Kontakte

Einleitung

m Bereich der Kontakt-Synchronisation können Sie alle Einstellungen bezüglich der Übertragung von Organisationen und Personen zwischen den 2 Systemen vornehmen.

Für die Individualisierung der Übertragungsdaten kommen meistens Pipedrive-Extrafelder zum Einsatz, da damit viele Probleme bezüglich der Datenstrukturen und ihrer Datentypen vermieden werden.

Da Organisationen und Personen im Gegensatz zur SelectLine, wo beide im CRM zusammengefasst bearbeitet werden, in der Pipedrive-API zwei verschiedene Bereiche sind, müssen Sie in den Einstellungen der Kontakt-Synchronisation von FINN.pipedrive oftmals Einrichtungen zweimal (für Organisationen und Personen) vornehmen, sofern das möglich und gewünscht ist.

Zum aktuellen Stand werden nur Kontakte aus dem SelectLine-CRM nach Pipedrive exportiert.

Grundeinrichtung der Kontakt-Synchronisation

Um den Austausch von Kontakten von Seiten der SelectLine aus zu aktivieren, müssen Sie im Stammdaten-Mapping für jeweils Organisationen und Personen ein Extrafeld in Pipedrive angeben, in dem die CRM-ID aus der SelectLine-Tabelle "CRM_ADRESSEN" eingetragen wird.

Das ist notwendig, um eine eindeutige Zuweisung der Kontakte zwischen den 2 Systemen vornehmen zu können.

Für eine genauere Erklärung über die Anlage eines Stammdaten-Mappings für Organisation oder Personen schauen Sie bitte unter: Einrichtung eines CRM-Stammdaten-Mappings

Mit Erledigung von diesem Schritt ist die Grundeinrichtung abgeschlossen und die Übertragung von Kontakten aus dem SelectLine-CRM nach Pipedrive nun möglich.

Kunden- und Lieferantengruppen ausschließen

Sie haben die Möglichkeit mithilfe der Konfiguration Kunden- und Lieferantengruppen in der SelectLine festzulegen, die bei der Datenübertragung zwischen den 2 Systemen ausgeschlossen werden sollen. Dafür aktivieren Sie zunächst in den Einstellungen der Kontakt-Synchronisation die Checkbox "Kontaktgruppen-Handling aktivieren".

Dadurch sollten Ihnen 2 neue Tabellen angezeigt werden, in denen Sie nun die jeweiligen Gruppen angeben können. Wenn Sie eine neue Gruppe aus der Übertragung ausschließen wollen, klicken Sie auf einen der 2 grünen "+"-Buttons neben dem gewünschten Kontaktgruppentypen, aus dem Sie sie entfernen wollen.

Dadurch öffnet sich ein Dialog, in dem Sie nun die gewünschte Kontaktgruppe angeben können.

Die Kontaktgruppen sind bereits nach den zugehörigen Kontakt-Typen gefiltert, bezogen darauf, auf welchen der 2 Buttons Sie gedrückt haben.

Wenn Sie die Kontaktgruppe ausgewählt haben, leuchtet der "Speichern"-Button unter rechts im Dialog grün auf, mit dessen Hilfe Sie die Kontaktgruppe bestätigen und von zukünftigen Kontakt-Synchronisationen ausschließen können.

Übertragung der SelectLine-Kundengruppe

In den Einstellungen für Kontakte bietet sich Ihnen die Möglichkeit der Kundengruppe von Kunden-Kontakten aus dem SelectLine-CRM mit nach Pipedrive zu übertragen. Dafür tragen Sie im Bereich "Pipedrive-Felder für Kundengruppen" jeweils für Organisationen und/oder Personen das Extrafeld in Pipedrive ein, in das die SelectLine-Kundengruppe eingetragen werden soll.

Die Gruppen werden nur bei Kontakten übertragen, die von der Schnittstelle als "Kunden" erkannt worden sind.

Label-Handling in Pipedrive

In Pipedrive können Sie Kontakten spezifische Label zuordnen, mit dessen Hilfe Sie diese kategorisieren und zusätzlich verschlagworten können. Über die Kontakt-Konfiguration können Sie diese Aufgabe größtenteils der Schnittstelle übertragen und Einstellungen bezüglich der Vergabe von Labeln unter festgelegten Voraussetzungen vornehmen.

Unter den Bereichen "Pipedrive-Label für Organisationen" und "Pipedrive-Label für Personen" finden Sie Eingabefelder, in denen Sie existierende Kontakt-Label des entsprechenden Kontakt-Typen auswählen und für 4 verschiedene CRM-Adresstypen aus dem SelectLine-CRM vergeben können.

Sie können bei dieser Label-Vergabe unterschiedliche Label für Kunden, Lieferanten, Interessenten und alle übrigen Kontakte (freie Adressen) vergeben.

Die Vergabe eines Labels ist nicht einmalig und kann für verschiedene Adresstypen gleich sein.

Außerdem bietet die Schnittstelle Einstellungsfunktionen, um in der Übertragung von Kontakten Kategorisierungen bezüglich Ihres Bestellstatus. Dafür aktiveren Sie zunächst die Funktionalität des Lead-Handlings im Bereich "Lead-Handling für Pipedrive-Kontakte".

Um diese Funktion aktiv verwenden zu können, müssen Sie zwingend mindestens einen Belegtypen in der Beleg-Synchronisation für "akzeptierte" Bestellungen vergeben. Für genauere Informationen zur Anlage eine neuen Belegtypen dafür finden Sie unter: Angabe von Belegtypen "akzeptierter" Bestellungen

Nach der Aktivierung der Checkbox "Lead-Handling aktivieren" erscheinen Ihnen einige neue Auswahl- und Eingabefelder. Über diese können Sie nun bestimmte Label-Evaluierungen bezüglich der vergangen Zeit seit der letzte ausgelösten Bestellung des Kontakts vornehmen.

Das Lead-Handling evaluiert Kontakte ausschließlich in "Warm"- und "Cold"-Leads in Pipedrive.

Um die Zeiträume, die für die Evaluierungen verwendet werden sollen, anzupassen, wählen Sie in den oberen Eingabefeldern die Art der angegebenen Zeit des Zeitraums aus und danach wie lang dieser sein soll. Das können Sie für jeweils die Vergabe von "Warm" und "Cold" vornehmen.

In Pipedrive ist es standardmäßig so, dass "Warm"-Leads näher zurückliegen als welche, die "Cold" sind. Sie sind in der Vergabe der Evaluierungszeiträume jedoch nicht eingeschränkt.

Abschließend könne Sie in den unteren Eingabefeldern die Label für jeweils Organisationen und Personen angeben, die bei der Evaluierung als entweder "Warm"- oder "Cold"-Lead vergeben werden sollen.

Die Evaluierung eines Kontakts als "Warm" oder "Cold" überschreibt die Label-Vergabe für spezifische Adresstypen aus dem SelectLine-CRM.

Übertragung von kontaktbezogenen Datumsangaben

Mithilfe von FINN.pipedrive haben Sie die Möglichkeit in der Übertragung von Kontakten bestimmte Datumsangaben zusätzlich mitzugeben. Dabei stehen Ihnen 3 verschiedene Optionen zur Verfügung:

• Übertragung des ersten und/oder letzten Datums, an dem der Kontakt eine Bestellung ausgelöst hat

Die Ermittlung der bestellungsbezogenen Datumsangaben ausschließlich auf "akzeptierte" Bestellungen.

Um Übertragungen von kontaktbezogenen Datumsangaben für Bestellungen aktiv zu verwenden, sind Sie verpflichtet in der Beleg-Synchronisation mindestens einen Belegtyp für "akzeptierte" Bestellungen in der SelectLine anzugeben. Für eine genauere Erklärung zur Angabe eines neuen Belegtyps für diese schauen Sie bitte unter: Angabe von Belegtypen "akzeptierter" Bestellungen

• zusätzliche Übertragung des Erstellungsdatums eines Kontakts in einem Pipedrive-Extrafeld

In den dort angezeigten Eingabefeldern können Sie Extrafelder in Pipedrive mit dem Datentypen "Datum" angeben und zukünftig für Synchronisationen zusätzlich erfassen lassen.

Umsätze nach Pipedrive übertagen

Wenn Sie durch die Schnittstelle kontaktbezogene Umsätze generiert und aus der SelectLine nach Pipedrive übertragen haben wollen, können Sie dies über die 3 dafür vorgesehen Umsatzbereiche in der Kontakt-Synchronisation einstellen. Dabei steht Ihnen zur Auswahl die Übertragung des aktuellen und/oder letzten Jahresumsatzes sowie des Gesamtumsatzes eines Kontakts.

Die Umsatzberechnungen werden mithilfe der Rechnungs- und Gutschriftbelege der SelectLine-Warenwirtschaft durchgeführt. Diese Berechnungen sind dem nach nur für Kontakte möglich, die als Kunden, Lieferanten oder Interessenten in der SelectLine solchen Belegen zugeordnet worden sind.

Umsätze werden ausschließlich basierend auf Rechnungs- und Gutschriftbelegen in der SelectLine-Warenwirtschaft errechnet. Deals in Pipedrive werden in der Berechnung nicht berücksichtigt.

Nachdem Sie eine der Übertragungsarten über die Checkbox aktiviert haben, werden Ihnen rechts daneben 2 Eingabefelder angezeigt, in denen Sie das Ziel-Extrafeld in Pipedrive für jeweils Organisationen und Personen auswählen können.

Mapping der bestellten Produktkategorien

FINN.pipedrive kann für Sie eine Zusammenstellung aller bisher bestellten Produktekategorien (Artikelgruppen) von Kontakten während der Übertragung vornehmen und in einem Extrafeld vom Datentypen "Mehrfachoption" in Pipedrive ausweisen. Dafür geben Sie in den Eingabefeldern im Bereich "Pipedrive-Felder für Bestellhistorien von Produktkategorien" für jeweils Organisationen und/oder Personen das Extrafelder aus Pipedrive an, in dem Sie die Historie angezeigt haben wollen.

Die Daten für die Zusammenstellungen werden aus den Positionen von "akzeptierten" SelectLine-Bestellungen gezogen.

In die Bestellungshistorie werden nur Produktkategorien aus den Bestellungen in der SelectLine-Warenwirtschaft einbezogen. Deals, die ausschließlich in Pipedrive existieren, werden nicht in der Ermittlung berücksichtigt.

Um diese Funktion aktiv verwenden zu können, müssen Sie mindestens einen Belegtypen für "akzeptierte" Bestellungen in der Beleg-Synchronisation vergeben haben. Für eine genauere Erklärung zur Anlage dieser schauen Sie bitte unter: Angabe von Belegtypen "akzeptierter" Bestellungen

Einrichtung eines CRM-Stammdaten-Mappings

Um weitere CRM-Stammdaten aus dem SelectLine-CRM von Organisation und Personen nach Pipedrive übertragen zu können, müssen Sie für diese Stammdaten-Mappings vornehmen. Dafür klicken Sie auf den grünen "+"-Button neben dem jeweiligen Mapping, für das Sie eine neue Verknüpfung erstellen wollen.

Danach sollte sich ein Erstellungsdialog öffnen, in dem Sie zunächst das Pipedrive-Extrafeld angeben, in das Sie die SelectLine-Stammdaten übertragen wollen. Im Anschluss daran wählen Sie rechts daneben im Eingabefeld die CRM-Tabelle in der SelectLine-Datenbank aus, aus der die Stammdaten-Information der SelectLine abgefragt werden soll. Nachdem Sie das getan haben, können Sie nun das gewünschte CRM-Stammdatenfeld darunter auswählen.

Zuletzt können Sie, wenn Sie es wünschen, noch eigene Bezeichnungen für die 2 Felder aus jeweils Pipedrive und SelectLine vergeben, die dann zur Nachvollziehbarkeit im Stammdaten-Mapping anstatt der Datenbank-internen Feldbezeichnungen angezeigt werden.

Wenn Sie mit den Eingaben zufrieden sind, können Sie nun mithilfe des "Speichern"-Buttons im unteren rechten Bereich des Dialogs das CRM-Stammdaten-Mapping für zukünftige Übertragungen aktivieren.