FINN.AI MCP für SelectLine

Benutzerhandbuch zum KI-Zugang von FINN.ghost: Einrichtung, Arbeiten mit dem Assistenten, Sicherheit und Betrieb. Quelle ist das Repository FINN.ghost unter docs/mcp – Änderungen bitte dort vornehmen, Bearbeitungen in BookStack werden beim nächsten Sync überschrieben.

Überblick

FINN.AI MCP gibt einem KI-Assistenten einen kontrollierten Zugang zu Ihren SelectLine-Mandanten. Fragen lassen sich damit in normaler Sprache stellen, und auf Wunsch darf der Assistent auch Daten anlegen.

Der vollständige Produktname lautet FINN.AI MCP für SelectLine; im Text steht kurz FINN.AI MCP. In der Anwendung ist der Menüpunkt derzeit noch mit FINN.MCP beschriftet — gemeint ist dasselbe Modul.

Was das im Alltag bedeutet

Statt eine Auswertung zu bauen oder jemanden im Büro zu fragen, fragt man:

Der Assistent liest dazu direkt im Mandanten und formuliert die Antwort. Er arbeitet auf denselben Daten wie die SelectLine — es gibt keine Kopie und keinen nächtlichen Abgleich.

Was er kann

Bereich Umfang
Auskunft Artikel, Kunden, Interessenten, Lieferanten, Belege, Projekte, freie CRM-Adressen
Verträge Wartungs- und Kundenverträge samt Abrechnungszyklus und Jahreswert
Stammdaten anlegen Kunden, Interessenten, Lieferanten mit Ansprechpartnern, Artikel, Projekte, Adressen
Belege anlegen, ändern, Positionen pflegen, Nachfolgebelege erzeugen, löschen
Artikelpflege Preis setzen, Lieferant verknüpfen, Bild hinterlegen
Auswertung freie Abfragen über den gesamten Mandanten, nur lesend

Siehe Fragen stellen und Daten anlegen und ändern.

Woher er weiß, wo er suchen muss

Zwei Dinge unterscheiden FINN.AI MCP von einem Assistenten, der einfach auf eine Datenbank zugreift:

Ein beschriebener Katalog. Zu 398 Tabellen der SelectLine und 5.206 Feldern ist hinterlegt, was darin steht; 640 Felder tragen zusätzlich den Verweis auf die Tabelle, über die sich ein Code oder Kürzel in Klartext auflösen lässt. Der Assistent schlägt darin nach, statt Feldnamen zu erraten.

Hinterlegte Auswertungsregeln. Für die Fragen, bei denen man in der SelectLine leicht falsch rechnet, sind die Regeln fest hinterlegt — etwa dass sich Mengen erst über die Belegkette ergeben, dass Belegarten je Mandant anders heißen, und was in der SelectLine der Unterschied zwischen Umsatz, Erlös, Aufwand und Einkaufspreis ist.

Das ist der Grund, weshalb gleiche Fragen gleiche Antworten geben. Ohne diese Regeln zählt ein Assistent beim zweiten Mal anders als beim ersten — und beides sieht plausibel aus.

Wer darauf zugreift

Der Zugang ist nicht an einen bestimmten Assistenten gebunden. Es gibt zwei Wege hinein:

Weg Für wen
Zugang im eigenen Netz Programme, die einen Schlüssel mitsenden können
Zugang von außen Verbindungen, die sich anmelden — etwa der Connector in Claude

Siehe Zugang im eigenen Netz und Zugang von außen.

Das Wichtigste vorweg

Es gibt keine abgestuften Rechte. Wer sich verbinden darf, darf alles, was der Assistent kann — auch schreiben und löschen. Der Zugang ist damit so schützenswert wie ein Administratorzugang zur SelectLine.

Bevor Sie ihn freigeben, sollten drei Fragen geklärt sein:

  1. Wer nutzt den Zugang?
  2. Darf er schreiben, oder soll zunächst nur gelesen werden?
  3. Beginnen wir in einem Testmandanten?

Siehe Sicherheit und Verantwortung.

Voraussetzungen

Weiter

Einstellungen

Einrichtung

Einstellungen, die beiden Zugangswege und die Erstinbetriebnahme.

Einrichtung

Einstellungen

Unter FINN.MCP → Einstellungen stehen drei Angaben. Mehr braucht der Zugang nicht.

Einrichtung Einstellungen

API-Schlüssel

Das Geheimnis, mit dem sich eine Verbindung ausweist. Es wird beim ersten Start der Anwendung selbst erzeugt — steht das Feld leer, ist die Anwendung noch nicht neu gestartet.

Der Schlüssel lässt sich über das Augensymbol anzeigen und über das Kopiersymbol in die Zwischenablage legen. Ändern lässt er sich hier nicht.

Es gibt einen Schlüssel für beide Zugangswege: Programme im eigenen Netz senden ihn mit, und auf der Anmeldeseite des Zugangs von außen wird derselbe Wert als Kennwort eingegeben. Beide Wege öffnen denselben Werkzeugkasten, deshalb gibt es auch nur ein Geheimnis.

Der Schlüssel gehört behandelt wie ein Administratorkennwort: nicht per E-Mail versenden, nicht in einem Ticket hinterlegen, nicht in einer Konfigurationsdatei auf einem geteilten Laufwerk ablegen. Wer ihn hat, hat vollen Zugriff auf den Mandanten.

Port

Der Port, auf dem der Zugang lauscht. Vorbelegt ist 3000.

Zu ändern ist er nur, wenn der Port auf dem Server schon belegt ist.

Öffentliche Adresse

Das Feld entscheidet, welcher der beiden Zugangswege aktiv ist:

Feld Wirkung
leer Nur der Zugang im eigenen Netz über den Schlüssel. Siehe Zugang im eigenen Netz.
gefüllt Zusätzlich der Zugang von außen mit Anmeldeseite. Siehe Zugang von außen.

Einzutragen ist die Adresse, unter der der Zugang von außen erreichbar ist — also die des vorgeschalteten Webservers, nicht die des lokalen Ports. Beispiel: https://mcp.kunde.de.

Die Adresse muss über HTTPS erreichbar sein. Eine unverschlüsselte Adresse wird abgelehnt — über diese Verbindung laufen Mandantendaten.

Der Endpoint

Unterhalb der Felder zeigt die Oberfläche die Adresse an, die in den Assistenten eingetragen wird. Sie endet immer auf /mcp:

Speichern startet die Anwendung neu

Port und öffentliche Adresse werden beim Start der Anwendung festgelegt. Beim Speichern wird deshalb ein Neustart angestoßen — für einige Sekunden sind alle Module von FINN.ghost nicht erreichbar.

Das gehört also nicht in die Mittagspause der Kommissionierer. Für alles andere gilt: Der Schlüssel bleibt über den Neustart erhalten, bestehende Verbindungen melden sich von selbst neu an.

Weiter

Zugang im eigenen Netz

Einrichtung

Zugang im eigenen Netz

Der einfachere der beiden Wege: Das Programm auf dem Arbeitsplatz sendet den API-Schlüssel mit, und der Zugang steht. Es ist nichts weiter einzurichten — der Schlüssel entsteht beim ersten Start.

Wann dieser Weg passt

Für den ersten Versuch ist das der richtige Weg: kein Webserver davor, keine Freigabe nach außen, jederzeit abschaltbar. Wenn dabei klar wird, dass der Zugang taugt, kann man ihn danach nach außen öffnen.

Was einzutragen ist

Im Assistenten wird hinterlegt:

Angabe Wert
Adresse die in den Einstellungen angezeigte lokale Adresse, endet auf /mcp
Anmeldung der API-Schlüssel aus den Einstellungen

Wie die Anmeldung genau heißt, hängt vom Programm ab; üblich sind ein Feld für einen Schlüssel oder eine zusätzliche Kopfzeile. Verwendet wird jeweils der unveränderte Schlüssel.

Siehe Einstellungen.

Was dieser Weg nicht kann

Verbindungen, die sich über eine Anmeldeseite ausweisen wollen — etwa der Connector in Claude — kommen hierüber nicht hinein. Sie haben kein Feld für einen Schlüssel. Dafür braucht es den Zugang von außen.

Siehe Zugang von außen.

Erkennbar im Protokoll

Bei diesem Weg trägt eine Anfrage keinen Namen — im Protokoll bleibt das Feld für die Verbindung leer. Es ist also nicht unterscheidbar, welcher Arbeitsplatz eine Abfrage ausgelöst hat.

Wo mehrere Personen mit dem Zugang arbeiten und nachvollziehbar bleiben soll, wer was gefragt hat, ist der Zugang von außen die bessere Wahl: Dort hängt der Name der Verbindung am Zugang und steht in jeder Protokollzeile.

Weiter

Zugang von außen

Einrichtung

Zugang von außen

Damit sich ein Assistent von außerhalb des Firmennetzes verbinden kann, bekommt der Zugang eine eigene, über HTTPS erreichbare Adresse und eine Anmeldeseite. Das ist der Weg für den Connector in Claude.

Einrichtung Anmeldeseite

Was vorher stehen muss

Dieser Schritt braucht Zutun der IT: eine Adresse, ein Zertifikat und einen vorgeschalteten Webserver. Ohne diese Vorarbeit kommt keine Verbindung zustande, und die Fehlermeldungen der Assistenten sind dabei wenig hilfreich.

Erforderlich sind:

  1. Eine Adresse, etwa mcp.kunde.de, die auf Ihren Server zeigt.
  2. Ein Zertifikat für diese Adresse. Der vorgeschaltete Webserver beendet die Verschlüsselung.
  3. Der Webserver leitet die gesamte Adresse an den Port des Zugangs weiter — nicht nur den Teil /mcp.
  4. Die Adresse muss aus dem Internet erreichbar sein, damit der Assistent sie erreicht.

Punkt 3 ist der häufigste Fehler bei der Einrichtung. Wird nur /mcp weitergeleitet, scheitert der Verbindungsaufbau, weil die Schritte der Anmeldung über eigene Adressen laufen. Der Assistent meldet dann lediglich, dass die Verbindung nicht möglich ist.

Einrichten

  1. In den Einstellungen die öffentliche Adresse eintragen, etwa https://mcp.kunde.de, und speichern. Die Anwendung startet neu.
  2. Im Protokoll steht danach eine Zeile, dass der Zugang von außen aktiv ist, samt der Adresse, die einzutragen ist.
  3. Im Assistenten die Adresse als Verbindung hinterlegen — sie endet auf /mcp, also https://mcp.kunde.de/mcp.
  4. Felder für eine Kennung oder ein Geheimnis der Anwendung bleiben leer. Der Assistent meldet sich selbst an.
  5. Es öffnet sich die Seite Zugriff auf SelectLine erlauben. Dort den API-Schlüssel aus den Einstellungen eingeben und bestätigen.

Danach steht die Verbindung, und der Assistent kennt die verfügbaren Funktionen.

Wie lange die Verbindung hält
Laufende Verbindung wird automatisch erneuert
Ohne Nutzung nach 90 Tagen muss im Assistenten erneut bestätigt werden
Nach einem Neustart der Anwendung der Assistent verbindet sich selbst neu
Ohne Aktivität nach 30 Minuten wird die Sitzung geschlossen und beim nächsten Aufruf neu geöffnet

Ein Neustart von FINN.ghost — etwa nach einem Update — unterbricht die Verbindung also nicht dauerhaft. Wer mitten in einem Gespräch ist, merkt höchstens eine Verzögerung.

Gleichzeitig sind bis zu 50 Verbindungen möglich. Das reicht für jede Belegschaft; der Wert ist eine Schranke gegen Fehlkonfiguration, nicht eine Lizenzgrenze.

Schutz gegen Ausprobieren

Vor dem Zugang steht ein einzelnes Kennwort. Deshalb bremst die Anmeldeseite Fehlversuche:

Ist die Seite gesperrt, hilft nur warten — auch für den, der das Kennwort kennt. Das ist gewollt: Ohne die zweite Schranke ließe sich die erste mit immer neuen Anmeldevorgängen umgehen.

Nachvollziehbar, wer verbunden ist

Bei diesem Weg hängt der Name des Assistenten am Zugang, etwa Claude. Er steht in jeder Protokollzeile des Aufrufs. In gemischtem Betrieb ist damit erkennbar, welche Verbindung eine Abfrage ausgelöst hat.

Zugang wieder entziehen

Drei Möglichkeiten, je nach Anlass:

Anlass Vorgehen
eine Verbindung soll enden im Assistenten die Verbindung trennen
alle Verbindungen sollen enden öffentliche Adresse leeren und speichern
der Schlüssel ist in falsche Hände geraten Support ansprechen; ein neuer Schlüssel entwertet alle bestehenden Verbindungen

Siehe Sicherheit und Verantwortung.

Weiter

Erstinbetriebnahme

Einrichtung

Erstinbetriebnahme

Diese Seite ist die Reihenfolge für den ersten Tag — bewusst vorsichtig, weil der Zugang schreiben darf.

1. Im Testmandanten beginnen

Der Assistent schreibt in echte Mandanten. Ein angelegter Beleg ist ein Beleg, ein geänderter Preis ist geändert. Es gibt kein Rückgängig.

Wenn ein Testmandant vorhanden ist, gehört der erste Versuch dorthin. Dort lässt sich in Ruhe ausprobieren, wie der Assistent formuliert und was er tut, ohne dass eine falsch verstandene Anweisung Folgen hat.

2. Lizenz und Zugriff prüfen

Erscheint FINN.MCP im Menü? Wenn nicht:

3. Schlüssel holen

FINN.MCP → Einstellungen. Steht das Feld API-Schlüssel leer, die Anwendung einmal neu starten — der Schlüssel wird beim Start erzeugt. Danach über das Kopiersymbol übernehmen.

Siehe Einstellungen.

4. Erst im eigenen Netz verbinden

Für den ersten Versuch keine Adresse nach außen einrichten. Ein Assistent auf einem Rechner im Firmennetz genügt, um zu sehen, ob der Zugang tut, was er soll.

Siehe Zugang im eigenen Netz.

5. Mit Fragen anfangen, nicht mit Anweisungen

Die ersten Fragen sollten nur lesen. Bewährt hat sich, drei Dinge zu fragen, deren Antwort man schon kennt:

Der Sinn ist nicht, den Assistenten zu prüfen, sondern sich selbst: Man lernt daran, wie eine Frage gestellt sein muss, damit die Antwort stimmt.

Siehe Fragen stellen.

6. Eine Auswertung gegenrechnen

Danach eine Frage, deren Antwort sich in der SelectLine nachrechnen lässt — etwa die verkaufte Menge eines Artikels in einem Monat. Stimmt die Zahl, stimmt in der Regel das Verständnis der Belegkette.

Weicht sie ab, nicht die Zahl korrigieren, sondern die Frage präzisieren: Bestellt, geliefert oder berechnet? Über welchen Zeitraum? Welche Belegarten? Das sind in der SelectLine verschiedene Dinge.

7. Erst dann schreiben lassen

Der erste Schreibvorgang sollte klein und prüfbar sein — ein Interessent mit Anschrift, ein Projekt. Danach in der SelectLine nachsehen, ob der Datensatz so aussieht, wie man ihn von Hand angelegt hätte.

Siehe Daten anlegen und ändern.

8. Zugang nach außen, wenn nötig

Erst wenn all das sitzt, lohnt der Aufwand mit Adresse, Zertifikat und Webserver.

Siehe Zugang von außen.

9. Vorher im Haus klären

Bevor der Zugang in den Alltag geht, sollten drei Dinge entschieden sein:

Frage Warum sie zählt
Wer darf den Zugang nutzen? es gibt keine abgestuften Rechte
Wo wird der Schlüssel aufbewahrt? er ist gleichwertig zu einem Administratorkennwort
Was darf geschrieben werden? technisch ist alles erlaubt, die Grenze ist eine Absprache

Siehe Sicherheit und Verantwortung.

Weiter

Fragen stellen

Arbeiten mit dem Assistenten

Was der Assistent lesen und schreiben kann, typische Abläufe und wo seine Grenzen liegen.

Arbeiten mit dem Assistenten

Fragen stellen

Der Assistent liest im Mandanten und antwortet in Sätzen. Diese Seite sagt, was er findet und wie eine Frage gestellt sein muss, damit die Antwort stimmt.

Was er lesen kann

Alles, was im Mandanten steht — nicht nur die Bereiche, für die es eigene Funktionen gibt:

Bereich Beispiele
Adressen Kunden, Interessenten, Lieferanten, Ansprechpartner, freie CRM-Adressen
Artikel Stammdaten, Preise, Lieferantenbeziehungen, Bestände
Belege Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und deren Positionen
Projekte Projektdaten und die zugeordneten Belege
Verträge Wartungs- und Kundenverträge, siehe Verträge auswerten
CRM Journale, Notizen, Anrufe, Nachrichten

Wie er sich orientiert

Zu 398 Tabellen und 5.206 Feldern ist hinterlegt, was darin steht. Bei 640 Feldern steht zusätzlich, über welche Tabelle sich ein Code auflösen lässt — etwa dass die einstellige Belegart über die Belegartentabelle in ihre Bezeichnung übersetzt wird. Der Assistent schlägt dort nach, bevor er sucht.

In diesen Beschreibungen steckt auch Erfahrungswissen: dass Belegarten mandantenspezifisch sind, dass Belegnummernpräfix und Bezeichnung nichts miteinander zu tun haben, dass ein Begriff aus der Frage erst aufgelöst werden muss. Das ist der Grund, weshalb eine Frage nach „Tickets" funktioniert, obwohl die SelectLine keine Tickets kennt.

Zusätzlich sind für neun Themen die Auswertungsregeln fest hinterlegt — genau für die Fragen, bei denen man in der SelectLine leicht falsch rechnet:

Thema Worum es geht
Groß- und Kleinschreibung jede Suche nach Firma, Name, Bezeichnung
Mengen über die Belegkette eingekauft, verkauft, bestellt, geliefert sind verschiedene Dinge
Belegarten sind mandantenspezifisch was bei Ihnen „Ticket" oder „Service" heißt
CRM-Journal Nachrichten, Kontakte, Anrufe, Notizen
Beleg und Projekt wie beides zusammenhängt
Umsatz, Erlös, Aufwand, Einkaufspreis in der SelectLine vier verschiedene Felder
Ansprechpartner und Dubletten wie Kontaktpersonen gefunden werden
Wiederkehrende Verträge Zyklus, Jahres- und Monatswert
Die wichtigsten Tabellen Einstieg, wenn nichts anderes passt

Deshalb geben gleiche Fragen gleiche Antworten. Ohne diese Regeln zählt ein Assistent beim zweiten Mal anders als beim ersten — und beides sieht plausibel aus.

Wie eine gute Frage aussieht

Der häufigste Grund für eine unerwartete Antwort ist keine falsche Auswertung, sondern eine Frage mit zwei möglichen Bedeutungen.

Statt Besser
„Wie viel haben wir von 4711?" „Wie viel Bestand hat Artikel 4711, je Lager?"
„Was hat Kunde Meier gekauft?" „Welche Rechnungspositionen hat Kunde 10023 in 2026?"
„Was ist mit Auftrag 1234?" „Welchen Bearbeitungsstatus hat Auftrag 1234, und welche Positionen sind offen?"
„Umsatz letztes Jahr?" „Rechnungsumsatz netto 2025, je Monat"

Drei Angaben lohnen fast immer:

Bei Namen ist Groß- und Kleinschreibung kein Problem, und Teiltreffer genügen. Bei Belegarten hilft es zu wissen, dass sie je Mandant anders heißen können — der Assistent sieht die Bezeichnungen Ihres Mandanten und nimmt sie.

Nachfragen ist erlaubt

Der Assistent behält den Verlauf des Gesprächs. Auf eine Antwort lässt sich aufbauen:

Welche offenen Aufträge hat Kunde 10023? → Liste Von welchen davon fehlt noch Ware? → Teilmenge Und was ist der Gesamtwert?

Das ist der Unterschied zu einer Auswertung: Man muss nicht vorher wissen, was man fragen will.

Wenn eine Antwort abgeschnitten ist

Große Ergebnisse werden begrenzt. Der Assistent weist darauf hin, dass die Liste unvollständig ist.

Dieser Hinweis ist wichtig: Ohne ihn hielte man einen Ausschnitt für das vollständige Ergebnis. Kommt er, sollte die Frage eingegrenzt werden — Zeitraum, Belegart, Standort — statt die Liste als Ganzes zu nehmen.

Zahlen gegenrechnen

Bei Kennzahlen, die in eine Auswertung oder ein Angebot wandern, lohnt der Gegencheck in der SelectLine — jedenfalls beim ersten Mal je Fragetyp. Stimmt die Zahl, kann man dieser Art von Frage künftig vertrauen.

Der Assistent nennt auf Wunsch, woraus er gerechnet hat. Danach zu fragen ist der schnellste Weg, eine Zahl zu prüfen.

Weiter

Daten anlegen und ändern

Arbeiten mit dem Assistenten

Daten anlegen und ändern

Der Assistent kann nicht nur lesen. Er legt Stammdaten und Belege an, ändert sie und löscht sie — mit denselben Regeln, die auch in der SelectLine gelten.

Jeder Schreibvorgang geht sofort in den Mandanten. Es gibt keinen Zwischenstand, den man verwirft, und kein Rückgängig. Was falsch angelegt wurde, muss in der SelectLine korrigiert oder gelöscht werden.

Was er anlegen kann

Bereich Umfang
Kunden anlegen, ändern, Ansprechpartner anlegen und ändern
Interessenten dasselbe
Lieferanten dasselbe
Artikel anlegen, Preis setzen, Lieferant verknüpfen, Bild hinterlegen
Belege anlegen, ändern, Positionen anlegen, ändern, löschen
Belegkette Nachfolgebeleg erzeugen, etwa Auftrag zu Lieferschein
Projekte anlegen
CRM-Adressen freie Adressen anlegen

Nummern

Wird keine Nummer angegeben, vergibt der Assistent sie über den Nummernkreis der SelectLine — dieselbe Nummer, die die SelectLine bei einer Neuanlage von Hand vergeben würde. Ist dort keine automatische Vergabe eingerichtet, leitet er sie aus dem Muster der bestehenden Nummern ab.

Eine Nummer lässt sich auch vorab vorschlagen lassen, ohne dass etwas angelegt wird.

Ein Vorschlag ist nicht reserviert. Zwischen Vorschlag und Anlage kann jemand anderes dieselbe Nummer bekommen — bei der eigentlichen Anlage wird sie deshalb erneut bestimmt.

Standardwerte des Mandanten

Neu angelegte Artikel und Projekte bekommen die Vorschlagswerte Ihres Mandanten — also dieselben Grundeinstellungen, die auch die SelectLine-Oberfläche bei einer Neuanlage setzt.

Das ist der Unterschied zu einem Datensatz, der über eine Schnittstelle hineingeschrieben wurde: Der Artikel sieht aus wie von Hand angelegt, mit Warengruppe, Steuerschlüssel und Kennzeichen nach Ihren Vorgaben.

Belege

Belege entstehen über die Belegfunktionen der SelectLine, nicht durch direktes Schreiben in die Tabellen. Damit gelten die üblichen Regeln: Preisfindung, Steuerermittlung, Nummernkreise, Belegsperren.

Möglich ist der ganze Ablauf:

  1. Beleg zu einem Kunden anlegen
  2. Positionen hinzufügen
  3. Beleg oder Positionen ändern
  4. Nachfolgebeleg erzeugen — etwa vom Auftrag zum Lieferschein

Der Assistent kann Belege auch löschen. Bei einem Beleg, der bereits in der Belegkette weitergeführt wurde, ist das selten die richtige Antwort auf einen Fehler — dort gilt dasselbe wie in der SelectLine.

Wie man eine Anweisung formuliert

Beim Schreiben zählt Genauigkeit mehr als beim Lesen. Bewährt hat sich, in einem Satz zu sagen, was entstehen soll und woran es hängt:

Leg einen Interessenten an: Firma Muster GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, Ansprechpartner Frau Schmidt, Telefon 0123 456789.

Erzeuge zu Kunde 10023 ein Angebot mit 3× Artikel 4711 und 1× Artikel 4712.

Lassen Sie sich vor dem Schreiben zusammenfassen, was angelegt wird — besonders bei Belegen mit mehreren Positionen. Ein Satz mehr im Gespräch ist billiger als ein Beleg, der storniert werden muss.

Was er nicht anlegen kann

Siehe Grenzen.

Nachvollziehbarkeit

Jeder Schreibvorgang steht im Protokoll von FINN.ghost, beim Zugang von außen mit dem Namen der Verbindung.

In der SelectLine selbst ist am Datensatz nicht erkennbar, dass ein Assistent ihn angelegt hat — es sieht aus wie eine Anlage über die Schnittstelle. Wer das unterscheiden will, muss ins Protokoll von FINN.ghost sehen.

Weiter

Artikel aus einer Produktseite anlegen

Arbeiten mit dem Assistenten

Artikel aus einer Produktseite anlegen

Der Ablauf, an dem der Nutzen am schnellsten sichtbar wird: Ein Lieferant hat einen neuen Artikel, es gibt eine Produktseite im Netz — und daraus entsteht ein vollständiger Artikel im Mandanten.

Der Ablauf

Hier ist die Produktseite: <Adresse>. Leg den Artikel an, Lieferant ist 70001, und setz den Verkaufspreis mit 40 Prozent Aufschlag.

Der Assistent geht dann der Reihe nach vor:

  1. Produktseite auswerten — er ruft die Seite ab und liest den Preis sowie die Adresse des Hauptbildes heraus.
  2. Artikelnummer bestimmen — aus dem Nummernkreis der SelectLine.
  3. Artikel anlegen — mit den Standardvorgaben Ihres Mandanten.
  4. Lieferanten verknüpfen — samt Einkaufspreis aus der Seite.
  5. Verkaufspreis setzen.
  6. Bild hinterlegen — es wird geladen und am Artikel gespeichert.

Jeder Schritt ist einzeln steuerbar. Man kann auch nur die Seite auswerten lassen und den Rest selbst entscheiden.

Was von der Seite gelesen wird

Angabe Verwendung
Preis als Einkaufspreis beim Lieferanten oder als Verkaufspreis
Hauptbild wird am Artikel hinterlegt

Nicht jede Seite gibt beides her. Fehlt der Preis, bleibt er leer und muss anders ermittelt werden — der Assistent erfindet ihn nicht. Genau hinsehen sollte man bei Seiten mit Staffelpreisen oder Aktionspreisen: Gelesen wird, was auf der Seite als Preis steht, nicht notwendigerweise der, den Sie bezahlen.

Bilder

Das Bild wird aus dem Netz geladen und am Artikel gespeichert — entweder aus der direkten Adresse einer Bilddatei oder ermittelt aus der Produktseite. Bis 15 MB.

Ein an derselben Stelle vorhandenes Bild wird ersetzt, sofern man das nicht ausschließt.

Rechte an Bildern klärt der Assistent nicht. Ob ein Herstellerbild im eigenen Shop verwendet werden darf, bleibt eine Frage an den Lieferanten.

Warum das mehr ist als Tippen sparen

Bei einem einzelnen Artikel ist der Gewinn überschaubar. Er zeigt sich bei einer Serie: zehn neue Artikel eines Lieferanten, jeweils mit Preis, Lieferantenbeziehung und Bild. Von Hand sind das zehn Masken mit je fünf Reitern.

Weil die Standardvorgaben des Mandanten greifen, sehen die Artikel danach aus wie von Hand angelegt — nicht wie importiert.

Grenzen

Ein so angelegter Artikel ist ein Entwurf im Sinne Ihres Ablaufs, kein freigegebener Artikel. Wer Artikel automatisch an einen Shop überträgt, sollte das im Blick behalten: Ohne Freigabekennzeichen geht er nicht in den Shop — mit Kennzeichen sofort.

Weiter

Verträge auswerten

Arbeiten mit dem Assistenten

Verträge auswerten

Wiederkehrende Verträge — Wartung, Service, Pflege — sind in der SelectLine als wiederkehrende Belege abgebildet. Der Assistent kann sie auswerten und dabei etwas, das von Hand mühsam ist: Er rechnet die Abrechnungszyklen auf Jahres- und Monatswerte um.

Was gefragt werden kann

Die Umrechnung

In der SelectLine ergibt sich die Abrechnungsperiode aus Zyklus und Zykluszahl — die Einheit allein sagt noch nichts. Der Assistent löst beides zusammen auf und benennt die Periode so, wie man sie im Gespräch nennt:

Ergibt sich Wird genannt
1 Monat monatlich
2 Monate zweimonatlich
3 Monate quartalsweise
6 Monate halbjährlich
12 Monate jährlich

Erkannt werden außerdem tägliche und wöchentliche Zyklen. Auf dieser Grundlage werden die Beträge auf Jahr und Monat normiert — erst damit sind Verträge mit verschiedenen Zyklen vergleichbar oder summierbar.

Das ist die Rechnung, die von Hand am häufigsten schiefgeht: Ein quartalsweise abgerechneter Vertrag über 300 € ist nicht 300 € Jahreswert, und ein Vertrag mit Zykluszahl 2 auf „monatlich" wird alle zwei Monate abgerechnet, nicht monatlich.

Wenn eine Angabe nicht eindeutig ist

Teilen sich in Ihrem Mandanten zwei Belegarten dieselbe Belegnummer, ist ein Vertrag nicht eindeutig zuzuordnen. Der Assistent meldet das als mehrdeutig, statt die Summen still zu verdoppeln. Eingrenzen lässt es sich über die Belegart.

Diese Meldung ist ein gutes Zeichen, kein Fehler: Sie bedeutet, dass die Zahl nicht heimlich falsch ist.

Was ausgewertet wird — und was nicht

Grundlage sind die wiederkehrenden Belege, also das, was tatsächlich abgerechnet wird — nicht die CRM-Vertragsverwaltung.

Wer Verträge im CRM pflegt, ohne dass daraus wiederkehrende Belege entstehen, findet sie in dieser Auswertung nicht. Das ist Absicht: Gefragt ist der Umsatz, der wiederkehrt, nicht die Zahl der Papiere.

Weiter

Grenzen

Arbeiten mit dem Assistenten

Grenzen

Was der Zugang nicht tut — damit niemand darauf wartet.

Kein Ersatz für die Module

Aufgabe Wo sie hingehört
Bestände buchen, Inventur, Kommissionierung FINN.lager
Artikel in einen Shop übertragen die jeweilige Shop-Anbindung
Belege drucken oder versenden SelectLine
Zahlungen, Mahnwesen, Buchhaltung SelectLine
Mandanten- und Systemeinstellungen SelectLine bzw. FINN.ghost

Der Zugang ist für Auskunft und Datenpflege gedacht, nicht als zweite Bedienoberfläche für die Warenwirtschaft.

Keine abgestuften Rechte

Es gibt keine Rollen und keine Einschränkung auf einzelne Bereiche. Wer sich verbinden darf, darf alles, was der Assistent kann — lesen, anlegen, ändern, löschen, im gesamten Mandanten. Eine Beschränkung auf „nur lesen" für einen einzelnen Benutzer ist nicht einstellbar.

Die Grenze ist damit organisatorisch, nicht technisch: Sie entsteht dadurch, wer den Schlüssel bekommt. Siehe Sicherheit und Verantwortung.

Kein Rückgängig

Jeder Schreibvorgang wirkt sofort. Es gibt keinen Entwurfsstand und keine Sammelbuchung, die sich verwerfen ließe. Korrigiert wird in der SelectLine.

Der Assistent kennt Ihr Haus nicht

Er kennt die Daten, nicht die Absprachen. Er weiß nicht,

Solche Regeln muss man in der Anweisung mitgeben. Sonst tut er das Naheliegende — was fachlich richtig aussieht und in Ihrem Ablauf trotzdem falsch ist.

Antworten können unvollständig sein

Große Ergebnisse werden begrenzt; darauf wird hingewiesen. Eine begrenzte Liste ist kein vollständiges Ergebnis. Siehe Fragen stellen.

Zahlen bleiben prüfbedürftig

Der Assistent rechnet auf den Regeln, die hinterlegt sind — das macht Antworten reproduzierbar, aber nicht unfehlbar. Eine Frage kann anders gemeint sein, als sie gestellt ist.

Für Zahlen, die in ein Angebot, eine Auswertung für die Geschäftsführung oder eine Meldung an Dritte gehen, gilt dasselbe wie für jede andere Auswertung: einmal gegenrechnen, bevor man sich darauf verlässt.

Web-Abrufe sind eingeschränkt

Produktseiten und Impressumsangaben ruft der Assistent aus dem Internet ab. Adressen im eigenen Netz sind dabei ausgeschlossen.

Das ist eine Schutzmaßnahme: Sonst ließe sich der Zugang benutzen, um interne Systeme abzufragen, die von außen nicht erreichbar sind.

Weiter

Sicherheit und Verantwortung

Sicherheit und Betrieb

Verantwortung, Fehlersuche und häufige Fragen.

Sicherheit und Betrieb

Sicherheit und Verantwortung

Diese Seite ist die wichtigste des Buchs. Der Zugang ist mächtig, und ein Teil der Absicherung ist eine Frage der Organisation, nicht der Einstellungen.

Der Schlüssel ist der Zugang

Ein einzelnes Geheimnis öffnet den gesamten Mandanten — lesend und schreibend. Es ist gleichwertig zu einem Administratorkennwort der SelectLine und gehört genauso behandelt.

Daraus folgt:

Was technisch abgesichert ist

Bereich Absicherung
Lesen nur Abfragen, die nichts verändern; Schreibbefehle werden abgewiesen
Schreiben über geprüfte Funktionen; Tabellen- und Spaltennamen werden gegen den Systemkatalog geprüft, berechnete Felder abgewiesen
Anmeldung von außen verschlüsselte Verbindung erforderlich, Fehlversuche werden gebremst
Verbindungsdaten Anmeldungen verschlüsselt, Zugangsmerkmale nur als Prüfsumme gespeichert
Web-Abrufe Adressen im eigenen Netz ausgeschlossen, Größe begrenzt
Sitzungen nach 30 Minuten ohne Aktivität geschlossen, höchstens 50 gleichzeitig

Was nicht abgesichert ist

Es gibt keine abgestuften Rechte. Der Zugang kennt kein „nur lesen" für einzelne Benutzer und keine Beschränkung auf Bereiche. Wer verbunden ist, kann alles, was der Assistent kann.

Wer eine Trennung braucht, löst sie über die Umgebung:

Empfehlung für den Anfang

  1. Testmandant.
  2. Nur im eigenen Netz.
  3. Nur Fragen, keine Anweisungen.
  4. Erst danach schreiben, erst danach nach außen.

Siehe Erstinbetriebnahme.

Was im Haus geklärt sein sollte

Frage Warum
Wer nutzt den Zugang? es gibt keine Rechteverwaltung
Wo liegt der Schlüssel? er ist der ganze Zugang
Darf geschrieben werden, und was? technisch ist alles erlaubt
Wer prüft Zahlen, die weitergegeben werden? Antworten sind reproduzierbar, aber nicht unfehlbar
Wer bemerkt Ungewöhnliches? das Protokoll wird nicht von sich aus gelesen

Nachvollziehbarkeit

Jeder Aufruf steht im Protokoll von FINN.ghost. Beim Zugang von außen hängt der Name der Verbindung daran, beim Zugang im eigenen Netz nicht.

Am Datensatz in der SelectLine ist nicht erkennbar, dass ein Assistent ihn angelegt hat. Wer das unterscheiden möchte, muss ins Protokoll von FINN.ghost sehen.

Weiter

Wenn die Verbindung nicht zustande kommt

Sicherheit und Betrieb

Wenn die Verbindung nicht zustande kommt

Die Meldungen der Assistenten sind an dieser Stelle wenig aussagekräftig — meist heißt es nur, dass keine Verbindung möglich ist. Diese Seite geht die Ursachen in der Reihenfolge durch, in der sie auftreten.

Der Menüpunkt FINN.MCP fehlt

  1. Modul lizenziert? Ohne Lizenz erscheint der Bereich nicht.
  2. Als Administrator angemeldet? Der Bereich ist nur für Administratoren sichtbar.

Das Feld API-Schlüssel ist leer

Der Schlüssel entsteht beim Start der Anwendung. Ist das Feld leer, wurde die Anwendung seit der Freischaltung des Moduls nicht neu gestartet.

Siehe Einstellungen.

Der Zugang im eigenen Netz antwortet nicht

Prüfpunkt Hinweis
Läuft FINN.ghost? der Zugang gehört zur Anwendung
Richtige Adresse samt Port? die Oberfläche zeigt sie an, sie endet auf /mcp
Port belegt? ein anderes Programm auf dem Server kann ihn halten
Firewall auf dem Server? der Port muss im eigenen Netz erreichbar sein
Schlüssel unverändert übernommen? Leerzeichen am Anfang oder Ende sind der Klassiker

Der Zugang von außen kommt nicht zustande

Der häufigste Fall, und fast immer liegt es am vorgeschalteten Webserver.

1. Ist die öffentliche Adresse gesetzt und gespeichert?

Ohne diese Angabe gibt es keine Anmeldeseite. Nach dem Speichern startet die Anwendung neu; danach steht im Protokoll eine Zeile mit der Adresse, die einzutragen ist.

2. Leitet der Webserver die ganze Adresse weiter?

Das ist die Ursache Nummer eins. Der Verbindungsaufbau läuft über mehrere Adressen, nicht nur über /mcp. Wird nur /mcp weitergeleitet, bricht er ohne brauchbare Meldung ab. Es muss der gesamte Adressbereich der Domain an den Port des Zugangs gehen.

3. Ist die Adresse über HTTPS erreichbar?

Eine unverschlüsselte Adresse wird abgelehnt. Das Zertifikat muss gültig und zur Adresse passend sein.

4. Ist die Adresse von außen erreichbar?

Der Assistent verbindet sich aus dem Internet. Eine Adresse, die nur im Firmennetz auflöst, genügt nicht.

5. Wurden Kennung und Geheimnis eingetragen?

Diese Felder bleiben leer. Der Assistent meldet sich selbst an.

Siehe Zugang von außen.

Die Anmeldeseite nimmt das Kennwort nicht

Die Verbindung bricht immer wieder ab

Ursache Erkennbar an
Anwendung wurde neu gestartet der Assistent verbindet sich selbst neu, kurze Verzögerung
lange Pause im Gespräch die Sitzung wird nach 30 Minuten geschlossen und neu geöffnet
90 Tage ohne Nutzung die Verbindung muss im Assistenten erneut bestätigt werden
viele gleichzeitige Verbindungen es sind höchstens 50 möglich

Die ersten beiden Fälle sind normaler Betrieb und brauchen kein Zutun.

Der Assistent findet Daten nicht

Dann ist es meist keine Verbindungsfrage, sondern die Frage selbst — Zeitraum, Belegart oder Nummer fehlen. Siehe Fragen stellen.

Eine Zahl stimmt nicht

Präzisieren statt korrigieren: Bestellt, geliefert oder berechnet? Welcher Zeitraum? Welche Belegarten? Das sind in der SelectLine verschiedene Dinge. Nachfragen, woraus gerechnet wurde, ist der schnellste Weg zur Ursache.

Wenn es dabei bleibt

Wenden Sie sich an den Support und halten Sie bereit:

Weiter

Häufige Fragen

Sicherheit und Betrieb

Häufige Fragen

Gehen unsere Daten dabei irgendwohin?

Der Assistent bekommt genau die Daten, die er für die Antwort abfragt — sie fließen in das Gespräch ein. Wo dieses Gespräch verarbeitet wird, entscheidet der Assistent, den Sie verbinden, nicht FINN.ghost.

Diese Frage gehört vor der Freigabe geklärt, nicht danach — am besten gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten und mit Blick auf die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.

Kann ich einstellen, dass nur gelesen wird?

Nein, es gibt keine abgestuften Rechte. Wer verbunden ist, kann auch schreiben. Die praktikable Trennung führt über die Umgebung: ein Testmandant zum Ausprobieren, den echten Mandanten erst danach. Siehe Grenzen.

Wer hat welche Frage gestellt?

Beim Zugang von außen steht der Name der Verbindung in jeder Protokollzeile. Beim Zugang im eigenen Netz nicht — dort ist nicht unterscheidbar, welcher Arbeitsplatz gefragt hat.

Sieht man in der SelectLine, dass ein Assistent etwas angelegt hat?

Nein, am Datensatz nicht. Es sieht aus wie eine Anlage über die Schnittstelle. Erkennbar ist es nur im Protokoll von FINN.ghost.

Braucht jeder Mitarbeiter einen eigenen Schlüssel?

Es gibt nur einen Schlüssel für die Installation. Mehrere Personen können ihn nutzen; getrennt auswerten lässt sich das nicht.

Muss FINN.ghost dafür ins Internet?

Nur für den Zugang von außen. Im eigenen Netz genügt der Port ohne jede Freigabe nach außen. Siehe Zugang im eigenen Netz.

Warum startet die Anwendung beim Speichern neu?

Port und öffentliche Adresse werden beim Start festgelegt. Der API-Schlüssel bleibt dabei erhalten, laufende Verbindungen melden sich selbst neu an.

Kann der Assistent Bestände buchen?

Nein. Ein- und Auslagern, Umlagern und Inventur laufen über FINN.lager, nicht über diesen Zugang.

Kann er Belege drucken oder versenden?

Nein. Er legt Belege an und ändert sie; Druck und Versand bleiben in der SelectLine.

Kann er einen Beleg löschen?

Ja. Bei einem Beleg, der in der Belegkette schon weitergeführt wurde, ist das selten die richtige Antwort auf einen Fehler — dort gelten dieselben Überlegungen wie in der SelectLine.

Woher kennt er unsere Belegarten?

Er liest die Bezeichnungen Ihres Mandanten. Dass Belegarten je Mandant anders heißen, ist als Regel hinterlegt — nach „Ticket" oder „Service" zu fragen funktioniert deshalb, wenn es diese Belegart bei Ihnen gibt.

Warum ist eine Liste unvollständig?

Große Ergebnisse werden begrenzt; darauf wird hingewiesen. Dann die Frage eingrenzen — Zeitraum, Belegart, Standort. Siehe Fragen stellen.

Kann ich dem Assistenten eigene Auswertungen beibringen?

Die hinterlegten Auswertungsregeln sind Teil der Anwendung. Wenn in Ihrem Haus eine Kennzahl regelmäßig anders gerechnet wird, lohnt das Gespräch mit der DAKO-IT GmbH — solche Regeln lassen sich ergänzen.

Was kostet der Zugang?

FINN.AI MCP ist ein eigenes, lizenzpflichtiges Modul. Auskunft dazu gibt der Vertrieb.

Wie schalte ich ihn wieder ab?

Öffentliche Adresse leeren und speichern — dann ist der Zugang von außen zu. Vollständig abgeschaltet wird er über die Lizenz.

Womit fange ich an?

Testmandant, Zugang im eigenen Netz, drei Fragen, deren Antwort Sie schon kennen. Siehe Erstinbetriebnahme.