Voraussetzungen und Konfiguration
Voraussetzungen
Für die Verwendung dieser Schnittstelle ist Exchange Office 365 mit einem eingerichteten Journaling Postfach notwendig. Hier werden alle eingehenden und ausgehenden Mails zusätzlich abgelegt. Die Schnittstelle überwach dieses Postfach.
Weiterhin benötigt man eine API-Lizenz der SelectLine und eine entsprechende Lizenz für das Modul der FINN.ghost Schnittstelle.
Einrichtung und Konfiguration
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| Host | IMAP-Host des Journaling-Postfachs |
| Benutzer | Nutzer des Journaling-Postfachs |
| Passwort | Passwort des Journaling-Postfachs |
| Ordner - Posteingang | Ordner im Postfach, der Überwacht werden soll |
| Ordner - Backup | Ordner im Postfach, wo E-Mails abgelegt werden sollen, die nicht zugeordnet werden konnten |
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Um zu unterscheiden, ob die E-Mail aus dem eigenen Hause stammt oder von Extern übermittelt wurde, müssen an dieser Stelle alle Domains eingetragen werden, die im eigenen Unternehmen genutzt werden.
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| Nur Hauptadressen | Wenn dieser Haken aktiviert ist, werden E-Mail nur den Hauptdressen zugeordnet (nicht den Kontaktadressen) |
| Nur Domains vergleichen |
Wenn dieser Haken aktiviert ist, wird für die Ermittlung des Kontaktes nur die Domain der E-Mail herangezogen. Achtung: Domains wie gmail.com, gmx.com oder t-online.de können bei mehreren Kontakten vorkommen! |
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Filter Betreff |
An dieser Stelle können E-Mails mit bestimmten Merkmalen im Betreff ignoriert werden. Hierzu werden reguläre Ausdrücke verwendet. .*privat.* bewirkt beispielsweise, dass alle Mails, die das Wort privat im Betreff enthalten, gefiltert werden. |
| Filter E-Mail-Domains | Hier können bestimmte E-Mail-Adressen herausgefiltert werden (z.B. chef@dako-it.com). |
| Bearbeiterfeld |
Wenn eine E-Mail einem Beleg zugeordnet wird, ist dieses Feld notwendig, um den zuständigen Nutzer dem Journal zuzuweisen.
In der Regel wird hierfür des Feld |
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| Nummernkreis für Projekte |
Um E-Mails einem Projekt in der SelectLine zuzuordnen wird im Betreff der Mail nach einer entsprechenden Projektnummer gesucht. Hierzu muss der Nummernkreis für Projekte angegeben werden. Steht im betreff nun das Wort P1234XYZ und es gibt ein Projekt mit der entsprechenden Nummer, so wird diese Mail dem Projekt zugeordnet. Mindestens 4 Zahlen nach dem Präfix |
| Tabelle mit Belegtypen und Nummernkreise | Nach gleichen Prinzip arbeitet die Zuordnung zu Belegen. In der Tabelle können alle gewünschten Belegtypen mit entsprechenden Nummernkreis gepflegt werden. |
Zeitsteuerung
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Nach erfolgreicher Konfiguration kann in der Zeitsteuerung der Intervall zur Überprüfung des Postfaches angegeben werden.
Speicherort der E-Mails
Die E-Mail-Dateien (.eml) werden in der Datenbank der SelectLine gespeichert. Soll hierfür das Dateisystem verwendet werden, kann dies, wie hier beschrieben, konfiguriert werden.