Eigene Domains und Zuordnung
Diese Einstellungen entscheiden, wie genau eine Mailadresse einem Datensatz in der SelectLine zugeordnet wird — und wie die Mail als eingehend oder ausgehend erkannt wird.
InHouse Domains
Alle Domains, die im eigenen Unternehmen verwendet werden.
Daran erkennt FINN.mail2SL zwei Dinge:
| Erkennung | Wozu |
|---|---|
| Richtung der Mail | eingehend oder ausgehend, im Journal als Kontaktart hinterlegt |
| Zuständiger Mitarbeiter | die eigene Adresse in der Mail führt zum Mitarbeiter in der SelectLine |
Ohne vollständige Liste läuft die Erkennung falsch: Eine Mail von der eigenen Zweit-Domain gilt dann als eingehend, und der zuständige Mitarbeiter wird nicht gefunden. Alle Domains eintragen — auch alte, die noch in Signaturen stehen.
Nur Hauptadressen
Ist der Haken gesetzt, wird das Journal an die Hauptadresse gehängt, nicht an den Kontakt.
In der SelectLine hängen Kontaktpersonen unter einer Hauptadresse. Ohne diese Einstellung landet die Mail am Kontakt — bei Herrn Müller persönlich. Mit ihr landet sie an der Firma. Was besser passt, hängt davon ab, wie im Haus gesucht wird.
Nur Domains vergleichen
Findet sich die vollständige Adresse nicht, wird nur die Domain verglichen. Eine Mail von
neue.kollegin@kunde.de landet damit beim Kunden, auch wenn diese Adresse dort nicht
gepflegt ist.
Das erhöht die Trefferquote spürbar — bei Firmenkunden mit vielen Ansprechpartnern ist es fast immer die richtige Einstellung.
Bei Freimail-Domains geht das schief: gmail.com, gmx.de oder t-online.de kommen bei vielen Kontakten vor — die Mail landet dann beim erstbesten. Solche Domains gehören deshalb in den Domain-Filter.
Siehe Filter.
Keine Zuordnung bei Mitarbeitern
Verhindert, dass Journale an Mitarbeiter gehängt werden. Dann bleiben nur die CRM-Adressen — Kunden, Lieferanten, Interessenten.
Sinnvoll, wenn die Mitarbeiterakten in der SelectLine nicht mit Korrespondenz gefüllt werden sollen. Der zuständige Bearbeiter wird trotzdem weiterhin am Journal vermerkt.
CC und BCC ignorieren
Ohne diesen Haken werden auch CC- und BCC-Adressen für Zuordnung und Filterung herangezogen.
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| aus (Standard) | eine Mail wird auch dem in CC gesetzten Kunden zugeordnet |
| ein | nur Absender und direkte Empfänger zählen |
Das ist die Einstellung mit dem größten Einfluss auf die Menge der Verknüpfungen. Wer im Haus großzügig CC setzt, bekommt ohne diesen Haken viele Journale an Adressen, die mit dem Vorgang wenig zu tun haben.
Bearbeiterfeld
Wird eine Mail einem Beleg zugeordnet, übernimmt FINN.mail2SL den zuständigen Mitarbeiter aus einem Feld dieses Belegs. Welches Feld das ist, wird hier eingetragen.
Üblich ist AngelegtVon — der Benutzer, der den Beleg angelegt hat. Wer im Haus mit einem eigenen Bearbeiterfeld arbeitet, trägt dieses ein.