Das Journaling-Postfach
Die eine Voraussetzung, ohne die nichts geht. FINN.mail2SL liest nicht die Postfächer der Mitarbeiter, sondern ein eigenes Postfach, in dem Kopien aller Mails landen.
Warum ein eigenes Postfach
| Grund | |
|---|---|
| Vollständigkeit | auch ausgehende Mails werden erfasst, nicht nur Eingänge |
| Unabhängigkeit | kein Zugriff auf die persönlichen Postfächer nötig |
| Nachvollziehbarkeit | die Ablage hängt nicht davon ab, ob jemand daran denkt |
Einrichten
Das Journaling wird im Mailsystem eingerichtet, nicht in FINN.ghost. Bei Microsoft 365 geschieht das über eine Journalregel, die eine Kopie jeder Nachricht an ein eigenes Postfach schickt.
Der Aufbau ist bei jedem Mailsystem etwas anders. Gemeinsam ist: ein Postfach, das Kopien bekommt, und ein IMAP-Zugang darauf. Die Einrichtung übernimmt die IT oder der Mailprovider.
Wichtig ist die Reihenfolge: Erst das Journaling einrichten und prüfen, dass dort Mails ankommen — dann FINN.mail2SL darauf richten. Andernfalls sucht die Schnittstelle in einem leeren Postfach, und es sieht nach einem Fehler aus.
Wie die Mails dort aussehen
Beim Journaling steckt die eigentliche Nachricht als Anhang in einer Hüllmail. FINN.mail2SL liest genau diesen Anhang aus — Absender, Empfänger, Betreff, Text und die Originaldatei.
Deshalb funktioniert die Schnittstelle nicht mit einem normalen Postfach, in das man Mails per Regel weiterleitet: Dort fehlt die Hülle, und die Angaben zu den ursprünglichen Empfängern gehen verloren. Es muss echtes Journaling sein.
Was mit den Mails im Postfach passiert
| Fall | Was geschieht |
|---|---|
| erfolgreich zugeordnet | die Mail wird im Postfach zum Löschen markiert |
| durch einen Filter ausgeschlossen | ebenso |
| nicht zuzuordnen | ebenso, kommt aber in die Zusammenfassung |
| Verarbeitung scheitert | die Mail wird in den Backup-Ordner verschoben |
Das Postfach bleibt damit von sich aus schlank. Und der Backup-Ordner ist der Ort, an dem man nachsehen kann, wenn etwas schiefging — nichts wird stillschweigend verworfen.
Siehe Zugang und Ordner.