Skip to main content

Überblick

FINN.GMI holt Eingangsrechnungen aus dem Portal GetMyInvoices und macht daraus Belege in der SelectLine. Wer Rechnungen bisher ausgedruckt, abgeheftet und von Hand erfasst hat, erfasst sie damit nur noch dort, wo es Entscheidungen braucht.

Der Weg einer Eingangsrechnung

Der Ablauf in einem Satz

Jede Rechnung landet zuerst in einem Inbox-Beleg. Von dort wird sie in die Eingangsrechnung übergeben — sofort, wenn sie geprüft ist, oder erst nach Nachbearbeitung.

Die Zwischenstufe ist der Kern der Sache: Sie trennt importiert von geprüft. Was noch jemand ansehen muss, bleibt in der Inbox liegen und stört die Buchhaltung nicht.

Was die Zuordnung möglich macht

FINN.ghost erkennt nicht am Rechnungsbild, wohin eine Rechnung gehört. Die Zuordnung kommt aus Schlagworten, die im Portal an der Rechnung oder direkt am Lieferanten hängen:

Schlagwort Bedeutung
OK geprüft — darf bis in die Eingangsrechnung durchlaufen
ZB zu bearbeiten — bleibt im Inbox-Beleg liegen
LNR… zu welchem Lieferanten der SelectLine die Rechnung gehört
ANR… welcher Artikel verwendet wird, wenn es keinen Bezug gibt
KNR… welcher Artikel eine Betragsabweichung ausgleicht

Hängen die Schlagworte am Lieferanten im Portal, erbt jede neue Rechnung dieses Lieferanten sie automatisch. Bei Lieferanten, deren Rechnungen selten Rückfragen auslösen, ist danach kein Handanlegen mehr nötig.

Alles zu den Schlagworten steht unter Schlagworte im Portal.

Die drei Ausgangslagen

Womit eine Rechnung verknüpft wird, hängt davon ab, was das Portal mitliefert:

Ausgangslage Was FINN.ghost tut
Bestellnummer gefüllt, Vorgängerbeleg vorhanden übergibt den Vorgängerbeleg — etwa den Wareneingang — in die Inbox
Bestellnummer gefüllt, Vorlage vorhanden kopiert die Vorlage, etwa einen Lieferantenvertrag
Bestellnummer leer legt einen Beleg mit dem Artikel aus dem Schlagwort ANR an

Der ideale Fall ist der erste: Dann steht der Rechnung eine Bestellung oder ein Wareneingang gegenüber, und die Beträge lassen sich vergleichen. Siehe Rechnung mit Vorgängerbeleg.

Was mit dem PDF passiert

Die Rechnung selbst wird mit abgelegt — als Journal am Beleg, im Archiv der SelectLine oder über docuvita. Welcher Weg der richtige ist, entscheidet sich bei der Einrichtung, siehe Archivierung.

In allen drei Fällen ist die Rechnung später am Beleg auffindbar. Der Unterschied liegt darin, wo sie gespeichert wird und ob sie in der Archivverwaltung der SelectLine erscheint.

Was im Portal bleibt

  • Rechnungen einsammeln — aus Postfächern, Portalen, per Upload
  • Rechnungen auslesen — Betrag, Datum, Rechnungsnummer, Bestellnummer
  • Schlagworte setzen, damit die Zuordnung möglich ist

FINN.ghost liest die Daten so, wie sie im Portal stehen. Erkennt das Portal einen Betrag falsch, wird der falsche Betrag übernommen — nicht aber unbemerkt gebucht: Ein Betrag, der nicht zum Vorgängerbeleg passt, hält den Beleg in der Inbox zurück.

Was in der SelectLine bleibt

Prüfen, kontieren, buchen und zahlen. FINN.ghost erzeugt die Belege; die kaufmännische Verantwortung bleibt dort, wo sie hingehört.

Noch kein Konto bei GetMyInvoices?

Für den Einstieg gibt es zwei Angebote:

Beides betrifft das Portal selbst, nicht die Schnittstelle. Die Einrichtung von FINN.GMI in der SelectLine begleitet die DAKO-IT GmbH.

Aufbau dieses Handbuchs

Kapitel Inhalt
Einrichtung Belegarten, Zugang, Zuordnung, Archivierung, Schlagworte
Der Ablauf was bei einem Lauf passiert, die drei Ausgangslagen, die Übergabe
Laufender Betrieb Zeitplan, Fehlersuche, häufige Fragen

Wer die Schnittstelle neu einrichtet, arbeitet das Kapitel Einrichtung von vorne nach hinten durch und folgt dann der Erstinbetriebnahme.

Back to top