Erstinbetriebnahme
Die Reihenfolge für die Einführung. Der erste Punkt ist keine technische Aufgabe — und trotzdem der wichtigste.
1. Im Haus klären
FINN.mail2SL legt Korrespondenz dauerhaft in der Warenwirtschaft ab, wo sie für andere sichtbar ist. Das gehört vor der Einführung besprochen — mit der Geschäftsführung, dem Datenschutzbeauftragten und, wo es einen gibt, dem Betriebsrat.
Zu entscheiden ist:
| Frage | Warum |
|---|---|
| Welche Adressen werden ausgenommen? | Geschäftsführung, Personal, Betriebsrat |
| Wie kennzeichnet man private Mails? | etwa das Wort privat im Betreff |
| Werden Mitarbeiter-Journale gefüllt? | Einstellung Keine Zuordnung bei Mitarbeitern |
| Zählen CC und BCC mit? | betrifft die Menge der Verknüpfungen |
Siehe Filter und Eigene Domains und Zuordnung.
2. Journaling einrichten und prüfen
Im Mailsystem einrichten und erst nachsehen, ob dort Mails ankommen. Siehe Das Journaling-Postfach.
3. Zugang eintragen
Host, Benutzer, Kennwort, Posteingangs- und Backup-Ordner. Siehe Zugang und Ordner.
4. Eigene Domains eintragen
Alle. Auch alte. Siehe Eigene Domains und Zuordnung.
5. Filter setzen
Die in Schritt 1 beschlossenen Regeln, dazu die Freimail-Domains in den Domain-Filter. Siehe Filter.
6. Nummernkreise hinterlegen
Belegarten und Präfixe, dazu das Präfix für Projekte. Siehe Nummernkreise.
7. Zusammenfassung einrichten
Eine Adresse eintragen, an die die Liste der nicht zugeordneten Mails geht. Für die Einführungsphase am besten die des Einrichtenden.
Diese Liste ist in den ersten Wochen das wichtigste Werkzeug: An ihr sieht man, welche Mails die Regeln noch nicht erfassen — und ergänzt Nummernkreise oder Adressen entsprechend.
Siehe Die Zusammenfassungs-Mail.
8. Einen ersten Lauf von Hand starten
Unter Zeitsteuerung die Aufgabe Mails synchronisieren starten. Danach prüfen:
- Sind in der SelectLine Journale entstanden?
- Hängen sie an den erwarteten Belegen, Projekten und Adressen?
- Ist die Originalmail als Datei am Journal zu finden?
- Steht der richtige Bearbeiter daran?
Je Lauf werden 10 Mails verarbeitet. Bei einem gefüllten Postfach braucht es also mehrere Läufe — für die Einführung das Intervall zunächst kurz setzen.
9. Beobachten, dann Intervall festlegen
Ein paar Tage die Zusammenfassung lesen und die Regeln nachziehen. Erst danach das Intervall auf den Dauerbetrieb einstellen. Siehe Zeitplan.
10. Im Haus bekanntgeben
Was abgelegt wird, und wie man eine Mail davon ausnimmt.
Ohne diesen Schritt bleibt der Betreff-Filter wirkungslos — er nutzt nur, wenn die Leute wissen, dass es ihn gibt.