Rechnung mit Vorgängerbeleg
Der beste Fall: Zur Rechnung gibt es in der SelectLine schon einen Vorgang — eine Bestellung oder einen Wareneingang. Dann muss niemand Positionen erfassen, und die Beträge lassen sich vergleichen.
Was dafür im Portal stehen muss
Das Feld Bestellnummer an der Rechnung. Es ist der Schlüssel, mit dem FINN.ghost den Vorgang sucht.
Häufig steht die Nummer auf der Rechnung des Lieferanten und wird vom Portal erkannt. Wo das nicht klappt, kann sie im Portal von Hand nachgetragen werden.
Wo gesucht wird
Gesucht wird beim passenden Lieferanten in diesen Feldern:
| Feld |
|---|
| Belegnummer |
| Ihr Zeichen |
| Ihr Auftrag |
| Unser Zeichen |
| Lieferantenbelegnummer |
| Freier Text 1 und 2 |
Diese Breite ist Absicht: Die Nummer, die der Lieferant auf seine Rechnung schreibt, ist nicht immer Ihre Belegnummer. Oft ist es Ihre Bestellnummer in seinem Feld, manchmal eine Auftragsnummer. Es genügt, dass die Nummer in einem dieser Felder steht.
Berücksichtigt werden nur Belege, die gedruckt und nicht abgeschlossen sind.
Über die Belegkette hinweg
Findet sich die Nummer nicht in der eingerichteten Vorgängerbelegart, sucht FINN.ghost sie in anderen Belegarten desselben Lieferanten — und folgt von dort der Belegkette zu einem Nachfolger der richtigen Belegart.
Damit funktioniert der häufige Fall: Der Lieferant nennt Ihre Bestellnummer, gearbeitet wird aber mit dem Wareneingang. FINN.ghost findet die Bestellung, folgt zum Wareneingang und nimmt diesen.
Was dann passiert
Der gefundene Beleg wird in die Inbox übergeben — mit allen Positionen, Konten, Steuerschlüsseln und Mengen. Anschließend werden Rechnungsnummer und Datum aus dem Portal eingetragen.
Der Betragsvergleich
Jetzt kommt der Teil, der die Prüfung ersetzt: Der Bruttobetrag der Rechnung wird mit dem des Vorgängerbelegs verglichen.
| Ergebnis | Was passiert |
|---|---|
| Beträge stimmen | der Beleg läuft weiter |
Abweichung innerhalb der KNR-Toleranz |
eine Korrekturposition über die Differenz wird angelegt, der Beleg läuft weiter |
Abweichung darüber, oder kein KNR |
das OK wird verworfen, die Abweichung in Prozent am Beleg notiert, der Beleg bleibt liegen |
Der letzte Fall ist der wichtigste des ganzen Moduls: Eine Rechnung, die nicht zum Vorgang passt, wird nicht in die Buchhaltung übergeben. Sie bleibt in der Inbox, mit dem Prozentsatz der Abweichung im Belegfeld. Dort muss jemand hinsehen.
Für den Vergleich liegt die Rechnung am Beleg — als Journal oder im Archiv. Siehe Archivierung.
Wenn die Nummer nicht gefunden wird
Findet sich zu einer gefüllten Bestellnummer kein Beleg, wird die Rechnung nicht
importiert, sondern mit einer Meldung abgewiesen und im Portal als ImportError markiert.
Auch das ist gewollt: Eine Rechnung, die sich auf einen Vorgang beruft, den es nicht gibt, ist ein Fall für einen Menschen.
Siehe Wenn eine Rechnung nicht ankommt.