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Bevor die Schnittstelle etwas tun kann, brauchen sie in der SelectLine ihre Belegarten. Das ist der Teil der Einrichtung, der mit der Buchhaltung abgestimmt sein sollte. Die Inbox-Belegart Die wichtigste Vorarbeit: eine eigene Belegart als Eingangskorb. Jede R...

FINN.ghost meldet sich am Portal mit einem API-Schlüssel an. Er wird im Portal erzeugt und in den Einstellungen von FINN.ghost hinterlegt. Den Schlüssel im Portal erzeugen Im Portal von GetMyInvoices anmelden. Oben rechts im Menü den Bereich für den API-Zugrif...

Hier wird festgelegt, welche Belegarten die Schnittstelle verwendet. Das ist die eigentliche Einrichtungsarbeit — alles andere folgt daraus. Zu finden unter FINN.GMI → Einstellungen im Bereich Beleg Zuordnung. Die vier Belegarten Einstellung Bedeutung Belegtyp...

Die Schlagworte sind das Steuerpult der Schnittstelle. Ohne sie passiert nichts; mit ihnen läuft der Import ohne Zutun. Die beiden Steuerworte Schlagwort Wirkung OK Die Rechnung läuft durch bis in die Eingangsrechnung. ZB Die Rechnung wird importiert, bleibt a...

Die Reihenfolge für die ersten Tage. Sie ist bewusst vorsichtig: Die Schnittstelle erzeugt Belege in einem echten Mandanten. 1. Mit der Buchhaltung abstimmen Vor der ersten Einstellung, nicht danach: Frage Warum sie zuerst kommt Welche Belegart wird der Eingan...

Ein Lauf besteht aus zwei Teilen: Erst werden neue Rechnungen aus dem Portal geholt, dann werden fertige Inbox-Belege in die Eingangsrechnung übergeben. Teil 1: Rechnungen holen Abgefragt werden Rechnungen, die vom Typ Eingangsrechnung sind, im Portal nicht ar...

Der beste Fall: Zur Rechnung gibt es in der SelectLine schon einen Vorgang — eine Bestellung oder einen Wareneingang. Dann muss niemand Positionen erfassen, und die Beträge lassen sich vergleichen. Was dafür im Portal stehen muss Das Feld Bestellnummer an der ...

Telefon, Internet, Miete, Wartung, Reinigung: Rechnungen, die jeden Monat gleich aussehen. Dafür legt man den Beleg einmal an, und jede neue Rechnung kopiert ihn. Die Vorlage anlegen In der Vorlagebelegart — häufig Lieferantenvertrag genannt — einen Beleg mit ...

Der Tankbeleg, die Bewirtungsrechnung, der Kassenzettel aus dem Baumarkt: Rechnungen, zu denen es keine Bestellung und keinen Vertrag gibt. Was dafür im Portal stehen muss Zwei Dinge: Die Bestellnummer bleibt leer. Sie ist das Signal, dass es keinen Bezug gibt...

Der zweite Teil jedes Laufs. Er ist unabhängig davon, ob neue Rechnungen im Portal lagen: Die Schnittstelle sieht immer die Inbox durch. Wann ein Beleg übergeben wird Übergeben wird jeder Inbox-Beleg, der zur Übergabe freigegeben ist — das passiert beim Import...

Die Schnittstelle hat genau eine Aufgabe in der Zeitsteuerung: GMI synchronisieren. Sie holt neue Rechnungen und übergibt fertige Inbox-Belege — beides in einem Durchgang. Zu finden unter der Kategorie System in der Zeitsteuerung. Wie oft Betrieb Empfehlung we...

Die Ursachen sind überschaubar und liegen fast immer im Portal. Diese Seite geht sie in der Reihenfolge durch, in der sie auftreten. Die Rechnung wird gar nicht abgeholt 1. Fehlt das Schlagwort OK oder ZB? Ohne eines der beiden wird die Rechnung nicht abgeholt...

Muss jede Rechnung im Portal angefasst werden? Nein, und das ist der Sinn der Sache. Werden die Schlagworte am Lieferanten hinterlegt, erbt jede neue Rechnung sie. Bei Lieferanten mit gleichförmigen Rechnungen ist danach kein Handanlegen mehr nötig. Siehe Schl...

FINN.GMI holt Eingangsrechnungen aus dem Portal GetMyInvoices und macht daraus Belege in der SelectLine. Wer Rechnungen bisher ausgedruckt, abgeheftet und von Hand erfasst hat, erfasst sie damit nur noch dort, wo es Entscheidungen braucht. Der Ablauf in einem ...

Die Rechnung selbst — das PDF — wird zusammen mit dem Beleg abgelegt. Drei Wege stehen zur Wahl. Sie unterscheiden sich darin, wo die Datei landet und wie sie später gefunden wird. Journal Die Rechnung wird als Journaleintrag am Inbox-Beleg abgelegt. Der einfa...

Diese Seite beschreibt die Einrichtung des Archivierungswegs über docuvita. Sie ist technischer als der übrige Teil des Handbuchs — die Schritte gehören in die Hände der IT oder des Systembetreuers. Benötigt werden Lizenzen für FINN.ghost, docuvita und den doc...