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Übliche Fehler im Zusammenhang mit der Validierung von E-Rechnungen

Verwendung eines falschen elektronischen Rechnungsformates

Die folgenden elektronischen Rechnungsformate gelten als "veraltet" und werden von SelectLine nicht mehr aktuallisiert. Die Verwendung dieser Formate für oft zu Fehlern oder zur Abweisung der Rechnung durch Valitatoren.

  • ZUGFeRD 1.0 - PDF E-Mail
  • ZUGFeRD 2.0 - PDF E-Mail
  • ZUGFeRD 2.1 - PDF E-Mail

Die nachfolgenden Formate werden von SelectLine empfohlen und auf dem aktuellsten Stand gehalten:

  • ZUGFeRD (XRechnung) PDF E-Mail
  • XRechnung E-Mail
  • XRechnung Datei
Fehler bei der Validierung von E-Rechnungen

Die zahlreich verfügbaren Validations-Tools für elektronische Rechnungsbelege haben alle eine Gemeinsamkeit. Sie überprüfen anhand verschiedener Prüfschemen und Schemata ob die Anforderungen der Norm EN-16931 bzw. dem Standard XRechnung "logisch" erfüllt werden.

Eine weitere Gemeinsamkeit ist, dass die Prüfprotokolle aufgrund zahlreicher Fehlercodes und einer gemischten Sprache (Englisch und Deutsch) bei der Angabe der Details zum Fehler, die Ermittlung der Fehlerursache erschweren. Unsere Erfahrung zeigt hier auch, dass die Fehlerursache oft mit einer falschen oder unzureichenden Stammdatenpflege zusammenhängen.

Aktuell übliche Fehlermeldungen

Fehlermeldung:
[BR-DE-15]-Das Element "Buyer reference" (BT-10) muss übermittelt werden.

Lösung:
Mit der "Buyer reference" ist die "Leitweg-ID" gemeint. Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Zeichenkette. Sie dient dazu, bei der Übertragung elektronischer Rechnungen den öffentlichen Auftraggeber zu identifizieren und Rechnungen an diesen zu adressieren. 

In den empfohlenen Rechnungsformaten ist die Leitweg-ID eine Pflichtangabe. Sie kann in den Kundenstammdaten der SelectLine unter "Digitale Belege" eingetragen werden.

grafik.png

Sollte der Kunde keine Leitweg-ID besitzen, ist das Feld als Referenznummer zu verstehen. Unsere eigenen Erfahrungen zeigen, dass die Kundennummer als Referenz für Kunden ohne Leitweg-ID eine gültige Angabe ist.

Fehlermeldung:
[PEPPOL-EN16931-R008]-Dokument DARF keine leeren Elemente enthalten.

Lösung:
Diese Fehlermeldung tritt im Zusammenhang mit einer Regel des Prüfschemas PEPPOL auf. Nach Regel R008 darf die XML-Datei keine leeren Elemente und damit fehlende Angaben enthalten. Die XML-Dateien elektronischer Rechnungsbelege werden anhand eine Standards durch interne Programmfunktionen erzeugt.

Seit der SelectLine Version 25.4.1 gab es in diesem Zusammenhang Anpassungen, um der PEPPOL-Regel EN16931-R008 zu entsprechen, werden keine leeren Felder, beispielweise für die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID übertragen, wenn diese nicht angegeben sind.

Sollte der Fehler bei Ihnen auftreten oder Ihnen von Validatoren gemeldet werden, hilft die Durchführung eines Softwareupdates der SelectLine.

Fehlermeldung:
[BR-CL-23]-Die Kodierung von Mengeneinheiten muss sich nach der UN/ECE 20-Empfehlung
mit Rec 21 Erweiterung richten.

Lösung:
Die Fehlermeldung bezieht sich auf den verwendeten E-Rechnungs-Code in den Mengeneinheiten. Unter Stammdaten/ Mengeneinheiten können Sie die benötigte Zuordnung vornehmen.

grafik.png

Der Fehler tritt üblicherweise auf, wenn der im Beleg verwendeten Mengeneinheit kein oder ein falscher E-Rechnungscode zugewiesen ist.

Hinweis:
Die von SelectLine bereitgestellte Auflistung der E-Rechnungscodes ist mit 2218 Einträgen sehr umfangreich.

Ein falscher E-Rechnungscode bedeutet hier nicht, dass es sich dabei um generell um einen falschen Code für die Mengeneinheit handel, sondern eher das der Code nicht  der geforderten UN/ECE 20-Empfehlungmit Rec 21 Erweiterung entspricht.

Ein Beispiel dafür ist die Mengeneinheit Kilometer (km) für die in der Auflistung die Einträge KTM (kilometre) und KMT (kilometre) existieren. 

  • KMT ist der offizielle Code für Kilometer gemäß UN/ECE Recommendation 20 + Rec 21
  • KTM existiert zwar in manchen Listen/Systemen, ist aber kein gültiger Standardcode für E-Rechnungen nach der Norm

Der Fehler ist üblicherweise behoben, wenn Sie in der verwendeten Mengeneinheit den korrekten  E-Rechnungscodes hinterlegen. 

Fehlermeldung:
[PEPPOL-EN16931-R046] Der Inhalt des Elements "Item net price" (BT-146) muss "Item gross price" (BT-148) abzüglich "Item price discount" (BT-147) entsprechen, wenn "Item gross price" (BT-148) übermittelt wird.

Lösung:
Diese Meldung tritt im Zusammenhang mit einer Regel des Prüfschemas PEPPOL auf. Die Regel R046 wird eigentlich nur geprüft, wenn ein GrossPrice (Brutto-Stückpreis) im Rechnungsbeleg vorhanden ist. Der GrossPrice ist der "Brutto-Stückpreis vor Abzug von Rabatten" im strukturierten XML-Datenformat einer E-Rechnung.Aufgrund der Funktionweise für den Aufbau der XML-Dateien, kann es in der SelectLine dazu kommen, dass das Element GrossPrice in der XML-Datei landet obwohl ein Kunde beispielsweise Nettopreise bekommt.

SelectLine hat in der Version 25.4.3 in diesen Zusammenhang Anpassungen vorgenommen.

Hinweis:
In manchen Fällen (z. B. wenn ein Kunde Nettopreise bekommt) wird [PEPPOL-EN16931-R046] von Validatoren nur als Warnung ausgegeben und kann ignoriert werden.

Viele ERP Systeme erzeugen XML-Dateien vorgegeben Standard Strucktur. (Beispiel)

  • GrossPrice = 60
  • NetPrice   = 60
  • Allowance  fehlt

Der Validator gibt dann nur eine Warnung, aber:

  • XRechnung ist gültig
  • PEPPOL akzeptiert sie
  • Behördenportale nehmen die Rechnung an
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