Archivierung in docuvita einrichten
Diese Seite beschreibt die Einrichtung des Archivierungswegs über docuvita. Sie ist technischer als der übrige Teil des Handbuchs — die Schritte gehören in die Hände der IT oder des Systembetreuers.
Benötigt werden Lizenzen für FINN.ghost, docuvita und den docuvita.Autoprofiler. Ohne den Autoprofiler ist dieser Weg nicht möglich.
Wer nur eine einfache Ablage der Rechnung braucht, ist mit Journal oder Archiv besser bedient. Siehe Archivierung.
Voraussetzungen
Auf dem Server, auf dem der docuvita.Autoprofiler läuft, muss ein MSSQL-ODBC-Treiber installiert sein. Für weitergehende Anpassungen kann zusätzlich ein PostgreSQL-ODBC-Treiber nötig sein.
Die Arbeitsschritte im Überblick
- Importstrecke in den docuvita.Autoprofiler laden und anpassen
- Ordner für die Ablage anlegen und in FINN.ghost hinterlegen
- Ordner für die Verknüpfung von docuvita und SelectLine anlegen
- Importbenutzer in docuvita einrichten
- Objekttyp-Definitionen in docuvita heraussuchen
- Skript zur Erstellung des Archiveintrags in der SelectLine einrichten
1. Importstrecke laden und anpassen
Die vorbereitete Konfiguration steht als Anhang bereit: GMI.cfg.
Im docuvita.Autoprofiler in den Reiter Autoprofiler wechseln, unten im Fenster auf den Pfeil nach links klicken, die heruntergeladene Datei auswählen und öffnen. Damit liegt die Basiskonfiguration im Autoprofiler und muss noch angepasst werden.
Reiter Eigenschaften
Benutzername und Passwort auf die Werte des Importbenutzers setzen, den Sie in Schritt 4 anlegen.
Reiter Konfigurationswerte
Hier werden die Werte an Ihre Installation von FINN.ghost, docuvita und SelectLine angepasst.
| Schlüssel | Was einzutragen ist |
|---|---|
| Belegbezeichnung | der Name des Belegobjekttyps, häufig BELEG statt LIEFERANTENBELEG_DAKOIT |
IMPORTFOLDER |
der Basispfad der Ablage — nicht der Unterordner in |
POSTIMPORTSKRIPT |
der Ablagepfad des Skripts aus Schritt 6 |
CSVFOLDER |
der Basispfad aus Schritt 3 |
CONNECTIONSL |
der Verbindungsstring zur SelectLine-Datenbank |
Beim IMPORTFOLDER weichen die beiden Seiten bewusst ab: Legt FINN.ghost die Dateien unter D:\dvImport\GetMyInvoices\in ab, lautet der Wert im Autoprofiler D:\dvImport\GetMyInvoices — also ohne in. Der Autoprofiler ergänzt seine Unterordner selbst.
Für beide Verbindungsstrings sind in der Konfiguration Beispiele hinterlegt.
2. Ablageordner anlegen und in FINN.ghost hinterlegen
Im Ordner, in dem die Rechnungen abgelegt werden, müssen vier Unterordner existieren:
| Unterordner | Zweck |
|---|---|
in |
hier legt FINN.ghost die Dateien ab |
error |
fehlgeschlagene Verarbeitungen |
log |
Protokolle des Autoprofilers |
target |
verarbeitete Dateien |
FINN.ghost schreibt in den Unterordner in, zum Beispiel C:\GMI\GMI\in. Genau dieser
Pfad wird in den Einstellungen von FINN.ghost hinterlegt.
Siehe Archivierung.
Fehlt einer der vier Unterordner, arbeitet der Autoprofiler nicht. Er legt sie nicht selbst an.
3. Ordner für die Verknüpfung mit der SelectLine
Das Skript aus Schritt 6 erzeugt CSV-Dateien und braucht denselben Ordneraufbau. Also einen
weiteren Ordner — etwa C:\GMI\SL — mit den Unterordnern in, error, log und target.
Für das Skript selbst empfiehlt sich eine Ablage daneben, etwa
C:\GMI\GMI\CreateCSVForSL.cs.
4. Importbenutzer in docuvita einrichten
Um einen Importbenutzer anlegen zu können, brauchen Sie ein Konto, das Mitglied der Rechtegruppe Importadmingruppe ist.
In docuvita anmelden, in den Reiter Importe wechseln und auf Hinzufügen klicken.
Benutzername und Passwort eintragen — diese Daten brauchen Sie in Schritt 1. Alle anderen Felder können leer bleiben.
Über eingetragene E-Mail-Adressen lassen sich Benachrichtigungen im Fehlerfall versenden. Das funktioniert nur, wenn im docuvita-System ein zentrales E-Mail-Konto konfiguriert ist.
5. Objekttyp-Definitionen heraussuchen
Als Administrator an docuvita anmelden, in den Reiter Administration wechseln und im Konfigurationsbaum Objekttypen auswählen.
Benötigt werden die Namen von drei Objekttypen — im Beispiel
LIEFERANTENAKTE_DAKOIT, LIEFERANTENORDNER_DAKOIT und LIEFERANTENBELEG_DAKOIT.
Diese Bezeichnungen hängen von Ihrer docuvita-Konfiguration ab und lauten bei Ihnen mit hoher Wahrscheinlichkeit anders. Sie müssen aus dem eigenen System abgelesen werden.
Die Importstrecke geht davon aus, dass das Schlüsselfeld der Lieferantenakten AdressNumber heißt. Ist das nicht der Fall, muss das Import-Template im docuvita.Autoprofiler angepasst werden.
6. Skript für den Archiveintrag in der SelectLine
Das Skript steht als Anhang bereit: CreateCSVForSL.cs.
Darin muss der Ausgabepfad auf den Unterordner in des Ordners aus Schritt 3 zeigen. Im
Beispiel C:\GMI\SL\in.
Zu ändern ist die Zeile mit File.WriteAllText. Sie lautet danach: File.WriteAllText(@"C:\GMI\SL\in\" + Guid.NewGuid() + ".csv", xmlString);
Was FINN.ghost dabei liefert
Zu jeder Rechnung legt FINN.ghost zwei Dateien im Ordner in ab: die Rechnung als PDF und
eine Beschreibungsdatei mit Belegart, Belegnummer, Lieferantennummer und -name, Bruttobetrag,
Belegdatum sowie den Sachkonten der Belegpositionen.
Übergeben werden ausschließlich PDF-Dateien. Liegt eine Rechnung im Portal in einem anderen Format vor, wird sie bei diesem Archivierungsweg übersprungen und im Protokoll vermerkt.