Wenn etwas nicht klappt
Die Fehlersuche läuft immer in derselben Reihenfolge: Kommen Mails im Postfach an? Werden sie gelesen? Werden sie zugeordnet?
Es entstehen überhaupt keine Journale
Der Reihe nach prüfen:
| Prüfung | Wo |
|---|---|
| Liegen Mails im Journaling-Postfach? | im Mailprogramm, direkt im Postfach |
| Läuft die Aufgabe Mails synchronisieren? | Zeitsteuerung |
| Ist der Zugang richtig? | Einstellungen, Host und Benutzer |
| Stimmt der Posteingangs-Ordner? | Einstellungen, Ordner - Posteingang |
| Was steht im Protokoll? | Protokoll des letzten Laufs |
Wenn im Postfach keine Mails ankommen, hilft keine Einstellung in FINN.ghost — dann ist das Journaling im Mailsystem nicht aktiv.
Siehe Das Journaling-Postfach.
Die Verbindung schlägt fehl
| Meldung im Protokoll | Ursache |
|---|---|
| Anmeldung abgelehnt | Benutzer oder Kennwort falsch, oder IMAP für das Postfach nicht freigegeben |
| Ordner nicht gefunden | Ordnername stimmt nicht — Schreibweise und Trennzeichen prüfen |
| Zeitüberschreitung | Host falsch, oder eine Firewall blockiert den Zugriff |
Bei Microsoft 365 ist die Basis-Anmeldung für IMAP abgeschaltet. Dort braucht das Postfach eine App-Anmeldung oder OAuth-Freigabe durch die Mail-Administration.
Siehe Zugang und Ordner.
Mails werden gelesen, aber nicht zugeordnet
Das ist der Normalfall in der Einführungsphase — und dafür gibt es die Zusammenfassungs-Mail. Sie zeigt Absender, Empfänger und Betreff jeder nicht zugeordneten Mail. Siehe Die Zusammenfassungs-Mail.
| Beobachtung | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Belegnummer steht im Betreff, wird aber nicht erkannt | Nummernkreis fehlt oder Präfix falsch | Nummernkreise ergänzen |
| Kunde bekannt, Mail landet nicht bei ihm | Mailadresse in der Adresse nicht gepflegt | Adresse pflegen oder Nur Domains vergleichen aktivieren |
| Mails von Freimail-Adressen ohne Treffer | Domain steht im Domain-Filter | ist so gewollt — Adresse am Kontakt pflegen |
| gar keine Mail wird zugeordnet | Nummernkreise leer, keine Adressen gepflegt | Einrichtung durchgehen |
Siehe Nummernkreise und Eigene Domains und Zuordnung.
Das Journal hängt an der falschen Adresse
| Ursache | Abhilfe |
|---|---|
| Nur Domains vergleichen trifft eine Freimail-Domain | Domain in den Domain-Filter aufnehmen |
| dieselbe Adresse ist an mehreren Kontakten gepflegt | in der SelectLine bereinigen |
| Journal am Kontakt statt an der Firma | Nur Hauptadressen aktivieren |
Siehe Filter.
Der Bearbeiter am Journal ist falsch
Bei Belegen kommt er aus dem eingestellten Bearbeiterfeld des Belegs — nicht aus der Mail. Steht dort der falsche Benutzer, stimmt das Feld am Beleg nicht oder es ist das falsche Feld eingestellt.
Siehe Eigene Domains und Zuordnung.
Im Backup-Ordner sammeln sich Mails
Dort landet jede Mail, an der die Verarbeitung gescheitert ist.
| Häufige Ursache | Abhilfe |
|---|---|
| keine Journaling-Mail, sondern eine schlicht weitergeleitete | Weiterleitungsregel durch Journaling ersetzen |
| SelectLine-API nicht erreichbar | Verbindung prüfen, Mails zurück in den Posteingang legen |
| Mail beschädigt oder ungewöhnlich aufgebaut | Einzelfall — Mail von Hand ablegen |
Nach behobener Ursache lassen sich die Mails im Mailprogramm einfach zurück in den Posteingangs-Ordner ziehen. Beim nächsten Lauf werden sie erneut verarbeitet.
Dieser Ordner gehört regelmäßig angesehen. Er wächst still — es gibt keine Meldung, die auf ihn hinweist.
Doppelte Journale
Sollte nicht vorkommen: Erkannt wird über einen Wert aus Absender, bereinigtem Betreff und Mailtext, der im Journal gespeichert wird.
| Ursache | Abhilfe |
|---|---|
| das Zusatzfeld wurde geleert oder anderweitig genutzt | Feld freihalten |
| die Mail wurde einmal von Hand abgelegt | ist keine Dublette im Sinne der Erkennung |
Siehe Was im Journal steht.
Es kommt keine Zusammenfassungs-Mail
| Ursache | Abhilfe |
|---|---|
| keine Empfängeradresse eingetragen | Zusammenfassungs-Mail an füllen |
| Mailversand nicht eingerichtet | SMTP in den Systemeinstellungen prüfen |
| Aufgabe nicht in der Zeitsteuerung | Mails Zusammenfassung einplanen |
| es gab nichts zu berichten | kein Fehler |
Das Postfach wächst
Dann ist das Intervall zu lang für das Mailvolumen — je Lauf werden nur 10 Mails verarbeitet. Siehe Zeitplan.