Varianten
Merkmale und Ausprägungen verwalten und daraus Variantenartikel erzeugen.
- Wie Varianten aufgebaut sind
- Merkmale pflegen
- Varianten erzeugen
- Artikelnummern der Varianten
- Was vom Hauptartikel übernommen wird
Wie Varianten aufgebaut sind
Bevor man Varianten erzeugt, lohnt es, den Aufbau in der SelectLine zu kennen — sonst überrascht später, was mit dem Hauptartikel passiert.
Hauptartikel und Untervarianten
Ein Variantenartikel besteht aus zwei Sorten von Artikeln:
| Aufgabe | |
|---|---|
| Hauptartikel | die Klammer. Er trägt, welche Merkmale die Varianten unterscheiden. |
| Untervarianten | je Kombination ein eigener Artikel — bestellbar, lagerbar, bepreisbar |
Der Hauptartikel wird beim Erzeugen von Varianten umgewandelt: Aus einem normalen Artikel wird ein Variantenartikel. Das ist keine Kopie und keine Ergänzung, sondern eine Änderung an diesem Artikel.
Merkmal und Ausprägung
| Begriff | Beispiel | Bedeutung |
|---|---|---|
| Merkmal | Farbe | die Eigenschaft, die unterschieden wird |
| Ausprägung | rot | ein möglicher Wert dieser Eigenschaft |
| Kürzel | ROT | Kurzform der Ausprägung, für die Artikelnummer |
Das Kürzel ist der Teil, der später sichtbar wird: Es kann an die Artikelnummer der Variante angehängt werden. Siehe Artikelnummern der Varianten.
Wie viele Varianten entstehen
Alle Kombinationen der gewählten Ausprägungen — das Produkt, nicht die Summe:
| Merkmale | Ausprägungen | Varianten |
|---|---|---|
| Farbe | 3 | 3 |
| Farbe, Größe | 3 und 4 | 12 |
| Farbe, Größe, Länge | 3, 4 und 5 | 60 |
Das ist die Rechnung, die man vorher machen sollte. Drei Merkmale mit je fünf Ausprägungen ergeben 125 Artikel — jeder mit eigener Nummer, eigenem Bestand und eigener Preispflege. Weniger Merkmale sind fast immer die bessere Entscheidung.
Die beiden Ansichten
| Ansicht | Wofür |
|---|---|
| Varianten → Merkmale | Merkmale und Ausprägungen verwalten. Siehe Merkmale pflegen |
| Varianten → Zuordnung | daraus Varianten erzeugen. Siehe Varianten erzeugen |
Die Reihenfolge ist die natürliche: Erst müssen Merkmale und Ausprägungen existieren, dann lassen sie sich einem Artikel zuordnen.
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Merkmale pflegen
Unter Merkmale / Varianten → Varianten → Merkmale stehen alle Merkmale des Mandanten mit ihren Ausprägungen.
Was die Ansicht zeigt
Je Merkmal eine Zeile, dahinter in Klammern die Anzahl der Artikel, die dieses Merkmal verwenden. Aufklappen zeigt die Ausprägungen als Kacheln mit ihrem Kürzel.
Verwendete Ausprägungen sind grün hinterlegt und tragen die Anzahl der Artikel, die sie verwenden.
Diese Zahlen sind der eigentliche Nutzen der Ansicht: Man sieht auf einen Blick, welche Merkmale tatsächlich benutzt werden und welche über die Jahre übrig geblieben sind.
Ein Merkmal anlegen
Über das Plus in der Kopfzeile. Anzugeben ist nur die Bezeichnung.
Eine Ausprägung anlegen
Über das Plus in der Zeile des Merkmals. Anzugeben sind:
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Bezeichnung | wie die Ausprägung heißt, etwa rot |
| Kürzel | Kurzform für die Artikelnummer, etwa ROT |
Das Kürzel wird an Artikelnummern angehängt, wenn die Nummerierung über Kürzel läuft. Kurz halten — Artikelnummern sind auf 18 Zeichen begrenzt.
Siehe Artikelnummern der Varianten.
Löschen — nur was unbenutzt ist
Die Papierkorb-Schaltfläche erscheint nur, wenn die Anzahl 0 ist. Ein Merkmal oder eine Ausprägung, die an Artikeln hängt, lässt sich hier nicht löschen.
Das ist mit Absicht so gebaut: Ein Löschen würde die Zuordnung der betroffenen Variantenartikel zu ihrem Hauptartikel mit auflösen. Wer eine benutzte Ausprägung wirklich loswerden will, muss sie zuerst bei allen Artikeln entfernen — über die Zuordnung.
Siehe Varianten erzeugen.
Aufräumen
Merkmale mit der Anzahl 0 sind Kandidaten zum Löschen. Ein sauberer Merkmalbestand macht die Zuordnung übersichtlicher — dort wird aus derselben Liste ausgewählt.
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Varianten erzeugen
Der Hauptteil des Moduls: Aus einem Artikel und einer Handvoll Merkmale entstehen alle Varianten auf einmal.
Der Ablauf
- Artikel wählen — die Suche findet Artikelnummer und Bezeichnung.
- Merkmale und Ausprägungen auswählen — im Baum links, mit Häkchen.
- Kombinationen erzeugen — über Automatisch alle Ausprägungen füllen.
- Prüfen und anpassen — Zeilen ergänzen, entfernen, bestehende Artikel zuordnen.
- Speichern.
Welche Artikel zur Auswahl stehen
Gesucht wird unter den Artikeln, die kein Untervariante eines anderen Artikels sind — also normale Artikel und bestehende Variantenartikel.
Ein bestehender Variantenartikel lässt sich erneut aufrufen, um Varianten zu ergänzen. Seine schon vorhandenen Untervarianten erscheinen dann mit ihren Ausprägungen in der Tabelle.
Merkmale auswählen
Im Baum werden die Ausprägungen angehakt, die unterschieden werden sollen. Ein Merkmal gilt als gewählt, sobald mindestens eine seiner Ausprägungen angehakt ist.
Je gewähltes Merkmal erscheint in der Tabelle eine Spalte.
Alle Kombinationen automatisch füllen
Automatisch alle Ausprägungen füllen erzeugt jede Kombination der angehakten Ausprägungen — bei 3 Farben und 4 Größen also 12 Zeilen.
Vorher die Zahl im Kopf ausrechnen. Die Schaltfläche erzeugt ohne Rückfrage alle Kombinationen, und beim Speichern entsteht daraus je Zeile ein Artikel im Mandanten.
Einzelne Zeilen lassen sich danach entfernen — etwa Kombinationen, die es nicht gibt.
Zeilen von Hand pflegen
| Aktion | Wie |
|---|---|
| Zeile hinzufügen | Artikel hinzufügen |
| Ausprägung einer Zelle setzen | in die Zelle klicken und auswählen |
| Zeile entfernen | Papierkorb am Zeilenende |
Bestehende Artikel zuordnen
In der Spalte Artikel lässt sich je Zeile ein bereits vorhandener Artikel eintragen. Dann wird kein neuer angelegt, sondern der genannte Artikel als Variante zugeordnet.
Das ist der Weg, wenn die Varianten schon als einzelne Artikel im Mandanten liegen — gewachsen über die Jahre, ohne Variantenstruktur. Man ordnet sie nachträglich einem Hauptartikel zu, statt sie neu anzulegen.
Wird eine Artikelnummer eingetragen, die es nicht gibt, wird ein Artikel mit genau dieser Nummer angelegt.
Was rote Zeilen bedeuten
Rot markierte Zeilen verhindern das Speichern. Zwei Gründe:
| Ursache | Abhilfe |
|---|---|
| in einer Zelle fehlt die Ausprägung | Zelle füllen |
| die Kombination oder die Artikelnummer kommt doppelt vor | Zeile korrigieren oder entfernen |
Die Prüfung läuft bei jeder Änderung mit. Solange eine Zeile rot ist, bleibt Speichern gesperrt — es kann also keine halbe Variantenstruktur entstehen.
Speichern
Beim Speichern zeigt ein Fortschrittsbalken, welche Variante gerade angelegt wird — bei vielen Kombinationen dauert das eine Weile, weil jeder Artikel einzeln über die SelectLine angelegt wird.
Dabei passiert der Reihe nach:
- Der Hauptartikel wird zum Variantenartikel umgewandelt.
- Bisherige Variantenzuordnungen dieses Artikels werden gelöst und neu aufgebaut.
- Die gewählten Merkmale werden dem Hauptartikel zugeordnet.
- Je Zeile entsteht ein Artikel — oder der genannte bestehende Artikel wird zugeordnet.
Punkt 2 ist der Grund, weshalb man einen bestehenden Variantenartikel vollständig laden sollte, bevor man speichert: Zeilen, die nicht in der Tabelle stehen, verlieren ihre Zuordnung zum Hauptartikel. Die Artikel selbst bleiben erhalten, sind danach aber keine Varianten mehr.
Wenn ein Artikel gerade bearbeitet wird
Vor dem Schreiben prüft das Werkzeug, ob einer der beteiligten Artikel in der SelectLine gerade offen ist. Ist das so, bricht es ab und nennt Benutzer und Rechner, die den Artikel halten.
Diese Meldung ist eine Hilfe, keine Störung: Sie verhindert, dass eine halb geschriebene Variantenstruktur entsteht, weil ein Kollege den Artikel gerade offen hat.
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Artikelnummern der Varianten
Wie die neuen Artikel heißen, ist eine Entscheidung, die man einmal trifft und dann nicht mehr ändert. Es gibt zwei Verfahren.
Hochzählen
Die Vorgabe. Die Variante heißt wie der Hauptartikel, ergänzt um einen Bindestrich und eine laufende Nummer:
4711-0001
4711-0002
4711-0003
Die Anzahl der Stellen ist wählbar: 2, 3 oder 4. Bereits vergebene Nummern werden übersprungen, sodass sich eine bestehende Reihe fortsetzen lässt.
Der unauffällige Weg — und der, bei dem die Nummer kurz bleibt. Empfohlen, wenn die Nummern nicht sprechend sein müssen.
Mit Merkmalkürzeln
Ohne die Einstellung zum Hochzählen wird die Nummer aus dem Hauptartikel und den Kürzeln der Ausprägungen gebildet:
4711ROTS
4711ROTM
4711BLAUS
Sprechende Nummern: Man erkennt die Variante an der Nummer, ohne den Artikel zu öffnen. Im Lager und am Telefon ist das ein echter Vorteil.
Dafür müssen die Kürzel kurz gehalten werden — und sie sind später nicht mehr änderbar, ohne die Artikelnummern zu verlieren.
Siehe Merkmale pflegen.
Die Grenze: 18 Zeichen
Artikelnummern der SelectLine sind auf 18 Zeichen begrenzt. Wird die erzeugte Nummer länger, bricht der Vorgang mit einer Meldung ab, die die zu lange Nummer nennt.
Das passiert bei Kürzeln schnell: Ein Hauptartikel mit 10 Zeichen und drei Kürzeln mit je 3 Zeichen ergibt 19 — und damit einen Abbruch. Wer mit Kürzeln arbeitet, sollte die Rechnung vorher machen: Länge des Hauptartikels plus Summe der Kürzel.
Bei dieser Meldung wurden bereits angelegte Varianten nicht zurückgenommen. Der Vorgang lässt sich nach kürzeren Kürzeln oder mit Hochzählen wiederholen.
Vorhandene Nummern selbst vergeben
In der Spalte Artikel der Zuordnung lässt sich je Zeile eine Nummer eintragen. Dann gilt diese, und keines der beiden Verfahren greift.
So lassen sich einzelne Varianten nach eigener Systematik benennen — oder bestehende Artikel als Varianten zuordnen.
Siehe Varianten erzeugen.
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Was vom Hauptartikel übernommen wird
Was vom Hauptartikel übernommen wird
Jede neu angelegte Variante ist eine Kopie des Hauptartikels. Das ist der Grund, weshalb es sich lohnt, den Hauptartikel vor dem Erzeugen der Varianten fertig zu pflegen.
Übernommen wird
Die Stammdaten des Hauptartikels samt seiner Zusatzfelder — also Bezeichnung, Texte, Warengruppe, Steuerschlüssel, Mengeneinheit, Preise, Kennzeichen und was am Artikel sonst gepflegt ist.
Daraus folgt die wichtigste Empfehlung dieses Kapitels: Erst den Hauptartikel vollständig pflegen, dann die Varianten erzeugen. Was vorher steht, steht danach bei allen Varianten — was nachher ergänzt wird, muss bei jeder Variante einzeln nachgetragen werden.
Zwei Dinge werden bewusst nicht kopiert
Das Alter des Artikels wird nicht übernommen — jede Variante beginnt als neuer Artikel.
Die Preisbindung kann abgewählt werden: Mit PreisWie nicht übernehmen verliert die Variante den Verweis auf den Artikel, dessen Preis der Hauptartikel übernimmt.
Diese Einstellung ist wichtig, wenn der Hauptartikel seinen Preis von einem anderen Artikel übernimmt. Ohne sie hängen alle Varianten an demselben Preis — was gewollt sein kann, aber selten ist, wenn Varianten unterschiedlich viel kosten.
Die Ausprägungen in einen Text schreiben
Über Variantenausprägungen übernehmen lässt sich wählen, in welches Textfeld der Variante
ihre Ausprägungen geschrieben werden — als Aufzählung, etwa rot, M.
Zur Wahl stehen:
| Feld |
|---|
| Langtext |
| Dimensionstext |
| Infotext |
| Bestelltext |
Praktisch für alles, was den Text später ausgibt: Angebote, Lieferscheine, der Shop. Statt „T-Shirt" steht dort dann „T-Shirt" plus „rot, M" — ohne dass jemand die Texte einzeln pflegt.
Der gewählte Text wird bei der Variante ersetzt, nicht ergänzt. Wer im Langtext des Hauptartikels eine Beschreibung pflegt und den Langtext als Ziel wählt, verliert sie in den Varianten. In diesem Fall besser den Dimensions- oder Infotext nehmen.
Was am Hauptartikel passiert
Er wird zum Variantenartikel umgewandelt und trägt danach die Merkmale, die seine Varianten unterscheiden. Als solcher wird er in der Regel nicht mehr direkt verkauft — er ist die Klammer über den Varianten.
Siehe Wie Varianten aufgebaut sind.
Nachträglich ändern
Änderungen am Hauptartikel wirken nicht rückwirkend auf bestehende Varianten. Wer etwa den Steuerschlüssel korrigiert, muss das bei den Varianten nachziehen — in der SelectLine, über eine Sammeländerung.
Das ist der teuerste Fehler, den man hier machen kann: 60 Varianten aus einem unfertigen Hauptartikel erzeugen und danach merken, dass die Warengruppe falsch war.