Die Zahl 10 ist die Standardgrenze je Lauf. Sie hält einen Lauf kurz und verhindert, dass ein Fehler gleich hunderte Mails betrifft. Bei einem gefüllten Postfach braucht die Aufarbeitung entsprechend viele Läufe.
## Die Mail entpacken Journaling legt die Originalmail als **Anhang** in eine Hüllen-Mail. FINN.mail2SL nimmt deshalb nicht die Hülle, sondern den ersten Anhang und liest daraus Absender, Empfänger, Betreff und Text.Ist im Postfach keine Journaling-Mail, sondern eine schlicht weitergeleitete Mail, fehlt dieser Anhang — die Mail kann nicht gelesen werden.
Siehe [Das Journaling-Postfach](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/das-journaling-postfach). ## Wann eine Mail übersprungen wird | Grund | Was passiert | | -------------------------------------- | ---------------------------- | | kein Betreff | wird nicht verarbeitet | | kein Absender oder kein Empfänger | wird nicht verarbeitet | | Adresse steht im Adressfilter | zum Löschen markiert | | Betreff passt auf den Betrefffilter | zum Löschen markiert | Siehe [Filter](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/filter). ## Zuordnen Drei Prüfungen in dieser Reihenfolge — Belegnummer, Projektnummer, Adresse. Der erste Treffer entscheidet, woran das Journal hängt. Siehe [Wie eine Mail zugeordnet wird](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/wie-eine-mail-zugeordnet-wird). ## Journal schreiben Aus der Mail wird ein Journaleintrag in der SelectLine, mit der Originalmail als Datei daran. Siehe [Was im Journal steht](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/was-im-journal-steht). ## Wenn keine Zuordnung möglich war Die Mail wird in einer Liste vermerkt, die später als **Zusammenfassungs-Mail** verschickt wird. Siehe [Die Zusammenfassungs-Mail](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/die-zusammenfassungs-mail).Auch diese Mail wird danach zum Löschen markiert. Wer sie noch braucht, findet sie im Journaling-Postfach des Mailsystems — nicht im Posteingang, den FINN.mail2SL liest.
## Löschen und Backup | Fall | Wohin die Mail geht | | ------------------------------- | -------------------------------------- | | erfolgreich verarbeitet | zum Löschen markiert | | gefiltert | zum Löschen markiert | | Fehler bei der Verarbeitung | verschoben in den **Backup-Ordner** |Der Backup-Ordner ist die Sicherung gegen Endlosschleifen: Eine Mail, an der die Verarbeitung scheitert, wird aus dem Weg geräumt, statt bei jedem Lauf erneut zu scheitern. Was dort liegt, gehört angesehen.
Siehe [Wenn etwas nicht klappt](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/wenn-etwas-nicht-klappt). ## Weiter [Wie eine Mail zugeordnet wird](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/wie-eine-mail-zugeordnet-wird) # Wie eine Mail zugeordnet wird Der Kern des Moduls. Drei Prüfungen entscheiden, woran das Journal hängt — und unabhängig davon werden alle Adressen der Mail verknüpft.  ## Stufe 1: Belegnummer im Betreff Für jede eingerichtete Belegart wird im Betreff nach dem Präfix mit anschließenden Ziffern gesucht. Angehängte Teile mit Bindestrich gehören dazu — `AU10234-1` wird als Ganzes erkannt. Wird ein Beleg mit dieser Nummer gefunden, hängt das Journal am **Beleg**.Zusätzlich holt FINN.mail2SL vom Beleg den zuständigen Mitarbeiter aus dem eingestellten Bearbeiterfeld und schreibt ihn ans Journal. Damit steht am Journal, wer den Vorgang bearbeitet — nicht, wer die Mail geschrieben hat.
Siehe [Nummernkreise](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/nummernkreise). ## Stufe 2: Projektnummer im Betreff Dasselbe mit dem Präfix für Projekte. Treffer heißt: Journal am **Projekt**.Wurde bereits ein Beleg gefunden, wird die Projektnummer trotzdem gesucht und als zusätzliche Verknüpfung gesetzt. Die Mail ist dann über beides auffindbar.
## Stufe 3: Adressen Bleibt beides ohne Treffer, wird über die Mailadressen zugeordnet. Geprüft werden Absender und Empfänger — und, sofern nicht abgeschaltet, CC und BCC. Gesucht wird in dieser Reihenfolge: | Wo | Ergebnis | | ----------------------------------------- | ---------------------------- | | **CRM-Adressen**, Feld E-Mail und E-Mail 2 | Journal an Kunde, Lieferant, Interessent | | **Mitarbeiter**, Feld E-Mail | Journal am Mitarbeiter |Die Mitarbeiterprüfung lässt sich abschalten, wenn Mitarbeiterakten nicht mit Korrespondenz gefüllt werden sollen.
### Wenn die Adresse nicht gepflegt ist Ist *Nur Domains vergleichen* aktiv, wird ersatzweise nach der **Domain** gesucht. Eine Mail von einer unbekannten Adresse bei einem bekannten Kunden landet damit trotzdem richtig.Domains aus dem Domain-Filter werden dabei übersprungen. Ohne die Freimail-Domains im Filter kann eine Mail von gmail.com beim erstbesten Kontakt mit dieser Domain landen.
Deshalb ist eine Mail zu Auftrag 4711 zwischen Ihnen und dem Kunden sowohl am Auftrag als auch beim Kunden zu finden — und nicht zweimal abgelegt.
## Eingehend oder ausgehend Steht der Absender unter den eigenen InHouse-Domains, gilt die Mail als **ausgehend**, sonst als **eingehend**. Das landet im Journal als Kontaktart. Siehe [Eigene Domains und Zuordnung](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/eigene-domains-und-zuordnung). ## Antworten erzeugen kein zweites Journal Zu jeder Mail wird ein Erkennungswert aus Absender, bereinigtem Betreff und Mailtext gebildet. Beim bereinigten Betreff werden vorangestellte Kürzel entfernt — `Re:`, `AW:`, `Antw:`, `WG:`, `Fw:`, `Fwd:`, `Weiterleitung:`. Existiert schon ein Journal mit demselben Wert, wird **kein neues angelegt**; nur die Verknüpfungen werden ergänzt.Das ist der Grund, weshalb Journaling nicht zu Doppeleinträgen führt, obwohl das Postfach dieselbe Mail als Kopie beim Absender und beim Empfänger bekommt.
Entscheidend ist der Mailtext: Eine Antwort mit demselben Betreff, aber neuem Text ist eine eigene Nachricht und bekommt ein eigenes Journal. Nur die identische Mail wird als Dublette erkannt.
## Wenn nichts trifft Die Mail kommt in die Zusammenfassungs-Mail. Siehe [Die Zusammenfassungs-Mail](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/die-zusammenfassungs-mail). ## Weiter [Was im Journal steht](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/was-im-journal-steht) # Was im Journal steht Aus jeder zugeordneten Mail entsteht in der SelectLine ein Journaleintrag. Was darin landet, steht hier — damit klar ist, wonach man später suchen kann. ## Die Felder | Feld im Journal | Inhalt aus der Mail | | ------------------------ | -------------------------------------------------- | | **Bezeichnung** | der Betreff, auf 80 Zeichen gekürzt | | **Inhalt** | der Mailtext | | **Kontaktart** | eingehend oder ausgehend, aus den InHouse-Domains | | **Status** | ein fester Wert, damit die Einträge erkennbar sind | | **Bearbeiter** | bei Belegen der Zuständige aus dem Bearbeiterfeld | | **Angelegt von** | der eingestellte Benutzer |Der Betreff wird auf 80 Zeichen gekürzt, weil das Bezeichnungsfeld der SelectLine nicht mehr aufnimmt. Der vollständige Betreff steht weiterhin in der angehängten Originalmail.
## Die Originalmail als Datei Am Journal hängt die vollständige Mail als **.eml-Datei** — mit allen Kopfzeilen, Anhängen und Formatierungen.Damit ist die Ablage revisionsfest im praktischen Sinne: Der Mailtext im Journal ist zum Lesen und Suchen da, die .eml-Datei ist das Original. Sie lässt sich aus der SelectLine heraus im Mailprogramm öffnen und beantworten.
Der Dateiname wird aus dem Betreff gebildet, ohne Sonderzeichen und Ziffern.Standardmäßig wird die Datei in der Datenbank gespeichert, nicht im Dateisystem. Sie ist damit in der Datensicherung des Mandanten enthalten — lässt die Datenbank über die Jahre aber wachsen.
Siehe [Zugang und Ordner](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/zugang-und-ordner). ## Die Verknüpfungen Ein Journal kann an mehreren Stellen hängen. Angelegt werden: - die Verknüpfung zu dem Vorgang, der getroffen hat — Beleg, Projekt oder Adresse - Verknüpfungen zu **allen** erkannten Adressen der Mail - gefundene Projektnummern und weitere Belegnummern aus dem BetreffDeshalb erscheint dieselbe Mail am Auftrag, beim Kunden und beim zuständigen Mitarbeiter — als ein Eintrag, nicht als drei.
## Keine Dubletten Zu jeder Mail wird ein Erkennungswert gebildet und in einem Zusatzfeld des Journals gespeichert. Existiert er schon, wird kein zweites Journal angelegt.Dieses Zusatzfeld gehört FINN.mail2SL. Wird es von Hand geleert oder anderweitig verwendet, entstehen bei erneuten Läufen doppelte Einträge.
Siehe [Wie eine Mail zugeordnet wird](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/wie-eine-mail-zugeordnet-wird). ## Wo man das Journal findet In der SelectLine am jeweiligen Datensatz unter den **Journaleinträgen** — beim Beleg, beim Projekt, bei der Adresse oder beim Mitarbeiter. ## Weiter [Die Zusammenfassungs-Mail](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/die-zusammenfassungs-mail) # Die Zusammenfassungs-Mail Mails, die keinem Vorgang zugeordnet werden konnten, gehen nicht still verloren: Sie werden gesammelt und als Liste verschickt. ## Was darin steht Eine Tabelle mit einer Zeile je nicht zugeordneter Mail: | Spalte | Inhalt | | ---------- | ------------------- | | **An** | Empfänger | | **Von** | Absender | | **Betreff** | Betreff der Mail | ## Wann sie verschickt wird Über eine eigene Zeitsteuerung — üblich ist einmal täglich. Siehe [Zeitplan](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/zeitplan). Verschickt wird nur, wenn es etwas zu berichten gibt. Gab es seit der letzten Zusammenfassung keine unzugeordnete Mail, kommt keine Mail.Nach dem Versand wird die Liste geleert. Jede Zusammenfassung zeigt also nur, was seit der vorigen dazugekommen ist.
## Was nötig ist | Voraussetzung | Wo eingestellt | | ----------------------------------- | ------------------------------- | | eine Empfängeradresse | *Zusammenfassungs-Mail an* | | ein eingerichteter Mailversand | Systemeinstellungen, SMTP | | die Zeitsteuerung *Mails Zusammenfassung* | Zeitsteuerung |Fehlt die Empfängeradresse oder der Mailversand, wird nichts verschickt — die Liste sammelt sich weiter an, wird aber nie geleert und nie gelesen. Das ist der häufigste Grund, weshalb niemand merkt, dass Mails nicht zugeordnet werden.
## Wozu die Liste dient Sie ist das Werkzeug, mit dem die Einrichtung nachgezogen wird. Aus ihr wird ablesbar: | Auffälligkeit in der Liste | Was zu tun ist | | ------------------------------------------- | ------------------------------------- | | immer derselbe Kunde | Mailadresse in der Adresse pflegen | | Betreffzeilen ohne Belegnummer | im Haus ansprechen, oder Adresszuordnung nutzen | | eine Belegart taucht auf, die nicht erkannt wird | Nummernkreis ergänzen | | Newsletter, Systemmails, Werbung | in den Betrefffilter aufnehmen | | Freimail-Adressen ohne Treffer | *Nur Domains vergleichen* prüfen |In den ersten Wochen lohnt es, die Liste täglich zu lesen und jeweils eine Regel nachzuziehen. Danach wird sie kurz — und wenn sie kurz bleibt, arbeitet die Einrichtung.
Siehe [Filter](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/filter) und [Nummernkreise](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/nummernkreise). ## Wo die Mails selbst bleiben Nicht zugeordnete Mails werden nach dem Lauf zum Löschen markiert wie alle anderen. Wer die Nachricht selbst braucht, findet sie im Journaling-Postfach des Mailsystems.Die Zusammenfassung ist deshalb ein Hinweis, keine Wiedervorlage: Die Mail lässt sich nicht aus ihr heraus nachträglich zuordnen. Sie zeigt, welche Regel fehlt — künftige Mails derselben Art landen dann richtig.
## Weiter [Zeitplan](https://wiki.dako-it.com/books/finnmail2sl-handbuch/page/zeitplan)