Daten anlegen und ändern
Der Assistent kann nicht nur lesen. Er legt Stammdaten und Belege an, ändert sie und löscht sie — mit denselben Regeln, die auch in der SelectLine gelten.
Jeder Schreibvorgang geht sofort in den Mandanten. Es gibt keinen Zwischenstand, den man verwirft, und kein Rückgängig. Was falsch angelegt wurde, muss in der SelectLine korrigiert oder gelöscht werden.
Was er anlegen kann
| Bereich | Umfang |
|---|---|
| Kunden | anlegen, ändern, Ansprechpartner und Lieferadressen anlegen und ändern |
| Interessenten | dasselbe, dazu in einen Kunden wandeln |
| Lieferanten | dasselbe wie Kunden |
| Artikel | anlegen samt Beschreibung, ändern, Preis setzen, Lieferant verknüpfen, Bild hinterlegen |
| Belege | anlegen, ändern, Positionen anlegen, ändern, löschen, als Alternativposition kennzeichnen, als PDF ausgeben, einem Projekt zuordnen, manuell erledigen |
| Belegkette | Nachfolgebeleg erzeugen, etwa Auftrag zu Lieferschein |
| Bestände | ein-, aus- und umlagern über eine manuelle Lagerung, manuell erledigen |
| Projekte | anlegen |
| CRM-Adressen | freie Adressen anlegen |
| CRM-Journal | Notiz, Telefonat, Besuch, Termin oder Wiedervorlage eintragen |
Nummern
Wird keine Nummer angegeben, vergibt der Assistent sie über den Nummernkreis der SelectLine — dieselbe Nummer, die die SelectLine bei einer Neuanlage von Hand vergeben würde.
Ist der Nummernkreis für Artikel nicht auf automatische Vergabe eingestellt, zählt der
Assistent die zuletzt angelegte Artikelnummer weiter. Er rechnet dabei mit derselben
Übertragsregel wie die SelectLine — aus ART-00999 wird ART-01000, aus AZ wird BA —
und zählt weiter, falls die Folgenummer schon vergeben ist.
Eine Nummer lässt sich auch vorab vorschlagen lassen, ohne dass etwas angelegt wird.
Ein Vorschlag ist nicht reserviert. Zwischen Vorschlag und Anlage kann jemand anderes dieselbe Nummer bekommen — bei der eigentlichen Anlage wird sie deshalb erneut bestimmt.
Dubletten
Bevor ein Kunde, Interessent oder Lieferant angelegt wird, prüft der Zugang, ob es ihn schon gibt: dieselbe Firma — bei Privatpersonen derselbe Name — oder dieselbe E-Mail-Adresse. Groß- und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle.
Gibt es einen solchen Datensatz, wird nicht angelegt. Der Assistent nennt die Treffer mit Nummer und Ort und klärt mit Ihnen, ob einer davon gemeint ist. Erst wenn Sie bestätigen, dass trotzdem ein neuer Datensatz entstehen soll, legt er ihn an.
Verglichen wird innerhalb derselben Art: Ein Interessent, der Kunde werden soll, ist keine Dublette. Und verglichen wird die Schreibweise, nicht die Ähnlichkeit — Muster GmbH und Muster GmbH & Co. KG gelten als verschieden. Wer ähnliche Namen finden will, fragt vorher danach.
Standardwerte des Mandanten
Neu angelegte Datensätze bekommen die Vorschlagswerte Ihres Mandanten — also dieselben Grundeinstellungen, die auch die SelectLine-Oberfläche bei einer Neuanlage setzt. Das gilt für Artikel, Projekte und Adressen genauso wie für Kunden, Interessenten, Lieferanten und Belege: Lager, Land, Sprache, Währung, Zahlungsbedingung und Ihre eigenen Kennzeichen stehen danach am Datensatz. Was im Gespräch ausdrücklich genannt wurde, hat Vorrang und wird nicht überschrieben.
Das ist der Unterschied zu einem Datensatz, der über eine Schnittstelle hineingeschrieben wurde: Der Artikel sieht aus wie von Hand angelegt, mit Warengruppe, Steuerschlüssel und Kennzeichen nach Ihren Vorgaben.
Ein Projekt übernimmt außerdem Währung und Preistyp des Kunden — ohne Kunden die Mandantenwährung und netto. Sonst ließen sich die Belege des Kunden dem Projekt später nicht zuordnen.
Lieferadressen
Zu Kunden, Interessenten und Lieferanten legt der Assistent weitere Lieferadressen an und ändert sie — etwa eine Baustelle oder ein Außenlager. Beim Ändern werden nur die genannten Angaben ersetzt, alles andere an der Lieferadresse bleibt stehen.
Interessent in einen Kunden wandeln
Hat ein Interessent bestellt, wandelt der Assistent ihn um — so wie in der SelectLine. Der neue Kunde übernimmt die Adresse samt Ansprechpartnern und CRM-Journal; die Kundennummer kommt aus dem Nummernkreis oder wird vorgegeben. Der Interessent wird danach inaktiv gesetzt und für Belege gesperrt, auf Wunsch nur inaktiv gesetzt oder aktiv gelassen.
Ist der Interessent schon umgewandelt, nennt der Assistent den bestehenden Kunden, statt es ein zweites Mal zu versuchen. Einen neuen Kunden anzulegen, wäre der falsche Weg: Das ergibt eine Dublette ohne die Vorgeschichte des Interessenten.
Artikel ändern
Einen bestehenden Artikel ändert der Assistent Feld für Feld: Nur die genannten Angaben werden ersetzt, alles andere bleibt stehen. Typische Fälle sind, einen Artikel inaktiv oder wieder aktiv zu setzen, ihn in eine andere Artikelgruppe umzuhängen oder Bezeichnung, Zusatz und Mengeneinheit zu korrigieren. Eine Artikelgruppe, die es in der SelectLine nicht gibt, weist er ab.
Eine neue Produktbeschreibung ersetzt den bisherigen Langtext vollständig.
Eine in der SelectLine gesetzte Formatierung des Langtexts geht dabei verloren.
Die Artikelnummer und ob ein Artikel Lagerartikel ist, ändert der Assistent nicht — beides nur in der SelectLine. Preis, Lieferant und Bild sind eigene Schritte, siehe Artikel aus einer Produktseite anlegen.
Belege
Belege entstehen über die Belegfunktionen der SelectLine, nicht durch direktes Schreiben in die Tabellen. Damit gelten die üblichen Regeln: Preisfindung, Steuerermittlung, Nummernkreise, Belegsperren.
Möglich ist der ganze Ablauf:
- Beleg zu einem Kunden anlegen
- Positionen hinzufügen
- Beleg oder Positionen ändern
- Nachfolgebeleg erzeugen — etwa vom Auftrag zum Lieferschein
Eine Position lässt sich beim Anlegen oder nachträglich als Alternativ- bzw. optionale Position kennzeichnen. Sie steht dann im Beleg, zählt aber nicht zur Belegsumme; die Summe wird danach neu gerechnet. Das Kennzeichen lässt sich auch wieder zurücknehmen.
Ein bestehender Beleg lässt sich auch mit seiner Belegnummer allein ansprechen. Belegnummer und Belegart hängen in der SelectLine nicht zusammen; fehlt die Belegart, ermittelt der Zugang sie zur Nummer.
Der Assistent kann Belege auch löschen. Bei einem Beleg, der bereits in der Belegkette weitergeführt wurde, ist das selten die richtige Antwort auf einen Fehler — dort gilt dasselbe wie in der SelectLine.
Projekt zuordnen
Ein Beleg lässt sich einem Projekt zuordnen, die Zuordnung ersetzen oder entfernen. Geprüft wird wie in der SelectLine-Oberfläche: Kunde, Preistyp und Währung von Beleg und Projekt müssen übereinstimmen, und das Projekt darf nicht erledigt sein. Passt etwas nicht, nennt der Assistent den Grund, und eine bisherige Zuordnung bleibt bestehen.
Manuell erledigen
Einen offenen Beleg setzt der Assistent auf manuell erledigt und prüft danach, ob der Status tatsächlich übernommen wurde.
Wieder öffnen lässt sich ein manuell erledigter Beleg über diesen Zugang nicht — nur in der SelectLine. Andere Status wie geparkt setzt der Assistent nicht.
CRM-Journal
Gespräche, Telefonate und Besuche trägt der Assistent ins CRM-Journal ein — etwa die Zusammenfassung eines Gesprächs, das er gerade mit Ihnen durchgegangen ist. Ein Eintrag hängt an mindestens einem Bezug, auf Wunsch an mehreren zugleich:
| Bezug | Wo der Eintrag erscheint |
|---|---|
| Kunde, Interessent, Lieferant | im Journal des Geschäftspartners |
| Ansprechpartner, freie Adresse | im Journal der Adresse |
| Beleg | im Journal des Belegs |
| Projekt | im Journal des Projekts |
| Artikel | im Journal des Artikels |
Ohne weitere Angabe wird es eine Notiz mit dem aktuellen Zeitpunkt; ebenso möglich sind Telefonat (Eingang und Ausgang), Besuch, Termin und die weiteren Kontaktarten Ihres Mandanten. Mit einem Termin und einem zuständigen Kollegen wird daraus eine Wiedervorlage. Zuständig ist sonst der Benutzer, mit dem FINN.ghost bei der SelectLine angemeldet ist.
Ein Eintrag, der nur am Beleg hängt, erscheint nicht im Journal des Kunden. Soll er dort auch stehen, den Kunden mitnennen.
Belege als PDF
Zu einem bestehenden Beleg erzeugt der Assistent das PDF und gibt einen Download-Link aus. Der Link gilt nur wenige Minuten — vorbelegt sind zehn — und ist in dieser Zeit ohne Anmeldung zu öffnen; danach wird die Datei gelöscht. Ein Link entsteht nur, wenn in den Einstellungen eine öffentliche Adresse oder ein Zertifikat für eine Adresse hinterlegt ist.
Die Druckvorlage ermittelt der Zugang selbst: die zuletzt für den Beleg verwendete, sonst die Standardvorlage der Belegart, sonst deren einzige Vorlage. Kommen mehrere in Frage, fragt der Assistent nach. Als gedruckt gekennzeichnet wird der Beleg nur auf ausdrücklichen Wunsch.
Der erste Belegdruck nach einem Start der SelectLine-Anwendung kann eine Minute und länger dauern, weil deren Druckengine erst hochfährt. Jeder weitere dauert nur noch Sekunden.
Bestände buchen
Bestand bucht der Assistent über eine manuelle Lagerung — denselben Beleg, den man in der SelectLine dafür anlegt. Eine Lagerung kann mehrere Artikel enthalten, und eine noch offene lässt sich später weiterführen.
| Vorgang | Was passiert |
|---|---|
| Einlagern | Zugang in ein Lager oder auf einen Lagerplatz |
| Auslagern | Abgang aus einem Lager oder von einem Lagerplatz |
| Umlagern | von einem Lager oder Lagerplatz auf ein anderes |
Beim Anlegen lassen sich Belegdatum, Mitarbeiter und ein Kopftext mitgeben — etwa der Grund der Buchung wie Retoure oder Bruch.
Vor dem Buchen prüft der Zugang die Angaben und fragt nach, was fehlt:
- Lager und Lagerplatz. Führt ein Lager Lagerplätze, muss der Platz genannt werden. Der Assistent nennt die möglichen — beim Auslagern die, auf denen der Artikel liegt. Ein Lager, das es nicht gibt, weist er ab.
- Serien- und Chargennummern, Verfallsdaten bei Artikeln, die sie führen. Eine Seriennummer steht für genau ein Stück.
- Sperren. In ein Lager mit Einlagersperre wird nicht eingelagert, aus einem mit Auslagersperre nicht ausgelagert; inaktive Lager sind ganz ausgeschlossen.
Die Prüfung ist nötig, weil die Schnittstelle der SelectLine hier nachgiebiger ist als die Oberfläche: Ein Lager, das sie nicht zuordnen kann, bucht sie ohne Fehlermeldung in das Standardlager des Artikels, und Lagersperren beachtet sie nicht.
Gebucht wird Position für Position. Scheitert eine — etwa weil nicht genug Bestand da ist —, nennt der Assistent, was bereits gebucht ist und was nicht, und wie viel auf welchem Platz liegt. Nach dem Buchen meldet er den neuen Bestand je Artikel und Lager.
Am Ende lässt sich die Lagerung manuell erledigen. Danach nimmt sie keine Buchungen mehr an.
Eine Buchung wirkt sofort auf den Bestand. Rückgängig machen heißt gegenbuchen — gelöscht wird eine Lagerung über diesen Zugang nicht.
Wie man eine Anweisung formuliert
Beim Schreiben zählt Genauigkeit mehr als beim Lesen. Bewährt hat sich, in einem Satz zu sagen, was entstehen soll und woran es hängt:
Leg einen Interessenten an: Firma Muster GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, Ansprechpartner Frau Schmidt, Telefon 0123 456789.
Erzeuge zu Kunde 10023 ein Angebot mit 3× Artikel 4711 und 1× Artikel 4712.
Trag bei Kunde 10023 das Telefonat mit Frau Schmidt ein: Sie ruft wegen des Angebots am Freitag zurück. Leg mir dazu eine Wiedervorlage für Freitag an.
Lager 2× Artikel 4711 vom Hauptlager in den Verkaufsraum um.
Stehen die Angaben auf einer Website, genügt die Adresse — der Assistent liest das Impressum selbst, übernimmt den Betreiber samt Anschrift, Telefon und USt-IdNr. und nennt in seiner Antwort, was er übernommen hat. Dafür braucht er Zugriff auf das Internet; hat er keinen, lässt sich der Text des Impressums ins Gespräch kopieren.
Lassen Sie sich vor dem Schreiben zusammenfassen, was angelegt wird — besonders bei Belegen mit mehreren Positionen. Ein Satz mehr im Gespräch ist billiger als ein Beleg, der storniert werden muss.
Was er nicht anlegen kann
- Inventur und Kommissionierung. Dafür gibt es FINN.lager. Einzelne Bestände ein-, aus- und umlagern geht dagegen (siehe oben).
- Buchungen im Rechnungswesen. Ist das Rechnungswesen freigeschaltet, liest der Assistent es — buchen, umbuchen oder stornieren kann er dort nicht.
- Belege auf einen Drucker schicken oder versenden. Das bleibt in der SelectLine; ein PDF erzeugt der Assistent (siehe oben).
- Mandanten- und Systemeinstellungen.
Siehe Grenzen.
Nachvollziehbarkeit
Jeder Schreibvorgang steht im Protokoll von FINN.ghost, beim Zugang von außen mit dem Namen der Verbindung.
In der SelectLine selbst ist am Datensatz nicht erkennbar, dass ein Assistent ihn angelegt hat — es sieht aus wie eine Anlage über die Schnittstelle. Wer das unterscheiden will, muss ins Protokoll von FINN.ghost sehen.