Wie eine Mail zugeordnet wird
Der Kern des Moduls. Drei Prüfungen entscheiden, woran das Journal hängt — und unabhängig davon werden alle Adressen der Mail verknüpft.
Stufe 1: Belegnummer im Betreff
Für jede eingerichtete Belegart wird im Betreff nach dem Präfix mit anschließenden Ziffern
gesucht. Angehängte Teile mit Bindestrich gehören dazu — AU10234-1 wird als Ganzes erkannt.
Wird ein Beleg mit dieser Nummer gefunden, hängt das Journal am Beleg.
Zusätzlich holt FINN.mail2SL vom Beleg den zuständigen Mitarbeiter aus dem eingestellten Bearbeiterfeld und schreibt ihn ans Journal. Damit steht am Journal, wer den Vorgang bearbeitet — nicht, wer die Mail geschrieben hat.
Siehe Nummernkreise.
Stufe 2: Projektnummer im Betreff
Dasselbe mit dem Präfix für Projekte. Treffer heißt: Journal am Projekt.
Wurde bereits ein Beleg gefunden, wird die Projektnummer trotzdem gesucht und als zusätzliche Verknüpfung gesetzt. Die Mail ist dann über beides auffindbar.
Stufe 3: Adressen
Bleibt beides ohne Treffer, wird über die Mailadressen zugeordnet. Geprüft werden Absender und Empfänger — und, sofern nicht abgeschaltet, CC und BCC.
Gesucht wird in dieser Reihenfolge:
| Wo | Ergebnis |
|---|---|
| CRM-Adressen, Feld E-Mail und E-Mail 2 | Journal an Kunde, Lieferant, Interessent |
| Mitarbeiter, Feld E-Mail | Journal am Mitarbeiter |
Die Mitarbeiterprüfung lässt sich abschalten, wenn Mitarbeiterakten nicht mit Korrespondenz gefüllt werden sollen.
Wenn die Adresse nicht gepflegt ist
Ist Nur Domains vergleichen aktiv, wird ersatzweise nach der Domain gesucht. Eine Mail von einer unbekannten Adresse bei einem bekannten Kunden landet damit trotzdem richtig.
Domains aus dem Domain-Filter werden dabei übersprungen. Ohne die Freimail-Domains im Filter kann eine Mail von gmail.com beim erstbesten Kontakt mit dieser Domain landen.
Siehe Filter und Eigene Domains und Zuordnung.
Hauptadresse statt Kontakt
Ist Nur Hauptadressen aktiv — oder wurde nur über die Domain gefunden —, hängt das Journal an der Hauptadresse, nicht am einzelnen Kontakt.
Immer: alle Adressen verknüpfen
Unabhängig davon, welche Stufe getroffen hat, werden alle Adressen der Mail geprüft und als Verknüpfung an dasselbe Journal gehängt.
Deshalb ist eine Mail zu Auftrag 4711 zwischen Ihnen und dem Kunden sowohl am Auftrag als auch beim Kunden zu finden — und nicht zweimal abgelegt.
Eingehend oder ausgehend
Steht der Absender unter den eigenen InHouse-Domains, gilt die Mail als ausgehend, sonst als eingehend. Das landet im Journal als Kontaktart.
Siehe Eigene Domains und Zuordnung.
Antworten erzeugen kein zweites Journal
Zu jeder Mail wird ein Erkennungswert aus Absender, bereinigtem Betreff und Mailtext
gebildet. Beim bereinigten Betreff werden vorangestellte Kürzel entfernt — Re:, AW:,
Antw:, WG:, Fw:, Fwd:, Weiterleitung:.
Existiert schon ein Journal mit demselben Wert, wird kein neues angelegt; nur die Verknüpfungen werden ergänzt.
Das ist der Grund, weshalb Journaling nicht zu Doppeleinträgen führt, obwohl das Postfach dieselbe Mail als Kopie beim Absender und beim Empfänger bekommt.
Entscheidend ist der Mailtext: Eine Antwort mit demselben Betreff, aber neuem Text ist eine eigene Nachricht und bekommt ein eigenes Journal. Nur die identische Mail wird als Dublette erkannt.
Wenn nichts trifft
Die Mail kommt in die Zusammenfassungs-Mail. Siehe Die Zusammenfassungs-Mail.