# FINN.mail2SL automatische Mailzuordnung für SelectLine

# Installation

Siehe: <span style="text-decoration: underline;">[https://wiki.dako-it.com/books/finnghost-systemhandbuch/page/installation](https://wiki.dako-it.com/books/finnghost-systemhandbuch/page/installation-und-update)</span>

# Voraussetzungen und Konfiguration

### Voraussetzungen

Für die Verwendung dieser Schnittstelle ist Exchange Office 365 mit einem eingerichteten <span style="text-decoration: underline;">[Journaling Postfach](https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/security-and-compliance/journaling/journaling)</span> notwendig. Hier werden alle eingehenden und ausgehenden Mails zusätzlich abgelegt. Die Schnittstelle überwach dieses Postfach.

Weiterhin benötigt man eine API-Lizenz der SelectLine und eine entsprechende Lizenz für das Modul der <span style="text-decoration: underline;">[FINN.ghost Schnittstelle](https://captainfinn.com/article/finn-ghost-automatische-mailzuordnung-fuer-selectline?artnr=CF060004V)</span>.

### Einrichtung und Konfiguration

<table border="1" id="bkmrk-" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><colgroup><col style="width: 99.8765%;"></col></colgroup><tbody><tr><td>[![image.png](https://wiki.dako-it.com/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/RBIimage.png)](https://wiki.dako-it.com/uploads/images/gallery/2024-01/RBIimage.png)

</td></tr></tbody></table>

<table border="1" id="bkmrk-host-imap-host-des-j" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 148.984px;"><colgroup><col style="width: 22.5309%;"></col><col style="width: 77.5927%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Host</td><td style="height: 29.7969px;">IMAP-Host des Journaling-Postfachs</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Benutzer</td><td style="height: 29.7969px;">Nutzer des Journaling-Postfachs</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Passwort</td><td style="height: 29.7969px;">Passwort des Journaling-Postfachs</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Ordner - Posteingang</td><td style="height: 29.7969px;">Ordner im Postfach, der Überwacht werden soll</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Ordner - Backup</td><td style="height: 29.7969px;">Ordner im Postfach, wo E-Mails abgelegt werden sollen, die nicht zugeordnet werden konnten</td></tr></tbody></table>

<table border="1" id="bkmrk--1" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><colgroup><col style="width: 99.8765%;"></col></colgroup><tbody><tr><td>[![image.png](https://wiki.dako-it.com/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/Eu3image.png)](https://wiki.dako-it.com/uploads/images/gallery/2024-01/Eu3image.png)

</td></tr></tbody></table>

Um zu unterscheiden, ob die E-Mail aus dem eigenen Hause stammt oder von Extern übermittelt wurde, müssen an dieser Stelle alle Domains eingetragen werden, die im eigenen Unternehmen genutzt werden.

<table border="1" id="bkmrk--2" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><colgroup><col style="width: 99.8765%;"></col></colgroup><tbody><tr><td>[![image.png](https://wiki.dako-it.com/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/nK0image.png)](https://wiki.dako-it.com/uploads/images/gallery/2024-01/nK0image.png)

</td></tr></tbody></table>

<table border="1" id="bkmrk-nur-hauptadressen-we" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 566.499px;"><colgroup><col style="width: 23.6182%;"></col><col style="width: 76.3818%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 46.5938px;"><td style="height: 46.5938px;">Nur Hauptadressen</td><td style="height: 46.5938px;">Wenn dieser Haken aktiviert ist, werden E-Mail nur den Hauptdressen zugeordnet (nicht den Kontaktadressen)</td></tr><tr style="height: 102.562px;"><td style="height: 102.562px;">Nur Domains vergleichen</td><td style="height: 102.562px;">Wenn dieser Haken aktiviert ist, wird für die Ermittlung des Kontaktes nur die Domain der E-Mail herangezogen.

Achtung: Domains wie gmail.com, gmx.com oder t-online.de können bei mehreren Kontakten vorkommen!

</td></tr><tr style="height: 71.9844px;"><td style="height: 71.9844px;">Filter Betreff

</td><td style="height: 71.9844px;">An dieser Stelle können E-Mails mit bestimmten Merkmalen im Betreff ignoriert werden. Hierzu werden <span style="text-decoration: underline;">[reguläre Ausdrücke](https://regex101.com/)</span> verwendet. `.*privat.*` bewirkt beispielsweise, dass alle Mails, die das Wort privat im Betreff enthalten, gefiltert werden.</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Filter E-Mail-Domains</td><td style="height: 29.7969px;">Hier können bestimmte E-Mail-Adressen herausgefiltert werden (z.B. chef@dako-it.com).</td></tr><tr style="height: 315.562px;"><td style="height: 315.562px;">Bearbeiterfeld</td><td style="height: 315.562px;">Wenn eine E-Mail einem Beleg zugeordnet wird, ist dieses Feld notwendig, um den zuständigen Nutzer dem Journal zuzuweisen.

[![image.png](https://wiki.dako-it.com/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/IFbimage.png)](https://wiki.dako-it.com/uploads/images/gallery/2024-01/IFbimage.png)

In der Regel wird hierfür des Feld `AngelegtVon` des jeweiligen Beleges genutzt.

</td></tr></tbody></table>

<table border="1" id="bkmrk--3" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><colgroup><col style="width: 99.8765%;"></col></colgroup><tbody><tr><td>[![image.png](https://wiki.dako-it.com/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/8i3image.png)](https://wiki.dako-it.com/uploads/images/gallery/2024-01/8i3image.png)

</td></tr></tbody></table>

<table border="1" id="bkmrk-nummernkreis-f%C3%BCr-pro" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><colgroup><col style="width: 23.7348%;"></col><col style="width: 76.2652%;"></col></colgroup><tbody><tr><td>Nummernkreis für Projekte</td><td>Um E-Mails einem Projekt in der SelectLine zuzuordnen wird im Betreff der Mail nach einer entsprechenden Projektnummer gesucht. Hierzu muss der Nummernkreis für Projekte angegeben werden. Steht im betreff nun das Wort P1234XYZ und es gibt ein Projekt mit der entsprechenden Nummer, so wird diese Mail dem Projekt zugeordnet.

<p class="callout warning">Mindestens 4 Zahlen nach dem Präfix</p>

</td></tr><tr><td>Tabelle mit Belegtypen und Nummernkreise</td><td>Nach gleichen Prinzip arbeitet die Zuordnung zu Belegen. In der Tabelle können alle gewünschten Belegtypen mit entsprechenden Nummernkreis gepflegt werden.</td></tr></tbody></table>

### Zeitsteuerung

<table border="1" id="bkmrk--4" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><colgroup><col style="width: 99.8765%;"></col></colgroup><tbody><tr><td>[![image.png](https://wiki.dako-it.com/uploads/images/gallery/2024-01/scaled-1680-/Hm1image.png)](https://wiki.dako-it.com/uploads/images/gallery/2024-01/Hm1image.png)

</td></tr></tbody></table>

Nach erfolgreicher Konfiguration kann in der Zeitsteuerung der Intervall zur Überprüfung des Postfaches angegeben werden.

### Speicherort der E-Mails

Die E-Mail-Dateien (.eml) werden in der Datenbank der SelectLine gespeichert. Soll hierfür das Dateisystem verwendet werden, kann dies, <span style="text-decoration: underline;">[wie hier beschrieben](https://wiki.dako-it.com/books/finnghost-systemhandbuch/page/anpassungen-uber-die-configjson#bkmrk-artikel-lieferbarkei)</span>, konfiguriert werden.

# Ablauf und Funktion

- Verbindungsaufbau zum Journaling-Postfach per IMAP
- Falls Backup-Ordner nicht vorhanden ist, wird dieser angelegt
- Abruf von maximal 10 E-Mails im Postfach
- Überprüfung auf Filter (Betreff oder Adressen)
- Überprüfung, ob Belegnummern im Betreff enthalten sind und entsprechende Zuordnung zum jeweiligen Beleg
- Falls kein Beleg gefunden wurde: Überprüfung, ob Projektnummern im Betreff enthalten sind und entsprechende Zuordnung zum jeweiligen Projekt
- Falls kein Projekt gefunden wurde: Überprüfung, ob die Zuordnung zu einen Mitarbeiter anhand der E-Mail-Adresse möglich ist.
- Weiterhin werden immer alle Absender, Empfänger, CCs und BCCs auf Übereinstimmung mit Mitarbeiter und CRM-Adressen (Kunden, Lieferanten) geprüft. Bei entsprechenden Treffer wird eine Verknüpfung auf das jeweilige Journal vorgenommen.