Verträge auswerten
Wiederkehrende Verträge — Wartung, Service, Pflege — sind in der SelectLine als wiederkehrende Belege abgebildet. Der Assistent kann sie auswerten und dabei etwas, das von Hand mühsam ist: Er rechnet die Abrechnungszyklen auf Jahres- und Monatswerte um.
Was gefragt werden kann
- Welche Verträge hat Kunde 10023, und was ist der Jahreswert?
- Welche Wartungsverträge laufen im Oktober aus?
- Wie hoch ist der monatlich wiederkehrende Umsatz insgesamt?
- Welche Positionen enthält Vertrag 20456?
Die Umrechnung
In der SelectLine ergibt sich die Abrechnungsperiode aus Zyklus und Zykluszahl — die Einheit allein sagt noch nichts. Der Assistent löst beides zusammen auf und benennt die Periode so, wie man sie im Gespräch nennt:
| Ergibt sich | Wird genannt |
|---|---|
| 1 Monat | monatlich |
| 2 Monate | zweimonatlich |
| 3 Monate | quartalsweise |
| 6 Monate | halbjährlich |
| 12 Monate | jährlich |
Erkannt werden außerdem tägliche und wöchentliche Zyklen. Auf dieser Grundlage werden die Beträge auf Jahr und Monat normiert — erst damit sind Verträge mit verschiedenen Zyklen vergleichbar oder summierbar.
Das ist die Rechnung, die von Hand am häufigsten schiefgeht: Ein quartalsweise abgerechneter Vertrag über 300 € ist nicht 300 € Jahreswert, und ein Vertrag mit Zykluszahl 2 auf „monatlich" wird alle zwei Monate abgerechnet, nicht monatlich.
Wenn eine Angabe nicht eindeutig ist
Teilen sich in Ihrem Mandanten zwei Belegarten dieselbe Belegnummer, ist ein Vertrag nicht eindeutig zuzuordnen. Der Assistent meldet das als mehrdeutig, statt die Summen still zu verdoppeln. Eingrenzen lässt es sich über die Belegart.
Diese Meldung ist ein gutes Zeichen, kein Fehler: Sie bedeutet, dass die Zahl nicht heimlich falsch ist.
Was ausgewertet wird — und was nicht
Grundlage sind die wiederkehrenden Belege, also das, was tatsächlich abgerechnet wird — nicht die CRM-Vertragsverwaltung.
Wer Verträge im CRM pflegt, ohne dass daraus wiederkehrende Belege entstehen, findet sie in dieser Auswertung nicht. Das ist Absicht: Gefragt ist der Umsatz, der wiederkehrt, nicht die Zahl der Papiere.