Häufige Fragen

Muss jede Rechnung im Portal angefasst werden?

Nein, und das ist der Sinn der Sache. Werden die Schlagworte am Lieferanten hinterlegt, erbt jede neue Rechnung sie. Bei Lieferanten mit gleichförmigen Rechnungen ist danach kein Handanlegen mehr nötig. Siehe Schlagworte im Portal.

Warum der Umweg über einen Inbox-Beleg?

Weil eine importierte Rechnung noch keine geprüfte Rechnung ist. Die Inbox trennt beides: Was noch jemand ansehen muss, liegt dort und erscheint nicht in der Buchhaltung.

Kann ich direkt in die Eingangsrechnung importieren?

Nein. Der Weg führt immer über die Inbox — allerdings in einem Zug, wenn die Rechnung das Schlagwort OK trägt.

Was passiert bei einer falsch erkannten Summe?

Bei einer Rechnung mit Vorgänger oder Vorlage wird die Abweichung erkannt: Der Beleg bleibt in der Inbox liegen, mit dem Prozentsatz der Abweichung am Beleg. Ohne Bezug gibt es nichts zu vergleichen — dort ist ZB die sichere Wahl.

Wie gehe ich mit Kleinstabweichungen um?

Mit dem Schlagwort KNR: Es nennt einen Artikel und eine Toleranz in Prozent. Innerhalb der Toleranz entsteht eine Korrekturposition, darüber bleibt der Beleg liegen. Siehe Schlagworte im Portal.

Kann die Schnittstelle kontieren?

Nicht selbst. Die Kontierung kommt aus dem Vorgängerbeleg, aus der Vorlage oder vom Artikel. Wer für Rechnungen ohne Bezug eigene Artikel je Aufwandskonto anlegt, bekommt die Kontierung damit trotzdem automatisch. Siehe Rechnung ohne Bezug.

Was ist mit Rechnungen aus der Zeit vor der Einführung?

Die werden nicht nachgeholt. Der erste Lauf beginnt mit dem Zeitpunkt des Starts. Wer alte Rechnungen einsammeln will, muss sie im Portal ändern, damit sie als neu gelten.

Kann ich einen Lauf gefahrlos wiederholen?

Ja. Rechnungen, die schon importiert sind, werden über Rechnungsnummer, Lieferant und Datum erkannt und übersprungen.

Wird die Rechnung im Portal gelöscht?

Nein, sie wird dort archiviert. Damit erscheint sie nicht mehr in der Abfrage, bleibt im Portal aber erhalten.

Warum wird eine korrigierte Rechnung nicht neu versucht?

Weil an ihr im Portal noch das Schlagwort ImportError hängt. Es muss entfernt werden. Siehe Wenn eine Rechnung nicht ankommt.

Sammeln sich die Inbox-Belege an?

Ja, sie bleiben als Nachweis bestehen. Weil es eine eigene Belegart ist, lassen sie sich getrennt auswerten und aufräumen, ohne die Eingangsrechnungen zu berühren.

Mit welchem Datum erscheint der Beleg in der Buchhaltung?

Mit dem Belegdatum des Inbox-Belegs — nicht mit dem Datum der Übergabe. Ob das Belegdatum das Rechnungsdatum oder das Importdatum ist, entscheidet eine Einstellung. Siehe Belegzuordnung.

Brauche ich docuvita?

Nein. Journal oder das Archiv der SelectLine genügen. docuvita ist der Weg für Häuser, die es ohnehin einsetzen — und braucht eine eigene Einrichtung. Siehe Archivierung.

Wo sehe ich, was der letzte Lauf getan hat?

Im Protokoll von FINN.ghost. Je Rechnung steht dort der angelegte Inbox-Beleg, je Übergabe die entstandene Eingangsrechnung. Siehe Zeitplan.

Womit fange ich an?

Mit einem Lieferanten, dem Schlagwort LNR und ZB — und einer einzelnen Rechnung. Siehe Erstinbetriebnahme.