Laufender Betrieb
Automatisierung, API-Tokens, Fehlersuche und häufige Fragen.
Automatisierung
Alle Übertragungen laufen zeitgesteuert im Hintergrund. Eingestellt werden sie unter FINN.pipedrive → Zeitsteuerung.
Solange die Verbindung zu Pipedrive nicht hergestellt und die Anwendung nicht neu gestartet wurde, ist die Liste leer.
Siehe Allgemeine Einstellungen.
Die Aufgaben
Gruppiert nach Bereich:
| Bereich | Aufgabe |
|---|---|
| Kontakte | SelectLine-Kontakte exportieren |
| Kontakte | Kontakt-Label erneut exportieren |
| Artikel | SelectLine-Artikel exportieren |
| Artikel | SelectLine-Artikelbilder exportieren |
| Belege | SelectLine-Belege exportieren |
| Aktivitäten | SelectLine-Aktivitäten exportieren |
| Projekte | SelectLine-Projekte exportieren |
| Leads | Pipedrive-Leads importieren |
Die Aufgabe für die Artikelbilder erscheint nur, wenn Produktbilder exportieren eingeschaltet ist.
Siehe Produkte.
Intervall einstellen
Ein Klick auf die Uhrzeit in der Spalte Intervall öffnet die Eingabe.
| Eingabe | Bedeutung |
|---|---|
00:30:00 |
alle 30 Minuten |
04:00:00 |
alle 4 Stunden |
| mit Feste Zeit | täglich zu dieser Uhrzeit |
Von Parallel ausführen ist hier abzuraten. Die Bereiche bauen aufeinander auf: Ein Beleglauf, der gleichzeitig mit dem Kontaktlauf läuft, findet Kontakte noch nicht und legt Deals ohne Organisation an — die anschließend wieder entfernt werden.
Die allgemeinen Regeln der Zeitsteuerung — Warteschlange, Zeitfenster, manueller Start — stehen im Systemhandbuch unter Zeitsteuerung der Module (allgemein).
Eine sinnvolle Reihenfolge
Die Aufgaben laufen der Reihe nach, nicht gleichzeitig. Wer feste Zeiten verwendet, staffelt sie so, dass die Voraussetzungen vorher fertig sind:
| Uhrzeit | Aufgabe | Warum dort |
|---|---|---|
| 00:30 | Kontakte exportieren | Grundlage für alles Weitere |
| 01:30 | Artikel exportieren | Grundlage für die Deal-Positionen |
| 02:30 | Artikelbilder exportieren | teuer, deshalb nachts |
| 03:30 | Belege exportieren | braucht Kontakte und Artikel |
| 04:30 | Projekte exportieren | braucht die Belege |
| 05:00 | Aktivitäten exportieren | braucht die Deals für die Zuordnung |
| tagsüber | Leads importieren | sparsam, darf häufig laufen |
Das ist ein Vorschlag für einen mittleren Datenbestand, nicht eine Vorgabe. Der Grundsatz zählt: erst Kontakte, dann Artikel, dann Belege — und alles Teure in die Nacht.
Was ein Lauf überträgt
Jeder Bereich merkt sich, wann er zuletzt gelaufen ist, und nimmt beim nächsten Mal nur die seither geänderten Datensätze.
Deshalb ist der erste Lauf der teuerste und die folgenden sind schnell.
Siehe API-Tokens.
Wenn eine Aufgabe abbricht
Ohne abgeschlossene Grundeinrichtung des jeweiligen Bereichs bricht die Aufgabe ab — es fehlt die Zuordnung, mit der sie arbeiten müsste. Im Protokoll steht, welche.
Siehe Wenn etwas nicht ankommt.
Nächster Schritt
API-Tokens
Pipedrive begrenzt nicht die Zahl der Zugriffe, sondern deren Gewicht: Jeder Zugriff kostet eine bestimmte Zahl von Tokens, und je Tag steht ein festes Kontingent zur Verfügung. Diese Seite sagt, wie groß es ist und was die Übertragungen davon verbrauchen.
Das ist die Rechnung, die vor dem Festlegen der Intervalle gehört. Wer sie einmal aufstellt, vermeidet den häufigsten Betriebsfehler: Übertragungen, die mittags stehen, weil das Kontingent aufgebraucht ist.
Das Tageskontingent
Es ergibt sich aus Abo und Anzahl der Nutzer:
| Abo | Tokens je Nutzer und Tag |
|---|---|
| Light | 30.000 |
| Growth | 60.000 |
| Premium | 150.000 |
| Ultimate | 210.000 |
Bei fünf Nutzern im Abo Growth sind das also 300.000 Tokens am Tag.
Die Schnittstelle hält 100 Tokens als Reserve zurück und bricht ab, bevor das Kontingent vollständig aufgebraucht ist. Das ist Absicht: Sonst könnte auch der Aufruf der Einstellungen nicht mehr funktionieren.
Die tatsächlich verbleibende Zahl liest die Schnittstelle bei jedem Zugriff aus der Antwort von Pipedrive mit — der Zähler richtet sich also selbst, falls parallel noch etwas anderes auf dasselbe Konto zugreift. Zurückgesetzt wird er beim Datumswechsel.
Was die Läufe kosten
Je Lauf fällt ein Grundbetrag an, dazu ein Betrag je Datensatz:
| Aufgabe | Grundbetrag | je Datensatz |
|---|---|---|
| Kontakte exportieren | 92 | bis 25 |
| Kontakt-Label erneut exportieren | 72 | bis 5 |
| Artikel exportieren | 32 | bis 15 |
| Artikelbilder exportieren | 32 | bis 30 |
| Belege exportieren | 92 + 10 je Belegtyp | ab 33 |
| Aktivitäten exportieren | 52 | bis 5 |
| Projekte exportieren | 132 + 10 je Belegtyp + 10 je Board | 5 |
| Leads importieren | 22 | 0 |
Der Grundbetrag fällt auch dann an, wenn es nichts zu übertragen gibt — er entsteht aus den Abfragen, mit denen der Lauf sich den Stand in Pipedrive holt. Deshalb kostet ein Intervall von fünf Minuten selbst bei völliger Ruhe Tokens.
Eine Beispielrechnung
Abo Growth, 3 Nutzer, also 180.000 Tokens am Tag. Am Tag ändern sich 50 Kontakte, 200 Artikel, 80 Belege und 100 Journale. Vier Belegtypen sind zugeordnet.
| Aufgabe | Intervall | Rechnung | Tokens |
|---|---|---|---|
| Kontakte | 4× am Tag | 4 × 92 + 50 × 25 | 1.618 |
| Artikel | 4× am Tag | 4 × 32 + 200 × 15 | 3.128 |
| Belege | 8× am Tag | 8 × 132 + 80 × 33 | 3.696 |
| Aktivitäten | 8× am Tag | 8 × 52 + 100 × 5 | 916 |
| Leads | alle 15 min | 96 × 22 | 2.112 |
| Summe | 11.470 |
Das Kontingent ist damit weit unterschritten — im laufenden Betrieb ist es selten das Problem. Eng wird es bei der Erstbefüllung und bei den Bildern.
Die zwei teuren Fälle
Erstbefüllung
Beim ersten Lauf wird jeder Datensatz angelegt, nicht nur die geänderten.
| Bestand | Rechnung | Tokens |
|---|---|---|
| 5.000 Kontakte | 5.000 × 25 | 125.000 |
| 10.000 Artikel | 10.000 × 15 | 150.000 |
| 10.000 Artikelbilder | 10.000 × 30 | 300.000 |
Ein Sortiment dieser Größe passt nicht in ein Tageskontingent. Die Erstbefüllung läuft dann über mehrere Tage: Die Schnittstelle bricht ab, wenn die Tokens aufgebraucht sind, und macht am nächsten Tag weiter. Das ist kein Fehler — es gehört aber vorher gesagt, damit niemand am zweiten Tag ein leeres Pipedrive für einen Defekt hält.
Artikelbilder
Mit bis zu 30 Tokens ist ein Bild der teuerste Einzelvorgang.
Bei großen Sortimenten gehört diese Aufgabe auf eine feste Zeit in der Nacht — und die Frage gestellt, ob die Bilder im CRM überhaupt gebraucht werden.
Den Verbrauch beobachten
Über Pipedrive-API-Logs anzeigen in den allgemeinen Einstellungen schreibt jeder Zugriff eine Zeile ins Protokoll: wie viele Tokens er gekostet hat und wie viele heute bleiben.
Nur zur Beobachtung einschalten, nicht dauerhaft — sonst besteht das Protokoll aus nichts anderem mehr.
Siehe Allgemeine Einstellungen und Log Informationen im Systemhandbuch.
Wenn die Tokens aufgebraucht sind
Im Protokoll steht: API-Request-Tokens für heute aufgebraucht!
| Abhilfe | |
|---|---|
| Intervalle verlängern | weniger Grundbeträge am Tag |
| Bilder auf eine feste Zeit legen | verteilt die Last |
| Aufrufe der Einstellungen sparen | jeder kostet Tokens |
| Abo oder Nutzerzahl prüfen | stimmt die Angabe im Feld Pipedrive-Abo? |
Ist im Feld Pipedrive-Abo ein höheres Modell eingetragen als das tatsächlich abonnierte, rechnet die Schnittstelle mit einem Kontingent, das es nicht gibt — dann bricht Pipedrive ab, bevor die Reserve greift.
Nächster Schritt
Wenn etwas nicht ankommt
Die Fehlersuche läuft immer gleich: Steht die Verbindung? Läuft die Aufgabe? Ist die Grundeinrichtung des Bereichs vollständig? Und was steht im Protokoll?
Die Reihenfolge
| Prüfung | Wo |
|---|---|
| Sind Abo, Firmendomain und Token eingetragen? | Allgemeine Einstellungen |
| Wurde nach dem Eintragen neu gestartet? | dort, Schaltfläche Neustarten |
| Zeigt die Zeitsteuerung überhaupt Aufgaben? | Automatisierung |
| Hat die Aufgabe ein Intervall? | dieselbe Ansicht |
| Was steht im Protokoll? | Log Informationen |
Eine leere Zeitsteuerung heißt fast immer: Die Verbindung ist eingetragen, aber der Neustart fehlt. Die Aufgaben werden erst beim Start der Anwendung eingerichtet.
Die Zeitsteuerung ist leer
| Ursache | Abhilfe |
|---|---|
| Abo, Firmendomain oder Token fehlt | eintragen |
| kein Neustart nach dem Eintragen | Neustarten |
| Modul nicht lizenziert | dann fehlt schon der Menüpunkt |
Eine Aufgabe läuft, überträgt aber nichts
| Bereich | Was fehlt üblicherweise |
|---|---|
| Kontakte | das Stammdaten-Mapping für die CRM-ID — für Organisationen und Personen |
| Produkte | das Ziel für die Artikelnummer |
| Belege | eine aktivierte Pipeline oder ein Belegtyp-Mapping |
| Projekte | das Extrafeld für die Projektnummer oder ein aktiviertes Board |
| Aktivitäten | ein Aktivitätstyp-Mapping für die betroffene Kontaktart |
| Leads | eine ausgewählte Lead-Quelle |
Im Protokoll steht in diesen Fällen eine Meldung mit dem Namen des Bereichs und dem fehlenden Teil — etwa dass keine Zuordnung für die SelectLine-CRM-ID vorhanden ist.
Ein Datensatz wurde doppelt angelegt
Die Ursache ist fast immer das Wiedererkennungsfeld: Es war beim ersten Lauf noch nicht eingerichtet, wurde später geändert oder in Pipedrive von Hand geleert. Ohne den Wert darin gilt der Datensatz als neu.
| Prüfung | |
|---|---|
| Steht die CRM-ID am Kontakt in Pipedrive? | an einem Beispiel ansehen |
| Zeigt das Mapping noch auf dasselbe Extrafeld? | in den Einstellungen |
| Wurde das Extrafeld in Pipedrive umgebaut? | in Pipedrive prüfen |
Bereits entstandene Dubletten räumt die Schnittstelle nicht auf — das geschieht in Pipedrive von Hand. Vorher das Mapping richtigstellen, sonst entstehen beim nächsten Lauf neue.
Siehe Zuordnung und Extrafelder.
Ein Extrafeld erscheint nicht zur Auswahl
| Ursache | Abhilfe |
|---|---|
| falscher Datentyp in Pipedrive | Feld mit passendem Typ anlegen |
| Feld erst nach dem Aufruf angelegt | Einstellungen neu laden |
Die Angaben aus Pipedrive werden beim Aufruf der Einstellungen einmalig geholt, nicht laufend. Wer parallel in Pipedrive ein Feld anlegt, sieht es erst nach dem Neuladen.
Kontakte sind in Pipedrive verschwunden
Prüfen, ob deren Kunden- oder Lieferantengruppe im Kontaktgruppen-Handling ausgeschlossen ist. Ausgeschlossene Kontakte werden in Pipedrive nicht übersprungen, sondern gelöscht.
Siehe Kontakte.
Ein Deal ist verschwunden
Zwei Fälle sind vorgesehen und kein Fehler:
| Fall | Warum |
|---|---|
| der Beleg wurde in einen Folgebeleg übergeben | der Deal des Vorgängerbelegs wird gelöscht |
| der Kontakt des Deals ist nicht mehr vorhanden | Deals ohne Kontakt werden entfernt |
Mit dem Deal verschwinden auch die Notizen und Aktivitäten, die in Pipedrive daran hingen.
Siehe Belege.
Ein Kunde hat plötzlich das falsche Label
Das ist in der Regel das Lead-Handling: Hat ein Kunde innerhalb des eingestellten Zeitraums nicht bestellt, ersetzt das Lead-Label das Label des Adresstyps. Wer das nicht will, schaltet das Lead-Handling ab oder verlängert die Zeiträume.
Nach einer Änderung der Label-Einstellungen genügt die Aufgabe Kontakt-Label erneut exportieren — ein vollständiger Kontaktlauf ist dafür nicht nötig.
Umsätze oder Bestelldaten bleiben leer
Fast immer fehlt in der Beleg-Synchronisation der Belegtyp für akzeptierte Bestellungen. Ohne ihn bleiben Umsätze, Bestellanzahl, Erst- und Letztbestelldatum, Bestellhistorie und Lead-Handling ohne Ergebnis.
Siehe Belege.
Es kommt die Meldung, die Tokens seien aufgebraucht
Dann ist das Tageskontingent von Pipedrive erschöpft. Siehe API-Tokens.
Änderungen aus Pipedrive kommen nicht in die SelectLine
Das ist kein Fehler: Die Schnittstelle überträgt von der SelectLine nach Pipedrive. Die einzige Ausnahme sind Leads.
Siehe Leistungsbeschreibung und Leads.
Was der Support braucht
- das Protokoll als ZIP-Datei,
- den Namen des betroffenen Bereichs und der Aufgabe,
- ein Beispiel: welcher Datensatz in der SelectLine, was in Pipedrive erwartet wurde.
Für die Fehlersuche hilft es, vorher einmal den Debug-Modus und die API-Logs einzuschalten und die Aufgabe von Hand zu starten — dann steht im Protokoll der vollständige Ablauf.
Nächster Schritt
Häufige Fragen
In welche Richtung läuft die Übertragung?
Von der SelectLine nach Pipedrive. Die einzige Ausnahme sind Leads, die umgekehrt in der SelectLine zum Beleg werden. Siehe Leistungsbeschreibung.
Was passiert mit Änderungen, die wir in Pipedrive machen?
Steht das Feld in einem Mapping, wird die Änderung beim nächsten Lauf überschrieben. Wer in Pipedrive eigene Angaben pflegen will, nutzt dafür Felder, die in keinem Mapping stehen.
Warum erscheinen unsere Extrafelder nicht zur Auswahl?
Weil ihr Datentyp nicht passt oder die Einstellungen seit dem Anlegen nicht neu geladen wurden. Die Angaben aus Pipedrive werden beim Aufruf einmalig geholt. Siehe Zuordnung und Extrafelder.
Welchen Datentyp braucht ein Extrafeld?
Text für Nummern und Bezeichnungen, Datum für Datumsangaben, Geldbetrag für Umsätze, Einzeloption für den Artikelstatus, Mehrfachoption für die Bestellhistorie. Siehe Zuordnung und Extrafelder.
Legt die Schnittstelle die Extrafelder an?
Nein. Sie werden in Pipedrive angelegt und hier nur ausgewählt.
Die Zeitsteuerung ist leer — was fehlt?
Der Neustart nach dem Eintragen von Abo, Firmendomain und Token. Siehe Allgemeine Einstellungen.
Warum sollten wir einen eigenen Pipedrive-Benutzer anlegen?
Weil alle übertragenen Datensätze diesen Benutzer als Besitzer bekommen und die Übertragung steht, wenn er deaktiviert wird. Siehe Allgemeine Einstellungen.
Womit fangen wir bei der Einrichtung an?
Mit den Kontakten. Belege setzen Kontakte und Produkte voraus. Siehe Erstinbetriebnahme.
Warum bleiben die Umsätze am Kontakt leer?
Weil in der Beleg-Synchronisation kein Belegtyp als akzeptierte Bestellung hinterlegt ist. Siehe Belege.
Stimmt der Umsatz in Pipedrive mit der Summe der Deals überein?
Nein. Gerechnet wird aus den Rechnungs- und Gutschriftbelegen der SelectLine. Deals, die nur in Pipedrive existieren, gehen nicht ein. Siehe Kontakte.
Ein Kunde ist plötzlich als Lead gekennzeichnet.
Das Lead-Handling ersetzt das Label des Adresstyps, wenn im eingestellten Zeitraum keine Bestellung liegt. Siehe Kontakte.
Wir haben die Label geändert — muss alles neu übertragen werden?
Nein, dafür gibt es die Aufgabe Kontakt-Label erneut exportieren. Siehe Automatisierung.
Warum verschwindet der Deal, wenn aus dem Angebot ein Auftrag wird?
Weil je Vorgang nur ein Deal stehen soll. Der Deal des Vorgängerbelegs wird gelöscht — mit allem, was in Pipedrive daran hing. Siehe Belege.
Können wir Kontakte von der Übertragung ausnehmen?
Ja, über Kunden- und Lieferantengruppen. Aber: Bereits übertragene Kontakte dieser Gruppen werden in Pipedrive gelöscht. Siehe Kontakte.
Können mehrere Preise je Artikel übertragen werden?
Derzeit nicht — es wird genau ein Preis übertragen. Siehe Leistungsbeschreibung.
Warum sind in Pipedrive auch inaktive Artikel auswählbar?
Weil das eigene Status-Extrafeld verwendet wird. Dann übernimmt das Statusfeld die Kennzeichnung, und die Sperre von Pipedrive wird nicht mehr genutzt. Siehe Produkte.
Wie oft sollten die Aufgaben laufen?
So oft, wie das Tageskontingent an API-Tokens es zulässt — teure Läufe wie die Bilder auf eine feste Zeit in der Nacht. Siehe API-Tokens und Automatisierung.
Die Erstbefüllung bricht ab. Ist das ein Fehler?
Nein, wenn die Meldung lautet, die Tokens seien aufgebraucht. Der Lauf macht am nächsten Tag weiter. Siehe API-Tokens.
Dürfen die Aufgaben parallel laufen?
Besser nicht. Die Bereiche bauen aufeinander auf; ein Beleglauf ohne fertige Kontakte legt Deals an, die anschließend wieder entfernt werden. Siehe Automatisierung.
Gibt es ein Rückgängig?
Nein. Was übertragen ist, wird in Pipedrive korrigiert oder beim nächsten Lauf überschrieben. Siehe Wenn etwas nicht ankommt.
Wo sehen wir, was passiert ist?
Im Protokoll unter Log. Für die Fehlersuche lassen sich Debug-Modus und API-Logs einschalten. Siehe Allgemeine Einstellungen.