Überblick
FINN.mail2SL legt E-Mails automatisch in der SelectLine ab — am Beleg, am Projekt oder beim Kunden. Ohne dass jemand eine Mail von Hand ins Journal zieht.
Was das Modul kann
- Mails automatisch ablegen — ein- und ausgehende Nachrichten werden zum Journaleintrag.
- Zuordnen ohne Zutun — an Beleg, Projekt, Kunde, Lieferant oder Mitarbeiter.
- Nummern im Betreff erkennen — Beleg- und Projektnummern führen direkt zum Vorgang.
- Dubletten erkennen — über Absender, bereinigten Betreff und Text, damit Antworten kein zweites Journal erzeugen.
Wofür es typischerweise eingesetzt wird
| Fall | Was das Modul dabei leistet |
|---|---|
| Lückenlose Korrespondenz | die Mail hängt am Vorgang, auch wenn niemand sie von Hand abgelegt hätte |
| Zentrale Vorgangsakte | Vertrieb, Einkauf und Projektteam sehen denselben Schriftverkehr in der SelectLine |
| Nachvollziehbarkeit | die Originalnachricht hängt als .eml-Datei am Journaleintrag |
Die Idee
Ein Journaling-Postfach bekommt eine Kopie jeder ein- und ausgehenden Mail. FINN.mail2SL liest dieses Postfach, versucht jede Mail einem Vorgang zuzuordnen und legt sie als Journal in der SelectLine ab — mit der Originalmail als Datei daran.
Der Gewinn liegt nicht im Einsparen von Klicks, sondern in der Vollständigkeit: Am Beleg hängt die Korrespondenz auch dann, wenn der Kollege sie nie abgelegt hätte — oder nicht mehr im Haus ist.
Wie zugeordnet wird
Drei Prüfungen, in dieser Reihenfolge. Der erste Treffer entscheidet, woran das Journal hängt:
| Prüfung | Grundlage | Ergebnis |
|---|---|---|
| Belegnummer im Betreff | eingerichtete Nummernkreise | Journal am Beleg |
| Projektnummer im Betreff | Nummernkreis für Projekte | Journal am Projekt |
| Adresse bekannt | Absender und Empfänger | Journal an Kunde, Lieferant oder Mitarbeiter |
Unabhängig davon werden immer alle Adressen der Mail geprüft und als Verknüpfung an dasselbe Journal gehängt. Eine Mail zu Auftrag 4711 zwischen Ihnen und dem Kunden ist damit über den Auftrag und über den Kunden auffindbar.
Siehe Wie eine Mail zugeordnet wird.
Was das Postfach mitbringen muss
Die Zuordnung über Beleg- und Projektnummern funktioniert nur, wenn die Nummer im Betreff steht. Das ist keine Einstellung, sondern eine Frage der Arbeitsweise: Wer den Betreff seiner Mails leer lässt oder die Belegnummer nur im Text nennt, bekommt die Mail nur über die Adresse zugeordnet.
In der Praxis ergibt sich das oft von selbst, weil Belege aus der SelectLine mit ihrer Nummer im Betreff verschickt werden und Antworten den Betreff behalten.
Was nicht zugeordnet werden konnte
Solche Mails gehen nicht verloren — sie landen in einer Zusammenfassungs-Mail mit Absender, Empfänger und Betreff. Damit lässt sich beobachten, was die Regeln noch nicht erfassen.
Siehe Die Zusammenfassungs-Mail.
Was zu bedenken ist
Es wird jede Mail abgelegt, die durch die Filter kommt — auch private Korrespondenz über die Firmenadresse. Vor der Einführung gehört deshalb geklärt, was gefiltert wird und wer im Haus davon weiß. Das ist eine Frage für die Geschäftsführung und den Datenschutzbeauftragten, nicht für die IT allein.
Dafür gibt es Filter nach Betreff und Adressen. Siehe Filter.
Voraussetzungen
- Ein Journaling-Postfach, das per IMAP erreichbar ist. Siehe Das Journaling-Postfach.
- Eine API-Lizenz der SelectLine.
- FINN.mail2SL ist ein eigenes, lizenzpflichtiges Modul.
Aufbau dieses Handbuchs
| Kapitel | Inhalt |
|---|---|
| Einrichtung | Postfach, eigene Domains, Filter, Nummernkreise |
| Der Ablauf | was bei einem Lauf passiert, Zuordnung, Journal |
| Betrieb | Zeitplan, Fehlersuche, häufige Fragen |