SelectLine E-Rechnung

• Allgemeine Informationen
• Voraussetzungen und verfügbare Formate
• Einrichtung in der SelectLine Warenwirtschaft

Allgemeine Informationen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen werden E-Rechnungen nicht in physischer Form ausgedruckt und per Post versandt, sondern in einem elektronischen Format zum Beispiel per E-Mail oder über spezielle Rechnungsplattformen übermittelt.

An dieser Stelle muss jedoch unterschieden werden: Während der Begriff E-Rechnung grundsätzlich alle Rechnungen in einem elektronischen Format umfasst, ist die E-Rechnung nach dem deutschen Wachstumschancengesetz und den Steuergesetzen vieler anderer Länder enger gefasst. 

Laut der ERechV (E-Rechnungsverordnung) gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten und damit maschinenlesbaren Format übermittelt und empfangen werden.

Die Anforderungen sind in der Norm EN-16931 bzw. dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version beschrieben.

Bilddateien oder einfache PDF-Dokumente genügen den Anforderungen nicht.

Die Anerkennung von E-Rechnungen ist in vielen Staaten gesetzlich geregelt. Durch die fortschreitende Digitalisierung und ein global steigendes Umweltbewusstsein werden E-Rechnungen weltweit zunehmend akzeptiert und immer häufiger als Standardform der Rechnungsstellung genutzt. Sie tragen außerdem zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs auf nationaler und internationaler Ebene bei. E-Rechnungen bieten Unternehmen die Möglichkeit der automatisierten Verarbeitung und Integration in digitale Geschäftsprozesse. Dadurch können Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Kosten für physische Archivierung, Personal, Porto und Papier eingespart werden.

Welche Vorteile hat die E-Rechnung?

Einige der Vorteile von E-Rechnungen haben wir bereits angeschnitten. Nun möchten wir näher darauf eingehen, warum die Umstellung auf die E-Rechnung für Unternehmen und Organisationen so attraktiv ist. Insbesondere die strukturierte E-Rechnung gemäß der EU-Richtlinie EN16931 bietet eine Vielzahl von Vorzügen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Rechnungsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Im Folgenden haben wir einige der wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst:

• Kosteneinsparungen: Die Nutzung von elektronischen Rechnungen reduziert die Kosten für Papier, Druck, Porto und manuelle Bearbeitung erheblich. Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung der Rechnungsprozesse eine effizientere Nutzung von Ressourcen und Arbeitszeit, was zu weiteren erheblichen Kosteneinsparungen führen kann.
  
• Mehr Effizienz: Durch den Einsatz von E-Rechnungen entfallen zeitaufwändige manuelle Prozesse wie das Ausdrucken, Kuvertieren und postalische Versenden von Rechnungen. Stattdessen erfolgt die Übermittlung und Verarbeitung elektronisch, was die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen beschleunigt und die gesamte Rechnungslaufzeit verkürzt.
  
  
• Umweltschutz: Die Umstellung auf E-Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und trägt somit zum Umweltschutz bei. Weniger Papier bedeutet auch weniger Ressourcenverbrauch und weniger CO2-Emissionen, die mit der Herstellung, dem Transport und der Entsorgung von Papier verbunden sind.
  
  
• Rechtssicherheit: E-Rechnungen im strukturierten Format entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und Standards für die elektronische Rechnungsstellung, was die Rechtssicherheit erhöht und das Risiko von Fehlern und Streitigkeiten reduziert. Die Verwendung standardisierter Formate gewährleistet die Integrität, Authentizität und Nachvollziehbarkeit aller Rechnungsdaten.
  
  
• Verbesserte Datentransparenz und -analyse: Durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse werden alle Rechnungsdaten strukturiert erfasst und in elektronischen Systemen gespeichert. Dies ermöglicht eine verbesserte Transparenz für alle ein- und ausgehenden Rechnungen sowie eine effizientere Analyse von Daten und Finanzkennzahlen.
  
  
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Die elektronische Übermittlung von Rechnungen ermöglicht eine schnellere und effizientere Bearbeitung und Freigabe von Zahlungen. Dies führt bei Ausgangsrechnungen zu kürzeren Zahlungszielen und verbessert die Liquidität des Unternehmens, da offene Rechnungen schneller beglichen werden können.
  
  
• Besser vorbereitet auf Audits: E-Rechnungen ermöglichen eine detaillierte und lückenlose Nachverfolgung aller Schritte des Rechnungsprozesses. Dies erleichtert die Prüfung und Überwachung von Transaktionen durch interne sowie externe Prüfer und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.
  
  
• Vorbereitet für elektronische Meldesysteme: Der Umstieg auf elektronische Rechnungen gestattet eine nahtlose Integration mit elektronischen Meldesystemen und vereinfacht den Prozess der Datenübermittlung erheblich. Unternehmen sind dadurch besser auf die Anforderungen elektronischer Meldeverfahren vorbereitet und profitieren von einer effizienteren und fehlerfreien Berichterstattung an die Finanzbehörden (E-Reporting).
  
  
• Erhöhte Flexibilität und Skalierbarkeit: Die Implementierung von E-Rechnungslösungen bietet Unternehmen mehr Flexibilität und Skalierbarkeit in ihren Rechnungsprozessen. Sie können die Systeme an ihre spezifischen Anforderungen anpassen und bei Bedarf erweitern, um mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Der Bundestag hat mit dem neuen Wachstumschancengesetz beschlossen, dass Unternehmen in Deutschland untereinander nur noch maschinenlesbare E-Rechnungen ausstellen dürfen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen demnach E-Rechnungen empfangen können.

Für das Erstellen und Versenden haben sie hingegen ein Jahr mehr Zeit: Hier gilt die Pflicht erst ab 2026.

Betroffen ist nur die B2B-Rechnungsstellung, bei der sowohl der Leistungserbringer als auch der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist. Im B2C-Bereich bleibt die Zustimmung des Endverbrauchers Voraussetzung für eine elektronische Rechnungsstellung.

Laut Wachstumschancengesetz gilt die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung seit dem 1. Januar 2025.

Da die Umstellung für Unternehmen jedoch mit einem gewissen Aufwand verbunden ist, sind die folgenden Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen:

Voraussetzungen und verfügbare Formate

Voraussetzungen

Die SelectLine Software GmbH stellt die Funktionen für die Konfiguration und den Versand von E-Rechnungen seit der Veröffentlichtung der Version 24.2.0 im Oktober 2024, in der Programmausprägung "Standard" zur Verfügung.

Mit einer SelectLine Warenwirtschaft in der Programmausführung "PLATIN" können Sie die Konigurationen im Zusammenhang mit dem E-Rechnungversand bereits mit einer SelectLine ab Version 20.3.6 vornehmen.

Anmerkung: 
Wir empfehlen die Verwendung der aktuellsten Softwareversion.

Formate

• Zugferd 1.0
  Das Format wird von Endkunden und Unternehmen verwendet.
  
  
• Zugferd 2.0
  Dieses Format verwenden Endkunden, Unternehmen und öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
  
  
• Zugferd 2.1
  Dieses Format verwenden Endkunden, Unternehmen und öffentliche Auftraggeber in Deutschland und auch in Frankreich.
  
  
• Zugferd XRechnung
  Dieses Format verwenden Endkunden, Unternehmen und öffentliche Auftraggeber in Deutschland und auch in Frankreich.
  
  
• XRechnung
  Das Format wird von Endkunden, Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet.
  
  
• ebInterface 4.3 und 5.0
  Dieses Format wird von Endkunden, Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern in Österreich verwendet.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass nur die aktuellen Formate ZUGFeRD XRechnung und XRechnung von der SelectLine aktualisiert werden.

Die Verwendung von ZUGFeRD 1.0 ist mit den Wachstumschancengesetz nicht mehr zulässig, da dieses kein konformes Format nach EN16931 ist.

Einrichtung in der SelectLine Warenwirtschaft

Vorbereitung

Sind die bereits genannten Voraussetzungen erfüllt ist es für die Einrichtung des E-Rechnungsversand erforderlich, dass Sie die Daten Ihres Mandanten in den nachfolgenden Bereichen prüfen und notwendige Anpassungen vornehmen.

• SelectLine Stammdaten
• Benutzereinstellung
• Mandanteneinstellung
• Kundenstammdaten
• Mengeneinheiten
• Steuerschlüssel
• Zahlungsbedingungen

Hinweis:
Die im Laufe der Anleitung gezeigten Grafiken stammen aus einer SelectLine Warenwirtschaft mit einer Programmversion von 24.2. oder höher. Darstellungen und Bezeichnungen können in älteren Programmversionen abweichen.

Stammdaten

Über die Menüführung Applikationsmenü/ Wartung/ Aktualisieren/ Stammdaten aktualisieren, erreichen Sie den Dialog zur Stammdatenaktualisierung.

Überprüfen Sie im Dialog zur Stammdatenaktualisierung, ob für die aufgeführten Datenbanktabellen Updates verfügbar sind. Standardmäßig werden veraltete Datenbanktabellen im Dialog vorausgewählt und rot markiert. Es ist wichtig, dass sich die Tabellen "ZUGFERDMEINHEIT" und "LAENDERCODE" auf dem aktuellsten Stand befinden. Ist dies bei Ihnen nicht der Fall führen Sie bitte entsprechend über den "Ausführen"-Button die Aktualisierung durch.

Im nachfolgenden Beispiel werden die relevanten Tabellen noch einmal dargestellt, da diese sich in unserem System bereit auf dem aktuellsten Stand befinden werden sie blau markiert.

Benutzereinstellungen

Die benutzerspezifischen Programmeinstellungen sind ebenfalls über das Applikationsmenü erreichbar.

Möchte man die Formate ZUGFeRD und ZUGFeRD (X-Rechnung) verwenden, ist es erforderlich das verwendete PDF-Format in den Benutzereinstellungen, unter Menüpunkt "Drucken", auf das Format PDF/A-3b umzustellen. Die Rechnungsdaten werden dann in einer menschenlesbaren Form dargestellt und dienen als Container, in die eine XML-Datei eingebettet wird.

Speichern Sie die Einstellung mit Hilfe des "Übernehmen"-Buttons und schließen Sie den Dialog über den "Ok"-Button.

Mandanteneinstellungen

Über Mandant/Einstellungen gelangen Sie in die Mandanteneinstellungen.

Im Menüpunkt "Adresse" sollten Sie die Angaben zu Ihrem Unternehmen prüfen und gegebenfalls Anpassungen vornehmen.

Zu den erforderlichen Einträgen zählen die Angabe der Firmenbezeichnung im Feld Firma, die Angabe einer Telefonnummer, die korrekte Anschrift, eine E-Mail Adresse, sowie die Länderangabe in den Adressdaten im ISO-Standard. Für Deutschland ist
beispielsweise DE korrekt, wohingegen D kein gültiger Wert ist.

Überprüfen Sie ebenfalls die Angaben zu Ihrer USt-ID, sowie der Steuernummer.

Unter dem Menüpunkt "Belege" auf der Seite "Digitale Belege" legen Sie unter Einstellungen das Verzeichnis fest, in das die erstellten Rechnungen bzw. XML-Dateien abgelegt werden, wenn sie als Datei gespeichert werden sollen. In diesem Verzeichnis wird automatisch ein Unterordner „Digitale Belege“ angelegt. Dieser wird im Importdialog genutzt. Zusätzlich können Sie hier auch die aktiven Versandformate auswählen.

Zusätzlich sollten Sie über den Menüpunkt "Zahlungsverkehr" einen Vorgabewert für den Bankbezug hinterlegen und die Option aktivieren, diesen in Ausgangsbelegen zu verwenden, wenn für Kunden keine Bankverbindungen hinterlegt sind.

 Diese Einstellung wird später für einige Konfigurationen in den Zahlungsbedingungen relevant.

Wie bereits in den benutzerspezifischen Einstellungen, speichern Sie die Einstellung auch hier mit Hilfe des "Übernehmen"-Buttons und schließen Sie den Dialog über den "Ok"-Button.

Kundenstammdaten

Im jeweiligen Kunden, dem Rechnungen in elektronischer Form geschickt werden sollen, müssen weitere Einstellungen vorgenommen werden. Die Länderangabe in den Adressdaten müssen, so wie in den Mandanteneinstellungen, dem ISO-Standard entsprechen.

Hinweis:
Sollten Sie in Ihrem System den internen Belegkreis "Wartungsvertrag" verwenden, überprüfen Sie dort auch noch einmal, ob die Adressdaten und die Länderangabe der Vertragnehmer den Vorgaben entsprechen. Bei der Erstellung einer Rechnung aus dem Wartungsvertrag, werden die Kundeninformationen nämlich entsprechend aus dem Vertragsdatensatz herangezogen.

Unter dem Menüpunkt "Digitale Belege" legen Sie fest, in welchem Format die E-Rechnung an den Kunden erstellt werden soll und ob die Rechnung als XML-Datei und/oder PDF-Datei erstellt und versendet werden soll.

Sofern Sie die aktiven Versandformaten unter dem Punkt "Digitale Beleg" in den Mandanteneinstellungen noch nicht konfiguriert haben, stehen Ihnen die folgenden Formate im Kunden zur Auswahl:

• „Keine elektronische Belegausgabe“
  • Der Kunde erhält keine elektronischen Rechnungen.

• „Als PDF versenden“
  • Der Kunde erhält die Rechnung als E-Mail. Im Anhang befindet sich eine PDF-Datei. Im Feld
    „E-Mail-Adresse“ wird die Empfängeradresse hinterlegt. Das Druckausgabeziel ist immer EMail.
    Es sei denn, im Formular ist „Drucker“ angegeben.

• „ZUGFeRD 1.0-PDF E-Mail“
  • Der Kunde erhält die Rechnung im Format ZUGFeRD 1.0 als PDF-Datei im Anhang einer EMail.
    Das PDF-Dokument ist um strukturierte Daten in Form einer XML-Datei im ZUGFeRD-
    1.0-Format ergänzt. Im Feld „E-Mail-Adresse“ wird die Empfängeradresse hinterlegt.

• „ZUGFeRD 2.0-PDF E-Mail“
  • Der Kunde erhält die Rechnung im Format ZUGFeRD 2.0 als PDF-Datei im Anhang einer EMail.
    Das PDF-Dokument ist um strukturierte Daten in Form einer XML-Datei im ZUGFeRD-
    2.0-Format ergänzt. Im Feld „E-Mail-Adresse“ wird die Empfängeradresse hinterlegt. Die
    Leitweg-ID des Kunden kann erfasst werden.

• „ZUGFeRD 2.1-PDF E-Mail“
  • Der Kunde erhält die Rechnung im Format ZUGFeRD 2.1 als PDF-Datei im Anhang einer EMail.
    Das PDF-Dokument ist um strukturierte Daten in Form einer XML-Datei im ZUGFeRD-
    2.1-Format ergänzt. Im Feld „E-Mail-Adresse“ wird die Empfängeradresse hinterlegt. Die
    Leitweg-ID des Kunden kann erfasst werden.

• „ZUGFeRD (XRechnung) PDF E-Mail“
  • Der Kunde erhält die Rechnung im Format ZUGFeRD XRechnung als PDF-Datei im Anhang
    einer E-Mail. Das PDF-Dokument ist um strukturierte Daten in Form einer XML-Datei im
    ZUGFeRD-XRechnung-Format ergänzt. Im Feld „E-Mail-Adresse“ wird die Empfängeradresse
    hinterlegt. Die Leitweg-ID des Kunden kann erfasst werden.

• „XRechnung Datei“
  • Die Rechnung wird im Format XRechnung erstellt und gespeichert. Anschließend steht die 
    Datei zur weiteren Verwendung in dem in den Einstellungen hinterlegten Verzeichnis zur
    Verfügung. Die Leitweg-ID des Kunden muss erfasst werden.

• „XRechnung E-Mail“
  • Der Kunde erhält die Rechnung im Format XRechnung als XML-Datei im Anhang einer E-Mail.
    Im Feld „E-Mail-Adresse“ wird die Empfängeradresse hinterlegt. Die Leitweg-ID des Kunden
    muss erfasst werden.

• „ebInterface 4.3 Datei“
  • Die Rechnung wird im Format ebInterface 4.3 als XML-Datei erstellt und gespeichert.
    Anschließend kann die Datei aus dem in den Einstellungen festgelegten Verzeichnis
    versendet werden.

• „ebInterface 4.3 E-Mail“
  • Der Kunde erhält die Rechnung im Format ebInterface 4.3 als XML-Datei im Anhang einer EMail.
    Im Feld „E-Mail-Adresse“ wird die Empfängeradresse hinterlegt.

• „ebInterface 5.0 Datei“
  • Die Rechnung wird im Format ebInterface 5.0 als XML-Datei erstellt und gespeichert.
    Anschließend kann die Datei aus dem in den Einstellungen festgelegten Verzeichnis
    versendet werden.

• „ebInterface 5.0 E-Mail“
  • Der Kunde erhält die Rechnung im Format ebInterface 5.0 als XML-Datei im Anhang einer EMail.
    Im Feld „E-Mail-Adresse“ wird die Empfängeradresse hinterlegt.

Leitweg-ID:

Wie Sie der oberen Übersicht entnehmen können, ist es für die Verwendung einiger Formate erforderlich die sogenannte Leitweg-ID des Kunden zu erfassen.

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Zeichenkette. Sie dient dazu, bei der Übertragung elektronischer Rechnungen den öffentlichen Auftraggeber zu identifizieren und Rechnungen an diesen zu adressieren. Sie muss auf jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber als Pflichtangabe übermittelt werden. 

Sie muss auf jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber als Pflichtangabe übermittelt werden. Sie als Rechnungssteller müssen keine eigene Leitweg-ID beantragen.

Das Pendant zur Leitweg-ID bildet für ebInterface 4.3 und ebInterface 5.0 das Feld „Ihr Auftrag” im Belegkopf ab. Dieses Feld finden Sie in jedem Beleg auf der Seite "Adresse".

Sollte der Kunde keine Leitweg-ID besitzen, ist das Feld als Referenznummer zu verstehen. Unsere eigenen Erfahrungen zeigen, dass die Kundennummer als Referenz für Kunden ohne Leitweg-ID eine gültige Angabe ist.

Mengeneinheiten

In den Mengenangaben ist es erforderlich den zu verwendenden Mengeneinheiten einen E-Rechnungs-Code zuzuweisen, um den Austausch der Daten zu gewährleisten. Vor allem bei Mengeneinheiten gibt es die unterschiedlichsten Schreibweisen für ein und dieselbe Einheit. Damit hier ein Standard geschaffen wird, müssen die verwendeten Mengeneinheiten entsprechend codiert und in einem vorgegebenen Format übermittelt werden.

Unter Stammdaten/ Mengeneinheiten können Sie die benötigte Zuordnung vornehmen

Ordnen Sie jeder verwendenden Mengeneinheiten einen E-Rechnungs-Code zu.

Anmerkung:
Die Zuordnung der E-Rechnungs-Codes in den Mengeneinheiten ist mandantenübergreifend, sollte Sie über mehrere SelectLine-Mandanten verfügen, müssen Sie die Zuordnung nicht pro Mandant vornehmen.

Steuerschlüssel

Für die Erstellung von E-Rechnungen müssen eindeutige Steuerkategorien angegeben werden. Unter Stammdaten/ Steuerschlüssel können Sie einem Steuerschlüssel eine nach EU-Norm gültige ERechnungs-Kategorie zuordnen. Dies müssen Sie für jeden zur Verwendung geplanten Steuerschlüssel hinterlegen.

Die folgenden Kategorien stehen Ihnen zur Auswahl:

• Einheitssatz
• Innergemeinschaftliche Lieferung
• Reverse Charge
• Steuerbefreit
• Nullsteuer-Waren
• Unbesteuerte Dienstleistungen

Besonderheit bei XRechnungen:

Bei Steuerzuordnungen, die nicht „Einheitssatz“ sind, wird ein Steuerbefreiungsgrund übertragen. Der Grund entspricht der Bezeichnung, die im Auswahlfeld zu sehen ist. Eine Ausnahme gibt es bei „Reverse Charge“. Dort wird der Grund „Umkehrung der Steuerschuldnerschaft“ übertragen.

Zahlungsbedingungen

Unter Stammdaten/ Zahlungsbedingungen wählen Sie den Zahlungsmittelcode (UNTDID-Code) für die Formate ZUGFeRD und XRechnung aus der Liste aus. Diese Angabe muss für jede von Ihnen verwendete Zahlungsbedingung gesetzt werden.

UNTDID steht für United Nations Trade Data Interchange Directory, also das Handelsdatenaustauschverzeichnis der Vereinten Nationen. Da die Liste sehr viele Zahlungsmittelcodes umfasst und keine Übersetzung zur Bezeichung und der Beschreibung bereitgestellt werden, folgt eine kleine Übersicht häufig verwendeter Codes:

Code 1:
Eine nicht näher definierte, rechtlich durchsetzbare Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Parteien die ein vertragliches Recht oder ein Recht auf Geldzahlung zum Ausdruck bringt.

Code 10:
Zahlung mit im Umlauf befindlichen Währungen (einschließlich Scheinen und Münzen), einschließlich Girokontoeinlagen. (Barzahlung)

Code 48:
Zahlung mit einer von einer Bank oder einem anderen Finanzinstitut ausgestellten Karte. (Kartenzahlung)

Die Codes 31, 49, oder 59 werden für Lastschriften empfohlen. Es werden hier entsprechend die Kontodaten der Bankverbindung des Kunden im Beleg verwendet.

Die Codes 30, 45, oder 58 werden für Überweisungen empfohlen. Es wird die IBAN aus dem im Beleg hinterlegten Bankbezug verwendet.