Nummernkreise
Damit FINN.mail2SL im Betreff eine Belegnummer erkennt, muss es wissen, wie Belegnummern in Ihrem Mandanten anfangen. Genau das wird hier hinterlegt.
Wie die Erkennung funktioniert
Gesucht wird nach dem Präfix, gefolgt von Ziffern. Angehängte Teile mit Bindestrich gehören dazu.
| Präfix | Erkennt im Betreff |
|---|---|
AU |
AU10234, AU10234-1 |
RE |
RE20001 |
P |
P1234, P1234-7 |
Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Gefunden wird die Nummer auch mitten im Betreff — „Ihre Anfrage zu AU10234 vom 3.9." genügt.
Nummernkreis für Projekte
Ein Feld: das Präfix der Projektnummern, etwa P.
Ein einbuchstabiges Präfix ist heikel, weil es häufig zufällig vorkommt. Ein Betreff wie „P1000 Angebot" trifft — aber auch „Preisliste 2026" nicht, weil dort kein Ziffernblock direkt folgt. Trotzdem gilt: Je eindeutiger das Präfix, desto weniger Fehlgriffe.
Belegtypen und Nummernkreise
Eine Tabelle: je Zeile eine Belegart und ihr Nummernkreis. Hinzugefügt wird über die Auswahl der Belegart und die Eingabe des Präfixes.
Aufzunehmen sind die Belegarten, deren Nummern im Mailverkehr vorkommen — in der Regel Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Bestellung.
Die Reihenfolge in der Tabelle bestimmt, welche Zuordnung zuerst greift. Kommen im Betreff zwei Nummern vor — etwa Auftrag und Rechnung —, hängt das Journal an der Belegart, die in der Tabelle weiter oben steht. Die andere wird zusätzlich verknüpft.
Was zusätzlich verknüpft wird
Auch wenn schon ein Treffer da ist, sucht FINN.mail2SL im Betreff weiter:
- eine Projektnummer wird zusätzlich verknüpft
- weitere Belegnummern anderer Belegarten werden zusätzlich verknüpft
Damit ist eine Mail, in deren Betreff Auftrag und Projekt stehen, über beide auffindbar — ohne dass sie doppelt abgelegt wird.
Wenn die Nummer nicht gefunden wird
Steht im Betreff eine Nummer, zu der es keinen Beleg gibt, gilt das als kein Treffer: Die Prüfung geht zur nächsten Stufe weiter — Projekt, dann Adressen.
Anders als bei anderen Modulen ist das kein Fehler. Eine Nummer im Betreff kann auch die des Lieferanten sein, die es im eigenen Mandanten nicht gibt.