleg schreibt FINN.ghost zusätzlich die Rechnungsnummer aus dem Portal und die
Belegnummer der Vorlage — damit ist später erkennbar, aus welchem Vertrag der Beleg
entstanden ist.
Der Betragsvergleich
Wie beim Vorgängerbeleg wird der Bruttobetrag verglichen — hier mit dem Betrag der Vorlage.
Ergebnis
Was passiert
Beträge stimmen
der Beleg läuft weiter
Abweichung innerhalb der 
KNR-Toleranz
eine Korrekturposition über die Differenz wird angelegt
Abweichung darüber, oder kein 
KNR
das 
OK wird verworfen, der Beleg bleibt in der Inbox liegen
Bei wiederkehrenden Rechnungen ist genau das der Nutzen: Solange die Telefonrechnung wie immer aussieht, läuft sie durch. Sobald sie sich ändert, sieht jemand hin.
Ändert sich der Betrag dauerhaft — etwa nach einer Preiserhöhung —, gehört die Vorlage angepasst. Sonst bleibt ab dann jede Rechnung mit einer Abweichung liegen.
Reihenfolge der Suche
FINN.ghost sucht zuerst einen Vorgängerbeleg und erst danach eine Vorlage. Wird ein
Vorgang gefunden, kommt die Vorlage nicht zum Einsatz.
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Rechnung ohne Bezug