# Erstinbetriebnahme

Die Bereiche bauen aufeinander auf. Diese Reihenfolge führt zu einem Pipedrive, in dem alles
zusammenpasst — und vermeidet Deals ohne Kunden und Positionen ohne Produkte.

## 1. In Pipedrive vorbereiten

Bevor in FINN.ghost etwas eingestellt werden kann, muss in Pipedrive vorhanden sein:

| Was | Wofür |
| ---------------------------- | -------------------------------------------- |
| ein **Benutzer** für die Schnittstelle | sein API-Token wird eingetragen |
| die **Extrafelder** | für CRM-ID, Belegnummer, Projektnummer, Umsätze, Datumsangaben |
| die **Label** | für Kunden, Lieferanten, Interessenten, Kontakte und die Leads |
| die **Pipeline** mit ihren Phasen | Ziel der Belege |
| das **Board** mit seinen Phasen | Ziel der Projekte |

<p class="callout success">Diese Vorarbeit lohnt sich am Stück: Jeder spätere Aufruf der Einstellungen kostet API-Tokens, und ein Feld, das noch nicht existiert, erscheint hier nicht zur Auswahl.</p>

## 2. Verbinden

Abo, Firmendomain und API-Token eintragen, dann **Neustarten**. Siehe
[Allgemeine Einstellungen](https://wiki.dako-it.com/books/finnpipedrive/page/allgemeine-einstellungen).

<p class="callout danger">Ohne den Neustart bleiben alle weiteren Bereiche und die Zeitsteuerung leer.</p>

## 3. Kontakte einrichten

Die beiden Stammdaten-Mappings für die CRM-ID anlegen, danach Label und die gewünschten
Zusatzangaben. Siehe [Kontakte](https://wiki.dako-it.com/books/finnpipedrive/page/kontakte).

<p class="callout warning">Wenn Kontaktgruppen ausgeschlossen werden sollen, gehört das <strong>jetzt</strong> entschieden — nicht später. Nachträglich ausgeschlossene Kontakte werden in Pipedrive gelöscht.</p>

## 4. Produkte einrichten

Ziel für die Artikelnummer festlegen, Preis wählen. Siehe [Produkte](https://wiki.dako-it.com/books/finnpipedrive/page/produkte).

## 5. Belege einrichten

Pipelines aktivieren, Belegtyp-Mappings anlegen, **akzeptierte Bestellungen** festlegen.
Siehe [Belege](https://wiki.dako-it.com/books/finnpipedrive/page/belege).

<p class="callout info">Die akzeptierten Bestellungen wirken zurück auf die Kontakte: Umsätze, Bestellzahlen und das Lead-Handling bleiben ohne sie leer. Deshalb danach noch einmal in die Kontakteinstellungen sehen.</p>

## 6. Die übrigen Bereiche

Aktivitäten, Leads und Projekte nach Bedarf — sie sind unabhängig voneinander. Siehe
[Aktivitäten](https://wiki.dako-it.com/books/finnpipedrive/page/aktivitaten), [Leads](https://wiki.dako-it.com/books/finnpipedrive/page/leads) und [Projekte](https://wiki.dako-it.com/books/finnpipedrive/page/projekte).

## 7. Erstbefüllung von Hand starten

Unter **FINN.pipedrive → Zeitsteuerung** die Aufgaben einmal in dieser Reihenfolge starten:

| Reihenfolge | Aufgabe |
| ----------- | ------------------------------------------- |
| 1 | SelectLine-Kontakte exportieren |
| 2 | SelectLine-Artikel exportieren |
| 3 | SelectLine-Artikelbilder exportieren |
| 4 | SelectLine-Belege exportieren |
| 5 | SelectLine-Projekte exportieren |
| 6 | SelectLine-Aktivitäten exportieren |

<p class="callout danger">Die Erstbefüllung ist der teuerste Vorgang der ganzen Einrichtung: Jeder Kontakt, jeder Artikel und jeder Beleg wird einmal angelegt. Bei größeren Datenbeständen reicht das Tageskontingent an API-Tokens dafür nicht aus — dann läuft die Befüllung über mehrere Tage.</p>

Siehe [API-Tokens](https://wiki.dako-it.com/books/finnpipedrive/page/api-tokens).

<p class="callout success">Deshalb lohnt es, mit den <strong>Kontakten</strong> anzufangen und erst weiterzugehen, wenn sie vollständig in Pipedrive stehen. Ein Deal ohne Organisation wird ohnehin wieder entfernt.</p>

## 8. Ergebnis prüfen

| Prüfung | |
| ----------------------------------------------- | ------------------------ |
| Stehen die Kontakte mit dem richtigen Label in Pipedrive? | Organisationen und Personen |
| Ist die CRM-ID im Extrafeld gefüllt? | an einem Beispielkontakt |
| Haben die Produkte einen Preis? | an einem Beispielartikel |
| Liegen die Deals in der richtigen Phase? | in der Pipeline |
| Steht die Belegnummer am Deal? | im Extrafeld |

<p class="callout warning">Ist die CRM-ID leer, wurden die Kontakte ohne Wiedererkennung angelegt. Dann gehört das Mapping ergänzt, bevor der nächste Lauf startet — sonst entstehen Dubletten.</p>

## 9. Intervalle festlegen

Erst wenn die Erstbefüllung steht, die Zeitsteuerung auf den Dauerbetrieb einstellen. Siehe
[Automatisierung](https://wiki.dako-it.com/books/finnpipedrive/page/automatisierung).

## Nächster Schritt

[Automatisierung](https://wiki.dako-it.com/books/finnpipedrive/page/automatisierung)