Funktionsweise und Anwendung
Voraussetzungen
Damit die Schnittstelle die Eingangsrechnungen dem richtigen Lieferanten zuordnen kann, muss die Lieferantennummer aus der SelectLine als TAG dem Lieferanten im GMI-Portal zugewiesen werden. Als Präfix muss "LNR" davor, damit die Zuordnung des TAGs erfolgen kann:
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Verarbeitung
Damit eine Eingangsrechnung von der Schnittstelle verarbeitet wird, benötigt Sie das TAG OK oder NB.
- OK: Die Rechnung wird direkt in den Beleg Eingangsrechnung übergeben
- NB: Die Rechnung wird in der INBOX für eine Nachbearbeitung belassen
Bei Lieferanten wo in der Regel keine Unregelmäßigkeiten auftragen, kann das TAG direkt am Lieferanten gesetzt werden. Somit muss dies nicht bei jeder Eingangsrechnung manuell durchgeführt werden.
Nach erfolgreichem Import, wird die Eingangsrechnung im Portal archiviert.
Die Schnittstelle geht von 3 verschiedenen Ausgangslagen aus, welche nun näher erläutert werden.
Eingangsrechnungen mit Vorgängerbeleg
Idealerweise besitzt eine Eingangsrechnung einen Vorgänger. Dies könnte eine Bestellung oder ein Wareneingang sein. Damit die Schnittstelle dies erkennen kann, muss im GMI-Portal das Feld der Bestellnummer gefüllt sein.
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Hierfür kann eine Nummer aus dem Vorgängerbeleg verwendet werden, welche in den folgenden Feldern vorkommen kann: Belegnummer, IhrZeichen, IhrAuftrag, UnserZeichen, LieferBelegNr.
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Dabei werden auch die Vorgänger des Vorgängerbeleges berücksichtigt.
Sollte kein Beleg mit der Bestellnummer aus dem GMI-Portal gefunden werden können, so gibt die Schnittstelle ein entsprechende Fehlermeldung aus.