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Übliche Fehler im Zusammenhang mit der Validierung von E-Rechnungen

Verwendung eines falschen elektronischen Rechnungsformates

Die folgenden elektronischen Rechnungsformate gelten als "veraltet" und werden von SelectLine nicht mehr aktuallisiert. Die Verwendung dieser Formate für oft zu Fehlern oder zur Abweisung der Rechnung durch Valitatoren.

  • ZUGFeRD 1.0 - PDF E-Mail
  • ZUGFeRD 2.0 - PDF E-Mail
  • ZUGFeRD 2.1 - PDF E-Mail

Die nachfolgenden Formate werden von SelectLine empfohlen und auf dem aktuellsten Stand gehalten:

  • ZUGFeRD (XRechnung) PDF E-Mail
  • XRechnung E-Mail
  • XRechnung Datei
Fehler bei der Validierung von E-Rechnungen

Die zahlreich verfügbaren Validations-Tools für elektronische Rechnungsbelege haben alle eine Gemeinsamkeit. Sie überprüfen anhand verschiedener Prüfschemen und Schemata ob die Anforderungen der Norm EN-16931 bzw. dem Standard XRechnung "logisch" erfüllt werden.

Eine weitere Gemeinsamkeit ist, dass die Prüfprotokolle aufgrund zahlreicher Fehlercodes und einer gemischten Sprache (Englisch und Deutsch) bei der Angabe der Details zum Fehler, die Ermittlung der Fehlerursache erschweren. Unsere Erfahrung zeigt hier auch, dass die Fehlerursache oft mit einer falschen oder unzureichenden Stammdatenpflege zusammenhängen.

Aktuell übliche Fehlermeldungen

Fehlermeldung: Das Element "Buyer reference" (BT-10) muss übermittelt werden.

Lösung: Mit der "Buyer reference" ist die "Leitweg-ID" gemeint. Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Zeichenkette. Sie dient dazu, bei der Übertragung elektronischer Rechnungen den öffentlichen Auftraggeber zu identifizieren und Rechnungen an diesen zu adressieren. 

In den empfohlenen Rechnungsformaten ist die Leitweg-ID eine Pflichtangabe. Sie kann in den Kundenstammdaten der SelectLine unter "Digitale Belege" eingetragen werden.

grafik.png

Sollte der Kunde keine Leitweg-ID besitzen, ist das Feld als Referenznummer zu verstehen. Unsere eigenen Erfahrungen zeigen, dass die Kundennummer als Referenz für Kunden ohne Leitweg-ID eine gültige Angabe ist.

Fehlermeldung: [PEPPOL-EN16931-R008]-Dokument DARF keine leeren Elemente enthalten.

Lösung: Diese Fehlermeldung tritt im Zusammenhang mit einer Regel des Prüfschemas PEPPOL auf. Nach Regel R008 darf die XML-Datei keine leeren Elemente und damit fehlende Angaben enthalten. Die XML-Dateien elektronischer Rechnungsbelege werden anhand eine Standards durch interne Programmfunktionen erzeugt.

Seit der SelectLine Version 25.4.1 gab es in diesem Zusammenhang Anpassungen, um der PEPPOL-Regel EN16931-R008 zu entsprechen, werden keine leeren Felder, beispielweise für die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID übertragen, wenn diese nicht angegeben sind.

Sollte der Fehler bei Ihnen auftreten oder Ihnen von Validatoren gemeldet werden, hilft die Durchführung eines Softwareupdates der SelectLine.

 

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