# Wie eine Mail zugeordnet wird

Der Kern des Moduls. Drei Prüfungen entscheiden, woran das Journal hängt — und unabhängig
davon werden alle Adressen der Mail verknüpft.

![Wie eine Mail zugeordnet wird](https://wiki.dako-it.com/uploads/images/gallery/2026-09/ghostdocs-finnmail2sl-handbuch-m2-zuordnung-b2851ab9-ueberblick-zuordnung.png)

## Stufe 1: Belegnummer im Betreff

Für jede eingerichtete Belegart wird im Betreff nach dem Präfix mit anschließenden Ziffern
gesucht. Angehängte Teile mit Bindestrich gehören dazu — `AU10234-1` wird als Ganzes erkannt.

Wird ein Beleg mit dieser Nummer gefunden, hängt das Journal am **Beleg**.

<p class="callout info">Zusätzlich holt FINN.mail2SL vom Beleg den zuständigen Mitarbeiter aus dem eingestellten Bearbeiterfeld und schreibt ihn ans Journal. Damit steht am Journal, wer den Vorgang bearbeitet — nicht, wer die Mail geschrieben hat.</p>

Siehe [Nummernkreise](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/nummernkreise).

## Stufe 2: Projektnummer im Betreff

Dasselbe mit dem Präfix für Projekte. Treffer heißt: Journal am **Projekt**.

<p class="callout success">Wurde bereits ein Beleg gefunden, wird die Projektnummer trotzdem gesucht und als <strong>zusätzliche Verknüpfung</strong> gesetzt. Die Mail ist dann über beides auffindbar.</p>

## Stufe 3: Adressen

Bleibt beides ohne Treffer, wird über die Mailadressen zugeordnet. Geprüft werden Absender und
Empfänger — und, sofern nicht abgeschaltet, CC und BCC.

Gesucht wird in dieser Reihenfolge:

| Wo | Ergebnis |
| ----------------------------------------- | ---------------------------- |
| **CRM-Adressen**, Feld E-Mail und E-Mail 2 | Journal an Kunde, Lieferant, Interessent |
| **Mitarbeiter**, Feld E-Mail | Journal am Mitarbeiter |

<p class="callout info">Die Mitarbeiterprüfung lässt sich abschalten, wenn Mitarbeiterakten nicht mit Korrespondenz gefüllt werden sollen.</p>

### Wenn die Adresse nicht gepflegt ist

Ist *Nur Domains vergleichen* aktiv, wird ersatzweise nach der **Domain** gesucht. Eine Mail
von einer unbekannten Adresse bei einem bekannten Kunden landet damit trotzdem richtig.

<p class="callout danger">Domains aus dem Domain-Filter werden dabei übersprungen. Ohne die Freimail-Domains im Filter kann eine Mail von <code>gmail.com</code> beim erstbesten Kontakt mit dieser Domain landen.</p>

Siehe [Filter](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/filter) und [Eigene Domains und Zuordnung](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/eigene-domains-und-zuordnung).

### Hauptadresse statt Kontakt

Ist *Nur Hauptadressen* aktiv — oder wurde nur über die Domain gefunden —, hängt das Journal
an der **Hauptadresse**, nicht am einzelnen Kontakt.

## Immer: alle Adressen verknüpfen

Unabhängig davon, welche Stufe getroffen hat, werden **alle** Adressen der Mail geprüft und
als Verknüpfung an dasselbe Journal gehängt.

<p class="callout success">Deshalb ist eine Mail zu Auftrag 4711 zwischen Ihnen und dem Kunden sowohl am Auftrag als auch beim Kunden zu finden — und nicht zweimal abgelegt.</p>

## Eingehend oder ausgehend

Steht der Absender unter den eigenen InHouse-Domains, gilt die Mail als **ausgehend**, sonst
als **eingehend**. Das landet im Journal als Kontaktart.

Siehe [Eigene Domains und Zuordnung](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/eigene-domains-und-zuordnung).

## Antworten erzeugen kein zweites Journal

Zu jeder Mail wird ein Erkennungswert aus Absender, bereinigtem Betreff und Mailtext
gebildet. Beim bereinigten Betreff werden vorangestellte Kürzel entfernt — `Re:`, `AW:`,
`Antw:`, `WG:`, `Fw:`, `Fwd:`, `Weiterleitung:`.

Existiert schon ein Journal mit demselben Wert, wird **kein neues angelegt**; nur die
Verknüpfungen werden ergänzt.

<p class="callout success">Das ist der Grund, weshalb Journaling nicht zu Doppeleinträgen führt, obwohl das Postfach dieselbe Mail als Kopie beim Absender und beim Empfänger bekommt.</p>

<p class="callout info">Entscheidend ist der Mailtext: Eine Antwort mit demselben Betreff, aber neuem Text ist eine eigene Nachricht und bekommt ein eigenes Journal. Nur die identische Mail wird als Dublette erkannt.</p>

## Wenn nichts trifft

Die Mail kommt in die Zusammenfassungs-Mail. Siehe
[Die Zusammenfassungs-Mail](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/die-zusammenfassungs-mail).

## Weiter

[Was im Journal steht](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/was-im-journal-steht)