Vorbereitung in der SelectLine

Bevor die Schnittstelle etwas tun kann, brauchen sie in der SelectLine ihre Belegarten. Das
ist der Teil der Einrichtung, der mit der Buchhaltung abgestimmt sein sollte.
Die Inbox-Belegart
Die wichtigste Vorarbeit: eine eigene Belegart als Eingangskorb. Jede Rechnung landet
zuerst dort und wird erst von dort in die Eingangsrechnung übergeben.
Warum eine eigene Belegart und nicht direkt die Eingangsrechnung? Weil eine importierte Rechnung noch keine geprüfte Rechnung ist. Der Inbox-Beleg ist der Ort, an dem eine Rechnung liegen darf, ohne dass sie in der Buchhaltung auftaucht.
Anzulegen ist sie wie eine normale Belegart im Einkauf.
Die Schnittstelle bietet in ihren Einstellungen nur Belegarten des Einkaufs zur Auswahl an. Eine im Verkauf angelegte Belegart erscheint dort nicht.
Die Eingangsrechnung
Die Belegart, in die geprüfte Rechnungen übergeben werden. In der Regel ist das die
vorhandene Eingangsrechnung des Mandanten — hier ist nichts Neues anzulegen.
Optional: die Vorgängerbelegart
Damit Rechnungen mit ihrem Vorgang verknüpft werden können, braucht die Schnittstelle die
Belegart, in der der Vorgang steht. Üblich sind Bestellung oder Wareneingang.
Das ist der Fall, in dem die Schnittstelle am meisten leistet: Sie übergibt den vorhandenen Wareneingang in die Inbox, sodass Positionen, Konten und Beträge schon stehen — und vergleicht den Bruttobetrag der Rechnung mit dem des Vorgängers.
Siehe Rechnung mit Vorgängerbeleg.
Optional: die Vorlagebelegart
Für wiederkehrende Rechnungen — Telefon, Internet, Wartung, Miete — lohnt eine eigene
Belegart als Vorlage. Man legt den Beleg einmal vollständig an; bei jeder neuen Rechnung
dieses Lieferanten wird er kopiert.
Häufig heißt diese Belegart im Mandanten Lieferantenvertrag. Sie wird nie abgeschlossen — sie ist eine Schablone, kein Vorgang.
Siehe Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage.
Welche Felder die Schnittstelle nutzt
Damit später nichts überrascht: Die Schnittstelle schreibt in einige Belegfelder mit.
Feld
Wofür
Lieferantenbelegnummer
die Rechnungsnummer aus dem Portal
Belegdatum
das Rechnungsdatum
Ihr Auftrag vom
das jeweils andere der beiden Daten
Unser Zeichen
bei Vorlagen die Belegnummer der Vorlage
Freier Text 1
Bemerkung aus dem Portal und Statushinweise
Freier Text 2
die Kennung der Rechnung im Portal
Wird eines dieser Felder im Mandanten schon anders benutzt, muss das vor der Einrichtung geklärt werden. Besonders Freier Text 1 und Freier Text 2 sind betroffen: Dort führt die Schnittstelle Buch darüber, welche Rechnung bereits übergeben wurde und zu welchem Portaldokument ein Beleg gehört.
Welches Feld die Statushinweise aufnimmt, lässt sich abweichend festlegen — dafür bitte den
Support ansprechen.
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