Einrichtung Vorbereitung in der SelectLine, Zugang zum Portal, Belegzuordnung, Archivierung, Schlagworte und Erstinbetriebnahme. Vorbereitung in der SelectLine Bevor die Schnittstelle etwas tun kann, brauchen sie in der SelectLine ihre Belegarten. Das ist der Teil der Einrichtung, der mit der Buchhaltung abgestimmt sein sollte. Die Inbox-Belegart Die wichtigste Vorarbeit: eine eigene Belegart als Eingangskorb. Jede Rechnung landet zuerst dort und wird erst von dort in die Eingangsrechnung übergeben. Warum eine eigene Belegart und nicht direkt die Eingangsrechnung? Weil eine importierte Rechnung noch keine geprüfte Rechnung ist. Der Inbox-Beleg ist der Ort, an dem eine Rechnung liegen darf, ohne dass sie in der Buchhaltung auftaucht. Anzulegen ist sie wie eine normale Belegart im Einkauf. Die Schnittstelle bietet in ihren Einstellungen nur Belegarten des Einkaufs zur Auswahl an. Eine im Verkauf angelegte Belegart erscheint dort nicht. Die Eingangsrechnung Die Belegart, in die geprüfte Rechnungen übergeben werden. In der Regel ist das die vorhandene Eingangsrechnung des Mandanten — hier ist nichts Neues anzulegen. Optional: die Vorgängerbelegart Damit Rechnungen mit ihrem Vorgang verknüpft werden können, braucht die Schnittstelle die Belegart, in der der Vorgang steht. Üblich sind Bestellung oder Wareneingang. Das ist der Fall, in dem die Schnittstelle am meisten leistet: Sie übergibt den vorhandenen Wareneingang in die Inbox, sodass Positionen, Konten und Beträge schon stehen — und vergleicht den Bruttobetrag der Rechnung mit dem des Vorgängers. Siehe Rechnung mit Vorgängerbeleg. Optional: die Vorlagebelegart Für wiederkehrende Rechnungen — Telefon, Internet, Wartung, Miete — lohnt eine eigene Belegart als Vorlage. Man legt den Beleg einmal vollständig an; bei jeder neuen Rechnung dieses Lieferanten wird er kopiert. Häufig heißt diese Belegart im Mandanten Lieferantenvertrag. Sie wird nie abgeschlossen — sie ist eine Schablone, kein Vorgang. Siehe Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage. Welche Felder die Schnittstelle nutzt Damit später nichts überrascht: Die Schnittstelle schreibt in einige Belegfelder mit. Feld Wofür Lieferantenbelegnummer die Rechnungsnummer aus dem Portal Belegdatum das Rechnungsdatum Ihr Auftrag vom das jeweils andere der beiden Daten Unser Zeichen bei Vorlagen die Belegnummer der Vorlage Freier Text 1 Bemerkung aus dem Portal und Statushinweise Freier Text 2 die Kennung der Rechnung im Portal Wird eines dieser Felder im Mandanten schon anders benutzt, muss das vor der Einrichtung geklärt werden. Besonders Freier Text 1 und Freier Text 2 sind betroffen: Dort führt die Schnittstelle Buch darüber, welche Rechnung bereits übergeben wurde und zu welchem Portaldokument ein Beleg gehört. Welches Feld die Statushinweise aufnimmt, lässt sich abweichend festlegen — dafür bitte den Support ansprechen. Weiter Zugang zum Portal Zugang zum Portal FINN.ghost meldet sich am Portal mit einem API-Schlüssel an. Er wird im Portal erzeugt und in den Einstellungen von FINN.ghost hinterlegt. Den Schlüssel im Portal erzeugen Im Portal von GetMyInvoices anmelden. Oben rechts im Menü den Bereich für den API-Zugriff öffnen. Über die Schaltfläche mit dem Plus einen neuen Schlüssel anlegen. Als Berechtigung Vollzugriff wählen. Den Schlüssel kopieren. Ohne Vollzugriff scheitert der Ablauf mitten drin: Die Schnittstelle darf Rechnungen dann zwar lesen, aber nicht als erledigt kennzeichnen. Die Folge wären Rechnungen, die bei jedem Lauf erneut importiert werden. In FINN.ghost eintragen Unter FINN.GMI → Einstellungen im Bereich Zugang: Feld Inhalt AccessToken der kopierte Schlüssel aus dem Portal ID die Kennung Ihres Portalkontos, beginnt mit G- Die ID dient der Kennzeichnung der Zugriffe. Sie steht im Portal bei den Kontodaten. Der Schlüssel ist ein Zugang zu allen Rechnungen Ihres Portalkontos. Er gehört behandelt wie ein Kennwort — nicht per E-Mail versenden und nicht in einem Ticket hinterlegen. Was FINN.ghost aus dem Portal holt Bei jedem Lauf werden die Rechnungen abgefragt, die vom Typ Eingangsrechnung sind, im Portal nicht archiviert sind, das Schlagwort OK oder ZB tragen, und seit dem letzten Lauf neu oder geändert sind. Alles andere bleibt unangetastet. Eine Rechnung ohne diese Schlagworte wird nicht abgeholt — auch nicht später, bis sie eines bekommt. Weiter Belegzuordnung Belegzuordnung Hier wird festgelegt, welche Belegarten die Schnittstelle verwendet. Das ist die eigentliche Einrichtungsarbeit — alles andere folgt daraus. Zu finden unter FINN.GMI → Einstellungen im Bereich Beleg Zuordnung. Die vier Belegarten Einstellung Bedeutung Belegtyp Inbox Hier landet jede Rechnung zuerst. Pflichtangabe. Belegtyp Eingangsrechnung Dorthin wird übergeben, wenn die Rechnung geprüft ist. Pflichtangabe. Belegtyp Vorgänger Wo nach einem Vorgang gesucht wird — Bestellung oder Wareneingang. Optional. Belegtyp Vorlage Wo nach einer Schablone gesucht wird — der Lieferantenvertrag. Optional. Vorgänger und Vorlage lassen sich einzeln leer lassen. Ohne Vorgängerbelegart entfällt der Abgleich mit Bestellungen; ohne Vorlagebelegart entfällt die Kopiervorlage für wiederkehrende Rechnungen. Beides zusammen leer bedeutet: Jede Rechnung wird als neuer Beleg mit dem Artikel aus dem Schlagwort ANR angelegt. Zur Auswahl stehen nur Belegarten des Einkaufs. Siehe Vorbereitung in der SelectLine. Zwei Schalter dazu Bearbeitungsstatus der Eingangsrechnung offen lassen Legt fest, ob die erzeugte Eingangsrechnung als offen gilt oder gleich weiter im Status läuft. Wer nach dem Import noch einmal draufschauen will, lässt sie offen. Wer den Import als abschließenden Schritt versteht, nicht. Das ist eine Frage des Ablaufs in Ihrem Haus, nicht eine technische. Rechnungsdatum in das Feld Ihr Auftrag vom Vertauscht, in welches Feld das Rechnungsdatum aus dem Portal geschrieben wird und in welches das Datum des Imports: Schalter Belegdatum Ihr Auftrag vom aus Rechnungsdatum Datum des Imports ein Datum des Imports Rechnungsdatum Diese Wahl wirkt auf die Buchhaltung: Sie entscheidet, mit welchem Datum der Beleg in der SelectLine erscheint. Sie gehört mit der Buchhaltung abgestimmt und danach nicht mehr geändert — sonst liegen alte und neue Belege auf verschiedenen Datumslogiken. Was die Schnittstelle nicht entscheidet Kontierung, Steuerschlüssel und Sachkonten kommen aus dem Vorgängerbeleg, aus der Vorlage oder vom Artikel — nicht aus dem Portal. Daraus folgt die praktische Empfehlung: Je besser Vorgänger und Vorlagen gepflegt sind, desto weniger bleibt am Inbox-Beleg zu tun. Ein Lieferantenvertrag mit korrekten Konten spart bei jeder monatlichen Rechnung Handarbeit. Weiter Archivierung Archivierung Die Rechnung selbst — das PDF — wird zusammen mit dem Beleg abgelegt. Drei Wege stehen zur Wahl. Sie unterscheiden sich darin, wo die Datei landet und wie sie später gefunden wird. Journal Die Rechnung wird als Journaleintrag am Inbox-Beleg abgelegt. Der einfachste Weg: keine Pfade, keine Zusatzsoftware. Der Journaleintrag trägt die Rechnungsnummer als Bezeichnung und einen Verweis auf die Rechnung im Portal. Ob die Datei selbst mit angehängt wird, ist über Datei ablegen einstellbar. Ohne angehängte Datei bleibt der Journaleintrag mit dem Portalverweis — man landet mit einem Klick bei der Rechnung im Portal, hat sie aber nicht in der SelectLine liegen. Das hält den Mandanten klein, macht die Rechnung aber vom Portal abhängig. Archiv Die Rechnung wird in der Archivverwaltung der SelectLine abgelegt und ist dort wie jedes andere archivierte Dokument auffindbar. Dafür ist der Netzwerkpfad zum SYSTEM-Ordner der SelectLine-Installation einzutragen. Der Pfad muss vom Server aus erreichbar und beschreibbar sein, auf dem FINN.ghost läuft. Fehlt er, wird nichts abgelegt — der Beleg entsteht trotzdem, nur ohne Rechnung daran. Zusätzlich gibt es hier die Einstellung DatevExport: Damit wird der Archiveintrag beim Übergeben mit an die Eingangsrechnung gehängt, sodass er in der Übergabe an DATEV mitgeht. Ohne diese Einstellung hängt die Rechnung nur am Inbox-Beleg. In der Eingangsrechnung — dem Beleg, der in die Buchhaltung geht — fehlt sie dann. docuvita Die Rechnung wird an docuvita übergeben und ist von dort aus im Archiv der SelectLine einsehbar. Einzutragen ist der Netzwerkpfad zum Importordner von docuvita. FINN.ghost legt dort zwei Dateien ab: die Rechnung und eine Beschreibungsdatei mit Belegart, Belegnummer, Lieferant, Betrag, Datum und den Sachkonten der Positionen. Dieser Weg braucht eine eigene Einrichtung auf der docuvita-Seite — Lizenzen für docuvita und dessen Importmodul, einen Importbenutzer, eine Importstrecke und ein Skript, das den Archiveintrag in der SelectLine erzeugt. Das ist ein Projekt für die IT, nicht eine Einstellung. Die vollständige Anleitung dazu steht unter Archivierung in docuvita einrichten. Übergeben werden nur PDF-Dateien. Eine Rechnung, die im Portal als Bilddatei vorliegt, wird bei diesem Weg übersprungen und im Protokoll vermerkt. Eine Einstellung für alle drei Wege Datei erst in Eingangsrechnung ablegen verschiebt den Zeitpunkt: Die Rechnung wird dann nicht am Inbox-Beleg abgelegt, sondern erst an der Eingangsrechnung. Sinnvoll, wenn der Inbox-Beleg als reiner Durchlauf verstanden wird und im Archiv nur der Beleg erscheinen soll, der auch gebucht wird. Nachteil: Solange eine Rechnung in der Inbox liegt, ist das PDF nicht am Beleg — für die Nachbearbeitung muss man ins Portal. Welcher Weg für wen Weg Passt, wenn Journal schnell starten, keine Archivverwaltung im Einsatz Archiv die Archivverwaltung der SelectLine genutzt wird, Übergabe an DATEV gewünscht docuvita docuvita bereits im Haus ist und dort archiviert wird Weiter Archivierung in docuvita einrichten — oder direkt weiter zu den Schlagworten im Portal. Archivierung in docuvita einrichten Diese Seite beschreibt die Einrichtung des Archivierungswegs über docuvita. Sie ist technischer als der übrige Teil des Handbuchs — die Schritte gehören in die Hände der IT oder des Systembetreuers. Benötigt werden Lizenzen für FINN.ghost, docuvita und den docuvita.Autoprofiler. Ohne den Autoprofiler ist dieser Weg nicht möglich. Wer nur eine einfache Ablage der Rechnung braucht, ist mit Journal oder Archiv besser bedient. Siehe Archivierung. Voraussetzungen Auf dem Server, auf dem der docuvita.Autoprofiler läuft, muss ein MSSQL-ODBC-Treiber installiert sein. Für weitergehende Anpassungen kann zusätzlich ein PostgreSQL-ODBC-Treiber nötig sein. Die Arbeitsschritte im Überblick Importstrecke in den docuvita.Autoprofiler laden und anpassen Ordner für die Ablage anlegen und in FINN.ghost hinterlegen Ordner für die Verknüpfung von docuvita und SelectLine anlegen Importbenutzer in docuvita einrichten Objekttyp-Definitionen in docuvita heraussuchen Skript zur Erstellung des Archiveintrags in der SelectLine einrichten 1. Importstrecke laden und anpassen Die vorbereitete Konfiguration steht als Anhang bereit: GMI.cfg. Im docuvita.Autoprofiler in den Reiter Autoprofiler wechseln, unten im Fenster auf den Pfeil nach links klicken, die heruntergeladene Datei auswählen und öffnen. Damit liegt die Basiskonfiguration im Autoprofiler und muss noch angepasst werden. Reiter Eigenschaften Benutzername und Passwort auf die Werte des Importbenutzers setzen, den Sie in Schritt 4 anlegen. Reiter Konfigurationswerte Hier werden die Werte an Ihre Installation von FINN.ghost, docuvita und SelectLine angepasst. Schlüssel Was einzutragen ist Belegbezeichnung der Name des Belegobjekttyps, häufig BELEG statt LIEFERANTENBELEG_DAKOIT IMPORTFOLDER der Basispfad der Ablage — nicht der Unterordner in POSTIMPORTSKRIPT der Ablagepfad des Skripts aus Schritt 6 CSVFOLDER der Basispfad aus Schritt 3 CONNECTIONSL der Verbindungsstring zur SelectLine-Datenbank Beim IMPORTFOLDER weichen die beiden Seiten bewusst ab: Legt FINN.ghost die Dateien unter D:\dvImport\GetMyInvoices\in ab, lautet der Wert im Autoprofiler D:\dvImport\GetMyInvoices — also ohne in. Der Autoprofiler ergänzt seine Unterordner selbst. Für beide Verbindungsstrings sind in der Konfiguration Beispiele hinterlegt. 2. Ablageordner anlegen und in FINN.ghost hinterlegen Im Ordner, in dem die Rechnungen abgelegt werden, müssen vier Unterordner existieren: Unterordner Zweck in hier legt FINN.ghost die Dateien ab error fehlgeschlagene Verarbeitungen log Protokolle des Autoprofilers target verarbeitete Dateien FINN.ghost schreibt in den Unterordner in, zum Beispiel C:\GMI\GMI\in. Genau dieser Pfad wird in den Einstellungen von FINN.ghost hinterlegt. Siehe Archivierung. Fehlt einer der vier Unterordner, arbeitet der Autoprofiler nicht. Er legt sie nicht selbst an. 3. Ordner für die Verknüpfung mit der SelectLine Das Skript aus Schritt 6 erzeugt CSV-Dateien und braucht denselben Ordneraufbau. Also einen weiteren Ordner — etwa C:\GMI\SL — mit den Unterordnern in, error, log und target. Für das Skript selbst empfiehlt sich eine Ablage daneben, etwa C:\GMI\GMI\CreateCSVForSL.cs. 4. Importbenutzer in docuvita einrichten Um einen Importbenutzer anlegen zu können, brauchen Sie ein Konto, das Mitglied der Rechtegruppe Importadmingruppe ist. In docuvita anmelden, in den Reiter Importe wechseln und auf Hinzufügen klicken. Benutzername und Passwort eintragen — diese Daten brauchen Sie in Schritt 1. Alle anderen Felder können leer bleiben. Über eingetragene E-Mail-Adressen lassen sich Benachrichtigungen im Fehlerfall versenden. Das funktioniert nur, wenn im docuvita-System ein zentrales E-Mail-Konto konfiguriert ist. 5. Objekttyp-Definitionen heraussuchen Als Administrator an docuvita anmelden, in den Reiter Administration wechseln und im Konfigurationsbaum Objekttypen auswählen. Benötigt werden die Namen von drei Objekttypen — im Beispiel LIEFERANTENAKTE_DAKOIT, LIEFERANTENORDNER_DAKOIT und LIEFERANTENBELEG_DAKOIT. Diese Bezeichnungen hängen von Ihrer docuvita-Konfiguration ab und lauten bei Ihnen mit hoher Wahrscheinlichkeit anders. Sie müssen aus dem eigenen System abgelesen werden. Die Importstrecke geht davon aus, dass das Schlüsselfeld der Lieferantenakten AdressNumber heißt. Ist das nicht der Fall, muss das Import-Template im docuvita.Autoprofiler angepasst werden. 6. Skript für den Archiveintrag in der SelectLine Das Skript steht als Anhang bereit: CreateCSVForSL.cs. Darin muss der Ausgabepfad auf den Unterordner in des Ordners aus Schritt 3 zeigen. Im Beispiel C:\GMI\SL\in. Zu ändern ist die Zeile mit File.WriteAllText. Sie lautet danach: File.WriteAllText(@"C:\GMI\SL\in\" + Guid.NewGuid() + ".csv", xmlString); Was FINN.ghost dabei liefert Zu jeder Rechnung legt FINN.ghost zwei Dateien im Ordner in ab: die Rechnung als PDF und eine Beschreibungsdatei mit Belegart, Belegnummer, Lieferantennummer und -name, Bruttobetrag, Belegdatum sowie den Sachkonten der Belegpositionen. Übergeben werden ausschließlich PDF-Dateien. Liegt eine Rechnung im Portal in einem anderen Format vor, wird sie bei diesem Archivierungsweg übersprungen und im Protokoll vermerkt. Weiter Schlagworte im Portal Schlagworte im Portal Die Schlagworte sind das Steuerpult der Schnittstelle. Ohne sie passiert nichts; mit ihnen läuft der Import ohne Zutun. Die beiden Steuerworte Schlagwort Wirkung OK Die Rechnung läuft durch bis in die Eingangsrechnung. ZB Die Rechnung wird importiert, bleibt aber im Inbox-Beleg liegen. ZB steht für zu bearbeiten. Ohne OK oder ZB wird eine Rechnung überhaupt nicht abgeholt. Das ist die Schranke, die verhindert, dass jedes Dokument im Portal in der SelectLine landet. Die Zuordnungsworte Schlagwort Wofür LNR + Lieferantennummer zu welchem Lieferanten der SelectLine die Rechnung gehört ANR + Artikelnummer welcher Artikel verwendet wird, wenn es keinen Bezug gibt KNR + Artikelnummer + % + Zahl welcher Artikel eine Betragsabweichung ausgleicht, und bis zu welchem Prozentsatz Beispiele: LNR70001, ANR9000, KNR9010%5. Ohne LNR wird die Rechnung nicht importiert — die Schnittstelle weiß dann nicht, wessen Rechnung es ist. Die Nummer muss außerdem in der SelectLine existieren; eine Nummer, die es nicht gibt, führt zum selben Ergebnis. Am Lieferanten statt an der Rechnung Der entscheidende Handgriff bei der Einrichtung: Schlagworte lassen sich im Portal am Lieferanten hinterlegen. Jede neue Rechnung dieses Lieferanten erbt sie dann. Damit wird aus laufender Arbeit eine Einmalarbeit. Für einen Lieferanten, dessen Rechnungen immer stimmen, hinterlegt man LNR… und OK am Lieferanten — danach laufen dessen Rechnungen ohne Zutun bis in die Eingangsrechnung. Empfehlung für den Anfang: Zunächst nur LNR am Lieferanten und ZB als Vorgabe. Wenn nach einigen Wochen klar ist, welche Lieferanten unauffällig sind, dort auf OK umstellen. Der Korrekturartikel Der Fall, für den KNR gedacht ist: Die Rechnung weicht geringfügig vom Vorgängerbeleg ab — Rundung, Kleinmengenzuschlag, Frachtanteil. KNR9010%5 bedeutet: Weicht der Bruttobetrag um bis zu 5 Prozent ab, wird eine Position mit dem Artikel 9010 über die Differenz angelegt. Der Beleg stimmt danach und läuft weiter. Ist die Abweichung größer als der erlaubte Prozentsatz, wird nichts ausgeglichen: Die Schnittstelle verwirft das OK, notiert die Abweichung in Prozent am Beleg und lässt ihn in der Inbox liegen. Ohne KNR passiert dasselbe bei jeder Abweichung. Der Prozentsatz ist die eigentliche Entscheidung. Er beantwortet die Frage: Bis zu welcher Differenz wollen wir nicht hinsehen? Das Schlagwort, das die Schnittstelle selbst setzt Scheitert ein Import, setzt FINN.ghost im Portal das Schlagwort ImportError an die Rechnung und entfernt den halb angelegten Inbox-Beleg wieder. Eine so gekennzeichnete Rechnung wird bei den folgenden Läufen übersprungen — auch dann, wenn die Ursache behoben ist. Nach der Korrektur muss das Schlagwort im Portal entfernt werden, damit die Rechnung erneut versucht wird. Das ist gewollt: Ohne diese Kennzeichnung würde eine fehlerhafte Rechnung bei jedem Lauf erneut scheitern und das Protokoll fluten. Siehe Wenn eine Rechnung nicht ankommt. Weiter Erstinbetriebnahme Erstinbetriebnahme Die Reihenfolge für die ersten Tage. Sie ist bewusst vorsichtig: Die Schnittstelle erzeugt Belege in einem echten Mandanten. 1. Mit der Buchhaltung abstimmen Vor der ersten Einstellung, nicht danach: Frage Warum sie zuerst kommt Welche Belegart wird der Eingangskorb? sie muss angelegt werden Mit welchem Datum sollen Belege erscheinen? die Wahl gilt dauerhaft Soll die Eingangsrechnung offen bleiben? betrifft den Prüfablauf Wo soll die Rechnung archiviert werden? Journal, Archiv oder docuvita Wer entfernt Rechnungen aus der Inbox, die dort nicht hingehören? es gibt Fälle, die niemand automatisch lösen kann 2. Belegarten anlegen Inbox-Belegart, gegebenenfalls Vorlagebelegart. Siehe Vorbereitung in der SelectLine. 3. Zugang einrichten API-Schlüssel im Portal mit Vollzugriff erzeugen und samt ID eintragen. Siehe Zugang zum Portal. 4. Belegzuordnung setzen Die vier Belegarten und die beiden Schalter. Siehe Belegzuordnung. 5. Archivierung wählen Siehe Archivierung. 6. Einen Lieferanten vorbereiten Nicht alle — einen. Am besten einen mit wiederkehrenden, gleichförmigen Rechnungen. Im Portal am Lieferanten hinterlegen: LNR mit seiner SelectLine-Nummer. Noch kein OK. 7. Eine einzelne Rechnung mit ZB durchspielen Eine Rechnung dieses Lieferanten im Portal mit ZB versehen und den Lauf von Hand starten. Dann in der SelectLine nachsehen: Ist ein Inbox-Beleg entstanden? Steht der richtige Lieferant darauf? Stimmen Betrag und Datum? Ist die Rechnung als Journal oder im Archiv am Beleg zu finden? Mit ZB ist dieser Versuch harmlos: Der Beleg bleibt in der Inbox und geht nicht in die Buchhaltung. Wenn etwas nicht stimmt, löscht man ihn und korrigiert die Einstellung. 8. Danach eine Rechnung mit OK Erst wenn Schritt 7 sauber war. Jetzt läuft der ganze Weg bis zur Eingangsrechnung — und ist in der SelectLine zu prüfen: Ist die Eingangsrechnung entstanden, mit den erwarteten Positionen, Konten und dem erwarteten Datum? Siehe Von der Inbox in die Eingangsrechnung. 9. Den Vorgängerfall testen Wenn mit Bestellungen oder Wareneingängen gearbeitet wird: eine Rechnung, zu der es einen Vorgang gibt. Im Portal die Bestellnummer füllen und prüfen, ob der Vorgängerbeleg gefunden und übergeben wird. Dazu gehört der Gegentest: eine Rechnung mit einem Betrag, der nicht passt. Sie muss in der Inbox liegen bleiben, mit einem Hinweis auf die Abweichung. Siehe Rechnung mit Vorgängerbeleg. 10. Zeitplan setzen Erst jetzt die Aufgabe in der Zeitsteuerung einplanen. Siehe Zeitplan. 11. Lieferanten schrittweise dazunehmen Weitere Lieferanten mit LNR und ZB versehen. Auf OK umstellen erst dann, wenn deren Rechnungen mehrfach unauffällig durchgelaufen sind. Der häufigste Fehler bei der Einführung ist, gleich alle Lieferanten auf OK zu setzen. Dann landen Rechnungen in der Buchhaltung, die noch niemand gesehen hat — und die Korrektur ist aufwendiger als die Vorsicht. Weiter Was bei einem Lauf passiert