Daten anlegen und ändern
Der Assistent kann nicht nur lesen. Er legt Stammdaten und Belege an, ändert sie und löscht sie — mit denselben Regeln, die auch in der SelectLine gelten.
Jeder Schreibvorgang geht sofort in den Mandanten. Es gibt keinen Zwischenstand, den man verwirft, und kein Rückgängig. Was falsch angelegt wurde, muss in der SelectLine korrigiert oder gelöscht werden.
Was er anlegen kann
| Bereich | Umfang |
|---|---|
| Kunden | anlegen, ändern, Ansprechpartner anlegen und ändern |
| Interessenten | dasselbe |
| Lieferanten | dasselbe |
| Artikel | anlegen, Preis setzen, Lieferant verknüpfen, Bild hinterlegen |
| Belege | anlegen, ändern, Positionen anlegen, ändern, löschen |
| Belegkette | Nachfolgebeleg erzeugen, etwa Auftrag zu Lieferschein |
| Projekte | anlegen |
| CRM-Adressen | freie Adressen anlegen |
Nummern
Wird keine Nummer angegeben, vergibt der Assistent sie über den Nummernkreis der SelectLine — dieselbe Nummer, die die SelectLine bei einer Neuanlage von Hand vergeben würde. Ist dort keine automatische Vergabe eingerichtet, leitet er sie aus dem Muster der bestehenden Nummern ab.
Eine Nummer lässt sich auch vorab vorschlagen lassen, ohne dass etwas angelegt wird.
Ein Vorschlag ist nicht reserviert. Zwischen Vorschlag und Anlage kann jemand anderes dieselbe Nummer bekommen — bei der eigentlichen Anlage wird sie deshalb erneut bestimmt.
Standardwerte des Mandanten
Neu angelegte Artikel und Projekte bekommen die Vorschlagswerte Ihres Mandanten — also dieselben Grundeinstellungen, die auch die SelectLine-Oberfläche bei einer Neuanlage setzt.
Das ist der Unterschied zu einem Datensatz, der über eine Schnittstelle hineingeschrieben wurde: Der Artikel sieht aus wie von Hand angelegt, mit Warengruppe, Steuerschlüssel und Kennzeichen nach Ihren Vorgaben.
Belege
Belege entstehen über die Belegfunktionen der SelectLine, nicht durch direktes Schreiben in die Tabellen. Damit gelten die üblichen Regeln: Preisfindung, Steuerermittlung, Nummernkreise, Belegsperren.
Möglich ist der ganze Ablauf:
- Beleg zu einem Kunden anlegen
- Positionen hinzufügen
- Beleg oder Positionen ändern
- Nachfolgebeleg erzeugen — etwa vom Auftrag zum Lieferschein
Der Assistent kann Belege auch löschen. Bei einem Beleg, der bereits in der Belegkette weitergeführt wurde, ist das selten die richtige Antwort auf einen Fehler — dort gilt dasselbe wie in der SelectLine.
Wie man eine Anweisung formuliert
Beim Schreiben zählt Genauigkeit mehr als beim Lesen. Bewährt hat sich, in einem Satz zu sagen, was entstehen soll und woran es hängt:
Leg einen Interessenten an: Firma Muster GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, Ansprechpartner Frau Schmidt, Telefon 0123 456789.
Erzeuge zu Kunde 10023 ein Angebot mit 3× Artikel 4711 und 1× Artikel 4712.
Lassen Sie sich vor dem Schreiben zusammenfassen, was angelegt wird — besonders bei Belegen mit mehreren Positionen. Ein Satz mehr im Gespräch ist billiger als ein Beleg, der storniert werden muss.
Was er nicht anlegen kann
- Bestandsbuchungen. Ein- und Auslagern, Umlagern, Inventur laufen nicht über diesen Zugang. Dafür gibt es FINN.lager.
- Belege drucken oder versenden. Das bleibt in der SelectLine.
- Mandanten- und Systemeinstellungen.
Siehe Grenzen.
Nachvollziehbarkeit
Jeder Schreibvorgang steht im Protokoll von FINN.ghost, beim Zugang von außen mit dem Namen der Verbindung.
In der SelectLine selbst ist am Datensatz nicht erkennbar, dass ein Assistent ihn angelegt hat — es sieht aus wie eine Anlage über die Schnittstelle. Wer das unterscheiden will, muss ins Protokoll von FINN.ghost sehen.