Von der Inbox in die Eingangsrechnung

Der zweite Teil jedes Laufs. Er ist unabhängig davon, ob neue Rechnungen im Portal lagen: Die Schnittstelle sieht immer die Inbox durch.

Wann ein Beleg übergeben wird

Übergeben wird jeder Inbox-Beleg, der

• zur Übergabe freigegeben ist — das passiert beim Import durch das Schlagwort OK oder später von Hand in der SelectLine,
• und noch nicht übergeben wurde.

Dass ein Beleg schon übergeben wurde, merkt sich die Schnittstelle im Beleg selbst. Ein zweites Mal wird er deshalb nicht übergeben — auch nicht, wenn der Lauf mehrfach startet.

Nachbearbeitete Belege freigeben

Der übliche Weg im Alltag: Eine Rechnung kam mit ZB und liegt in der Inbox. Jemand prüft sie, ergänzt Konten oder korrigiert eine Position — und gibt sie dann in der SelectLine frei.

Beim nächsten Lauf wird sie übergeben.

Das ist der Grund, weshalb die Zwischenstufe existiert: Die Nachbearbeitung findet in der SelectLine statt, mit den gewohnten Masken. Niemand muss dafür ins Portal zurück.

Was übergeben wird

Es entsteht eine Eingangsrechnung als Nachfolgebeleg des Inbox-Belegs — mit allen Positionen und der ganzen Belegkette. Zusätzlich werden übernommen:

• das Belegdatum des Inbox-Belegs, damit die Rechnung mit ihrem Datum in der Buchhaltung erscheint und nicht mit dem Datum der Übergabe
• der Vermerk aus Unser Zeichen, also bei Vorlagen der Verweis auf den Vertrag

Ob die Eingangsrechnung offen bleibt, hängt an der Einstellung Bearbeitungsstatus offen lassen. Siehe Belegzuordnung.

Das Archiv wandert mit

Bei der Archivierung über das Archiv der SelectLine und eingeschalteter Einstellung DatevExport wird der Archiveintrag des Inbox-Belegs zusätzlich an die Eingangsrechnung gehängt.

Damit hängt die Rechnung an dem Beleg, der in die Buchhaltung geht — und geht bei der Übergabe an DATEV mit. Ohne diese Einstellung bleibt sie nur am Inbox-Beleg.

Siehe Archivierung.

Was der Inbox-Beleg danach ist

Er bleibt bestehen — als Nachweis, woher die Eingangsrechnung kommt, mit dem Verweis auf die Rechnung im Portal und dem Vermerk, dass er übergeben wurde.

Inbox-Belege sammeln sich also mit der Zeit an. Das ist gewollt und der Grund, weshalb es eine eigene Belegart ist: Sie lässt sich getrennt auswerten und getrennt aufräumen, ohne die Eingangsrechnungen zu berühren.

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