Die Zusammenfassungs-Mail
Mails, die keinem Vorgang zugeordnet werden konnten, gehen nicht still verloren: Sie werden gesammelt und als Liste verschickt.
Was darin steht
Eine Tabelle mit einer Zeile je nicht zugeordneter Mail:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| An | Empfänger |
| Von | Absender |
| Betreff | Betreff der Mail |
Wann sie verschickt wird
Über eine eigene Zeitsteuerung — üblich ist einmal täglich. Siehe Zeitplan.
Verschickt wird nur, wenn es etwas zu berichten gibt. Gab es seit der letzten Zusammenfassung keine unzugeordnete Mail, kommt keine Mail.
Nach dem Versand wird die Liste geleert. Jede Zusammenfassung zeigt also nur, was seit der vorigen dazugekommen ist.
Was nötig ist
| Voraussetzung | Wo eingestellt |
|---|---|
| eine Empfängeradresse | Zusammenfassungs-Mail an |
| ein eingerichteter Mailversand | Systemeinstellungen, SMTP |
| die Zeitsteuerung Mails Zusammenfassung | Zeitsteuerung |
Fehlt die Empfängeradresse oder der Mailversand, wird nichts verschickt — die Liste sammelt sich weiter an, wird aber nie geleert und nie gelesen. Das ist der häufigste Grund, weshalb niemand merkt, dass Mails nicht zugeordnet werden.
Wozu die Liste dient
Sie ist das Werkzeug, mit dem die Einrichtung nachgezogen wird. Aus ihr wird ablesbar:
| Auffälligkeit in der Liste | Was zu tun ist |
|---|---|
| immer derselbe Kunde | Mailadresse in der Adresse pflegen |
| Betreffzeilen ohne Belegnummer | im Haus ansprechen, oder Adresszuordnung nutzen |
| eine Belegart taucht auf, die nicht erkannt wird | Nummernkreis ergänzen |
| Newsletter, Systemmails, Werbung | in den Betrefffilter aufnehmen |
| Freimail-Adressen ohne Treffer | Nur Domains vergleichen prüfen |
In den ersten Wochen lohnt es, die Liste täglich zu lesen und jeweils eine Regel nachzuziehen. Danach wird sie kurz — und wenn sie kurz bleibt, arbeitet die Einrichtung.
Siehe Filter und Nummernkreise.
Wo die Mails selbst bleiben
Nicht zugeordnete Mails werden nach dem Lauf zum Löschen markiert wie alle anderen. Wer die Nachricht selbst braucht, findet sie im Journaling-Postfach des Mailsystems.
Die Zusammenfassung ist deshalb ein Hinweis, keine Wiedervorlage: Die Mail lässt sich nicht aus ihr heraus nachträglich zuordnen. Sie zeigt, welche Regel fehlt — künftige Mails derselben Art landen dann richtig.