Erstinbetriebnahme
Die Bereiche bauen aufeinander auf. Diese Reihenfolge führt zu einem Pipedrive, in dem alles zusammenpasst — und vermeidet Deals ohne Kunden und Positionen ohne Produkte.
1. In Pipedrive vorbereiten
Bevor in FINN.ghost etwas eingestellt werden kann, muss in Pipedrive vorhanden sein:
| Was | Wofür |
|---|---|
| ein Benutzer für die Schnittstelle | sein API-Token wird eingetragen |
| die Extrafelder | für CRM-ID, Belegnummer, Projektnummer, Umsätze, Datumsangaben |
| die Label | für Kunden, Lieferanten, Interessenten, Kontakte und die Leads |
| die Pipeline mit ihren Phasen | Ziel der Belege |
| das Board mit seinen Phasen | Ziel der Projekte |
Diese Vorarbeit lohnt sich am Stück: Jeder spätere Aufruf der Einstellungen kostet API-Tokens, und ein Feld, das noch nicht existiert, erscheint hier nicht zur Auswahl.
2. Verbinden
Abo, Firmendomain und API-Token eintragen, dann Neustarten. Siehe Allgemeine Einstellungen.
Ohne den Neustart bleiben alle weiteren Bereiche und die Zeitsteuerung leer.
3. Kontakte einrichten
Die beiden Stammdaten-Mappings für die CRM-ID anlegen, danach Label und die gewünschten Zusatzangaben. Siehe Kontakte.
Wenn Kontaktgruppen ausgeschlossen werden sollen, gehört das jetzt entschieden — nicht später. Nachträglich ausgeschlossene Kontakte werden in Pipedrive gelöscht.
4. Produkte einrichten
Ziel für die Artikelnummer festlegen, Preis wählen. Siehe Produkte.
5. Belege einrichten
Pipelines aktivieren, Belegtyp-Mappings anlegen, akzeptierte Bestellungen festlegen. Siehe Belege.
Die akzeptierten Bestellungen wirken zurück auf die Kontakte: Umsätze, Bestellzahlen und das Lead-Handling bleiben ohne sie leer. Deshalb danach noch einmal in die Kontakteinstellungen sehen.
6. Die übrigen Bereiche
Aktivitäten, Leads und Projekte nach Bedarf — sie sind unabhängig voneinander. Siehe Aktivitäten, Leads und Projekte.
7. Erstbefüllung von Hand starten
Unter FINN.pipedrive → Zeitsteuerung die Aufgaben einmal in dieser Reihenfolge starten:
| Reihenfolge | Aufgabe |
|---|---|
| 1 | SelectLine-Kontakte exportieren |
| 2 | SelectLine-Artikel exportieren |
| 3 | SelectLine-Artikelbilder exportieren |
| 4 | SelectLine-Belege exportieren |
| 5 | SelectLine-Projekte exportieren |
| 6 | SelectLine-Aktivitäten exportieren |
Die Erstbefüllung ist der teuerste Vorgang der ganzen Einrichtung: Jeder Kontakt, jeder Artikel und jeder Beleg wird einmal angelegt. Bei größeren Datenbeständen reicht das Tageskontingent an API-Tokens dafür nicht aus — dann läuft die Befüllung über mehrere Tage.
Siehe API-Tokens.
Deshalb lohnt es, mit den Kontakten anzufangen und erst weiterzugehen, wenn sie vollständig in Pipedrive stehen. Ein Deal ohne Organisation wird ohnehin wieder entfernt.
8. Ergebnis prüfen
| Prüfung | |
|---|---|
| Stehen die Kontakte mit dem richtigen Label in Pipedrive? | Organisationen und Personen |
| Ist die CRM-ID im Extrafeld gefüllt? | an einem Beispielkontakt |
| Haben die Produkte einen Preis? | an einem Beispielartikel |
| Liegen die Deals in der richtigen Phase? | in der Pipeline |
| Steht die Belegnummer am Deal? | im Extrafeld |
Ist die CRM-ID leer, wurden die Kontakte ohne Wiedererkennung angelegt. Dann gehört das Mapping ergänzt, bevor der nächste Lauf startet — sonst entstehen Dubletten.
9. Intervalle festlegen
Erst wenn die Erstbefüllung steht, die Zeitsteuerung auf den Dauerbetrieb einstellen. Siehe Automatisierung.