FINN.GMI Handbuch

• Überblick
• Einrichtung
• Vorbereitung in der SelectLine
• Zugang zum Portal
• Belegzuordnung
• Archivierung
• Archivierung in docuvita einrichten
• Schlagworte im Portal
• Erstinbetriebnahme
• Der Ablauf
• Was bei einem Lauf passiert
• Rechnung mit Vorgängerbeleg
• Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage
• Rechnung ohne Bezug
• Von der Inbox in die Eingangsrechnung
• Laufender Betrieb
• Zeitplan
• Wenn eine Rechnung nicht ankommt
• Häufige Fragen

Überblick

FINN.GMI holt Eingangsrechnungen aus dem Portal GetMyInvoices und macht daraus Belege in der SelectLine. Wer Rechnungen bisher ausgedruckt, abgeheftet und von Hand erfasst hat, erfasst sie damit nur noch dort, wo es Entscheidungen braucht.

Der Ablauf in einem Satz

Jede Rechnung landet zuerst in einem Inbox-Beleg. Von dort wird sie in die Eingangsrechnung übergeben — sofort, wenn sie geprüft ist, oder erst nach Nachbearbeitung.

Die Zwischenstufe ist der Kern der Sache: Sie trennt importiert von geprüft. Was noch jemand ansehen muss, bleibt in der Inbox liegen und stört die Buchhaltung nicht.

Was die Zuordnung möglich macht

FINN.ghost erkennt nicht am Rechnungsbild, wohin eine Rechnung gehört. Die Zuordnung kommt aus Schlagworten, die im Portal an der Rechnung oder direkt am Lieferanten hängen:

Schlagwort	Bedeutung
OK	geprüft — darf bis in die Eingangsrechnung durchlaufen
ZB	zu bearbeiten — bleibt im Inbox-Beleg liegen
LNR…	zu welchem Lieferanten der SelectLine die Rechnung gehört
ANR…	welcher Artikel verwendet wird, wenn es keinen Bezug gibt
KNR…	welcher Artikel eine Betragsabweichung ausgleicht

Hängen die Schlagworte am Lieferanten im Portal, erbt jede neue Rechnung dieses Lieferanten sie automatisch. Bei Lieferanten, deren Rechnungen selten Rückfragen auslösen, ist danach kein Handanlegen mehr nötig.

Alles zu den Schlagworten steht unter Schlagworte im Portal.

Die drei Ausgangslagen

Womit eine Rechnung verknüpft wird, hängt davon ab, was das Portal mitliefert:

Ausgangslage	Was FINN.ghost tut
Bestellnummer gefüllt, Vorgängerbeleg vorhanden	übergibt den Vorgängerbeleg — etwa den Wareneingang — in die Inbox
Bestellnummer gefüllt, Vorlage vorhanden	kopiert die Vorlage, etwa einen Lieferantenvertrag
Bestellnummer leer	legt einen Beleg mit dem Artikel aus dem Schlagwort ANR an

Der ideale Fall ist der erste: Dann steht der Rechnung eine Bestellung oder ein Wareneingang gegenüber, und die Beträge lassen sich vergleichen. Siehe Rechnung mit Vorgängerbeleg.

Was mit dem PDF passiert

Die Rechnung selbst wird mit abgelegt — als Journal am Beleg, im Archiv der SelectLine oder über docuvita. Welcher Weg der richtige ist, entscheidet sich bei der Einrichtung, siehe Archivierung.

In allen drei Fällen ist die Rechnung später am Beleg auffindbar. Der Unterschied liegt darin, wo sie gespeichert wird und ob sie in der Archivverwaltung der SelectLine erscheint.

Was im Portal bleibt

• Rechnungen einsammeln — aus Postfächern, Portalen, per Upload
• Rechnungen auslesen — Betrag, Datum, Rechnungsnummer, Bestellnummer
• Schlagworte setzen, damit die Zuordnung möglich ist

FINN.ghost liest die Daten so, wie sie im Portal stehen. Erkennt das Portal einen Betrag falsch, wird der falsche Betrag übernommen — nicht aber unbemerkt gebucht: Ein Betrag, der nicht zum Vorgängerbeleg passt, hält den Beleg in der Inbox zurück.

Was in der SelectLine bleibt

Prüfen, kontieren, buchen und zahlen. FINN.ghost erzeugt die Belege; die kaufmännische Verantwortung bleibt dort, wo sie hingehört.

Noch kein Konto bei GetMyInvoices?

Für den Einstieg gibt es zwei Angebote:

• 14 Tage kostenlos testen — Registrierung über den Partnerzugang der DAKO-IT GmbH.
• Kostenlosen Einrichtungstermin buchen — eine Einweisung durch einen GetMyInvoices-Experten.

Beides betrifft das Portal selbst, nicht die Schnittstelle. Die Einrichtung von FINN.GMI in der SelectLine begleitet die DAKO-IT GmbH.

Aufbau dieses Handbuchs

Kapitel	Inhalt
Einrichtung	Belegarten, Zugang, Zuordnung, Archivierung, Schlagworte
Der Ablauf	was bei einem Lauf passiert, die drei Ausgangslagen, die Übergabe
Laufender Betrieb	Zeitplan, Fehlersuche, häufige Fragen

Wer die Schnittstelle neu einrichtet, arbeitet das Kapitel Einrichtung von vorne nach hinten durch und folgt dann der Erstinbetriebnahme.

Einrichtung

Vorbereitung in der SelectLine

Bevor die Schnittstelle etwas tun kann, brauchen sie in der SelectLine ihre Belegarten. Das ist der Teil der Einrichtung, der mit der Buchhaltung abgestimmt sein sollte.

Die Inbox-Belegart

Die wichtigste Vorarbeit: eine eigene Belegart als Eingangskorb. Jede Rechnung landet zuerst dort und wird erst von dort in die Eingangsrechnung übergeben.

Warum eine eigene Belegart und nicht direkt die Eingangsrechnung? Weil eine importierte Rechnung noch keine geprüfte Rechnung ist. Der Inbox-Beleg ist der Ort, an dem eine Rechnung liegen darf, ohne dass sie in der Buchhaltung auftaucht.

Anzulegen ist sie wie eine normale Belegart im Einkauf.

Die Schnittstelle bietet in ihren Einstellungen nur Belegarten des Einkaufs zur Auswahl an. Eine im Verkauf angelegte Belegart erscheint dort nicht.

Die Eingangsrechnung

Die Belegart, in die geprüfte Rechnungen übergeben werden. In der Regel ist das die vorhandene Eingangsrechnung des Mandanten — hier ist nichts Neues anzulegen.

Optional: die Vorgängerbelegart

Damit Rechnungen mit ihrem Vorgang verknüpft werden können, braucht die Schnittstelle die Belegart, in der der Vorgang steht. Üblich sind Bestellung oder Wareneingang.

Das ist der Fall, in dem die Schnittstelle am meisten leistet: Sie übergibt den vorhandenen Wareneingang in die Inbox, sodass Positionen, Konten und Beträge schon stehen — und vergleicht den Bruttobetrag der Rechnung mit dem des Vorgängers.

Siehe Rechnung mit Vorgängerbeleg.

Optional: die Vorlagebelegart

Für wiederkehrende Rechnungen — Telefon, Internet, Wartung, Miete — lohnt eine eigene Belegart als Vorlage. Man legt den Beleg einmal vollständig an; bei jeder neuen Rechnung dieses Lieferanten wird er kopiert.

Häufig heißt diese Belegart im Mandanten Lieferantenvertrag. Sie wird nie abgeschlossen — sie ist eine Schablone, kein Vorgang.

Siehe Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage.

Welche Felder die Schnittstelle nutzt

Damit später nichts überrascht: Die Schnittstelle schreibt in einige Belegfelder mit.

Feld	Wofür
Lieferantenbelegnummer	die Rechnungsnummer aus dem Portal
Belegdatum	das Rechnungsdatum
Ihr Auftrag vom	das jeweils andere der beiden Daten
Unser Zeichen	bei Vorlagen die Belegnummer der Vorlage
Freier Text 1	Bemerkung aus dem Portal und Statushinweise
Freier Text 2	die Kennung der Rechnung im Portal

Wird eines dieser Felder im Mandanten schon anders benutzt, muss das vor der Einrichtung geklärt werden. Besonders Freier Text 1 und Freier Text 2 sind betroffen: Dort führt die Schnittstelle Buch darüber, welche Rechnung bereits übergeben wurde und zu welchem Portaldokument ein Beleg gehört.

Welches Feld die Statushinweise aufnimmt, lässt sich abweichend festlegen — dafür bitte den Support ansprechen.

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Zugang zum Portal

Zugang zum Portal

FINN.ghost meldet sich am Portal mit einem API-Schlüssel an. Er wird im Portal erzeugt und in den Einstellungen von FINN.ghost hinterlegt.

Den Schlüssel im Portal erzeugen

1. Im Portal von GetMyInvoices anmelden.
2. Oben rechts im Menü den Bereich für den API-Zugriff öffnen.
3. Über die Schaltfläche mit dem Plus einen neuen Schlüssel anlegen.
4. Als Berechtigung Vollzugriff wählen.
5. Den Schlüssel kopieren.

Ohne Vollzugriff scheitert der Ablauf mitten drin: Die Schnittstelle darf Rechnungen dann zwar lesen, aber nicht als erledigt kennzeichnen. Die Folge wären Rechnungen, die bei jedem Lauf erneut importiert werden.

In FINN.ghost eintragen

Unter FINN.GMI → Einstellungen im Bereich Zugang:

Feld	Inhalt
AccessToken	der kopierte Schlüssel aus dem Portal
ID	die Kennung Ihres Portalkontos, beginnt mit G-

Die ID dient der Kennzeichnung der Zugriffe. Sie steht im Portal bei den Kontodaten.

Der Schlüssel ist ein Zugang zu allen Rechnungen Ihres Portalkontos. Er gehört behandelt wie ein Kennwort — nicht per E-Mail versenden und nicht in einem Ticket hinterlegen.

Was FINN.ghost aus dem Portal holt

Bei jedem Lauf werden die Rechnungen abgefragt, die

• vom Typ Eingangsrechnung sind,
• im Portal nicht archiviert sind,
• das Schlagwort OK oder ZB tragen,
• und seit dem letzten Lauf neu oder geändert sind.

Alles andere bleibt unangetastet. Eine Rechnung ohne diese Schlagworte wird nicht abgeholt — auch nicht später, bis sie eines bekommt.

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Belegzuordnung

Belegzuordnung

Hier wird festgelegt, welche Belegarten die Schnittstelle verwendet. Das ist die eigentliche Einrichtungsarbeit — alles andere folgt daraus.

Zu finden unter FINN.GMI → Einstellungen im Bereich Beleg Zuordnung.

Die vier Belegarten

Einstellung	Bedeutung
Belegtyp Inbox	Hier landet jede Rechnung zuerst. Pflichtangabe.
Belegtyp Eingangsrechnung	Dorthin wird übergeben, wenn die Rechnung geprüft ist. Pflichtangabe.
Belegtyp Vorgänger	Wo nach einem Vorgang gesucht wird — Bestellung oder Wareneingang. Optional.
Belegtyp Vorlage	Wo nach einer Schablone gesucht wird — der Lieferantenvertrag. Optional.

Vorgänger und Vorlage lassen sich einzeln leer lassen. Ohne Vorgängerbelegart entfällt der Abgleich mit Bestellungen; ohne Vorlagebelegart entfällt die Kopiervorlage für wiederkehrende Rechnungen. Beides zusammen leer bedeutet: Jede Rechnung wird als neuer Beleg mit dem Artikel aus dem Schlagwort ANR angelegt.

Zur Auswahl stehen nur Belegarten des Einkaufs. Siehe Vorbereitung in der SelectLine.

Zwei Schalter dazu

Bearbeitungsstatus der Eingangsrechnung offen lassen

Legt fest, ob die erzeugte Eingangsrechnung als offen gilt oder gleich weiter im Status läuft.

Wer nach dem Import noch einmal draufschauen will, lässt sie offen. Wer den Import als abschließenden Schritt versteht, nicht. Das ist eine Frage des Ablaufs in Ihrem Haus, nicht eine technische.

Rechnungsdatum in das Feld Ihr Auftrag vom

Vertauscht, in welches Feld das Rechnungsdatum aus dem Portal geschrieben wird und in welches das Datum des Imports:

Schalter	Belegdatum	Ihr Auftrag vom
aus	Rechnungsdatum	Datum des Imports
ein	Datum des Imports	Rechnungsdatum

Diese Wahl wirkt auf die Buchhaltung: Sie entscheidet, mit welchem Datum der Beleg in der SelectLine erscheint. Sie gehört mit der Buchhaltung abgestimmt und danach nicht mehr geändert — sonst liegen alte und neue Belege auf verschiedenen Datumslogiken.

Was die Schnittstelle nicht entscheidet

Kontierung, Steuerschlüssel und Sachkonten kommen aus dem Vorgängerbeleg, aus der Vorlage oder vom Artikel — nicht aus dem Portal.

Daraus folgt die praktische Empfehlung: Je besser Vorgänger und Vorlagen gepflegt sind, desto weniger bleibt am Inbox-Beleg zu tun. Ein Lieferantenvertrag mit korrekten Konten spart bei jeder monatlichen Rechnung Handarbeit.

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Archivierung

Archivierung

Die Rechnung selbst — das PDF — wird zusammen mit dem Beleg abgelegt. Drei Wege stehen zur Wahl. Sie unterscheiden sich darin, wo die Datei landet und wie sie später gefunden wird.

Journal

Die Rechnung wird als Journaleintrag am Inbox-Beleg abgelegt. Der einfachste Weg: keine Pfade, keine Zusatzsoftware.

Der Journaleintrag trägt die Rechnungsnummer als Bezeichnung und einen Verweis auf die Rechnung im Portal. Ob die Datei selbst mit angehängt wird, ist über Datei ablegen einstellbar.

Ohne angehängte Datei bleibt der Journaleintrag mit dem Portalverweis — man landet mit einem Klick bei der Rechnung im Portal, hat sie aber nicht in der SelectLine liegen. Das hält den Mandanten klein, macht die Rechnung aber vom Portal abhängig.

Archiv

Die Rechnung wird in der Archivverwaltung der SelectLine abgelegt und ist dort wie jedes andere archivierte Dokument auffindbar.

Dafür ist der Netzwerkpfad zum SYSTEM-Ordner der SelectLine-Installation einzutragen.

Der Pfad muss vom Server aus erreichbar und beschreibbar sein, auf dem FINN.ghost läuft. Fehlt er, wird nichts abgelegt — der Beleg entsteht trotzdem, nur ohne Rechnung daran.

Zusätzlich gibt es hier die Einstellung DatevExport: Damit wird der Archiveintrag beim Übergeben mit an die Eingangsrechnung gehängt, sodass er in der Übergabe an DATEV mitgeht.

Ohne diese Einstellung hängt die Rechnung nur am Inbox-Beleg. In der Eingangsrechnung — dem Beleg, der in die Buchhaltung geht — fehlt sie dann.

docuvita

Die Rechnung wird an docuvita übergeben und ist von dort aus im Archiv der SelectLine einsehbar. Einzutragen ist der Netzwerkpfad zum Importordner von docuvita.

FINN.ghost legt dort zwei Dateien ab: die Rechnung und eine Beschreibungsdatei mit Belegart, Belegnummer, Lieferant, Betrag, Datum und den Sachkonten der Positionen.

Dieser Weg braucht eine eigene Einrichtung auf der docuvita-Seite — Lizenzen für docuvita und dessen Importmodul, einen Importbenutzer, eine Importstrecke und ein Skript, das den Archiveintrag in der SelectLine erzeugt. Das ist ein Projekt für die IT, nicht eine Einstellung.

Die vollständige Anleitung dazu steht unter Archivierung in docuvita einrichten.

Übergeben werden nur PDF-Dateien. Eine Rechnung, die im Portal als Bilddatei vorliegt, wird bei diesem Weg übersprungen und im Protokoll vermerkt.

Eine Einstellung für alle drei Wege

Datei erst in Eingangsrechnung ablegen verschiebt den Zeitpunkt: Die Rechnung wird dann nicht am Inbox-Beleg abgelegt, sondern erst an der Eingangsrechnung.

Sinnvoll, wenn der Inbox-Beleg als reiner Durchlauf verstanden wird und im Archiv nur der Beleg erscheinen soll, der auch gebucht wird. Nachteil: Solange eine Rechnung in der Inbox liegt, ist das PDF nicht am Beleg — für die Nachbearbeitung muss man ins Portal.

Welcher Weg für wen

Weg	Passt, wenn
Journal	schnell starten, keine Archivverwaltung im Einsatz
Archiv	die Archivverwaltung der SelectLine genutzt wird, Übergabe an DATEV gewünscht
docuvita	docuvita bereits im Haus ist und dort archiviert wird

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Archivierung in docuvita einrichten — oder direkt weiter zu den Schlagworten im Portal.

Archivierung in docuvita einrichten

Diese Seite beschreibt die Einrichtung des Archivierungswegs über docuvita. Sie ist technischer als der übrige Teil des Handbuchs — die Schritte gehören in die Hände der IT oder des Systembetreuers.

Benötigt werden Lizenzen für FINN.ghost, docuvita und den docuvita.Autoprofiler. Ohne den Autoprofiler ist dieser Weg nicht möglich.

Wer nur eine einfache Ablage der Rechnung braucht, ist mit Journal oder Archiv besser bedient. Siehe Archivierung.

Voraussetzungen

Auf dem Server, auf dem der docuvita.Autoprofiler läuft, muss ein MSSQL-ODBC-Treiber installiert sein. Für weitergehende Anpassungen kann zusätzlich ein PostgreSQL-ODBC-Treiber nötig sein.

Die Arbeitsschritte im Überblick

1. Importstrecke in den docuvita.Autoprofiler laden und anpassen
2. Ordner für die Ablage anlegen und in FINN.ghost hinterlegen
3. Ordner für die Verknüpfung von docuvita und SelectLine anlegen
4. Importbenutzer in docuvita einrichten
5. Objekttyp-Definitionen in docuvita heraussuchen
6. Skript zur Erstellung des Archiveintrags in der SelectLine einrichten

1. Importstrecke laden und anpassen

Die vorbereitete Konfiguration steht als Anhang bereit: GMI.cfg.

Im docuvita.Autoprofiler in den Reiter Autoprofiler wechseln, unten im Fenster auf den Pfeil nach links klicken, die heruntergeladene Datei auswählen und öffnen. Damit liegt die Basiskonfiguration im Autoprofiler und muss noch angepasst werden.

Reiter Eigenschaften

Benutzername und Passwort auf die Werte des Importbenutzers setzen, den Sie in Schritt 4 anlegen.

Reiter Konfigurationswerte

Hier werden die Werte an Ihre Installation von FINN.ghost, docuvita und SelectLine angepasst.

Schlüssel	Was einzutragen ist
Belegbezeichnung	der Name des Belegobjekttyps, häufig BELEG statt LIEFERANTENBELEG_DAKOIT
IMPORTFOLDER	der Basispfad der Ablage — nicht der Unterordner in
POSTIMPORTSKRIPT	der Ablagepfad des Skripts aus Schritt 6
CSVFOLDER	der Basispfad aus Schritt 3
CONNECTIONSL	der Verbindungsstring zur SelectLine-Datenbank

Beim IMPORTFOLDER weichen die beiden Seiten bewusst ab: Legt FINN.ghost die Dateien unter D:\dvImport\GetMyInvoices\in ab, lautet der Wert im Autoprofiler D:\dvImport\GetMyInvoices — also ohne in. Der Autoprofiler ergänzt seine Unterordner selbst.

Für beide Verbindungsstrings sind in der Konfiguration Beispiele hinterlegt.

2. Ablageordner anlegen und in FINN.ghost hinterlegen

Im Ordner, in dem die Rechnungen abgelegt werden, müssen vier Unterordner existieren:

Unterordner	Zweck
in	hier legt FINN.ghost die Dateien ab
error	fehlgeschlagene Verarbeitungen
log	Protokolle des Autoprofilers
target	verarbeitete Dateien

FINN.ghost schreibt in den Unterordner in, zum Beispiel C:\GMI\GMI\in. Genau dieser Pfad wird in den Einstellungen von FINN.ghost hinterlegt.

Siehe Archivierung.

Fehlt einer der vier Unterordner, arbeitet der Autoprofiler nicht. Er legt sie nicht selbst an.

3. Ordner für die Verknüpfung mit der SelectLine

Das Skript aus Schritt 6 erzeugt CSV-Dateien und braucht denselben Ordneraufbau. Also einen weiteren Ordner — etwa C:\GMI\SL — mit den Unterordnern in, error, log und target.

Für das Skript selbst empfiehlt sich eine Ablage daneben, etwa C:\GMI\GMI\CreateCSVForSL.cs.

4. Importbenutzer in docuvita einrichten

Um einen Importbenutzer anlegen zu können, brauchen Sie ein Konto, das Mitglied der Rechtegruppe Importadmingruppe ist.

In docuvita anmelden, in den Reiter Importe wechseln und auf Hinzufügen klicken.

Benutzername und Passwort eintragen — diese Daten brauchen Sie in Schritt 1. Alle anderen Felder können leer bleiben.

Über eingetragene E-Mail-Adressen lassen sich Benachrichtigungen im Fehlerfall versenden. Das funktioniert nur, wenn im docuvita-System ein zentrales E-Mail-Konto konfiguriert ist.

5. Objekttyp-Definitionen heraussuchen

Als Administrator an docuvita anmelden, in den Reiter Administration wechseln und im Konfigurationsbaum Objekttypen auswählen.

Benötigt werden die Namen von drei Objekttypen — im Beispiel LIEFERANTENAKTE_DAKOIT, LIEFERANTENORDNER_DAKOIT und LIEFERANTENBELEG_DAKOIT.

Diese Bezeichnungen hängen von Ihrer docuvita-Konfiguration ab und lauten bei Ihnen mit hoher Wahrscheinlichkeit anders. Sie müssen aus dem eigenen System abgelesen werden.

Die Importstrecke geht davon aus, dass das Schlüsselfeld der Lieferantenakten AdressNumber heißt. Ist das nicht der Fall, muss das Import-Template im docuvita.Autoprofiler angepasst werden.

6. Skript für den Archiveintrag in der SelectLine

Das Skript steht als Anhang bereit: CreateCSVForSL.cs.

Darin muss der Ausgabepfad auf den Unterordner in des Ordners aus Schritt 3 zeigen. Im Beispiel C:\GMI\SL\in.

Zu ändern ist die Zeile mit File.WriteAllText. Sie lautet danach: File.WriteAllText(@"C:\GMI\SL\in\" + Guid.NewGuid() + ".csv", xmlString);

Was FINN.ghost dabei liefert

Zu jeder Rechnung legt FINN.ghost zwei Dateien im Ordner in ab: die Rechnung als PDF und eine Beschreibungsdatei mit Belegart, Belegnummer, Lieferantennummer und -name, Bruttobetrag, Belegdatum sowie den Sachkonten der Belegpositionen.

Übergeben werden ausschließlich PDF-Dateien. Liegt eine Rechnung im Portal in einem anderen Format vor, wird sie bei diesem Archivierungsweg übersprungen und im Protokoll vermerkt.

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Schlagworte im Portal

Schlagworte im Portal

Die Schlagworte sind das Steuerpult der Schnittstelle. Ohne sie passiert nichts; mit ihnen läuft der Import ohne Zutun.

Die beiden Steuerworte

Schlagwort	Wirkung
OK	Die Rechnung läuft durch bis in die Eingangsrechnung.
ZB	Die Rechnung wird importiert, bleibt aber im Inbox-Beleg liegen.

ZB steht für zu bearbeiten.

Ohne OK oder ZB wird eine Rechnung überhaupt nicht abgeholt. Das ist die Schranke, die verhindert, dass jedes Dokument im Portal in der SelectLine landet.

Die Zuordnungsworte

Schlagwort	Wofür
LNR + Lieferantennummer	zu welchem Lieferanten der SelectLine die Rechnung gehört
ANR + Artikelnummer	welcher Artikel verwendet wird, wenn es keinen Bezug gibt
KNR + Artikelnummer + % + Zahl	welcher Artikel eine Betragsabweichung ausgleicht, und bis zu welchem Prozentsatz

Beispiele: LNR70001, ANR9000, KNR9010%5.

Ohne LNR wird die Rechnung nicht importiert — die Schnittstelle weiß dann nicht, wessen Rechnung es ist. Die Nummer muss außerdem in der SelectLine existieren; eine Nummer, die es nicht gibt, führt zum selben Ergebnis.

Am Lieferanten statt an der Rechnung

Der entscheidende Handgriff bei der Einrichtung: Schlagworte lassen sich im Portal am Lieferanten hinterlegen. Jede neue Rechnung dieses Lieferanten erbt sie dann.

Damit wird aus laufender Arbeit eine Einmalarbeit. Für einen Lieferanten, dessen Rechnungen immer stimmen, hinterlegt man LNR… und OK am Lieferanten — danach laufen dessen Rechnungen ohne Zutun bis in die Eingangsrechnung.

Empfehlung für den Anfang: Zunächst nur LNR am Lieferanten und ZB als Vorgabe. Wenn nach einigen Wochen klar ist, welche Lieferanten unauffällig sind, dort auf OK umstellen.

Der Korrekturartikel

Der Fall, für den KNR gedacht ist: Die Rechnung weicht geringfügig vom Vorgängerbeleg ab — Rundung, Kleinmengenzuschlag, Frachtanteil.

KNR9010%5 bedeutet: Weicht der Bruttobetrag um bis zu 5 Prozent ab, wird eine Position mit dem Artikel 9010 über die Differenz angelegt. Der Beleg stimmt danach und läuft weiter.

Ist die Abweichung größer als der erlaubte Prozentsatz, wird nichts ausgeglichen: Die Schnittstelle verwirft das OK, notiert die Abweichung in Prozent am Beleg und lässt ihn in der Inbox liegen. Ohne KNR passiert dasselbe bei jeder Abweichung.

Der Prozentsatz ist die eigentliche Entscheidung. Er beantwortet die Frage: Bis zu welcher Differenz wollen wir nicht hinsehen?

Das Schlagwort, das die Schnittstelle selbst setzt

Scheitert ein Import, setzt FINN.ghost im Portal das Schlagwort ImportError an die Rechnung und entfernt den halb angelegten Inbox-Beleg wieder.

Eine so gekennzeichnete Rechnung wird bei den folgenden Läufen übersprungen — auch dann, wenn die Ursache behoben ist. Nach der Korrektur muss das Schlagwort im Portal entfernt werden, damit die Rechnung erneut versucht wird.

Das ist gewollt: Ohne diese Kennzeichnung würde eine fehlerhafte Rechnung bei jedem Lauf erneut scheitern und das Protokoll fluten.

Siehe Wenn eine Rechnung nicht ankommt.

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Erstinbetriebnahme

Erstinbetriebnahme

Die Reihenfolge für die ersten Tage. Sie ist bewusst vorsichtig: Die Schnittstelle erzeugt Belege in einem echten Mandanten.

1. Mit der Buchhaltung abstimmen

Vor der ersten Einstellung, nicht danach:

Frage	Warum sie zuerst kommt
Welche Belegart wird der Eingangskorb?	sie muss angelegt werden
Mit welchem Datum sollen Belege erscheinen?	die Wahl gilt dauerhaft
Soll die Eingangsrechnung offen bleiben?	betrifft den Prüfablauf
Wo soll die Rechnung archiviert werden?	Journal, Archiv oder docuvita
Wer entfernt Rechnungen aus der Inbox, die dort nicht hingehören?	es gibt Fälle, die niemand automatisch lösen kann

2. Belegarten anlegen

Inbox-Belegart, gegebenenfalls Vorlagebelegart. Siehe Vorbereitung in der SelectLine.

3. Zugang einrichten

API-Schlüssel im Portal mit Vollzugriff erzeugen und samt ID eintragen. Siehe Zugang zum Portal.

4. Belegzuordnung setzen

Die vier Belegarten und die beiden Schalter. Siehe Belegzuordnung.

5. Archivierung wählen

Siehe Archivierung.

6. Einen Lieferanten vorbereiten

Nicht alle — einen. Am besten einen mit wiederkehrenden, gleichförmigen Rechnungen.

Im Portal am Lieferanten hinterlegen: LNR mit seiner SelectLine-Nummer. Noch kein OK.

7. Eine einzelne Rechnung mit ZB durchspielen

Eine Rechnung dieses Lieferanten im Portal mit ZB versehen und den Lauf von Hand starten.

Dann in der SelectLine nachsehen:

• Ist ein Inbox-Beleg entstanden?
• Steht der richtige Lieferant darauf?
• Stimmen Betrag und Datum?
• Ist die Rechnung als Journal oder im Archiv am Beleg zu finden?

Mit ZB ist dieser Versuch harmlos: Der Beleg bleibt in der Inbox und geht nicht in die Buchhaltung. Wenn etwas nicht stimmt, löscht man ihn und korrigiert die Einstellung.

8. Danach eine Rechnung mit OK

Erst wenn Schritt 7 sauber war. Jetzt läuft der ganze Weg bis zur Eingangsrechnung — und ist in der SelectLine zu prüfen: Ist die Eingangsrechnung entstanden, mit den erwarteten Positionen, Konten und dem erwarteten Datum?

Siehe Von der Inbox in die Eingangsrechnung.

9. Den Vorgängerfall testen

Wenn mit Bestellungen oder Wareneingängen gearbeitet wird: eine Rechnung, zu der es einen Vorgang gibt. Im Portal die Bestellnummer füllen und prüfen, ob der Vorgängerbeleg gefunden und übergeben wird.

Dazu gehört der Gegentest: eine Rechnung mit einem Betrag, der nicht passt. Sie muss in der Inbox liegen bleiben, mit einem Hinweis auf die Abweichung.

Siehe Rechnung mit Vorgängerbeleg.

10. Zeitplan setzen

Erst jetzt die Aufgabe in der Zeitsteuerung einplanen. Siehe Zeitplan.

11. Lieferanten schrittweise dazunehmen

Weitere Lieferanten mit LNR und ZB versehen. Auf OK umstellen erst dann, wenn deren Rechnungen mehrfach unauffällig durchgelaufen sind.

Der häufigste Fehler bei der Einführung ist, gleich alle Lieferanten auf OK zu setzen. Dann landen Rechnungen in der Buchhaltung, die noch niemand gesehen hat — und die Korrektur ist aufwendiger als die Vorsicht.

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Was bei einem Lauf passiert

Der Ablauf

Was bei einem Lauf passiert

Ein Lauf besteht aus zwei Teilen: Erst werden neue Rechnungen aus dem Portal geholt, dann werden fertige Inbox-Belege in die Eingangsrechnung übergeben.

Teil 1: Rechnungen holen

Abgefragt werden Rechnungen, die

• vom Typ Eingangsrechnung sind,
• im Portal nicht archiviert sind,
• das Schlagwort OK oder ZB tragen,
• seit dem letzten Lauf neu oder geändert wurden.

Der Zeitpunkt des letzten Laufs wird gespeichert. Beim allerersten Lauf beginnt die Zählung mit dem Moment des Starts — vorhandene alte Rechnungen im Portal werden also nicht nachgeholt. Wer sie will, muss sie im Portal berühren, damit sie als geändert gelten.

Rechnungen mit dem Schlagwort ImportError werden übersprungen. Siehe Schlagworte im Portal.

Je Rechnung: die Reihenfolge

1. Lieferant bestimmen aus dem Schlagwort LNR. Fehlt es oder gibt es die Nummer in der SelectLine nicht, bricht die Verarbeitung dieser Rechnung ab.
2. Dublette prüfen. Existiert in der Inbox schon ein Beleg mit derselben Rechnungsnummer, demselben Lieferanten und demselben Datum, wird die Rechnung im Portal archiviert und übersprungen.
3. Bezug suchen — Vorgängerbeleg, dann Vorlage. Siehe Rechnung mit Vorgängerbeleg und Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage.
4. Ohne Bezug: neuer Beleg mit dem Artikel aus ANR. Siehe Rechnung ohne Bezug.
5. Rechnung ablegen als Journal oder im Archiv.
6. Bei OK: den Inbox-Beleg zur Übergabe freigeben.
7. Im Portal archivieren, damit die Rechnung beim nächsten Lauf nicht wieder erscheint.

Schritt 2 ist der Grund, weshalb ein doppelter Lauf nichts kaputt macht. Wer unsicher ist, ob eine Rechnung schon drin ist, kann die Aufgabe gefahrlos erneut starten.

Wenn eine Rechnung scheitert

Dann wird der Fehler protokolliert, im Portal das Schlagwort ImportError gesetzt und ein bereits angelegter Inbox-Beleg wieder entfernt.

Das ist die wichtigste Eigenschaft des Ablaufs: Es bleibt kein halber Beleg zurück. Entweder die Rechnung ist vollständig als Inbox-Beleg vorhanden, oder sie ist es nicht.

Der Lauf macht mit der nächsten Rechnung weiter — eine gescheiterte Rechnung hält die übrigen nicht auf.

Die Bemerkung aus dem Portal

Eine im Portal hinterlegte Bemerkung wird in den Beleg übernommen, gekürzt auf 80 Zeichen.

Teil 2: Übergeben

Nach dem Holen sieht die Schnittstelle die Inbox durch und übergibt alles, was zur Übergabe freigegeben ist, in die Eingangsrechnung. Siehe Von der Inbox in die Eingangsrechnung.

Das passiert in jedem Lauf, unabhängig davon, ob neue Rechnungen im Portal lagen. Ein in der Inbox freigegebener Beleg wird deshalb auch dann übergeben, wenn er dort schon länger liegt.

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Rechnung mit Vorgängerbeleg

Rechnung mit Vorgängerbeleg

Der beste Fall: Zur Rechnung gibt es in der SelectLine schon einen Vorgang — eine Bestellung oder einen Wareneingang. Dann muss niemand Positionen erfassen, und die Beträge lassen sich vergleichen.

Was dafür im Portal stehen muss

Das Feld Bestellnummer an der Rechnung. Es ist der Schlüssel, mit dem FINN.ghost den Vorgang sucht.

Häufig steht die Nummer auf der Rechnung des Lieferanten und wird vom Portal erkannt. Wo das nicht klappt, kann sie im Portal von Hand nachgetragen werden.

Wo gesucht wird

Gesucht wird beim passenden Lieferanten in diesen Feldern:

Feld
Belegnummer
Ihr Zeichen
Ihr Auftrag
Unser Zeichen
Lieferantenbelegnummer
Freier Text 1 und 2

Diese Breite ist Absicht: Die Nummer, die der Lieferant auf seine Rechnung schreibt, ist nicht immer Ihre Belegnummer. Oft ist es Ihre Bestellnummer in seinem Feld, manchmal eine Auftragsnummer. Es genügt, dass die Nummer in einem dieser Felder steht.

Berücksichtigt werden nur Belege, die gedruckt und nicht abgeschlossen sind.

Über die Belegkette hinweg

Findet sich die Nummer nicht in der eingerichteten Vorgängerbelegart, sucht FINN.ghost sie in anderen Belegarten desselben Lieferanten — und folgt von dort der Belegkette zu einem Nachfolger der richtigen Belegart.

Damit funktioniert der häufige Fall: Der Lieferant nennt Ihre Bestellnummer, gearbeitet wird aber mit dem Wareneingang. FINN.ghost findet die Bestellung, folgt zum Wareneingang und nimmt diesen.

Was dann passiert

Der gefundene Beleg wird in die Inbox übergeben — mit allen Positionen, Konten, Steuerschlüsseln und Mengen. Anschließend werden Rechnungsnummer und Datum aus dem Portal eingetragen.

Der Betragsvergleich

Jetzt kommt der Teil, der die Prüfung ersetzt: Der Bruttobetrag der Rechnung wird mit dem des Vorgängerbelegs verglichen.

Ergebnis	Was passiert
Beträge stimmen	der Beleg läuft weiter
Abweichung innerhalb der KNR-Toleranz	eine Korrekturposition über die Differenz wird angelegt, der Beleg läuft weiter
Abweichung darüber, oder kein KNR	das OK wird verworfen, die Abweichung in Prozent am Beleg notiert, der Beleg bleibt liegen

Der letzte Fall ist der wichtigste des ganzen Moduls: Eine Rechnung, die nicht zum Vorgang passt, wird nicht in die Buchhaltung übergeben. Sie bleibt in der Inbox, mit dem Prozentsatz der Abweichung im Belegfeld. Dort muss jemand hinsehen.

Für den Vergleich liegt die Rechnung am Beleg — als Journal oder im Archiv. Siehe Archivierung.

Wenn die Nummer nicht gefunden wird

Findet sich zu einer gefüllten Bestellnummer kein Beleg, wird die Rechnung nicht importiert, sondern mit einer Meldung abgewiesen und im Portal als ImportError markiert.

Auch das ist gewollt: Eine Rechnung, die sich auf einen Vorgang beruft, den es nicht gibt, ist ein Fall für einen Menschen.

Siehe Wenn eine Rechnung nicht ankommt.

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Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage

Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage

Telefon, Internet, Miete, Wartung, Reinigung: Rechnungen, die jeden Monat gleich aussehen. Dafür legt man den Beleg einmal an, und jede neue Rechnung kopiert ihn.

Die Vorlage anlegen

In der Vorlagebelegart — häufig Lieferantenvertrag genannt — einen Beleg mit allem anlegen, was jeden Monat gleich ist:

• der Lieferant
• die Positionen mit Artikel, Menge und Preis
• die Sachkonten und Steuerschlüssel
• gegebenenfalls Rabatte

Hier lohnt sich Sorgfalt am meisten: Was in der Vorlage richtig steht, steht ab dann in jeder monatlichen Rechnung richtig — inklusive Kontierung. Genau das spart der Buchhaltung die Arbeit.

Die Vorlage wird nicht abgeschlossen. Sie ist eine Schablone und bleibt liegen.

Wie die Zuordnung entsteht

Im Portal muss an der Rechnung die Bestellnummer stehen, und sie muss zu einem dieser Felder der Vorlage passen:

Feld der Vorlage
Belegnummer
Ihr Zeichen
Ihr Auftrag
Unser Zeichen
Lieferantenbelegnummer
Freier Text 1 und 2

In der Praxis trägt man dafür die Kunden- oder Vertragsnummer ein, die der Lieferant auf seine Rechnungen schreibt — etwa die Kundennummer beim Telefonanbieter. Diese Nummer bleibt über Jahre gleich, steht auf jeder Rechnung und ist damit der natürliche Schlüssel.

Am bequemsten hinterlegt man die Bestellnummer im Portal am Lieferanten, dann erbt sie jede neue Rechnung. Siehe Schlagworte im Portal.

Was beim Import passiert

Die Vorlage wird kopiert, nicht übergeben — sie bleibt also für den nächsten Monat erhalten. Übernommen werden je Position:

Artikel, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Sachkonto, Steuerschlüssel und Steuersatz sowie Rabatte.

In den neuen Beleg schreibt FINN.ghost zusätzlich die Rechnungsnummer aus dem Portal und die Belegnummer der Vorlage — damit ist später erkennbar, aus welchem Vertrag der Beleg entstanden ist.

Der Betragsvergleich

Wie beim Vorgängerbeleg wird der Bruttobetrag verglichen — hier mit dem Betrag der Vorlage.

Ergebnis	Was passiert
Beträge stimmen	der Beleg läuft weiter
Abweichung innerhalb der KNR-Toleranz	eine Korrekturposition über die Differenz wird angelegt
Abweichung darüber, oder kein KNR	das OK wird verworfen, der Beleg bleibt in der Inbox liegen

Bei wiederkehrenden Rechnungen ist genau das der Nutzen: Solange die Telefonrechnung wie immer aussieht, läuft sie durch. Sobald sie sich ändert, sieht jemand hin.

Ändert sich der Betrag dauerhaft — etwa nach einer Preiserhöhung —, gehört die Vorlage angepasst. Sonst bleibt ab dann jede Rechnung mit einer Abweichung liegen.

Reihenfolge der Suche

FINN.ghost sucht zuerst einen Vorgängerbeleg und erst danach eine Vorlage. Wird ein Vorgang gefunden, kommt die Vorlage nicht zum Einsatz.

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Rechnung ohne Bezug

Rechnung ohne Bezug

Der Tankbeleg, die Bewirtungsrechnung, der Kassenzettel aus dem Baumarkt: Rechnungen, zu denen es keine Bestellung und keinen Vertrag gibt.

Was dafür im Portal stehen muss

Zwei Dinge:

1. Die Bestellnummer bleibt leer. Sie ist das Signal, dass es keinen Bezug gibt.
2. Die Rechnung braucht ein Schlagwort ANR mit der Artikelnummer, auf die gebucht wird.

Steht eine Bestellnummer drin, zu der sich kein Beleg finden lässt, wird die Rechnung abgewiesen — nicht als Beleg ohne Bezug angelegt. Die Schnittstelle geht davon aus, dass eine genannte Bestellnummer auch gefunden werden soll.

Was entsteht

Ein neuer Inbox-Beleg mit

• dem Lieferanten aus dem Schlagwort LNR,
• einer Position mit dem Artikel aus ANR, Menge 1,
• dem Bruttobetrag der Rechnung als Preis.

Gerechnet wird dabei mit Bruttopreisen.

Die Steueraufteilung kommt vom Artikel, nicht aus dem Portal. Deshalb lohnt es, für diesen Zweck eigene Artikel je Steuersatz und Aufwandskonto anzulegen — etwa einen für Bewirtung, einen für Kraftstoff, einen für Büromaterial.

Der Artikel ist die Kontierung

Weil die Position den Artikel trägt, entscheidet der Artikel über Sachkonto und Steuer. Das ist der Hebel für diesen Fall:

Mit gut gewählten Artikeln wird aus jedem Kassenzettel ein korrekt kontierter Beleg — ohne dass jemand ein Konto eintippt. Das Schlagwort ANR am Lieferanten hinterlegt bedeutet: Alle Rechnungen dieser Tankstelle landen automatisch auf dem Kraftstoffkonto.

Kein Betragsvergleich

Es gibt keinen Vorgang, gegen den verglichen werden könnte. Der Betrag aus dem Portal wird übernommen, wie er ist.

Damit hängt die Richtigkeit an der Erkennung im Portal. Für diesen Fall ist ZB statt OK die sichere Wahl: Die Belege sammeln sich in der Inbox, und jemand sieht sie in Ruhe durch, bevor sie in die Buchhaltung gehen.

Fehlt das Schlagwort

Ohne gültiges ANR wird die Rechnung nicht importiert und im Portal als ImportError gekennzeichnet. Dasselbe gilt, wenn die genannte Artikelnummer in der SelectLine nicht existiert.

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Von der Inbox in die Eingangsrechnung

Von der Inbox in die Eingangsrechnung

Der zweite Teil jedes Laufs. Er ist unabhängig davon, ob neue Rechnungen im Portal lagen: Die Schnittstelle sieht immer die Inbox durch.

Wann ein Beleg übergeben wird

Übergeben wird jeder Inbox-Beleg, der

• zur Übergabe freigegeben ist — das passiert beim Import durch das Schlagwort OK oder später von Hand in der SelectLine,
• und noch nicht übergeben wurde.

Dass ein Beleg schon übergeben wurde, merkt sich die Schnittstelle im Beleg selbst. Ein zweites Mal wird er deshalb nicht übergeben — auch nicht, wenn der Lauf mehrfach startet.

Nachbearbeitete Belege freigeben

Der übliche Weg im Alltag: Eine Rechnung kam mit ZB und liegt in der Inbox. Jemand prüft sie, ergänzt Konten oder korrigiert eine Position — und gibt sie dann in der SelectLine frei.

Beim nächsten Lauf wird sie übergeben.

Das ist der Grund, weshalb die Zwischenstufe existiert: Die Nachbearbeitung findet in der SelectLine statt, mit den gewohnten Masken. Niemand muss dafür ins Portal zurück.

Was übergeben wird

Es entsteht eine Eingangsrechnung als Nachfolgebeleg des Inbox-Belegs — mit allen Positionen und der ganzen Belegkette. Zusätzlich werden übernommen:

• das Belegdatum des Inbox-Belegs, damit die Rechnung mit ihrem Datum in der Buchhaltung erscheint und nicht mit dem Datum der Übergabe
• der Vermerk aus Unser Zeichen, also bei Vorlagen der Verweis auf den Vertrag

Ob die Eingangsrechnung offen bleibt, hängt an der Einstellung Bearbeitungsstatus offen lassen. Siehe Belegzuordnung.

Das Archiv wandert mit

Bei der Archivierung über das Archiv der SelectLine und eingeschalteter Einstellung DatevExport wird der Archiveintrag des Inbox-Belegs zusätzlich an die Eingangsrechnung gehängt.

Damit hängt die Rechnung an dem Beleg, der in die Buchhaltung geht — und geht bei der Übergabe an DATEV mit. Ohne diese Einstellung bleibt sie nur am Inbox-Beleg.

Siehe Archivierung.

Was der Inbox-Beleg danach ist

Er bleibt bestehen — als Nachweis, woher die Eingangsrechnung kommt, mit dem Verweis auf die Rechnung im Portal und dem Vermerk, dass er übergeben wurde.

Inbox-Belege sammeln sich also mit der Zeit an. Das ist gewollt und der Grund, weshalb es eine eigene Belegart ist: Sie lässt sich getrennt auswerten und getrennt aufräumen, ohne die Eingangsrechnungen zu berühren.

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Zeitplan

Laufender Betrieb

Zeitplan

Die Schnittstelle hat genau eine Aufgabe in der Zeitsteuerung: GMI synchronisieren. Sie holt neue Rechnungen und übergibt fertige Inbox-Belege — beides in einem Durchgang.

Zu finden unter der Kategorie System in der Zeitsteuerung.

Wie oft

Betrieb	Empfehlung
wenige Rechnungen am Tag	zwei- bis dreimal täglich zu festen Zeiten
laufender Rechnungseingang	stündlich
mit Nachbearbeitung in der Inbox	stündlich, damit freigegebene Belege zügig übergeben werden

Häufiger als stündlich bringt selten etwas: Rechnungen erreichen das Portal nicht im Minutentakt, und die Nachbearbeitung in der Inbox braucht ohnehin länger.

Was ein Start von Hand bewirkt

Derselbe Ablauf, sofort. Sinnvoll,

• wenn im Portal gerade eine Rechnung freigegeben wurde und man das Ergebnis sehen will,
• nachdem in der Inbox Belege nachbearbeitet und freigegeben wurden,
• beim Einrichten und Testen.

Ein zusätzlicher Lauf ist gefahrlos: Rechnungen, die schon importiert sind, werden anhand von Rechnungsnummer, Lieferant und Datum erkannt und übersprungen.

Die Aufgaben laufen nacheinander

Wie in FINN.ghost üblich arbeiten die Aufgaben nicht gleichzeitig. Läuft ein umfangreicher Lauf eines anderen Moduls, wartet die GMI-Aufgabe.

Bei Installationen mit großen nächtlichen Läufen — etwa einem Shop-Vollexport — lohnt es, die GMI-Aufgabe nicht in dieselbe Stunde zu legen.

Was im Protokoll steht

Je Rechnung eine Zeile mit dem angelegten Inbox-Beleg, je Übergabe eine Zeile mit der entstandenen Eingangsrechnung. Fehler stehen mit der Rechnungsnummer dabei.

Ein Lauf gilt als beendet, auch wenn einzelne Rechnungen gescheitert sind. Der Abschluss allein sagt also nicht, dass alles angekommen ist — dafür muss man ins Protokoll sehen.

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Wenn eine Rechnung nicht ankommt

Wenn eine Rechnung nicht ankommt

Die Ursachen sind überschaubar und liegen fast immer im Portal. Diese Seite geht sie in der Reihenfolge durch, in der sie auftreten.

Die Rechnung wird gar nicht abgeholt

1. Fehlt das Schlagwort OK oder ZB?

Ohne eines der beiden wird die Rechnung nicht abgeholt. Das ist die häufigste Ursache überhaupt.

2. Ist sie im Portal schon archiviert?

Archivierte Rechnungen werden nicht mehr abgefragt. Nach einem erfolgreichen Import ist das der Normalfall — die Rechnung ist dann schon in der SelectLine.

3. Trägt sie das Schlagwort ImportError?

Dann ist der Import schon einmal gescheitert. Sie wird übersprungen, bis das Schlagwort entfernt wird.

Das ist der Punkt, der am häufigsten übersehen wird: Die Ursache zu beheben genügt nicht. Solange ImportError an der Rechnung hängt, versucht die Schnittstelle es nicht erneut.

4. Ist sie älter als der erste Lauf?

Beim ersten Lauf beginnt die Zählung mit dem Zeitpunkt des Starts. Ältere Rechnungen werden nicht nachgeholt — sie müssen im Portal geändert werden, damit sie als neu gelten.

5. Ist es überhaupt eine Eingangsrechnung?

Abgefragt werden nur Dokumente, die im Portal als Eingangsrechnung geführt sind.

Die Rechnung wird abgeholt, aber abgewiesen

Meldung im Protokoll	Ursache	Abhilfe
Lieferant nicht gefunden	LNR fehlt oder die Nummer gibt es in der SelectLine nicht	Schlagwort prüfen, am besten am Lieferanten hinterlegen
Artikel nicht gefunden	ANR fehlt oder die Artikelnummer gibt es nicht	Schlagwort prüfen
Beleg zur Bestellnummer nicht gefunden	die Bestellnummer aus dem Portal passt zu keinem Beleg	Nummer im Portal prüfen, oder Feld leeren und über ANR buchen
Beleg existiert bereits	dieselbe Rechnungsnummer, derselbe Lieferant, dasselbe Datum	keine — die Rechnung ist schon drin

Bei allen Fällen außer dem letzten wird im Portal ImportError gesetzt. Nach der Korrektur also nicht vergessen, es wieder zu entfernen.

Der Beleg ist da, geht aber nicht in die Eingangsrechnung

Trägt die Rechnung nur ZB?

Dann ist das so gewollt: Sie bleibt zur Nachbearbeitung liegen. In der SelectLine freigeben, beim nächsten Lauf wird sie übergeben.

Steht ein Hinweis auf eine Betragsabweichung am Beleg?

Dann passt der Bruttobetrag der Rechnung nicht zum Vorgänger oder zur Vorlage. Am Beleg steht die Abweichung in Prozent.

Zu klären ist dann die kaufmännische Frage, nicht eine technische:

Situation	Vorgehen
Rechnung ist korrekt, Vorgang veraltet	Vorgang oder Vorlage anpassen
Rechnung ist falsch	beim Lieferanten reklamieren
Differenz ist erwartbar und klein	Schlagwort KNR mit Toleranz einrichten

Siehe Schlagworte im Portal.

Die Rechnung hängt nicht am Beleg

Prüfpunkt	Hinweis
Welcher Archivierungsweg ist gewählt?	Journal, Archiv oder docuvita
Bei Journal: ist Datei ablegen eingeschaltet?	sonst gibt es nur den Portalverweis
Bei Archiv: ist der Systempfad eingetragen und erreichbar?	fehlt er, wird nichts abgelegt
Bei docuvita: ist es eine PDF-Datei?	andere Formate werden übersprungen
Ist Datei erst in Eingangsrechnung ablegen aktiv?	dann hängt sie nicht am Inbox-Beleg

Siehe Archivierung.

Die Rechnung fehlt in der Eingangsrechnung, ist aber am Inbox-Beleg

Bei der Archivierung im Archiv der SelectLine: Ist die Einstellung DatevExport eingeschaltet? Nur dann wandert der Archiveintrag mit an die Eingangsrechnung.

Dieselbe Rechnung ist zweimal drin

Die Dublettenprüfung vergleicht Rechnungsnummer, Lieferant und Belegdatum. Weicht eines davon ab — etwa weil die Rechnungsnummer im Portal korrigiert wurde —, gilt sie als neue Rechnung.

Der doppelte Beleg lässt sich in der SelectLine löschen. Damit er nicht wiederkommt, sollte die Rechnung im Portal archiviert werden.

Der Zugang funktioniert nicht

Prüfpunkt	Hinweis
Schlüssel vollständig kopiert?	Leerzeichen am Anfang oder Ende sind der Klassiker
Berechtigung Vollzugriff?	mit weniger scheitert das Archivieren im Portal
Schlüssel im Portal noch gültig?	ein gelöschter Schlüssel wird abgewiesen

Siehe Zugang zum Portal.

Wenn es dabei bleibt

Wenden Sie sich an den Support und halten Sie bereit:

• die Rechnungsnummer im Portal und den Lieferanten
• welche Schlagworte an Rechnung und Lieferant hängen
• ob die Bestellnummer im Portal gefüllt ist
• den Auszug aus dem Protokoll zum Zeitpunkt des Laufs

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Häufige Fragen

Häufige Fragen

Muss jede Rechnung im Portal angefasst werden?

Nein, und das ist der Sinn der Sache. Werden die Schlagworte am Lieferanten hinterlegt, erbt jede neue Rechnung sie. Bei Lieferanten mit gleichförmigen Rechnungen ist danach kein Handanlegen mehr nötig. Siehe Schlagworte im Portal.

Warum der Umweg über einen Inbox-Beleg?

Weil eine importierte Rechnung noch keine geprüfte Rechnung ist. Die Inbox trennt beides: Was noch jemand ansehen muss, liegt dort und erscheint nicht in der Buchhaltung.

Kann ich direkt in die Eingangsrechnung importieren?

Nein. Der Weg führt immer über die Inbox — allerdings in einem Zug, wenn die Rechnung das Schlagwort OK trägt.

Was passiert bei einer falsch erkannten Summe?

Bei einer Rechnung mit Vorgänger oder Vorlage wird die Abweichung erkannt: Der Beleg bleibt in der Inbox liegen, mit dem Prozentsatz der Abweichung am Beleg. Ohne Bezug gibt es nichts zu vergleichen — dort ist ZB die sichere Wahl.

Wie gehe ich mit Kleinstabweichungen um?

Mit dem Schlagwort KNR: Es nennt einen Artikel und eine Toleranz in Prozent. Innerhalb der Toleranz entsteht eine Korrekturposition, darüber bleibt der Beleg liegen. Siehe Schlagworte im Portal.

Kann die Schnittstelle kontieren?

Nicht selbst. Die Kontierung kommt aus dem Vorgängerbeleg, aus der Vorlage oder vom Artikel. Wer für Rechnungen ohne Bezug eigene Artikel je Aufwandskonto anlegt, bekommt die Kontierung damit trotzdem automatisch. Siehe Rechnung ohne Bezug.

Was ist mit Rechnungen aus der Zeit vor der Einführung?

Die werden nicht nachgeholt. Der erste Lauf beginnt mit dem Zeitpunkt des Starts. Wer alte Rechnungen einsammeln will, muss sie im Portal ändern, damit sie als neu gelten.

Kann ich einen Lauf gefahrlos wiederholen?

Ja. Rechnungen, die schon importiert sind, werden über Rechnungsnummer, Lieferant und Datum erkannt und übersprungen.

Wird die Rechnung im Portal gelöscht?

Nein, sie wird dort archiviert. Damit erscheint sie nicht mehr in der Abfrage, bleibt im Portal aber erhalten.

Warum wird eine korrigierte Rechnung nicht neu versucht?

Weil an ihr im Portal noch das Schlagwort ImportError hängt. Es muss entfernt werden. Siehe Wenn eine Rechnung nicht ankommt.

Sammeln sich die Inbox-Belege an?

Ja, sie bleiben als Nachweis bestehen. Weil es eine eigene Belegart ist, lassen sie sich getrennt auswerten und aufräumen, ohne die Eingangsrechnungen zu berühren.

Mit welchem Datum erscheint der Beleg in der Buchhaltung?

Mit dem Belegdatum des Inbox-Belegs — nicht mit dem Datum der Übergabe. Ob das Belegdatum das Rechnungsdatum oder das Importdatum ist, entscheidet eine Einstellung. Siehe Belegzuordnung.

Brauche ich docuvita?

Nein. Journal oder das Archiv der SelectLine genügen. docuvita ist der Weg für Häuser, die es ohnehin einsetzen — und braucht eine eigene Einrichtung. Siehe Archivierung.

Wo sehe ich, was der letzte Lauf getan hat?

Im Protokoll von FINN.ghost. Je Rechnung steht dort der angelegte Inbox-Beleg, je Übergabe die entstandene Eingangsrechnung. Siehe Zeitplan.

Womit fange ich an?

Mit einem Lieferanten, dem Schlagwort LNR und ZB — und einer einzelnen Rechnung. Siehe Erstinbetriebnahme.