Funktionsweise und Anwendung

Voraussetzungen

Damit die Schnittstelle die Eingangsrechnungen dem richtigen Lieferanten zuordnen kann, muss die Lieferantennummer aus der SelectLine als TAG dem Lieferanten im GMI-Portal zugewiesen werden. Als Präfix muss "LNR" davor, damit die Zuordnung des TAGs erfolgen kann:

Verarbeitung

Damit eine Eingangsrechnung von der Schnittstelle verarbeitet wird, benötigt Sie das TAG OK oder NB.

• OK: Die Rechnung wird direkt in den Beleg Eingangsrechnung übergeben
• NB:ZB: Die Rechnung wird in der INBOX für eine Nachbearbeitung belassen

Bei Lieferanten wo in der Regel keine Unregelmäßigkeiten auftragen, kann das TAG direkt am Lieferanten gesetzt werden. Somit muss dies nicht bei jeder Eingangsrechnung manuell durchgeführt werden. 

Nach erfolgreichem Import, wird die Eingangsrechnung im Portal archiviert. 

Die Schnittstelle geht von 3 verschiedenen Ausgangslagen aus, welche nun näher erläutert werden.

Eingangsrechnungen mit Vorgängerbeleg

Idealerweise besitzt eine Eingangsrechnung einen Vorgänger. Dies könnte eine Bestellung oder ein Wareneingang sein. Damit die Schnittstelle dies erkennen kann, muss im GMI-Portal das Feld der Bestellnummer gefüllt sein.

Hierfür kann eine Nummer aus dem Vorgängerbeleg verwendet werden, welche in den folgenden Feldern vorkommen kann: Belegnummer, IhrZeichen, IhrAuftrag, UnserZeichen, LieferBelegNr.

Dabei werden auch die Vorgänger des Vorgängerbeleges berücksichtigt.

Sollte kein Beleg mit der Bestellnummer aus dem GMI-Portal gefunden werden können, so gibt die Schnittstelle eine entsprechende Fehlermeldung aus.

Sollte die Gesamtsummer nicht übereinstimmen, so wird der Beleg von der INBOX nicht in die Eingangsrechnung übergeben. Im Feld FreierText1 steht dann ein entsprechender Hinweis. Für den Vergleich steht eine Kopie der Rechnung im Journal des Beleges zur Verfügung.

Eingangsrechnungen mit Lieferantenvertrag (Vorlage)

Man kann in der SelectLine einen extra Belegtyp erstellen, welcher als Vorlage verwendet werden kann. Dies bietet sich bei widerkehrenden Eingangsrechnungen (z.B. Telefonrechnungen) an. Hier Definiert man einmalig diese Verträge. Beim Import einer neuen Eingangsrechnung werden diese dann kopiert.

Die Bestellnummer aus der Eingangsrechnung vom GMI-Portal muss dann mit einen der folgenden Felder in der SelectLine übereinstimmen: Belegnummer, IhrZeichen, IhrAuftrag, UnserZeichen oder LieferBelegNr.

Sollte kein Beleg mit der Bestellnummer aus dem GMI-Portal gefunden werden können, so gibt die Schnittstelle eine entsprechende Fehlermeldung aus.

Sollte die Gesamtsummer nicht übereinstimmen, so wird der Beleg von der INBOX nicht in die Eingangsrechnung übergeben. Im Feld FreierText1 steht dann ein entsprechender Hinweis. Für den Vergleich steht eine Kopie der Rechnung im Journal des Beleges zur Verfügung.

Eingangsrechnungen ohne Bezug

Sollte es für die Rechnung keinen Bezug geben, wird ein INBOX-Beleg ohne Vorgänger oder Vorlage angelegt. Dies bietet sich z.B. für Gastro-Kassenzettel an.

Hierfür muss die Bestellnummer im GMI-Portal freigelassen werden. Weiterhin ist es Notwendig, dass die Rechnung ein TAG mit dem zu Verwendenden Artikel erhält. Dieses TAG muss mit dem Präfix ANR beginnen (ANR[artikelnummerAusDerSelectLine]). Bei regelmäßigen Rechnungen dieser Art kann das TAG auch dem Lieferanten hinterlegt werden.