FINN.pipedrive

• Überblick
• Grundlagen
• Installation
• Leistungsbeschreibung
• Zuordnung und Extrafelder
• Einstellungen
• Allgemeine Einstellungen
• Kontakte
• Produkte
• Belege
• Aktivitäten
• Leads
• Projekte
• Erstinbetriebnahme
• Laufender Betrieb
• Automatisierung
• API-Tokens
• Wenn etwas nicht ankommt
• Häufige Fragen

Überblick

FINN.pipedrive versorgt das CRM Pipedrive aus der SelectLine Warenwirtschaft. Gepflegt wird weiter in der SelectLine; der Vertrieb arbeitet in Pipedrive und sieht dort dieselben Kunden, Artikel und Vorgänge.

Was das Modul kann

• Kontakte übertragen — CRM-Adressen der SelectLine als Organisationen und Personen, mit Kennzeichnung nach Kunde, Lieferant, Interessent.
• Artikel als Produkte übertragen — mit Preis, Status und auf Wunsch den Artikelbildern.
• Belege als Deals übertragen — je Belegtyp in eine festgelegte Phase, mit Positionen und Belegdaten.
• Journale, Projekte und Leads abgleichen — Journale als Aktivitäten, Projekte als Pipedrive-Projekte; Leads laufen umgekehrt und werden in der SelectLine zum Beleg.

Wofür es typischerweise eingesetzt wird

Fall	Was das Modul dabei leistet
Vertrieb im CRM, Stammdaten im ERP	die Daten werden einmal in der SelectLine gepflegt und erscheinen in Pipedrive — keine doppelte Eingabe, keine abweichenden Dubletten
Kunden im CRM bewerten	Umsätze, Bestellanzahl und bereits bestellte Produktkategorien stehen am Kontakt in Pipedrive, ohne dafür ins ERP zu wechseln
Wiedervorlage nach Kaufverhalten	Kontakte werden anhand der Zeit seit der letzten Bestellung mit einem Label versehen und lassen sich in Pipedrive danach filtern

Die Richtung

Die Schnittstelle arbeitet derzeit im Wesentlichen in eine Richtung: von der SelectLine nach Pipedrive. Was in Pipedrive von Hand geändert wird, kommt nicht in die SelectLine zurück — und wird beim nächsten Lauf überschrieben.

Ausnahmen sind die Lead-Synchronisation und, wenn eingeschaltet, der Deal-Import: Sie holen Leads bzw. Deals aus Pipedrive und legen daraus in der SelectLine einen Beleg an. Siehe Leads und Belege.

Was gilt und was geplant ist, steht in der Leistungsbeschreibung.

Die sechs Bereiche

Jeder Bereich wird einzeln eingerichtet und hat eine eigene Aufgabe in der Zeitsteuerung:

Bereich	Aus der SelectLine	Nach Pipedrive
Kontakte	CRM-Adressen	Organisationen und Personen
Produkte	Artikel und Artikelbilder	Produkte
Belege	Belege mit Positionen	Deals
Aktivitäten	Journale	Aktivitäten
Projekte	Projekte	Projekte
Leads	(umgekehrte Richtung)	Leads werden zum Beleg

Die Bereiche bauen aufeinander auf. Kontakte und Produkte müssen eingerichtet sein, bevor Belege übertragen werden können — ein Deal ohne Organisation und ohne Produkte wäre in Pipedrive nicht nachvollziehbar.

Wie zugeordnet wird

Beide Systeme müssen einen Datensatz wiedererkennen. Dafür wird in Pipedrive je Bereich ein Feld hinterlegt, in dem die Nummer bzw. ID aus der SelectLine steht.

Das ist der Kern der Einrichtung: Ohne dieses Feld findet die Schnittstelle einen bereits übertragenen Datensatz nicht wieder und würde ihn erneut anlegen.

Siehe Zuordnung und Extrafelder.

Voraussetzungen

• Ein Pipedrive-Konto mit Administrationsrechten und ein API-Token.
• FINN.pipedrive ist ein eigenes, lizenzpflichtiges Modul.
• Eine API-Lizenz der SelectLine.

Pipedrive begrenzt die Zahl der API-Zugriffe pro Tag. Wie viele zur Verfügung stehen, hängt vom Abo und der Zahl der Nutzer ab — und das entscheidet mit, wie oft die Übertragungen laufen können.

Siehe API-Tokens.

Aufbau dieses Handbuchs

Kapitel	Inhalt
Grundlagen	Installation, Leistungsumfang, Zuordnung
Einstellungen	Verbindung und die sechs Bereiche einrichten
Laufender Betrieb	Automatisierung, API-Tokens, Fehlersuche

Grundlagen

Installation

FINN.pipedrive ist ein Modul von FINN.ghost. Installiert wird also FINN.ghost; das Modul erscheint, sobald die Lizenz es freischaltet.

Reihenfolge

Schritt	Wo
1	FINN.ghost installieren — siehe Installation und Update im Systemhandbuch
2	Datenbank und SelectLine-API einrichten — siehe SelectLine - Einstellungen
3	Lizenz eintragen — danach erscheint der Menüpunkt FINN.pipedrive
4	Verbindung zu Pipedrive herstellen — siehe Allgemeine Einstellungen

Fehlt der Menüpunkt FINN.pipedrive, ist das Modul nicht lizenziert oder die Anwendung wurde nach dem Eintragen der Lizenz noch nicht neu gestartet.

Siehe Lizenz und Module im Systemhandbuch.

Was auf der Pipedrive-Seite gebraucht wird

Zugang	ein Pipedrive-Konto mit Administrationsrechten
API-Token	des Benutzers, unter dem übertragen werden soll
Firmendomain	der Teil vor .pipedrive.com
Extrafelder	werden in Pipedrive angelegt, bevor sie hier zugeordnet werden können

Die Extrafelder legt nicht die Schnittstelle an. Sie werden in Pipedrive angelegt und hier nur ausgewählt. Welche gebraucht werden, steht bei den einzelnen Bereichen.

Siehe Zuordnung und Extrafelder.

Nächster Schritt

Leistungsbeschreibung

Leistungsbeschreibung

Was die Schnittstelle heute leistet, was in Arbeit ist und was noch nicht geht. Diese Übersicht ist die verbindliche Auskunft — vor einer Zusage an einen Kunden gehört hier nachgesehen.

Verfügbar

Leistungsmerkmal
SelectLine-Kontakte übertragen — Organisationen und Personen	✅
Label-Vergabe für Kontakte in Pipedrive nach Adresstyp	✅
Kontakte anhand von Kunden- und Lieferantengruppen ausschließen	✅
Umsätze, Bestellanzahl und Bestellhistorie am Kontakt	✅
Label-Vergabe nach Zeit seit der letzten Bestellung	✅
SelectLine-Artikel als Produkte übertragen	✅
SelectLine-Artikelbilder übertragen	✅
SelectLine-Belege als Deals übertragen	✅
SelectLine-Journale als Aktivitäten übertragen	✅
SelectLine-Projekte als Pipedrive-Projekte übertragen	✅
Pipedrive-Leads als Beleg in die SelectLine übernehmen	✅
Pipedrive-Deals als Beleg in die SelectLine übernehmen	✅
Freie Zuordnung von CRM- und Artikelfeldern auf Pipedrive-Extrafelder	✅

Die Übernahme von Pipedrive-Leads in die SelectLine ist umgesetzt und hat eine eigene Aufgabe in der Zeitsteuerung. In früheren Fassungen dieser Übersicht war sie noch als in Arbeit ausgewiesen.

Siehe Leads.

Ebenso umgesetzt ist die Übernahme von Pipedrive-Deals. Die Einstellung Pipedrive-Deals importieren war bis 10/2026 als Coming Soon gekennzeichnet.

Siehe Belege.

In Arbeit

Leistungsmerkmal
Mehrere SelectLine-Preisgruppen je Artikel übertragen	🚧
Pipedrive-Interessenten mit dem SelectLine-CRM austauschen	🚧

Noch nicht möglich

Leistungsmerkmal
Pipedrive-Organisationen in die SelectLine übernehmen	🔮
Pipedrive-Personen in die SelectLine übernehmen	🔮
Pipedrive-Produkte mit der SelectLine abgleichen	🔮

Was das in der Praxis bedeutet

Änderungen, die in Pipedrive an einem übertragenen Datensatz gemacht werden, gehen beim nächsten Lauf verloren — die Schnittstelle schreibt den Stand aus der SelectLine erneut. Wer in Pipedrive eigene Angaben pflegen will, sollte dafür Felder verwenden, die nicht in einem Mapping stehen.

Umgekehrt gilt: Was in der SelectLine gepflegt wird, ist in Pipedrive verlässlich aktuell. Genau dafür ist die Schnittstelle gebaut — nicht für die Rückrichtung.

Nächster Schritt

Zuordnung und Extrafelder

Zuordnung und Extrafelder

Diese Seite erklärt das Prinzip, das hinter der gesamten Einrichtung steht. Wer es einmal verstanden hat, findet sich in allen sechs Bereichen wieder.

Warum Extrafelder

Pipedrive kennt eigene Standardfelder — Name, Adresse, Telefon. Alles, was darüber hinausgeht, wird in Extrafeldern abgelegt, die Sie in Pipedrive selbst anlegen.

Das ist Absicht und kein Umweg: Ein Extrafeld hat einen festgelegten Datentyp. Damit ist von vornherein klar, dass ein Datum als Datum und ein Betrag als Betrag ankommt — und die Werte lassen sich in Pipedrive filtern und auswerten.

Die Extrafelder werden in Pipedrive angelegt, nicht hier. Die Schnittstelle stellt in den Auswahllisten nur die Felder zur Verfügung, die dort schon vorhanden sind und den passenden Datentyp haben.

Das Wiedererkennungsfeld

Je Bereich braucht Pipedrive ein Feld, in dem die Herkunft aus der SelectLine steht. Daran erkennt die Schnittstelle beim nächsten Lauf, welcher Datensatz gemeint ist.

Bereich	Was hineingeschrieben wird	Wo eingerichtet
Organisationen	die CRM-ID aus CRM_ADRESSEN	Firmenstammdaten-Mapping
Personen	die CRM-ID aus CRM_ADRESSEN	Personenstammdaten-Mapping
Produkte	die Artikelnummer	Produktcode oder Extrafeld
Belege	die Belegnummer	eigenes Extrafeld
Projekte	die Projektnummer	eigenes Extrafeld

Ohne dieses Feld läuft der jeweilige Bereich nicht an — die Schnittstelle bricht mit einer Meldung ab, dass die Zuordnung fehlt. Das ist gewollt: Ohne Wiedererkennung würde jeder Lauf alles erneut anlegen.

Das Feld gehört danach nicht mehr angefasst. Wird es in Pipedrive geleert oder für etwas anderes benutzt, gilt der Datensatz als unbekannt und wird ein zweites Mal angelegt.

Wie ein Mapping aussieht

Ein Mapping verbindet ein Pipedrive-Feld mit einem Feld aus der SelectLine-Datenbank.

Angegeben werden der Reihe nach:

1. das Pipedrive-Extrafeld, in das geschrieben wird,
2. die Tabelle der SelectLine, aus der gelesen wird,
3. das Feld in dieser Tabelle,
4. auf Wunsch eigene Bezeichnungen für beide Seiten.

Die eigenen Bezeichnungen sind reine Anzeige: In der Mapping-Tabelle steht danach etwa Kundennummer statt des Datenbankfeldnamens. Das erleichtert die Pflege, wenn ein Mapping ein Jahr später wieder angesehen wird.

Welche SelectLine-Tabellen zur Verfügung stehen

Für Kontakte lesen die Mappings aus dem CRM der SelectLine — aus diesen fünf Tabellen:

Tabelle	Inhalt
CRM_ADRESSEN	die Adresse selbst
CRM_ADRESSBRANCHEN	die Branche
CRM_ADRESSKLASSIFIKATIONEN	die Klassifikation
CRM_ADRESSSTATUS	der Status
CRM_SOCIALMEDIA	Angaben zu sozialen Netzwerken

Andere Tabellen lassen sich hier nicht auswählen. Wird ein Wert gebraucht, der außerhalb dieser fünf liegt, führt der Weg über ein Merkmal oder ein Zusatzfeld, das in einer dieser Tabellen landet — im Zweifel beim Support nachfragen.

Für Artikel gilt dasselbe Prinzip mit den Artikeltabellen. Siehe Produkte.

Was bei den Datentypen zu beachten ist

Die Auswahllisten zeigen nur Extrafelder, deren Datentyp zum Wert passt:

Wert aus der SelectLine	Datentyp in Pipedrive
Nummern, Kürzel, Texte	Text
Datumsangaben	Datum
Umsätze und Beträge	Geldbetrag
Artikelstatus	Einzeloption
Bestellte Produktkategorien	Mehrfachoption

Erscheint ein gerade angelegtes Extrafeld nicht in der Auswahl, hat es entweder den falschen Datentyp — oder die Einstellungen wurden noch nicht neu geladen. Die Angaben aus Pipedrive werden beim Aufruf der Einstellungen einmalig geholt, nicht laufend.

Siehe Häufige Fragen.

Nächster Schritt

Allgemeine Einstellungen

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

Hier wird die Verbindung zu Pipedrive hergestellt. Ohne sie bleiben alle weiteren Bereiche leer, weil ihre Auswahllisten ihre Inhalte direkt aus Pipedrive laden.

Zu finden über FINN.pipedrive → Einstellungen.

Die Verbindung

Feld	Inhalt
Pipedrive-Abo	das abonnierte Preismodell: Light, Growth, Premium oder Ultimate
Pipedrive-Firmendomain	der Teil vor .pipedrive.com
API-Token	das Token des Benutzers, unter dem übertragen wird

Pipedrive-Abo

Aus dem Abo und der Zahl der Nutzer errechnet die Schnittstelle, wie viele API-Zugriffe pro Tag zur Verfügung stehen — und hält sich daran.

Ist hier das falsche Abo eingetragen, rechnet die Schnittstelle mit einem zu großen oder zu kleinen Kontingent. Zu groß bedeutet: Pipedrive bricht Übertragungen ab, bevor die Schnittstelle es erwartet.

Siehe API-Tokens.

Pipedrive-Firmendomain

Nur der Name, nicht die vollständige Adresse. Lautet die Adresse https://muster.pipedrive.com, wird hier muster eingetragen.

Über die Firmendomain wird die Pipedrive-API angesprochen — damit ist gleichzeitig festgelegt, in welches Konto übertragen wird.

API-Token

Zu finden in Pipedrive in den persönlichen Einstellungen des Benutzers, über das Benutzersymbol oben rechts, dort im Reiter API.

Das Token gehört zu einem Benutzer. Alle übertragenen Datensätze bekommen diesen Benutzer als Besitzer, solange kein anderer Standardbesitzer eingestellt ist. Wird dieser Benutzer in Pipedrive deaktiviert, steht die Übertragung.

Deshalb empfiehlt sich ein eigener Benutzer für die Schnittstelle — nicht das persönliche Konto eines Mitarbeiters, der das Haus wechseln kann.

Nach dem Eintragen: neu starten

Sind Abo, Firmendomain und Token eingetragen, muss die Anwendung über Neustarten neu gestartet werden. Erst danach richtet FINN.pipedrive seine Grundzuordnungen ein.

Ohne diesen Neustart bleiben die Bereiche und die Zeitsteuerung leer. Das ist die häufigste Rückfrage bei der Einrichtung.

Danach dauert der Aufruf der Einstellungen ein paar Sekunden länger: Alle Felder, Label, Pipelines und Benutzer werden dabei aus Pipedrive geholt.

Der Aufruf der Einstellungen kostet Tokens

Jeder Aufruf der Einstellungen fragt Daten bei Pipedrive ab und verbraucht dabei API-Tokens des Tageskontingents. Unnötige Aufrufe gehören vermieden — besser mehrere Änderungen in einem Aufruf erledigen als die Seite zehnmal öffnen.

Standardbesitzer

Legt fest, welcher Pipedrive-Benutzer als Besitzer der übertragenen Datensätze eingetragen wird.

Feld
Pipedrive-Standardbesitzer für alle übertragenen Daten	einer der Pipedrive-Benutzer

Bleibt das Feld leer, wird der Benutzer eingetragen, dem das API-Token gehört — das ermittelt Pipedrive selbst aus dem Token.

Protokoll und Fehlersuche

Feld	Wirkung
Pipedrive-API-Logs anzeigen	schreibt je Zugriff eine Zeile mit dem Tokenverbrauch ins Protokoll
Debug-Modus aktivieren	zusätzliche Protokollzeilen zur Fehlersuche

Die API-Logs sind das Mittel, um den Tokenverbrauch zu beobachten: In jeder Zeile steht, wie viele Tokens ein Zugriff gekostet hat und wie viele heute noch bleiben.

Beide Einstellungen machen das Protokoll deutlich voller. Für den Dauerbetrieb gehören sie ausgeschaltet — sonst ist im Protokoll nichts mehr zu finden, und die Protokolldateien werden schneller überschrieben.

Siehe Log Informationen im Systemhandbuch.

Nächster Schritt

Kontakte

Kontakte

Die CRM-Adressen der SelectLine werden in Pipedrive zu Organisationen und Personen. Dieser Bereich ist der umfangreichste — und der, mit dem angefangen wird.

In der SelectLine liegen Firmen und Ansprechpartner gemeinsam im CRM, in Pipedrive sind Organisationen und Personen zwei getrennte Bereiche. Deshalb ist fast jede Einstellung hier zweimal vorhanden — einmal für Organisationen, einmal für Personen.

Übertragen wird nur aus dem SelectLine-CRM nach Pipedrive. In Pipedrive angelegte Kontakte kommen nicht in die SelectLine.

Grundeinrichtung

Im Firmenstammdaten-Mapping und im Personenstammdaten-Mapping muss je ein Pipedrive-Extrafeld angegeben werden, in das die CRM-ID aus der SelectLine-Tabelle CRM_ADRESSEN geschrieben wird.

Ohne diese beiden Mappings läuft die Kontaktübertragung nicht an. Die Schnittstelle bricht mit der Meldung ab, dass keine Zuordnung für die SelectLine-CRM-ID vorhanden ist.

Damit ist die Grundeinrichtung abgeschlossen — alles Weitere auf dieser Seite ist optional und kann später ergänzt werden.

Wie ein Mapping angelegt wird, steht unter Zuordnung und Extrafelder.

Weitere Stammdaten übertragen

Über dieselben beiden Mappings lassen sich beliebig viele weitere CRM-Felder in Pipedrive-Extrafelder schreiben — Kundennummer, Klassifikation, Status, Social-Media-Angaben.

Für einzelne, häufig gebrauchte Angaben gibt es eigene Felder:

Einstellung	Inhalt
Pipedrive-Felder für Branchen	die Branche der Organisation
Pipedrive-Felder für E-Mailadressen	die E-Mail-Adresse der Organisation
Pipedrive-Felder für Kommunikationssprachen	die Sprache, für Organisationen und Personen
Pipedrive-Felder für Geburtstage	das Geburtsdatum der Person
Übertragung des Erstellungsdatums	wann die Adresse in der SelectLine angelegt wurde

Kontaktgruppen ausschließen

Mit Kontaktgruppen-Handling aktivieren lassen sich Kunden- und Lieferantengruppen der SelectLine von der Übertragung ausnehmen.

Das ist mehr als ein Filter: Kontakte dieser Gruppen, die bereits in Pipedrive stehen, werden dort gelöscht — samt der Angaben, die jemand in Pipedrive daran gepflegt hat. Diese Einstellung gehört deshalb vor dem ersten Lauf gesetzt und danach nicht mehr geändert, ohne die Folgen zu bedenken.

Der typische Anwendungsfall ist eine Gruppe wie intern oder Einmalkunden, die im Vertrieb nichts zu suchen hat.

Kundengruppe mit übertragen

Unabhängig davon kann die SelectLine-Kundengruppe in ein Extrafeld geschrieben werden — je Extrafeld für Organisationen und Personen.

Übertragen wird die Gruppe nur bei Kontakten, die die Schnittstelle als Kunden erkennt. Bei Lieferanten und freien Adressen bleibt das Feld leer.

Label in Pipedrive

Pipedrive kennzeichnet Kontakte über Label. Die Schnittstelle vergibt sie nach dem Adresstyp aus dem SelectLine-CRM.

Adresstyp	Einstellung
Kunde	Kunden-Label
Lieferant	Lieferanten-Label
Interessent	Interessenten-Label
freie Adresse	Kontakt-Label

Jeweils getrennt für Organisationen und Personen.

Dasselbe Label darf für mehrere Adresstypen vergeben werden — etwa wenn Kunden und Interessenten in Pipedrive nicht unterschieden werden sollen.

Label nach Kaufverhalten: Lead-Handling

Zusätzlich kann die Schnittstelle Kontakte danach kennzeichnen, wie lange die letzte Bestellung zurückliegt.

Diese Funktion setzt voraus, dass in der Beleg-Synchronisation mindestens ein Belegtyp als akzeptierte Bestellung hinterlegt ist. Ohne das bleibt sie ohne Wirkung.

Siehe Belege.

Eingestellt werden zwei Zeiträume und die dazugehörigen Label:

Einstellung
Zeit-Intervalltyp für "Hot Leads" und Zeit-Wert	Tage, Wochen, Monate oder Jahre
Zeit-Intervalltyp für "Warm Leads" und Zeit-Wert	dito
"Hot Lead"-Label	je für Organisationen und Personen
"Warm Lead"-Label	je für Organisationen und Personen

Wie bewertet wird

Geprüft wird, ob innerhalb des eingestellten Zeitraums eine akzeptierte Bestellung liegt:

Situation	Ergebnis
Bestellung innerhalb des Hot-Zeitraums	Label nach Adresstyp bleibt
keine Bestellung im Hot-Zeitraum	Hot-Lead-Label
keine Bestellung im Warm-Zeitraum	Warm-Lead-Label

Beide Prüfungen laufen nacheinander, und die zweite gewinnt: Trifft auch die Warm-Bedingung zu, wird das Warm-Label vergeben. Bei einem kurzen Hot- und einem langen Warm-Zeitraum ergibt das die Staffelung „kürzlich bestellt — länger nicht bestellt — sehr lange nicht bestellt".

Ein vergebenes Lead-Label ersetzt das Label des Adresstyps. Ein Kunde, der lange nicht bestellt hat, ist in Pipedrive dann nicht mehr als Kunde gekennzeichnet, sondern als Lead.

Die Bezeichnungen sind so zu lesen, wie Pipedrive sie verwendet — als Temperatur eines Leads. Wer das anders benennen will, vergibt einfach Label mit eigenen Namen; die Schnittstelle schreibt, was ausgewählt wurde.

Label nachträglich neu setzen

Für den Fall, dass die Label-Einstellungen geändert wurden, gibt es in der Zeitsteuerung die eigene Aufgabe Kontakt-Label erneut exportieren. Sie schreibt die Label aller bereits übertragenen Kontakte neu, ohne die übrigen Daten anzufassen.

Das ist deutlich sparsamer als ein vollständiger Kontaktlauf — und der richtige Weg, wenn nur die Label-Vergabe geändert wurde.

Umsätze und Bestellzahlen

Einstellung	Inhalt
Aktuellen Jahresumsatz exportieren	Umsatz des laufenden Jahres
Letzten Jahresumsatz exportieren	Umsatz des Vorjahres
Gesamtumsatz exportieren	Umsatz über alles
Bestellungsanzahl exportieren	Anzahl der Bestellungen

Je Häkchen erscheinen zwei Felder für das Ziel-Extrafeld — für Organisationen und Personen.

Die Umsätze werden aus den Rechnungs- und Gutschriftbelegen der SelectLine berechnet und in der Währung des Mandanten übertragen.

Deals, die nur in Pipedrive existieren, gehen in die Berechnung nicht ein. Der Wert in Pipedrive ist also der Umsatz aus der Warenwirtschaft — nicht die Summe der Deals.

Bestellte Produktkategorien

Die Schnittstelle kann die Artikelgruppen aller bisher bestellten Artikel sammeln und in ein Extrafeld vom Typ Mehrfachoption schreiben.

Einstellung
Pipedrive-Extrafeld für Bestellhistorie	je für Organisationen und Personen

Damit lässt sich in Pipedrive filtern, wer schon einmal eine bestimmte Warengruppe gekauft hat — die Grundlage für gezielte Ansprache.

Grundlage sind die Positionen der akzeptierten Bestellungen. Ohne mindestens einen Belegtyp dafür bleibt das Feld leer. Fehlt eine Produktkategorie in Pipedrive noch, wird sie beim Lauf angelegt — das kostet zusätzliche API-Tokens.

Datumsangaben zu Bestellungen

Einstellung	Inhalt
Übertragung des Erstbestelldatums	Datum der ersten akzeptierten Bestellung
Übertragung des letzten Bestelldatums	Datum der letzten akzeptierten Bestellung

Beide brauchen ein Extrafeld vom Datentyp Datum und mindestens einen Belegtyp für akzeptierte Bestellungen.

Nächster Schritt

Produkte

Produkte

Die Artikel der SelectLine werden in Pipedrive zu Produkten. Sie sind die Grundlage der Deal-Positionen — deshalb gehört dieser Bereich vor den Belegen eingerichtet.

Übertragen wird ausschließlich von der SelectLine nach Pipedrive. In Pipedrive angelegte Produkte kommen nicht in die SelectLine.

Grundeinrichtung

Es muss festgelegt werden, wohin die Artikelnummer geschrieben wird. Zwei Möglichkeiten:

Ziel	Wann
das Standardfeld Produktcode	der Regelfall
ein eigenes Extrafeld vom Typ Text	wenn der Produktcode schon anders belegt ist

Ohne diese Angabe läuft die Produktübertragung nicht an: Die Schnittstelle könnte einen Artikel in Pipedrive nicht wiederfinden und würde ihn bei jedem Lauf erneut anlegen.

Damit ist die Grundeinrichtung abgeschlossen. Alles Weitere ist optional.

Was ohne weitere Einstellung übertragen wird

In Pipedrive	Aus der SelectLine
Name	die Bezeichnung des Artikels; ist sie leer, die Artikelnummer
Produktcode	die Artikelnummer
Steuersatz	aus dem Steuerschlüssel des Verkaufs
Anlagedatum	wann der Artikel in der SelectLine angelegt wurde
Auswählbar	gesetzt, solange der Artikel nicht inaktiv ist

Preise

Einstellung	Wirkung
Listenpreis exportieren	überträgt den Listenpreis des Artikels
Alternativer Export-Preis	überträgt stattdessen einen anderen Verkaufspreis

Die alternativen Preise sind die, die in der SelectLine in den Artikelstammdaten unter der Preisaufschlüsselung des Verkaufs stehen — etwa ein bestimmter Preistyp oder eine Preisgruppe.

Ohne einen dieser beiden Wege bekommen die Produkte in Pipedrive keinen Preis. Ein Deal lässt sich dann nur mit Menge, aber ohne Wert bilden.

Mehrere Preise je Artikel sind derzeit nicht möglich — es wird genau einer übertragen.

Siehe Leistungsbeschreibung.

Artikelstatus in einem eigenen Extrafeld

Pipedrive kennt bei Produkten nur auswählbar oder nicht auswählbar. Wer die drei Zustände der SelectLine sehen will, hinterlegt ein Extrafeld vom Typ Einzeloption.

Einstellung
Status-Extrafeld verwenden	schaltet die Funktion ein
Pipedrive-Extrafeld für Status eines Produkts	das Extrafeld
Status für aktive Produkte	ein Auswahlwert des Feldes
Status für auslaufende Produkte	ein Auswahlwert des Feldes
Status für inaktive Produkte	ein Auswahlwert des Feldes

Wie der Status ermittelt wird

In der SelectLine	Status in Pipedrive
Artikel ist inaktiv	inaktiv
Auslaufdatum liegt in der Zukunft	auslaufend
Auslaufdatum liegt in der Vergangenheit	inaktiv
kein Auslaufdatum, nicht inaktiv	aktiv

Mit dieser Funktion sind alle Produkte in Pipedrive auswählbar — auch die in der SelectLine inaktiven. Die Sperre über Pipedrives eigene Deaktivierung wird dann nicht mehr genutzt. Der Vertrieb muss sich also auf das Statusfeld verlassen, statt darauf, dass ein Produkt gar nicht angeboten wird.

Der Vorteil: Der Grund ist sichtbar. Ein auslaufender Artikel lässt sich noch verkaufen, ein inaktiver ist als solcher erkennbar — statt einfach zu fehlen.

Artikelbilder

Einstellung
Produktbilder exportieren	überträgt das Artikelbild zum Produkt

Ist der Haken gesetzt, erscheint in der Zeitsteuerung eine zusätzliche Aufgabe SelectLine-Artikelbilder exportieren. Sie läuft getrennt von den Artikeldaten, weil Bilder deutlich mehr API-Tokens kosten.

Ein Bild kostet bis zu 30 Tokens — ein Vielfaches eines Artikels. Bei großen Sortimenten gehört diese Aufgabe auf eine feste Zeit in der Nacht.

Siehe API-Tokens.

Weitere Artikelfelder übertragen

Über das SelectLine-Artikelstammdaten-Mapping lassen sich weitere Felder in Pipedrive-Extrafelder schreiben.

Zur Verfügung stehen drei Tabellen:

Tabelle	Inhalt
ART	die Artikelstammdaten
ARKALK	die Kalkulation, etwa Einkaufs- und Kalkulationswerte
ARTLIEF	die Lieferantenzuordnung des Artikels

Wer Einkaufspreise oder Kalkulationswerte aus ARKALK überträgt, macht sie damit allen sichtbar, die den Deal in Pipedrive öffnen. Das gehört vorher abgestimmt.

Nächster Schritt

Belege

Belege

Die Belege der SelectLine werden in Pipedrive zu Deals. Je Belegtyp wird festgelegt, in welche Phase welcher Pipeline er läuft. Auf Wunsch geht es auch umgekehrt: Deals aus festgelegten Phasen werden in der SelectLine zum Beleg.

Dieser Bereich setzt Kontakte und Produkte voraus. Ein Deal hängt an einer Organisation oder Person und besteht aus Produktpositionen — fehlt beides, ist der Deal in Pipedrive nicht nachvollziehbar.

Siehe Kontakte und Produkte.

Übertragen wird von der SelectLine nach Pipedrive. Die Gegenrichtung schaltet Pipedrive-Deals importieren ein — siehe unten unter Deals importieren.

Grundeinrichtung

Drei Dinge sind nötig:

Schritt	Wo
1	Häkchen SelectLine-Belege exportieren im Bereich Beleg-Austausch
2	mindestens eine Pipedrive-Pipeline aktivieren
3	je zu übertragendem Belegtyp ein Belegtyp-Mapping (Export) anlegen

Pipelines aktivieren

Nur Pipelines, die hier aktiviert sind, stehen der Schnittstelle zur Verfügung.

Damit lässt sich die Schnittstelle auf den Vertriebsprozess begrenzen, für den sie gedacht ist — andere Pipelines im Haus bleiben unberührt.

Belegtyp-Mapping (Export)

Je Belegtyp der SelectLine wird die Zielphase in Pipedrive festgelegt.

Angegeben werden Pipedrive-Pipeline, Pipedrive-Stage und SelectLine-Belegtyp.

Ohne mindestens ein Belegtyp-Mapping (Export) wird nichts übertragen. Was hier nicht steht, bleibt in der SelectLine.

Damit wird der Beleglauf im CRM sichtbar: Ein Angebot landet in der Angebotsphase, wird es zum Auftrag, wandert der Deal in die Auftragsphase — ohne dass jemand in Pipedrive etwas verschiebt.

Belegangaben in Extrafeldern

Fünf Angaben aus dem Beleg lassen sich in Pipedrive-Extrafelder schreiben:

Einstellung	Inhalt
Pipedrive-Extrafeld für Belegnummer in der SelectLine	die Belegnummer
Pipedrive-Extrafeld für Auftragsnummer in der SelectLine	die Auftragsnummer
Pipedrive-Extrafeld für Projektnummer in der SelectLine	die Projektnummer
Pipedrive-Extrafeld für abweichende Lieferadressen aus der SelectLine	die Lieferadresse, wenn sie abweicht
Pipedrive-Extrafeld für Zahlungsbedingungen aus der SelectLine	die Zahlungsbedingung

Das Feld für die Belegnummer ist das wichtigste: Damit ist im Deal zu sehen, welcher Beleg in der SelectLine dahintersteht — und der Vertrieb kann im Zweifel dort nachsehen.

Akzeptierte Bestellungen

Hier wird festgelegt, welche Belegtypen als verbindliche Bestellung gelten.

Je aufgenommenem Belegtyp lässt sich zusätzlich ein Extrafeld vom Datentyp Datum angeben, in das das Bestelldatum geschrieben wird.

Diese Angabe wirkt weit über die Belege hinaus. Sie ist die Grundlage für Umsätze, Bestellanzahl, Erst- und Letztbestelldatum, die Bestellhistorie der Produktkategorien und das Lead-Handling in den Kontakten. Ohne mindestens einen Belegtyp bleiben alle diese Felder leer.

Üblich ist der Auftrag: Ein Angebot ist noch keine Bestellung, eine Rechnung kommt zu spät für die Vertriebssteuerung.

Siehe Kontakte.

Was am Deal ankommt

In Pipedrive	Aus der SelectLine
Deal mit Titel und Wert	der Beleg
Organisation oder Person	die Adresse des Belegs
Positionen	die Belegpositionen als Produkte
Rabatt	ein Belegrabatt, sofern vorhanden
Phase	aus dem Belegtyp-Mapping (Export)

Wenn ein Beleg übergeben wird

Übertragen wird immer der Beleg, der in der Belegkette am weitesten fortgeschritten ist. Wird aus dem Angebot ein Auftrag, entsteht der Deal in der Auftragsphase — und der Deal des Vorgängerbelegs wird in Pipedrive gelöscht.

So steht je Vorgang genau ein Deal in Pipedrive und nicht eine Kette aus Angebot, Auftrag und Rechnung, die alle denselben Umsatz zeigen.

Gelöscht wird der ganze Deal — mit allem, was in Pipedrive daran hängt: Notizen, Aktivitäten, Dateien. Wer am Angebot arbeitet und Notizen im Deal führt, verliert sie, sobald der Auftrag in der SelectLine entsteht. Notizen gehören deshalb an die Organisation oder Person, nicht in den Deal.

Ebenfalls entfernt werden Deals, zu denen sich in Pipedrive kein Kontakt mehr finden lässt — etwa weil dessen CRM-Adresse inzwischen in einer ausgeschlossenen Kontaktgruppe liegt.

Deals importieren

Mit dem Häkchen Pipedrive-Deals importieren im Bereich Beleg-Austausch läuft die Beleg-Synchronisation auch in die Gegenrichtung: Ein Deal, der in Pipedrive in einer festgelegten Phase steht, wird in der SelectLine zum Beleg. Dafür gibt es eine eigene Aufgabe in der Zeitsteuerung, Pipedrive-Deals importieren.

So kann der Vertrieb ein Geschäft in Pipedrive bis zur Zusage führen, und in der SelectLine entsteht daraus der Auftrag — ohne dass jemand Positionen abtippt.

Voraussetzungen

Einstellung
Pipedrive-Deals importieren	eingeschaltet
Pipedrive-Extrafeld für Belegnummer in der SelectLine	Pflicht — ohne das Feld bricht der Import ab
Belegtyp-Mapping (Import)	mindestens ein Eintrag

Belegtyp-Mapping (Import)

Je Phase wird festgelegt, welcher Beleg in der SelectLine entsteht. Angegeben werden Pipedrive-Pipeline, Pipedrive-Stage und SelectLine-Belegtyp; zur Auswahl stehen die aktivierten Pipelines.

Eine Phase wird nur einem Belegtyp zugeordnet, und jeder Belegtyp lässt sich nur einmal eintragen.

Ohne mindestens ein Belegtyp-Mapping (Import) wird nichts importiert. Deals in Phasen, die hier nicht stehen, bleiben in Pipedrive.

Welche Deals übernommen werden

Bedingung
der Deal steht in einer Phase aus dem Belegtyp-Mapping (Import)	Pflicht
das Extrafeld für die Belegnummer ist am Deal leer	Pflicht
der Deal hängt an einer Organisation oder Person	Pflicht
der Deal ist weder verloren noch gelöscht	Pflicht
der Deal hat einen Wert über 0	Pflicht

Die Organisation oder Person muss aus der SelectLine stammen: Zugeordnet wird über die CRM-ID im Wiedererkennungsfeld, zuerst über die Organisation, dann über die Person. Je nach Belegtyp muss die CRM-Adresse in der SelectLine dazu als Kunde, Lieferant oder Interessent angelegt sein. Siehe Zuordnung und Extrafelder.

Die Produkte des Deals werden über die Artikelnummer zugeordnet — aus dem Ziel, das unter Produkte für die Artikelnummer festgelegt ist.

Ein Deal, der sich keinem Kontakt zuordnen lässt, wird übersprungen und im Protokoll vermerkt. Ebenso eine Position, deren Produkt keine Artikelnummer trägt oder deren Artikel es in der SelectLine nicht gibt. Bleibt keine Position übrig, entsteht kein Beleg.

Was im Beleg ankommt

Im Beleg	Aus dem Deal
Adresse	die zugeordnete Organisation, sonst die Person
Positionen	die Produkte mit Menge, Preis und prozentualem Rabatt
Währung	die Währung des Deals
Liefertermin	das erwartete Abschlussdatum
Belegrabatt	ein prozentualer Rabatt mit der Bezeichnung Belegrabatt
Belegdatum	das Extrafeld für das Bestelldatum — nur, wenn der Belegtyp zu den akzeptierten Bestellungen gehört
Lieferadresse	das Extrafeld für abweichende Lieferadressen
Zahlungsbedingung	das Extrafeld für Zahlungsbedingungen
Projekt	das Extrafeld für die Projektnummer, wenn es das Projekt in der SelectLine gibt

Die Extrafelder werden in dem Format gelesen, in dem der Beleg-Export sie schreibt — die Zahlungsbedingung etwa über ihr Kürzel in eckigen Klammern am Anfang.

Passt ein Wert nicht, etwa eine unbekannte Zahlungsbedingung oder ein Projekt, das es nicht gibt, bleibt diese Angabe leer. Der Beleg entsteht trotzdem, und das Protokoll nennt den Grund als Warnung.

Rückmeldung an Pipedrive

Nach dem Anlegen schreibt die Schnittstelle die Belegnummer in das Extrafeld des Deals. Daran erkennt sie den Deal beim nächsten Lauf als übernommen. Der Beleg trägt außerdem im Feld Ihr Auftrag die Kennung des Deals (pipe_deal_ und die Deal-ID). Gibt es zu einem Deal schon einen Beleg dieses Belegtyps, wird nur die Belegnummer erneut zurückgeschrieben.

Übernommen wird ein Deal einmal. Ändert er sich danach in Pipedrive, bleibt der Beleg in der SelectLine, wie er ist.

Diese Aufgabe schreibt in den Mandanten. Vor dem ersten Lauf das Belegtyp-Mapping (Import) prüfen und am besten mit einem einzelnen Test-Deal beginnen.

Nächster Schritt

Aktivitäten

Aktivitäten

Die Journale der SelectLine werden in Pipedrive zu Aktivitäten — Anrufe, Termine, Aufgaben. Damit steht die Vorgeschichte eines Kontakts auch im CRM.

Übertragen wird von der SelectLine nach Pipedrive. In Pipedrive angelegte Aktivitäten kommen nicht in die SelectLine.

Grundeinrichtung

Es wird festgelegt, welcher Journaltyp der SelectLine welchem Aktivitätstyp in Pipedrive entspricht.

Spalte	Inhalt
SelectLine-Journaltyp	die Kontaktart des Journals
Pipedrive-Aktivitätstyp	der Aktivitätstyp in Pipedrive

Angelegt wird ein Mapping über die Schaltfläche neben Neues Aktivitätstyp-Mapping.

Nur Journale mit einer zugeordneten Kontaktart werden übertragen. Journale, deren Kontaktart in keinem Mapping steht, werden übersprungen — ohne Fehlermeldung.

Das ist der Filter dieses Bereichs: Statt einer Einstellung „welche Journale sollen mit" entscheidet die Liste der Mappings. Wer nur Anrufe und Termine im CRM haben will, ordnet nur diese beiden Kontaktarten zu.

Woran eine Aktivität hängt

In Pipedrive	Aus der SelectLine
Aktivitätstyp	über das Mapping aus der Kontaktart
Teilnehmer	die im Journal verknüpften Adressen
Deal	der im Journal verknüpfte Beleg, sofern er als Deal existiert

Ist am Journal ein Beleg verknüpft, der in Pipedrive als Deal steht, wird die Aktivität diesem Deal zugeordnet. So steht die Korrespondenz zum Angebot am Angebot.

Zusammenspiel mit FINN.mail2SL

Werden E-Mails über FINN.mail2SL automatisch als Journal abgelegt, erscheinen sie über diesen Bereich anschließend auch in Pipedrive.

Das gehört bedacht, bevor beides zusammen eingeschaltet wird: Die Korrespondenz wird damit auch für alle sichtbar, die Zugang zu Pipedrive haben — nicht nur für die Anwender der SelectLine.

Siehe FINN.mail2SL Handbuch.

Aufwand

Eine Aktivität kostet bis zu 5 API-Tokens, der Lauf selbst rund 52.

Bei einem Haus mit vielen Journalen ist das der Bereich, der am schnellsten Tokens verbraucht.

Siehe API-Tokens.

Nächster Schritt

Leads

Leads

Wie der Deal-Import läuft dieser Bereich in die andere Richtung: Leads aus Pipedrive werden in der SelectLine zu einem Beleg. Zum Deal-Import siehe Belege.

Damit schließt sich der Kreis: Der Vertrieb erfasst eine Anfrage in Pipedrive, und in der SelectLine entsteht daraus ein Angebot — ohne dass jemand die Daten abtippt.

Grundeinrichtung

Einstellung	Inhalt
SelectLine-Belegtyp für Pipedrive-Leads	welcher Beleg in der SelectLine entsteht
Lead-Quellen importieren	welche Lead-Quellen aus Pipedrive übernommen werden

Als Belegtyp ist das Angebot vorgegeben. Ein Lead ist eine Anfrage, kein Auftrag — deshalb ist das in fast allen Fällen der richtige Wert.

Lead-Quellen

Pipedrive vermerkt zu jedem Lead, woher er kommt — Webformular, Import, von Hand angelegt. Übernommen werden nur die Quellen, die hier ausgewählt sind.

Ist keine Quelle ausgewählt, wird nichts übernommen. Der Lauf läuft dann durch, ohne etwas zu tun — das ist der häufigste Grund, weshalb keine Belege entstehen.

Die Auswahl der Quellen ist bewusst eng zu halten. Sonst landet jeder Lead, den jemand zum Ausprobieren anlegt, als Beleg im Mandanten.

Welche Leads übernommen werden

Bedingung
die Quelle steht in der Auswahl	Pflicht
der Lead hängt an einer Organisation oder Person	Pflicht
der Lead wurde seit dem letzten Lauf geändert	Pflicht

Ein Lead ohne verknüpften Kontakt wird übersprungen und im Protokoll vermerkt: Ohne Adresse ließe sich in der SelectLine kein Beleg anlegen. Wer die Übernahme nutzt, muss also in Pipedrive dafür sorgen, dass jeder Lead einem Kontakt zugeordnet ist.

Maßgeblich ist der Änderungszeitpunkt des Leads. Ein bereits übernommener Lead, der in Pipedrive erneut geändert wird, führt zu einem weiteren Beleg — die Übernahme aktualisiert keinen bestehenden.

Was in der SelectLine entsteht

Ein Beleg des eingestellten Belegtyps, mit der Adresse des verknüpften Kontakts. Die Belegnummer lässt sich in ein Pipedrive-Extrafeld zurückschreiben.

Einstellung
Pipedrive-Extrafeld für Belegnummer in der SelectLine	die entstandene Belegnummer

Das ist der Rückkanal: Am Lead in Pipedrive steht danach, welcher Beleg daraus geworden ist.

Diese Aufgabe schreibt in den Mandanten. Vor dem ersten Lauf gehört geprüft, welcher Belegtyp und welche Quellen eingestellt sind — und der erste Lauf am besten mit einem einzelnen Test-Lead.

Aufwand

Der Lauf kostet rund 22 API-Tokens; die entstehenden Belege selbst kosten keine, weil sie in der SelectLine angelegt werden.

Das ist der sparsamste Bereich der Schnittstelle — er kann deshalb häufiger laufen als die übrigen.

Siehe API-Tokens.

Nächster Schritt

Projekte

Projekte

Die Projekte der SelectLine werden zu Projekten in Pipedrive — auf einem Board, in einer Phase, die sich aus dem Stand der Belege ergibt.

Übertragen wird von der SelectLine nach Pipedrive. In Pipedrive angelegte Projekte kommen nicht in die SelectLine.

Grundeinrichtung

Schritt	Wo
1	ein Pipedrive-Extrafeld für die Projektnummer angeben
2	mindestens ein Pipedrive-Board aktivieren
3	je Phase ein Projektphasen-Mapping anlegen

Ohne das Feld für die Projektnummer läuft der Bereich nicht an — die Schnittstelle könnte ein Projekt in Pipedrive nicht wiederfinden.

Projektphasen-Mapping

Anders als bei den Belegen wird hier nicht ein Belegtyp einer Phase zugeordnet, sondern beschrieben, was eine Phase bedeutet. Aus den vorhandenen Belegen des Projekts ergibt sich dann die passende Phase.

Je Mapping werden Board und Projektphase gewählt, dazu die Kennzeichen:

Kennzeichen	Bedeutung
enthält Angebote	in dieser Phase liegen Projekte, zu denen Angebote existieren
enthält Aufträge	dito für Aufträge
enthält Rechnungen	dito für Rechnungen
ist Erledigt	die Phase für abgeschlossene Projekte
ist Standardphase	die Phase für alles, was zu keiner anderen passt

In der Tabelle erscheinen diese Kennzeichen als Übertragungskennzeichen — eine kurze Buchstabenfolge:

Buchstabe	Kennzeichen
A	enthält Angebote
F	enthält Aufträge
R	enthält Rechnungen
E	ist Erledigt
S	ist Standardphase

Ein Mapping mit dem Kennzeichen AF ist also die Phase für Projekte, in denen sowohl Angebote als auch Aufträge liegen.

Die Standardphase lässt sich nur einmal vergeben. Ist sie einmal gesetzt, verschwindet das Häkchen aus dem Dialog. Sie ist das Auffangbecken für Projekte, auf die kein anderes Mapping passt — ohne sie bleiben solche Projekte in Pipedrive unsortiert.

Der Vorteil dieses Aufbaus: Die Phase in Pipedrive folgt dem tatsächlichen Stand des Projekts in der Warenwirtschaft. Kommt zum Angebot ein Auftrag, wandert das Projekt von selbst weiter.

Aufwand

Dieser Bereich ist der aufwendigste: Der Lauf kostet rund 152 API-Tokens, dazu 10 je Belegtyp und je aktiviertem Board, und 5 je Projekt.

Bei knappem Tokenkontingent gehört diese Aufgabe auf eine feste Zeit — einmal am Tag genügt meist, weil Projekte sich seltener ändern als Belege.

Siehe API-Tokens.

Nächster Schritt

Erstinbetriebnahme

Erstinbetriebnahme

Die Bereiche bauen aufeinander auf. Diese Reihenfolge führt zu einem Pipedrive, in dem alles zusammenpasst — und vermeidet Deals ohne Kunden und Positionen ohne Produkte.

1. In Pipedrive vorbereiten

Bevor in FINN.ghost etwas eingestellt werden kann, muss in Pipedrive vorhanden sein:

Was	Wofür
ein Benutzer für die Schnittstelle	sein API-Token wird eingetragen
die Extrafelder	für CRM-ID, Belegnummer, Projektnummer, Umsätze, Datumsangaben
die Label	für Kunden, Lieferanten, Interessenten, Kontakte und die Leads
die Pipeline mit ihren Phasen	Ziel der Belege
das Board mit seinen Phasen	Ziel der Projekte

Diese Vorarbeit lohnt sich am Stück: Jeder spätere Aufruf der Einstellungen kostet API-Tokens, und ein Feld, das noch nicht existiert, erscheint hier nicht zur Auswahl.

2. Verbinden

Abo, Firmendomain und API-Token eintragen, dann Neustarten. Siehe Allgemeine Einstellungen.

Ohne den Neustart bleiben alle weiteren Bereiche und die Zeitsteuerung leer.

3. Kontakte einrichten

Die beiden Stammdaten-Mappings für die CRM-ID anlegen, danach Label und die gewünschten Zusatzangaben. Siehe Kontakte.

Wenn Kontaktgruppen ausgeschlossen werden sollen, gehört das jetzt entschieden — nicht später. Nachträglich ausgeschlossene Kontakte werden in Pipedrive gelöscht.

4. Produkte einrichten

Ziel für die Artikelnummer festlegen, Preis wählen. Siehe Produkte.

5. Belege einrichten

Pipelines aktivieren, Belegtyp-Mappings für den Export anlegen — und für den Import, wenn Deals übernommen werden sollen —, akzeptierte Bestellungen festlegen. Siehe Belege.

Die akzeptierten Bestellungen wirken zurück auf die Kontakte: Umsätze, Bestellzahlen und das Lead-Handling bleiben ohne sie leer. Deshalb danach noch einmal in die Kontakteinstellungen sehen.

6. Die übrigen Bereiche

Aktivitäten, Leads und Projekte nach Bedarf — sie sind unabhängig voneinander. Siehe Aktivitäten, Leads und Projekte.

7. Erstbefüllung von Hand starten

Unter FINN.pipedrive → Zeitsteuerung die Aufgaben einmal in dieser Reihenfolge starten:

Reihenfolge	Aufgabe
1	SelectLine-Kontakte exportieren
2	SelectLine-Artikel exportieren
3	SelectLine-Artikelbilder exportieren
4	SelectLine-Belege exportieren
5	SelectLine-Projekte exportieren
6	SelectLine-Aktivitäten exportieren

Die Erstbefüllung ist der teuerste Vorgang der ganzen Einrichtung: Jeder Kontakt, jeder Artikel und jeder Beleg wird einmal angelegt. Bei größeren Datenbeständen reicht das Tageskontingent an API-Tokens dafür nicht aus — dann läuft die Befüllung über mehrere Tage.

Siehe API-Tokens.

Deshalb lohnt es, mit den Kontakten anzufangen und erst weiterzugehen, wenn sie vollständig in Pipedrive stehen. Ein Deal ohne Organisation wird ohnehin wieder entfernt.

8. Ergebnis prüfen

Prüfung
Stehen die Kontakte mit dem richtigen Label in Pipedrive?	Organisationen und Personen
Ist die CRM-ID im Extrafeld gefüllt?	an einem Beispielkontakt
Haben die Produkte einen Preis?	an einem Beispielartikel
Liegen die Deals in der richtigen Phase?	in der Pipeline
Steht die Belegnummer am Deal?	im Extrafeld

Ist die CRM-ID leer, wurden die Kontakte ohne Wiedererkennung angelegt. Dann gehört das Mapping ergänzt, bevor der nächste Lauf startet — sonst entstehen Dubletten.

9. Intervalle festlegen

Erst wenn die Erstbefüllung steht, die Zeitsteuerung auf den Dauerbetrieb einstellen. Siehe Automatisierung.

Nächster Schritt

Automatisierung

Laufender Betrieb

Automatisierung

Alle Übertragungen laufen zeitgesteuert im Hintergrund. Eingestellt werden sie unter FINN.pipedrive → Zeitsteuerung.

Solange die Verbindung zu Pipedrive nicht hergestellt und die Anwendung nicht neu gestartet wurde, ist die Liste leer.

Siehe Allgemeine Einstellungen.

Die Aufgaben

Gruppiert nach Bereich:

Bereich	Aufgabe
Kontakte	SelectLine-Kontakte exportieren
Kontakte	Kontakt-Label erneut exportieren
Artikel	SelectLine-Artikel exportieren
Artikel	SelectLine-Artikelbilder exportieren
Belege	SelectLine-Belege exportieren
Belege	Pipedrive-Deals importieren
Aktivitäten	SelectLine-Aktivitäten exportieren
Projekte	SelectLine-Projekte exportieren
Leads	Pipedrive-Leads importieren

Die Aufgabe für die Artikelbilder erscheint nur, wenn Produktbilder exportieren eingeschaltet ist.

Siehe Produkte.

Intervall einstellen

Ein Klick auf die Uhrzeit in der Spalte Intervall öffnet die Eingabe.

Eingabe	Bedeutung
00:30:00	alle 30 Minuten
04:00:00	alle 4 Stunden
mit Feste Zeit	täglich zu dieser Uhrzeit

Von Parallel ausführen ist hier abzuraten. Die Bereiche bauen aufeinander auf: Ein Beleglauf, der gleichzeitig mit dem Kontaktlauf läuft, findet Kontakte noch nicht und legt Deals ohne Organisation an — die anschließend wieder entfernt werden.

Die allgemeinen Regeln der Zeitsteuerung — Warteschlange, Zeitfenster, manueller Start — stehen im Systemhandbuch unter Zeitsteuerung der Module (allgemein).

Eine sinnvolle Reihenfolge

Die Aufgaben laufen der Reihe nach, nicht gleichzeitig. Wer feste Zeiten verwendet, staffelt sie so, dass die Voraussetzungen vorher fertig sind:

Uhrzeit	Aufgabe	Warum dort
00:30	Kontakte exportieren	Grundlage für alles Weitere
01:30	Artikel exportieren	Grundlage für die Deal-Positionen
02:30	Artikelbilder exportieren	teuer, deshalb nachts
03:30	Belege exportieren	braucht Kontakte und Artikel
04:30	Projekte exportieren	braucht die Belege
05:00	Aktivitäten exportieren	braucht die Deals für die Zuordnung
tagsüber	Leads importieren	sparsam, darf häufig laufen
tagsüber	Deals importieren	braucht die exportierten Kontakte und Produkte

Das ist ein Vorschlag für einen mittleren Datenbestand, nicht eine Vorgabe. Der Grundsatz zählt: erst Kontakte, dann Artikel, dann Belege — und alles Teure in die Nacht.

Was ein Lauf überträgt

Jeder Bereich merkt sich, wann er zuletzt gelaufen ist, und nimmt beim nächsten Mal nur die seither geänderten Datensätze. Der Deal-Import erkennt übernommene Deals stattdessen an der zurückgeschriebenen Belegnummer.

Deshalb ist der erste Lauf der teuerste und die folgenden sind schnell.

Siehe API-Tokens.

Wenn eine Aufgabe abbricht

Ohne abgeschlossene Grundeinrichtung des jeweiligen Bereichs bricht die Aufgabe ab — es fehlt die Zuordnung, mit der sie arbeiten müsste. Im Protokoll steht, welche.

Siehe Wenn etwas nicht ankommt.

Nächster Schritt

API-Tokens

API-Tokens

Pipedrive begrenzt nicht die Zahl der Zugriffe, sondern deren Gewicht: Jeder Zugriff kostet eine bestimmte Zahl von Tokens, und je Tag steht ein festes Kontingent zur Verfügung. Diese Seite sagt, wie groß es ist und was die Übertragungen davon verbrauchen.

Das ist die Rechnung, die vor dem Festlegen der Intervalle gehört. Wer sie einmal aufstellt, vermeidet den häufigsten Betriebsfehler: Übertragungen, die mittags stehen, weil das Kontingent aufgebraucht ist.

Das Tageskontingent

Es ergibt sich aus Abo und Anzahl der Nutzer:

Abo	Tokens je Nutzer und Tag
Light	30.000
Growth	60.000
Premium	150.000
Ultimate	210.000

Bei fünf Nutzern im Abo Growth sind das also 300.000 Tokens am Tag.

Die Schnittstelle hält 100 Tokens als Reserve zurück und bricht ab, bevor das Kontingent vollständig aufgebraucht ist. Das ist Absicht: Sonst könnte auch der Aufruf der Einstellungen nicht mehr funktionieren.

Die tatsächlich verbleibende Zahl liest die Schnittstelle bei jedem Zugriff aus der Antwort von Pipedrive mit — der Zähler richtet sich also selbst, falls parallel noch etwas anderes auf dasselbe Konto zugreift. Zurückgesetzt wird er beim Datumswechsel.

Was die Läufe kosten

Je Lauf fällt ein Grundbetrag an, dazu ein Betrag je Datensatz:

Aufgabe	Grundbetrag	je Datensatz
Kontakte exportieren	92	bis 25
Kontakt-Label erneut exportieren	72	bis 5
Artikel exportieren	32	bis 15
Artikelbilder exportieren	32	bis 30
Belege exportieren	92 + 10 je Belegtyp	ab 33
Aktivitäten exportieren	52	bis 5
Projekte exportieren	132 + 10 je Belegtyp + 10 je Board	5
Leads importieren	22	0
Deals importieren	92	ab 25

Der Grundbetrag fällt auch dann an, wenn es nichts zu übertragen gibt — er entsteht aus den Abfragen, mit denen der Lauf sich den Stand in Pipedrive holt. Deshalb kostet ein Intervall von fünf Minuten selbst bei völliger Ruhe Tokens.

Eine Beispielrechnung

Abo Growth, 3 Nutzer, also 180.000 Tokens am Tag. Am Tag ändern sich 50 Kontakte, 200 Artikel, 80 Belege und 100 Journale. Vier Belegtypen sind zugeordnet.

Aufgabe	Intervall	Rechnung	Tokens
Kontakte	4× am Tag	4 × 92 + 50 × 25	1.618
Artikel	4× am Tag	4 × 32 + 200 × 15	3.128
Belege	8× am Tag	8 × 132 + 80 × 33	3.696
Aktivitäten	8× am Tag	8 × 52 + 100 × 5	916
Leads	alle 15 min	96 × 22	2.112
Summe			11.470

Das Kontingent ist damit weit unterschritten — im laufenden Betrieb ist es selten das Problem. Eng wird es bei der Erstbefüllung und bei den Bildern.

Die zwei teuren Fälle

Erstbefüllung

Beim ersten Lauf wird jeder Datensatz angelegt, nicht nur die geänderten.

Bestand	Rechnung	Tokens
5.000 Kontakte	5.000 × 25	125.000
10.000 Artikel	10.000 × 15	150.000
10.000 Artikelbilder	10.000 × 30	300.000

Ein Sortiment dieser Größe passt nicht in ein Tageskontingent. Die Erstbefüllung läuft dann über mehrere Tage: Die Schnittstelle bricht ab, wenn die Tokens aufgebraucht sind, und macht am nächsten Tag weiter. Das ist kein Fehler — es gehört aber vorher gesagt, damit niemand am zweiten Tag ein leeres Pipedrive für einen Defekt hält.

Artikelbilder

Mit bis zu 30 Tokens ist ein Bild der teuerste Einzelvorgang.

Bei großen Sortimenten gehört diese Aufgabe auf eine feste Zeit in der Nacht — und die Frage gestellt, ob die Bilder im CRM überhaupt gebraucht werden.

Den Verbrauch beobachten

Über Pipedrive-API-Logs anzeigen in den allgemeinen Einstellungen schreibt jeder Zugriff eine Zeile ins Protokoll: wie viele Tokens er gekostet hat und wie viele heute bleiben.

Nur zur Beobachtung einschalten, nicht dauerhaft — sonst besteht das Protokoll aus nichts anderem mehr.

Siehe Allgemeine Einstellungen und Log Informationen im Systemhandbuch.

Wenn die Tokens aufgebraucht sind

Im Protokoll steht: API-Request-Tokens für heute aufgebraucht!

Abhilfe
Intervalle verlängern	weniger Grundbeträge am Tag
Bilder auf eine feste Zeit legen	verteilt die Last
Aufrufe der Einstellungen sparen	jeder kostet Tokens
Abo oder Nutzerzahl prüfen	stimmt die Angabe im Feld Pipedrive-Abo?

Ist im Feld Pipedrive-Abo ein höheres Modell eingetragen als das tatsächlich abonnierte, rechnet die Schnittstelle mit einem Kontingent, das es nicht gibt — dann bricht Pipedrive ab, bevor die Reserve greift.

Nächster Schritt

Wenn etwas nicht ankommt

Wenn etwas nicht ankommt

Die Fehlersuche läuft immer gleich: Steht die Verbindung? Läuft die Aufgabe? Ist die Grundeinrichtung des Bereichs vollständig? Und was steht im Protokoll?

Die Reihenfolge

Prüfung	Wo
Sind Abo, Firmendomain und Token eingetragen?	Allgemeine Einstellungen
Wurde nach dem Eintragen neu gestartet?	dort, Schaltfläche Neustarten
Zeigt die Zeitsteuerung überhaupt Aufgaben?	Automatisierung
Hat die Aufgabe ein Intervall?	dieselbe Ansicht
Was steht im Protokoll?	Log Informationen

Eine leere Zeitsteuerung heißt fast immer: Die Verbindung ist eingetragen, aber der Neustart fehlt. Die Aufgaben werden erst beim Start der Anwendung eingerichtet.

Die Zeitsteuerung ist leer

Ursache	Abhilfe
Abo, Firmendomain oder Token fehlt	eintragen
kein Neustart nach dem Eintragen	Neustarten
Modul nicht lizenziert	dann fehlt schon der Menüpunkt

Eine Aufgabe läuft, überträgt aber nichts

Bereich	Was fehlt üblicherweise
Kontakte	das Stammdaten-Mapping für die CRM-ID — für Organisationen und Personen
Produkte	das Ziel für die Artikelnummer
Belege	eine aktivierte Pipeline oder ein Belegtyp-Mapping (Export)
Deal-Import	ein Belegtyp-Mapping (Import) oder das Extrafeld für die Belegnummer
Projekte	das Extrafeld für die Projektnummer oder ein aktiviertes Board
Aktivitäten	ein Aktivitätstyp-Mapping für die betroffene Kontaktart
Leads	eine ausgewählte Lead-Quelle

Im Protokoll steht in diesen Fällen eine Meldung mit dem Namen des Bereichs und dem fehlenden Teil — etwa dass keine Zuordnung für die SelectLine-CRM-ID vorhanden ist.

Ein Datensatz wurde doppelt angelegt

Die Ursache ist fast immer das Wiedererkennungsfeld: Es war beim ersten Lauf noch nicht eingerichtet, wurde später geändert oder in Pipedrive von Hand geleert. Ohne den Wert darin gilt der Datensatz als neu.

Prüfung
Steht die CRM-ID am Kontakt in Pipedrive?	an einem Beispiel ansehen
Zeigt das Mapping noch auf dasselbe Extrafeld?	in den Einstellungen
Wurde das Extrafeld in Pipedrive umgebaut?	in Pipedrive prüfen

Bereits entstandene Dubletten räumt die Schnittstelle nicht auf — das geschieht in Pipedrive von Hand. Vorher das Mapping richtigstellen, sonst entstehen beim nächsten Lauf neue.

Siehe Zuordnung und Extrafelder.

Ein Extrafeld erscheint nicht zur Auswahl

Ursache	Abhilfe
falscher Datentyp in Pipedrive	Feld mit passendem Typ anlegen
Feld erst nach dem Aufruf angelegt	Einstellungen neu laden

Die Angaben aus Pipedrive werden beim Aufruf der Einstellungen einmalig geholt, nicht laufend. Wer parallel in Pipedrive ein Feld anlegt, sieht es erst nach dem Neuladen.

Kontakte sind in Pipedrive verschwunden

Prüfen, ob deren Kunden- oder Lieferantengruppe im Kontaktgruppen-Handling ausgeschlossen ist. Ausgeschlossene Kontakte werden in Pipedrive nicht übersprungen, sondern gelöscht.

Siehe Kontakte.

Ein Deal ist verschwunden

Zwei Fälle sind vorgesehen und kein Fehler:

Fall	Warum
der Beleg wurde in einen Folgebeleg übergeben	der Deal des Vorgängerbelegs wird gelöscht
der Kontakt des Deals ist nicht mehr vorhanden	Deals ohne Kontakt werden entfernt

Mit dem Deal verschwinden auch die Notizen und Aktivitäten, die in Pipedrive daran hingen.

Siehe Belege.

Ein Kunde hat plötzlich das falsche Label

Das ist in der Regel das Lead-Handling: Hat ein Kunde innerhalb des eingestellten Zeitraums nicht bestellt, ersetzt das Lead-Label das Label des Adresstyps. Wer das nicht will, schaltet das Lead-Handling ab oder verlängert die Zeiträume.

Nach einer Änderung der Label-Einstellungen genügt die Aufgabe Kontakt-Label erneut exportieren — ein vollständiger Kontaktlauf ist dafür nicht nötig.

Umsätze oder Bestelldaten bleiben leer

Fast immer fehlt in der Beleg-Synchronisation der Belegtyp für akzeptierte Bestellungen. Ohne ihn bleiben Umsätze, Bestellanzahl, Erst- und Letztbestelldatum, Bestellhistorie und Lead-Handling ohne Ergebnis.

Siehe Belege.

Es kommt die Meldung, die Tokens seien aufgebraucht

Dann ist das Tageskontingent von Pipedrive erschöpft. Siehe API-Tokens.

Änderungen aus Pipedrive kommen nicht in die SelectLine

Das ist kein Fehler: Die Schnittstelle überträgt von der SelectLine nach Pipedrive. Ausnahmen sind Leads und, wenn eingeschaltet, Deals — und auch die kommen nur als neuer Beleg an, nicht als Änderung an einem bestehenden.

Siehe Leistungsbeschreibung, Leads und Belege.

Was der Support braucht

• das Protokoll als ZIP-Datei,
• den Namen des betroffenen Bereichs und der Aufgabe,
• ein Beispiel: welcher Datensatz in der SelectLine, was in Pipedrive erwartet wurde.

Für die Fehlersuche hilft es, vorher einmal den Debug-Modus und die API-Logs einzuschalten und die Aufgabe von Hand zu starten — dann steht im Protokoll der vollständige Ablauf.

Nächster Schritt

Häufige Fragen

Häufige Fragen

In welche Richtung läuft die Übertragung?

Von der SelectLine nach Pipedrive. Ausnahmen sind Leads und, wenn eingeschaltet, Deals, die umgekehrt in der SelectLine zum Beleg werden. Siehe Leistungsbeschreibung.

Was passiert mit Änderungen, die wir in Pipedrive machen?

Steht das Feld in einem Mapping, wird die Änderung beim nächsten Lauf überschrieben. Wer in Pipedrive eigene Angaben pflegen will, nutzt dafür Felder, die in keinem Mapping stehen.

Warum erscheinen unsere Extrafelder nicht zur Auswahl?

Weil ihr Datentyp nicht passt oder die Einstellungen seit dem Anlegen nicht neu geladen wurden. Die Angaben aus Pipedrive werden beim Aufruf einmalig geholt. Siehe Zuordnung und Extrafelder.

Welchen Datentyp braucht ein Extrafeld?

Text für Nummern und Bezeichnungen, Datum für Datumsangaben, Geldbetrag für Umsätze, Einzeloption für den Artikelstatus, Mehrfachoption für die Bestellhistorie. Siehe Zuordnung und Extrafelder.

Legt die Schnittstelle die Extrafelder an?

Nein. Sie werden in Pipedrive angelegt und hier nur ausgewählt.

Die Zeitsteuerung ist leer — was fehlt?

Der Neustart nach dem Eintragen von Abo, Firmendomain und Token. Siehe Allgemeine Einstellungen.

Warum sollten wir einen eigenen Pipedrive-Benutzer anlegen?

Weil alle übertragenen Datensätze diesen Benutzer als Besitzer bekommen und die Übertragung steht, wenn er deaktiviert wird. Siehe Allgemeine Einstellungen.

Womit fangen wir bei der Einrichtung an?

Mit den Kontakten. Belege setzen Kontakte und Produkte voraus. Siehe Erstinbetriebnahme.

Warum bleiben die Umsätze am Kontakt leer?

Weil in der Beleg-Synchronisation kein Belegtyp als akzeptierte Bestellung hinterlegt ist. Siehe Belege.

Stimmt der Umsatz in Pipedrive mit der Summe der Deals überein?

Nein. Gerechnet wird aus den Rechnungs- und Gutschriftbelegen der SelectLine. Deals, die nur in Pipedrive existieren, gehen nicht ein. Siehe Kontakte.

Ein Kunde ist plötzlich als Lead gekennzeichnet.

Das Lead-Handling ersetzt das Label des Adresstyps, wenn im eingestellten Zeitraum keine Bestellung liegt. Siehe Kontakte.

Wir haben die Label geändert — muss alles neu übertragen werden?

Nein, dafür gibt es die Aufgabe Kontakt-Label erneut exportieren. Siehe Automatisierung.

Warum verschwindet der Deal, wenn aus dem Angebot ein Auftrag wird?

Weil je Vorgang nur ein Deal stehen soll. Der Deal des Vorgängerbelegs wird gelöscht — mit allem, was in Pipedrive daran hing. Siehe Belege.

Können wir Kontakte von der Übertragung ausnehmen?

Ja, über Kunden- und Lieferantengruppen. Aber: Bereits übertragene Kontakte dieser Gruppen werden in Pipedrive gelöscht. Siehe Kontakte.

Können mehrere Preise je Artikel übertragen werden?

Derzeit nicht — es wird genau ein Preis übertragen. Siehe Leistungsbeschreibung.

Warum sind in Pipedrive auch inaktive Artikel auswählbar?

Weil das eigene Status-Extrafeld verwendet wird. Dann übernimmt das Statusfeld die Kennzeichnung, und die Sperre von Pipedrive wird nicht mehr genutzt. Siehe Produkte.

Wie oft sollten die Aufgaben laufen?

So oft, wie das Tageskontingent an API-Tokens es zulässt — teure Läufe wie die Bilder auf eine feste Zeit in der Nacht. Siehe API-Tokens und Automatisierung.

Die Erstbefüllung bricht ab. Ist das ein Fehler?

Nein, wenn die Meldung lautet, die Tokens seien aufgebraucht. Der Lauf macht am nächsten Tag weiter. Siehe API-Tokens.

Dürfen die Aufgaben parallel laufen?

Besser nicht. Die Bereiche bauen aufeinander auf; ein Beleglauf ohne fertige Kontakte legt Deals an, die anschließend wieder entfernt werden. Siehe Automatisierung.

Gibt es ein Rückgängig?

Nein. Was übertragen ist, wird in Pipedrive korrigiert oder beim nächsten Lauf überschrieben. Siehe Wenn etwas nicht ankommt.

Wo sehen wir, was passiert ist?

Im Protokoll unter Log. Für die Fehlersuche lassen sich Debug-Modus und API-Logs einschalten. Siehe Allgemeine Einstellungen.