Allgemeine Informationen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen werden E-Rechnungen nicht in physischer Form ausgedruckt und per Post versandt, sondern in einem elektronischen Format zum Beispiel per E-Mail oder über spezielle Rechnungsplattformen übermittelt.

An dieser Stelle muss jedoch unterschieden werden: Während der Begriff E-Rechnung grundsätzlich alle Rechnungen in einem elektronischen Format umfasst, ist die E-Rechnung nach dem deutschen Wachstumschancengesetz und den Steuergesetzen vieler anderer Länder enger gefasst. 

Laut der ERechV (E-Rechnungsverordnung) gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten und damit maschinenlesbaren Format übermittelt und empfangen werden.

Die Anforderungen sind in der Norm EN-16931 bzw. dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version beschrieben.

Bilddateien oder einfache PDF-Dokumente genügen den Anforderungen nicht.

Die Anerkennung von E-Rechnungen ist in vielen Staaten gesetzlich geregelt. Durch die fortschreitende Digitalisierung und ein global steigendes Umweltbewusstsein werden E-Rechnungen weltweit zunehmend akzeptiert und immer häufiger als Standardform der Rechnungsstellung genutzt. Sie tragen außerdem zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs auf nationaler und internationaler Ebene bei. E-Rechnungen bieten Unternehmen die Möglichkeit der automatisierten Verarbeitung und Integration in digitale Geschäftsprozesse. Dadurch können Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Kosten für physische Archivierung, Personal, Porto und Papier eingespart werden.

Welche Vorteile hat die E-Rechnung?

Einige der Vorteile von E-Rechnungen haben wir bereits angeschnitten. Nun möchten wir näher darauf eingehen, warum die Umstellung auf die E-Rechnung für Unternehmen und Organisationen so attraktiv ist. Insbesondere die strukturierte E-Rechnung gemäß der EU-Richtlinie EN16931 bietet eine Vielzahl von Vorzügen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Rechnungsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Im Folgenden haben wir einige der wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst:

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Der Bundestag hat mit dem neuen Wachstumschancengesetz beschlossen, dass Unternehmen in Deutschland untereinander nur noch maschinenlesbare E-Rechnungen ausstellen dürfen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen demnach E-Rechnungen empfangen können.

Für das Erstellen und Versenden haben sie hingegen ein Jahr mehr Zeit: Hier gilt die Pflicht erst ab 2026.

Betroffen ist nur die B2B-Rechnungsstellung, bei der sowohl der Leistungserbringer als auch der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist. Im B2C-Bereich bleibt die Zustimmung des Endverbrauchers Voraussetzung für eine elektronische Rechnungsstellung.

Laut Wachstumschancengesetz gilt die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung seit dem 1. Januar 2025.

Da die Umstellung für Unternehmen jedoch mit einem gewissen Aufwand verbunden ist, sind die folgenden Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen:

  • 2025 und 2026: Unternehmen können für B2B-Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 weiterhin auch noch Papierrechnungen ausstellen. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind in diesem Zeitraum ebenfalls noch zulässig, bedürfen jedoch der Zustimmung des Rechnungsempfängers.

  • 2027: Wie in den Jahren 2025 und 2026 können auch im Jahr 2027 für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen verwendet werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind weiterhin zulässig. Allerdings gibt es dann neben der Zustimmung des Rechnungsempfängers eine weitere Voraussetzung: Der Rechnungssteller darf einen Gesamt-Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro nicht überschreiten.

  • Besondere Regelung für Unternehmen mit hohem Vorjahresumsatz: Unternehmen, deren Vorjahresumsatz diese Grenze überschreitet, können Rechnungen per elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermitteln. Diese Regelung gilt für Umsätze in den Jahren 2026 und 2027.

  • Ab 2028: Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung verpflichtend eingehalten werden.

Revision #4
Created 21 February 2025 11:47:32 by Handrack
Updated 21 February 2025 12:18:04 by Handrack