Einrichtung Journaling-Postfach, Zugang, eigene Domains, Filter, Nummernkreise und Erstinbetriebnahme. Das Journaling-Postfach Die eine Voraussetzung, ohne die nichts geht. FINN.mail2SL liest nicht die Postfächer der Mitarbeiter, sondern ein eigenes Postfach, in dem Kopien aller Mails landen. Warum ein eigenes Postfach Grund Vollständigkeit auch ausgehende Mails werden erfasst, nicht nur Eingänge Unabhängigkeit kein Zugriff auf die persönlichen Postfächer nötig Nachvollziehbarkeit die Ablage hängt nicht davon ab, ob jemand daran denkt Einrichten Das Journaling wird im Mailsystem eingerichtet, nicht in FINN.ghost. Bei Microsoft 365 geschieht das über eine Journalregel, die eine Kopie jeder Nachricht an ein eigenes Postfach schickt. Der Aufbau ist bei jedem Mailsystem etwas anders. Gemeinsam ist: ein Postfach, das Kopien bekommt, und ein IMAP-Zugang darauf. Die Einrichtung übernimmt die IT oder der Mailprovider. Wichtig ist die Reihenfolge: Erst das Journaling einrichten und prüfen, dass dort Mails ankommen — dann FINN.mail2SL darauf richten. Andernfalls sucht die Schnittstelle in einem leeren Postfach, und es sieht nach einem Fehler aus. Wie die Mails dort aussehen Beim Journaling steckt die eigentliche Nachricht als Anhang in einer Hüllmail. FINN.mail2SL liest genau diesen Anhang aus — Absender, Empfänger, Betreff, Text und die Originaldatei. Deshalb funktioniert die Schnittstelle nicht mit einem normalen Postfach, in das man Mails per Regel weiterleitet: Dort fehlt die Hülle, und die Angaben zu den ursprünglichen Empfängern gehen verloren. Es muss echtes Journaling sein. Was mit den Mails im Postfach passiert Fall Was geschieht erfolgreich zugeordnet die Mail wird im Postfach zum Löschen markiert durch einen Filter ausgeschlossen ebenso nicht zuzuordnen ebenso, kommt aber in die Zusammenfassung Verarbeitung scheitert die Mail wird in den Backup-Ordner verschoben Das Postfach bleibt damit von sich aus schlank. Und der Backup-Ordner ist der Ort, an dem man nachsehen kann, wenn etwas schiefging — nichts wird stillschweigend verworfen. Siehe Zugang und Ordner. Weiter Zugang und Ordner Zugang und Ordner Unter FINN.mail2sl → Einstellungen stehen zuerst die Zugangsdaten des Journaling-Postfachs. Zugang Feld Inhalt Host der IMAP-Server des Journaling-Postfachs Benutzer der Anmeldename des Postfachs Password das Kennwort Das Kennwortfeld bleibt beim Bearbeiten leer. Wer es leer lässt, behält das gespeicherte Kennwort — nur ein neuer Eintrag überschreibt es. Ordner Feld Bedeutung Ordner – Posteingang wird nach neuen Mails durchsucht Ordner – Backup dorthin werden Mails verschoben, deren Verarbeitung scheitert Den Backup-Ordner muss man nicht selbst anlegen: Fehlt er, legt FINN.ghost ihn beim ersten Lauf an. Auch ein Unterordner ist möglich — dann mit einem Punkt geschrieben, etwa INBOX.Backup. Ohne Backup-Ordner werden Mails, deren Verarbeitung scheitert, im Postfach zum Löschen markiert. Damit ist die Ursache später nicht mehr nachvollziehbar. Der Ordner ist deshalb dringend zu empfehlen. Zusammenfassungs-Mail Zusammenfassungs-Mail an — die Adresse, an die die Liste der nicht zugeordneten Mails geschickt wird. Bleibt das Feld leer, wird keine Zusammenfassung versendet. Siehe Die Zusammenfassungs-Mail. Wie viele Mails je Lauf Je Lauf werden 10 Mails verarbeitet. Der Wert lässt sich anheben — dafür bitte den Support ansprechen. Die Begrenzung ist Absicht: Sie hält einen einzelnen Lauf kurz, damit er die übrigen Aufgaben der Zeitsteuerung nicht blockiert. Bei einem Rückstand im Postfach arbeitet die Schnittstelle ihn über mehrere Läufe ab. Bei der Erstinbetriebnahme mit einem gefüllten Postfach lohnt es deshalb, das Intervall zunächst kurz zu setzen. Siehe Zeitplan. Wo die Mails gespeichert werden Die Originalmail wird als Datei am Journal abgelegt und landet standardmäßig in der Datenbank der SelectLine. Bei viel Korrespondenz wächst die Datenbank dadurch merklich. Die Dateien lassen sich stattdessen im Dateisystem ablegen — eine Einstellung in der Konfiguration von FINN.ghost, die der Support einrichtet. Weiter Eigene Domains und Zuordnung Eigene Domains und Zuordnung Diese Einstellungen entscheiden, wie genau eine Mailadresse einem Datensatz in der SelectLine zugeordnet wird — und wie die Mail als eingehend oder ausgehend erkannt wird. InHouse Domains Alle Domains, die im eigenen Unternehmen verwendet werden. Daran erkennt FINN.mail2SL zwei Dinge: Erkennung Wozu Richtung der Mail eingehend oder ausgehend, im Journal als Kontaktart hinterlegt Zuständiger Mitarbeiter die eigene Adresse in der Mail führt zum Mitarbeiter in der SelectLine Ohne vollständige Liste läuft die Erkennung falsch: Eine Mail von der eigenen Zweit-Domain gilt dann als eingehend, und der zuständige Mitarbeiter wird nicht gefunden. Alle Domains eintragen — auch alte, die noch in Signaturen stehen. Nur Hauptadressen Ist der Haken gesetzt, wird das Journal an die Hauptadresse gehängt, nicht an den Kontakt. In der SelectLine hängen Kontaktpersonen unter einer Hauptadresse. Ohne diese Einstellung landet die Mail am Kontakt — bei Herrn Müller persönlich. Mit ihr landet sie an der Firma. Was besser passt, hängt davon ab, wie im Haus gesucht wird. Nur Domains vergleichen Findet sich die vollständige Adresse nicht, wird nur die Domain verglichen. Eine Mail von neue.kollegin@kunde.de landet damit beim Kunden, auch wenn diese Adresse dort nicht gepflegt ist. Das erhöht die Trefferquote spürbar — bei Firmenkunden mit vielen Ansprechpartnern ist es fast immer die richtige Einstellung. Bei Freimail-Domains geht das schief: gmail.com, gmx.de oder t-online.de kommen bei vielen Kontakten vor — die Mail landet dann beim erstbesten. Solche Domains gehören deshalb in den Domain-Filter. Siehe Filter. Keine Zuordnung bei Mitarbeitern Verhindert, dass Journale an Mitarbeiter gehängt werden. Dann bleiben nur die CRM-Adressen — Kunden, Lieferanten, Interessenten. Sinnvoll, wenn die Mitarbeiterakten in der SelectLine nicht mit Korrespondenz gefüllt werden sollen. Der zuständige Bearbeiter wird trotzdem weiterhin am Journal vermerkt. CC und BCC ignorieren Ohne diesen Haken werden auch CC- und BCC-Adressen für Zuordnung und Filterung herangezogen. Einstellung Wirkung aus (Standard) eine Mail wird auch dem in CC gesetzten Kunden zugeordnet ein nur Absender und direkte Empfänger zählen Das ist die Einstellung mit dem größten Einfluss auf die Menge der Verknüpfungen. Wer im Haus großzügig CC setzt, bekommt ohne diesen Haken viele Journale an Adressen, die mit dem Vorgang wenig zu tun haben. Bearbeiterfeld Wird eine Mail einem Beleg zugeordnet, übernimmt FINN.mail2SL den zuständigen Mitarbeiter aus einem Feld dieses Belegs. Welches Feld das ist, wird hier eingetragen. Üblich ist AngelegtVon — der Benutzer, der den Beleg angelegt hat. Wer im Haus mit einem eigenen Bearbeiterfeld arbeitet, trägt dieses ein. Weiter Filter Filter Nicht jede Mail gehört in die SelectLine. Drei Filter entscheiden, was gar nicht erst verarbeitet wird. Filter Betreff Muster für Betreffzeilen, die ignoriert werden. Angegeben werden reguläre Ausdrücke — Suchmuster, nicht einfache Wörter. Muster Wirkt auf .*privat.* jeden Betreff, der das Wort privat enthält .*Newsletter.* Newsletter ^Abwesenheit Betreffzeilen, die mit Abwesenheit beginnen Damit lässt sich die Regel aufstellen, die den Datenschutz praktikabel macht: Wer privat in den Betreff schreibt, dessen Mail wird nicht abgelegt. Das gehört allerdings im Haus bekanntgemacht, sonst nutzt es niemand. Ein zu weites Muster filtert mehr, als beabsichtigt. Vor dem Eintragen lohnt es, das Muster an ein paar echten Betreffzeilen zu prüfen. Filter E-Mail-Adressen Einzelne Adressen, deren Mails ignoriert werden — geprüft werden Absender und Empfänger. Der typische Fall sind Adressen, deren Korrespondenz grundsätzlich nicht in die Warenwirtschaft gehört: die Geschäftsführung, die Personalabteilung, der Betriebsrat. Filter E-Mail-Domains Domains, die bei der Zuordnung übersprungen werden. Anders als die ersten beiden Filter verhindert dieser nicht die Verarbeitung — er verhindert nur, dass über diese Adressen zugeordnet wird. Hier gehören die Freimail-Domains hinein: gmail.com, gmx.de, web.de, t-online.de, outlook.com. Sonst kann eine Mail beim falschen Kontakt landen — besonders in Verbindung mit Nur Domains vergleichen. Siehe Eigene Domains und Zuordnung. Was mit gefilterten Mails passiert Sie werden im Postfach zum Löschen markiert und nicht in die SelectLine übertragen. Im Protokoll steht eine Zeile mit dem Betreff und dem Hinweis, welcher Filter gegriffen hat. Sie erscheinen auch nicht in der Zusammenfassungs-Mail — dort stehen nur Mails, die verarbeitet werden sollten, aber keinem Vorgang zugeordnet werden konnten. Reihenfolge Die Filter greifen vor jeder Zuordnung: erst die Adressen, dann der Betreff. Eine gefilterte Mail wird nicht weiter untersucht. Weiter Nummernkreise Nummernkreise Damit FINN.mail2SL im Betreff eine Belegnummer erkennt, muss es wissen, wie Belegnummern in Ihrem Mandanten anfangen. Genau das wird hier hinterlegt. Wie die Erkennung funktioniert Gesucht wird nach dem Präfix, gefolgt von Ziffern. Angehängte Teile mit Bindestrich gehören dazu. Präfix Erkennt im Betreff AU AU10234, AU10234-1 RE RE20001 P P1234, P1234-7 Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Gefunden wird die Nummer auch mitten im Betreff — „Ihre Anfrage zu AU10234 vom 3.9." genügt. Nummernkreis für Projekte Ein Feld: das Präfix der Projektnummern, etwa P. Ein einbuchstabiges Präfix ist heikel, weil es häufig zufällig vorkommt. Ein Betreff wie „P1000 Angebot" trifft — aber auch „Preisliste 2026" nicht, weil dort kein Ziffernblock direkt folgt. Trotzdem gilt: Je eindeutiger das Präfix, desto weniger Fehlgriffe. Belegtypen und Nummernkreise Eine Tabelle: je Zeile eine Belegart und ihr Nummernkreis. Hinzugefügt wird über die Auswahl der Belegart und die Eingabe des Präfixes. Aufzunehmen sind die Belegarten, deren Nummern im Mailverkehr vorkommen — in der Regel Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Bestellung. Die Reihenfolge in der Tabelle bestimmt, welche Zuordnung zuerst greift. Kommen im Betreff zwei Nummern vor — etwa Auftrag und Rechnung —, hängt das Journal an der Belegart, die in der Tabelle weiter oben steht. Die andere wird zusätzlich verknüpft. Was zusätzlich verknüpft wird Auch wenn schon ein Treffer da ist, sucht FINN.mail2SL im Betreff weiter: eine Projektnummer wird zusätzlich verknüpft weitere Belegnummern anderer Belegarten werden zusätzlich verknüpft Damit ist eine Mail, in deren Betreff Auftrag und Projekt stehen, über beide auffindbar — ohne dass sie doppelt abgelegt wird. Wenn die Nummer nicht gefunden wird Steht im Betreff eine Nummer, zu der es keinen Beleg gibt, gilt das als kein Treffer: Die Prüfung geht zur nächsten Stufe weiter — Projekt, dann Adressen. Anders als bei anderen Modulen ist das kein Fehler. Eine Nummer im Betreff kann auch die des Lieferanten sein, die es im eigenen Mandanten nicht gibt. Weiter Erstinbetriebnahme Erstinbetriebnahme Die Reihenfolge für die Einführung. Der erste Punkt ist keine technische Aufgabe — und trotzdem der wichtigste. 1. Im Haus klären FINN.mail2SL legt Korrespondenz dauerhaft in der Warenwirtschaft ab, wo sie für andere sichtbar ist. Das gehört vor der Einführung besprochen — mit der Geschäftsführung, dem Datenschutzbeauftragten und, wo es einen gibt, dem Betriebsrat. Zu entscheiden ist: Frage Warum Welche Adressen werden ausgenommen? Geschäftsführung, Personal, Betriebsrat Wie kennzeichnet man private Mails? etwa das Wort privat im Betreff Werden Mitarbeiter-Journale gefüllt? Einstellung Keine Zuordnung bei Mitarbeitern Zählen CC und BCC mit? betrifft die Menge der Verknüpfungen Siehe Filter und Eigene Domains und Zuordnung. 2. Journaling einrichten und prüfen Im Mailsystem einrichten und erst nachsehen, ob dort Mails ankommen. Siehe Das Journaling-Postfach. 3. Zugang eintragen Host, Benutzer, Kennwort, Posteingangs- und Backup-Ordner. Siehe Zugang und Ordner. 4. Eigene Domains eintragen Alle. Auch alte. Siehe Eigene Domains und Zuordnung. 5. Filter setzen Die in Schritt 1 beschlossenen Regeln, dazu die Freimail-Domains in den Domain-Filter. Siehe Filter. 6. Nummernkreise hinterlegen Belegarten und Präfixe, dazu das Präfix für Projekte. Siehe Nummernkreise. 7. Zusammenfassung einrichten Eine Adresse eintragen, an die die Liste der nicht zugeordneten Mails geht. Für die Einführungsphase am besten die des Einrichtenden. Diese Liste ist in den ersten Wochen das wichtigste Werkzeug: An ihr sieht man, welche Mails die Regeln noch nicht erfassen — und ergänzt Nummernkreise oder Adressen entsprechend. Siehe Die Zusammenfassungs-Mail. 8. Einen ersten Lauf von Hand starten Unter Zeitsteuerung die Aufgabe Mails synchronisieren starten. Danach prüfen: Sind in der SelectLine Journale entstanden? Hängen sie an den erwarteten Belegen, Projekten und Adressen? Ist die Originalmail als Datei am Journal zu finden? Steht der richtige Bearbeiter daran? Je Lauf werden 10 Mails verarbeitet. Bei einem gefüllten Postfach braucht es also mehrere Läufe — für die Einführung das Intervall zunächst kurz setzen. 9. Beobachten, dann Intervall festlegen Ein paar Tage die Zusammenfassung lesen und die Regeln nachziehen. Erst danach das Intervall auf den Dauerbetrieb einstellen. Siehe Zeitplan. 10. Im Haus bekanntgeben Was abgelegt wird, und wie man eine Mail davon ausnimmt. Ohne diesen Schritt bleibt der Betreff-Filter wirkungslos — er nutzt nur, wenn die Leute wissen, dass es ihn gibt. Weiter Was bei einem Lauf passiert