Allgemeine Informationen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen werden E-Rechnungen nicht in physischer Form ausgedruckt und per Post versandt, sondern in einem elektronischen Format zum Beispiel per E-Mail oder über spezielle Rechnungsplattformen übermittelt.

An dieser Stelle muss jedoch unterschieden werden: Während der Begriff E-Rechnung grundsätzlich alle Rechnungen in einem elektronischen Format umfasst, ist die E-Rechnung nach dem deutschen Wachstumschancengesetz und den Steuergesetzen vieler anderer Länder enger gefasst. 

Laut der ERechV (E-Rechnungsverordnung) gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten und damit maschinenlesbaren Format übermittelt und empfangen werden.

Die Anforderungen sind in der Norm EN-16931 bzw. dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version beschrieben.

Bilddateien oder einfache PDF-Dokumente genügen den Anforderungen nicht.

Die Anerkennung von E-Rechnungen ist in vielen Staaten gesetzlich geregelt. Durch die fortschreitende Digitalisierung und ein global steigendes Umweltbewusstsein werden E-Rechnungen weltweit zunehmend akzeptiert und immer häufiger als Standardform der Rechnungsstellung genutzt. Sie tragen außerdem zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs auf nationaler und internationaler Ebene bei. E-Rechnungen bieten Unternehmen die Möglichkeit der automatisierten Verarbeitung und Integration in digitale Geschäftsprozesse. Dadurch können Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Kosten für physische Archivierung, Personal, Porto und Papier eingespart werden.

Welche Vorteile hat die E-Rechnung?

Einige der Vorteile von E-Rechnungen haben wir bereits angeschnitten. Nun möchten wir näher darauf eingehen, warum die Umstellung auf die E-Rechnung für Unternehmen und Organisationen so attraktiv ist. Insbesondere die strukturierte E-Rechnung gemäß der EU-Richtlinie EN16931 bietet eine Vielzahl von Vorzügen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Rechnungsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Im Folgenden haben wir einige der wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst:

• Kosteneinsparungen: Die Nutzung von elektronischen Rechnungen reduziert die Kosten für Papier, Druck, Porto und manuelle Bearbeitung erheblich. Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung der Rechnungsprozesse eine effizientere Nutzung von Ressourcen und Arbeitszeit, was zu weiteren erheblichen Kosteneinsparungen führen kann.
  
• Mehr Effizienz: Durch den Einsatz von E-Rechnungen entfallen zeitaufwändige manuelle Prozesse wie das Ausdrucken, Kuvertieren und postalische Versenden von Rechnungen. Stattdessen erfolgt die Übermittlung und Verarbeitung elektronisch, was die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen beschleunigt und die gesamte Rechnungslaufzeit verkürzt.
  
  
• Umweltschutz: Die Umstellung auf E-Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und trägt somit zum Umweltschutz bei. Weniger Papier bedeutet auch weniger Ressourcenverbrauch und weniger CO2-Emissionen, die mit der Herstellung, dem Transport und der Entsorgung von Papier verbunden sind.
  
  
• Rechtssicherheit: E-Rechnungen im strukturierten Format entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und Standards für die elektronische Rechnungsstellung, was die Rechtssicherheit erhöht und das Risiko von Fehlern und Streitigkeiten reduziert. Die Verwendung standardisierter Formate gewährleistet die Integrität, Authentizität und Nachvollziehbarkeit aller Rechnungsdaten.
  
  
• Verbesserte Datentransparenz und -analyse: Durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse werden alle Rechnungsdaten strukturiert erfasst und in elektronischen Systemen gespeichert. Dies ermöglicht eine verbesserte Transparenz für alle ein- und ausgehenden Rechnungen sowie eine effizientere Analyse von Daten und Finanzkennzahlen.
  
  
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Die elektronische Übermittlung von Rechnungen ermöglicht eine schnellere und effizientere Bearbeitung und Freigabe von Zahlungen. Dies führt bei Ausgangsrechnungen zu kürzeren Zahlungszielen und verbessert die Liquidität des Unternehmens, da offene Rechnungen schneller beglichen werden können.
  
  
• Besser vorbereitet auf Audits: E-Rechnungen ermöglichen eine detaillierte und lückenlose Nachverfolgung aller Schritte des Rechnungsprozesses. Dies erleichtert die Prüfung und Überwachung von Transaktionen durch interne sowie externe Prüfer und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.
  
  
• Vorbereitet für elektronische Meldesysteme: Der Umstieg auf elektronische Rechnungen gestattet eine nahtlose Integration mit elektronischen Meldesystemen und vereinfacht den Prozess der Datenübermittlung erheblich. Unternehmen sind dadurch besser auf die Anforderungen elektronischer Meldeverfahren vorbereitet und profitieren von einer effizienteren und fehlerfreien Berichterstattung an die Finanzbehörden (E-Reporting).
  
  
• Erhöhte Flexibilität und Skalierbarkeit: Die Implementierung von E-Rechnungslösungen bietet Unternehmen mehr Flexibilität und Skalierbarkeit in ihren Rechnungsprozessen. Sie können die Systeme an ihre spezifischen Anforderungen anpassen und bei Bedarf erweitern, um mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Der Bundestag hat mit dem neuen Wachstumschancengesetz beschlossen, dass Unternehmen in Deutschland untereinander nur noch maschinenlesbare E-Rechnungen ausstellen dürfen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen demnach E-Rechnungen empfangen können.

Für das Erstellen und Versenden haben sie hingegen ein Jahr mehr Zeit: Hier gilt die Pflicht erst ab 2026.

Betroffen ist nur die B2B-Rechnungsstellung, bei der sowohl der Leistungserbringer als auch der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist. Im B2C-Bereich bleibt die Zustimmung des Endverbrauchers Voraussetzung für eine elektronische Rechnungsstellung.

Laut Wachstumschancengesetz gilt die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung seit dem 1. Januar 2025.

Da die Umstellung für Unternehmen jedoch mit einem gewissen Aufwand verbunden ist, sind die folgenden Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen: