API-Tokens
Pipedrive begrenzt nicht die Zahl der Zugriffe, sondern deren Gewicht: Jeder Zugriff kostet eine bestimmte Zahl von Tokens, und je Tag steht ein festes Kontingent zur Verfügung. Diese Seite sagt, wie groß es ist und was die Übertragungen davon verbrauchen.
Das ist die Rechnung, die vor dem Festlegen der Intervalle gehört. Wer sie einmal aufstellt, vermeidet den häufigsten Betriebsfehler: Übertragungen, die mittags stehen, weil das Kontingent aufgebraucht ist.
Das Tageskontingent
Es ergibt sich aus Abo und Anzahl der Nutzer:
| Abo | Tokens je Nutzer und Tag |
|---|---|
| Light | 30.000 |
| Growth | 60.000 |
| Premium | 150.000 |
| Ultimate | 210.000 |
Bei fünf Nutzern im Abo Growth sind das also 300.000 Tokens am Tag.
Die Schnittstelle hält 100 Tokens als Reserve zurück und bricht ab, bevor das Kontingent vollständig aufgebraucht ist. Das ist Absicht: Sonst könnte auch der Aufruf der Einstellungen nicht mehr funktionieren.
Die tatsächlich verbleibende Zahl liest die Schnittstelle bei jedem Zugriff aus der Antwort von Pipedrive mit — der Zähler richtet sich also selbst, falls parallel noch etwas anderes auf dasselbe Konto zugreift. Zurückgesetzt wird er beim Datumswechsel.
Was die Läufe kosten
Je Lauf fällt ein Grundbetrag an, dazu ein Betrag je Datensatz:
| Aufgabe | Grundbetrag | je Datensatz |
|---|---|---|
| Kontakte exportieren | 92 | bis 25 |
| Kontakt-Label erneut exportieren | 72 | bis 5 |
| Artikel exportieren | 32 | bis 15 |
| Artikelbilder exportieren | 32 | bis 30 |
| Belege exportieren | 92 + 10 je Belegtyp | ab 33 |
| Aktivitäten exportieren | 52 | bis 5 |
| Projekte exportieren | 132 + 10 je Belegtyp + 10 je Board | 5 |
| Leads importieren | 22 | 0 |
Der Grundbetrag fällt auch dann an, wenn es nichts zu übertragen gibt — er entsteht aus den Abfragen, mit denen der Lauf sich den Stand in Pipedrive holt. Deshalb kostet ein Intervall von fünf Minuten selbst bei völliger Ruhe Tokens.
Eine Beispielrechnung
Abo Growth, 3 Nutzer, also 180.000 Tokens am Tag. Am Tag ändern sich 50 Kontakte, 200 Artikel, 80 Belege und 100 Journale. Vier Belegtypen sind zugeordnet.
| Aufgabe | Intervall | Rechnung | Tokens |
|---|---|---|---|
| Kontakte | 4× am Tag | 4 × 92 + 50 × 25 | 1.618 |
| Artikel | 4× am Tag | 4 × 32 + 200 × 15 | 3.128 |
| Belege | 8× am Tag | 8 × 132 + 80 × 33 | 3.696 |
| Aktivitäten | 8× am Tag | 8 × 52 + 100 × 5 | 916 |
| Leads | alle 15 min | 96 × 22 | 2.112 |
| Summe | 11.470 |
Das Kontingent ist damit weit unterschritten — im laufenden Betrieb ist es selten das Problem. Eng wird es bei der Erstbefüllung und bei den Bildern.
Die zwei teuren Fälle
Erstbefüllung
Beim ersten Lauf wird jeder Datensatz angelegt, nicht nur die geänderten.
| Bestand | Rechnung | Tokens |
|---|---|---|
| 5.000 Kontakte | 5.000 × 25 | 125.000 |
| 10.000 Artikel | 10.000 × 15 | 150.000 |
| 10.000 Artikelbilder | 10.000 × 30 | 300.000 |
Ein Sortiment dieser Größe passt nicht in ein Tageskontingent. Die Erstbefüllung läuft dann über mehrere Tage: Die Schnittstelle bricht ab, wenn die Tokens aufgebraucht sind, und macht am nächsten Tag weiter. Das ist kein Fehler — es gehört aber vorher gesagt, damit niemand am zweiten Tag ein leeres Pipedrive für einen Defekt hält.
Artikelbilder
Mit bis zu 30 Tokens ist ein Bild der teuerste Einzelvorgang.
Bei großen Sortimenten gehört diese Aufgabe auf eine feste Zeit in der Nacht — und die Frage gestellt, ob die Bilder im CRM überhaupt gebraucht werden.
Den Verbrauch beobachten
Über Pipedrive-API-Logs anzeigen in den allgemeinen Einstellungen schreibt jeder Zugriff eine Zeile ins Protokoll: wie viele Tokens er gekostet hat und wie viele heute bleiben.
Nur zur Beobachtung einschalten, nicht dauerhaft — sonst besteht das Protokoll aus nichts anderem mehr.
Siehe Allgemeine Einstellungen und Log Informationen im Systemhandbuch.
Wenn die Tokens aufgebraucht sind
Im Protokoll steht: API-Request-Tokens für heute aufgebraucht!
| Abhilfe | |
|---|---|
| Intervalle verlängern | weniger Grundbeträge am Tag |
| Bilder auf eine feste Zeit legen | verteilt die Last |
| Aufrufe der Einstellungen sparen | jeder kostet Tokens |
| Abo oder Nutzerzahl prüfen | stimmt die Angabe im Feld Pipedrive-Abo? |
Ist im Feld Pipedrive-Abo ein höheres Modell eingetragen als das tatsächlich abonnierte, rechnet die Schnittstelle mit einem Kontingent, das es nicht gibt — dann bricht Pipedrive ab, bevor die Reserve greift.