Schlagworte im Portal
Die Schlagworte sind das Steuerpult der Schnittstelle. Ohne sie passiert nichts; mit ihnen läuft der Import ohne Zutun.
Die beiden Steuerworte
| Schlagwort | Wirkung |
|---|---|
OK |
Die Rechnung läuft durch bis in die Eingangsrechnung. |
ZB |
Die Rechnung wird importiert, bleibt aber im Inbox-Beleg liegen. |
ZB steht für zu bearbeiten.
Ohne OK oder ZB wird eine Rechnung überhaupt nicht abgeholt. Das ist die Schranke, die verhindert, dass jedes Dokument im Portal in der SelectLine landet.
Die Zuordnungsworte
| Schlagwort | Wofür |
|---|---|
LNR + Lieferantennummer |
zu welchem Lieferanten der SelectLine die Rechnung gehört |
ANR + Artikelnummer |
welcher Artikel verwendet wird, wenn es keinen Bezug gibt |
KNR + Artikelnummer + % + Zahl |
welcher Artikel eine Betragsabweichung ausgleicht, und bis zu welchem Prozentsatz |
Beispiele: LNR70001, ANR9000, KNR9010%5.
Ohne LNR wird die Rechnung nicht importiert — die Schnittstelle weiß dann nicht, wessen Rechnung es ist. Die Nummer muss außerdem in der SelectLine existieren; eine Nummer, die es nicht gibt, führt zum selben Ergebnis.
Am Lieferanten statt an der Rechnung
Der entscheidende Handgriff bei der Einrichtung: Schlagworte lassen sich im Portal am Lieferanten hinterlegen. Jede neue Rechnung dieses Lieferanten erbt sie dann.
Damit wird aus laufender Arbeit eine Einmalarbeit. Für einen Lieferanten, dessen Rechnungen immer stimmen, hinterlegt man LNR… und OK am Lieferanten — danach laufen dessen Rechnungen ohne Zutun bis in die Eingangsrechnung.
Empfehlung für den Anfang: Zunächst nur LNR am Lieferanten und ZB als Vorgabe. Wenn nach
einigen Wochen klar ist, welche Lieferanten unauffällig sind, dort auf OK umstellen.
Der Korrekturartikel
Der Fall, für den KNR gedacht ist: Die Rechnung weicht geringfügig vom Vorgängerbeleg ab —
Rundung, Kleinmengenzuschlag, Frachtanteil.
KNR9010%5 bedeutet: Weicht der Bruttobetrag um bis zu 5 Prozent ab, wird eine Position
mit dem Artikel 9010 über die Differenz angelegt. Der Beleg stimmt danach und läuft weiter.
Ist die Abweichung größer als der erlaubte Prozentsatz, wird nichts ausgeglichen: Die Schnittstelle verwirft das OK, notiert die Abweichung in Prozent am Beleg und lässt ihn in der Inbox liegen. Ohne KNR passiert dasselbe bei jeder Abweichung.
Der Prozentsatz ist die eigentliche Entscheidung. Er beantwortet die Frage: Bis zu welcher Differenz wollen wir nicht hinsehen?
Das Schlagwort, das die Schnittstelle selbst setzt
Scheitert ein Import, setzt FINN.ghost im Portal das Schlagwort ImportError an die
Rechnung und entfernt den halb angelegten Inbox-Beleg wieder.
Eine so gekennzeichnete Rechnung wird bei den folgenden Läufen übersprungen — auch dann, wenn die Ursache behoben ist. Nach der Korrektur muss das Schlagwort im Portal entfernt werden, damit die Rechnung erneut versucht wird.
Das ist gewollt: Ohne diese Kennzeichnung würde eine fehlerhafte Rechnung bei jedem Lauf erneut scheitern und das Protokoll fluten.
Siehe Wenn eine Rechnung nicht ankommt.