Grenzen
Was der Zugang nicht tut — damit niemand darauf wartet.
Kein Ersatz für die Module
| Aufgabe | Wo sie hingehört |
|---|---|
| Inventur, Kommissionierung | FINN.lager — einzelne Bestände ein-, aus- und umlagern kann der Assistent |
| Artikel in einen Shop übertragen | die jeweilige Shop-Anbindung |
| Belege auf einen Drucker schicken oder versenden | SelectLine — ein PDF erzeugt der Assistent |
| Zahlungen, Mahnwesen, Buchungen erfassen | SelectLine — das Rechnungswesen liest der Assistent auf Wunsch, bucht aber nicht |
| Mandanten- und Systemeinstellungen | SelectLine bzw. FINN.ghost |
Der Zugang ist für Auskunft und Datenpflege gedacht, nicht als zweite Bedienoberfläche für die Warenwirtschaft.
Keine abgestuften Rechte
Es gibt keine Rollen und keine Einschränkung auf einzelne Bereiche. Wer sich verbinden darf, darf alles, was der Assistent kann — lesen, anlegen, ändern, löschen, im gesamten Mandanten. Eine Beschränkung auf „nur lesen" für einen einzelnen Benutzer ist nicht einstellbar.
Die Grenze ist damit organisatorisch, nicht technisch: Sie entsteht dadurch, wer den Schlüssel bekommt. Siehe Sicherheit und Verantwortung.
Kein Rückgängig
Jeder Schreibvorgang wirkt sofort. Es gibt keinen Entwurfsstand und keine Sammelbuchung, die sich verwerfen ließe. Korrigiert wird in der SelectLine — das gilt auch für einen Beleg, der manuell erledigt wurde: Wieder öffnen lässt er sich nur dort. Eine Bestandsbuchung korrigiert man durch eine Gegenbuchung.
Der Assistent kennt Ihr Haus nicht
Er kennt die Daten, nicht die Absprachen. Er weiß nicht,
- welche Kunden Sonderkonditionen haben, die nicht im Mandanten stehen,
- dass eine bestimmte Belegart bei Ihnen nur die Buchhaltung anlegt,
- dass ein Artikel erst nach Prüfung freigegeben werden darf.
Solche Regeln muss man in der Anweisung mitgeben. Sonst tut er das Naheliegende — was fachlich richtig aussieht und in Ihrem Ablauf trotzdem falsch ist.
Antworten können unvollständig sein
Große Ergebnisse werden begrenzt — nach Anzahl der Zeilen und nach Umfang der Antwort. Darauf wird hingewiesen. Eine begrenzte Liste ist kein vollständiges Ergebnis. Siehe Fragen stellen.
Bilder und Dokumente liest er nicht aus der Datenbank
Über eine freie Abfrage bekommt der Assistent keine Binärinhalte — hinterlegte Bilder und Dokumente erscheinen dort nur mit der Angabe ihrer Größe.
Das ist Absicht: Ein einzelnes Artikelbild ist schnell ein halbes Megabyte, zehn davon sprengen jede Antwort. Ein Bild hinterlegen kann er trotzdem — siehe Artikel aus einer Produktseite anlegen.
Zahlen bleiben prüfbedürftig
Der Assistent rechnet auf den Regeln, die hinterlegt sind — das macht Antworten reproduzierbar, aber nicht unfehlbar. Eine Frage kann anders gemeint sein, als sie gestellt ist.
Für Zahlen, die in ein Angebot, eine Auswertung für die Geschäftsführung oder eine Meldung an Dritte gehen, gilt dasselbe wie für jede andere Auswertung: einmal gegenrechnen, bevor man sich darauf verlässt.
Web-Abrufe sind eingeschränkt
Produktseiten und Artikelbilder ruft der Zugang selbst aus dem Internet ab. Adressen im eigenen Netz sind dabei ausgeschlossen. Angaben aus einem Impressum liest der Assistent dagegen selbst und nennt in seiner Antwort, was er davon übernommen hat.
Das ist eine Schutzmaßnahme: Sonst ließe sich der Zugang benutzen, um interne Systeme abzufragen, die von außen nicht erreichbar sind.