Das Journaling-Postfach

Die eine Voraussetzung, ohne die nichts geht. FINN.mail2SL liest nicht die Postfächer der
Mitarbeiter, sondern ein eigenes Postfach, in dem Kopien aller Mails landen.
Warum ein eigenes Postfach
Grund
Vollständigkeit
auch ausgehende Mails werden erfasst, nicht nur Eingänge
Unabhängigkeit
kein Zugriff auf die persönlichen Postfächer nötig
Nachvollziehbarkeit
die Ablage hängt nicht davon ab, ob jemand daran denkt
Einrichten
Das Journaling wird im Mailsystem eingerichtet, nicht in FINN.ghost. Bei Microsoft 365
geschieht das über eine Journalregel, die eine Kopie jeder Nachricht an ein eigenes
Postfach schickt.
Der Aufbau ist bei jedem Mailsystem etwas anders. Gemeinsam ist: ein Postfach, das Kopien bekommt, und ein IMAP-Zugang darauf. Die Einrichtung übernimmt die IT oder der Mailprovider.
Wichtig ist die Reihenfolge: Erst das Journaling einrichten und prüfen, dass dort Mails ankommen — dann FINN.mail2SL darauf richten. Andernfalls sucht die Schnittstelle in einem leeren Postfach, und es sieht nach einem Fehler aus.
Wie die Mails dort aussehen
Beim Journaling steckt die eigentliche Nachricht als Anhang in einer Hüllmail. FINN.mail2SL
liest genau diesen Anhang aus — Absender, Empfänger, Betreff, Text und die Originaldatei.
Deshalb funktioniert die Schnittstelle nicht mit einem normalen Postfach, in das man Mails per Regel weiterleitet: Dort fehlt die Hülle, und die Angaben zu den ursprünglichen Empfängern gehen verloren. Es muss echtes Journaling sein.
Was mit den Mails im Postfach passiert
Fall
Was geschieht
erfolgreich zugeordnet
die Mail wird im Postfach zum Löschen markiert
durch einen Filter ausgeschlossen
ebenso
nicht zuzuordnen
ebenso, kommt aber in die Zusammenfassung
Verarbeitung scheitert
die Mail wird in den Backup-Ordner verschoben
Das Postfach bleibt damit von sich aus schlank. Und der Backup-Ordner ist der Ort, an dem man nachsehen kann, wenn etwas schiefging — nichts wird stillschweigend verworfen.
Siehe Zugang und Ordner.
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Zugang und Ordner