Warum eine eigene Belegart und nicht direkt die Eingangsrechnung? Weil eine importierte Rechnung noch keine geprüfte Rechnung ist. Der Inbox-Beleg ist der Ort, an dem eine Rechnung liegen darf, ohne dass sie in der Buchhaltung auftaucht.
Anzulegen ist sie wie eine normale Belegart im **Einkauf**.Die Schnittstelle bietet in ihren Einstellungen nur Belegarten des Einkaufs zur Auswahl an. Eine im Verkauf angelegte Belegart erscheint dort nicht.
## Die Eingangsrechnung Die Belegart, in die geprüfte Rechnungen übergeben werden. In der Regel ist das die vorhandene Eingangsrechnung des Mandanten — hier ist nichts Neues anzulegen. ## Optional: die Vorgängerbelegart Damit Rechnungen mit ihrem Vorgang verknüpft werden können, braucht die Schnittstelle die Belegart, in der der Vorgang steht. Üblich sind **Bestellung** oder **Wareneingang**.Das ist der Fall, in dem die Schnittstelle am meisten leistet: Sie übergibt den vorhandenen Wareneingang in die Inbox, sodass Positionen, Konten und Beträge schon stehen — und vergleicht den Bruttobetrag der Rechnung mit dem des Vorgängers.
Siehe [Rechnung mit Vorgängerbeleg](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/rechnung-mit-vorgangerbeleg). ## Optional: die Vorlagebelegart Für wiederkehrende Rechnungen — Telefon, Internet, Wartung, Miete — lohnt eine eigene Belegart als **Vorlage**. Man legt den Beleg einmal vollständig an; bei jeder neuen Rechnung dieses Lieferanten wird er kopiert.Häufig heißt diese Belegart im Mandanten Lieferantenvertrag. Sie wird nie abgeschlossen — sie ist eine Schablone, kein Vorgang.
Siehe [Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/wiederkehrende-rechnung-uber-eine-vorlage). ## Welche Felder die Schnittstelle nutzt Damit später nichts überrascht: Die Schnittstelle schreibt in einige Belegfelder mit. | Feld | Wofür | | ---------------------- | ---------------------------------------------------- | | Lieferantenbelegnummer | die Rechnungsnummer aus dem Portal | | Belegdatum | das Rechnungsdatum | | Ihr Auftrag vom | das jeweils andere der beiden Daten | | Unser Zeichen | bei Vorlagen die Belegnummer der Vorlage | | Freier Text 1 | Bemerkung aus dem Portal und Statushinweise | | Freier Text 2 | die Kennung der Rechnung im Portal |Wird eines dieser Felder im Mandanten schon anders benutzt, muss das vor der Einrichtung geklärt werden. Besonders Freier Text 1 und Freier Text 2 sind betroffen: Dort führt die Schnittstelle Buch darüber, welche Rechnung bereits übergeben wurde und zu welchem Portaldokument ein Beleg gehört.
Welches Feld die Statushinweise aufnimmt, lässt sich abweichend festlegen — dafür bitte den Support ansprechen. ## Weiter [Zugang zum Portal](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/zugang-zum-portal) # Zugang zum Portal FINN.ghost meldet sich am Portal mit einem API-Schlüssel an. Er wird im Portal erzeugt und in den Einstellungen von FINN.ghost hinterlegt. ## Den Schlüssel im Portal erzeugen 1. Im Portal von GetMyInvoices anmelden. 2. Oben rechts im Menü den Bereich für den **API-Zugriff** öffnen. 3. Über die Schaltfläche mit dem Plus einen neuen Schlüssel anlegen. 4. Als Berechtigung **Vollzugriff** wählen. 5. Den Schlüssel kopieren.Ohne Vollzugriff scheitert der Ablauf mitten drin: Die Schnittstelle darf Rechnungen dann zwar lesen, aber nicht als erledigt kennzeichnen. Die Folge wären Rechnungen, die bei jedem Lauf erneut importiert werden.
## In FINN.ghost eintragen Unter **FINN.GMI → Einstellungen** im Bereich **Zugang**: | Feld | Inhalt | | ---------------- | ---------------------------------------------------------- | | AccessToken | der kopierte Schlüssel aus dem Portal | | ID | die Kennung Ihres Portalkontos, beginnt mit `G-` |Die ID dient der Kennzeichnung der Zugriffe. Sie steht im Portal bei den Kontodaten.
Der Schlüssel ist ein Zugang zu allen Rechnungen Ihres Portalkontos. Er gehört behandelt wie ein Kennwort — nicht per E-Mail versenden und nicht in einem Ticket hinterlegen.
## Was FINN.ghost aus dem Portal holt Bei jedem Lauf werden die Rechnungen abgefragt, die - vom Typ **Eingangsrechnung** sind, - im Portal **nicht archiviert** sind, - das Schlagwort **`OK`** oder **`ZB`** tragen, - und seit dem letzten Lauf **neu oder geändert** sind.Alles andere bleibt unangetastet. Eine Rechnung ohne diese Schlagworte wird nicht abgeholt — auch nicht später, bis sie eines bekommt.
## Weiter [Belegzuordnung](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/belegzuordnung) # Belegzuordnung Hier wird festgelegt, welche Belegarten die Schnittstelle verwendet. Das ist die eigentliche Einrichtungsarbeit — alles andere folgt daraus. Zu finden unter **FINN.GMI → Einstellungen** im Bereich **Beleg Zuordnung**. ## Die vier Belegarten | Einstellung | Bedeutung | | ------------------------------ | -------------------------------------------- | | **Belegtyp Inbox** | Hier landet jede Rechnung zuerst. Pflichtangabe. | | **Belegtyp Eingangsrechnung** | Dorthin wird übergeben, wenn die Rechnung geprüft ist. Pflichtangabe. | | **Belegtyp Vorgänger** | Wo nach einem Vorgang gesucht wird — Bestellung oder Wareneingang. Optional. | | **Belegtyp Vorlage** | Wo nach einer Schablone gesucht wird — der Lieferantenvertrag. Optional. |Vorgänger und Vorlage lassen sich einzeln leer lassen. Ohne Vorgängerbelegart entfällt der Abgleich mit Bestellungen; ohne Vorlagebelegart entfällt die Kopiervorlage für wiederkehrende Rechnungen. Beides zusammen leer bedeutet: Jede Rechnung wird als neuer Beleg mit dem Artikel aus dem Schlagwort ANR angelegt.
Wer nach dem Import noch einmal draufschauen will, lässt sie offen. Wer den Import als abschließenden Schritt versteht, nicht. Das ist eine Frage des Ablaufs in Ihrem Haus, nicht eine technische.
### Rechnungsdatum in das Feld Ihr Auftrag vom Vertauscht, in welches Feld das **Rechnungsdatum** aus dem Portal geschrieben wird und in welches das **Datum des Imports**: | Schalter | Belegdatum | Ihr Auftrag vom | | ------------ | -------------------- | -------------------- | | aus | Rechnungsdatum | Datum des Imports | | ein | Datum des Imports | Rechnungsdatum |Diese Wahl wirkt auf die Buchhaltung: Sie entscheidet, mit welchem Datum der Beleg in der SelectLine erscheint. Sie gehört mit der Buchhaltung abgestimmt und danach nicht mehr geändert — sonst liegen alte und neue Belege auf verschiedenen Datumslogiken.
## Was die Schnittstelle nicht entscheidet Kontierung, Steuerschlüssel und Sachkonten kommen aus dem Vorgängerbeleg, aus der Vorlage oder vom Artikel — nicht aus dem Portal.Daraus folgt die praktische Empfehlung: Je besser Vorgänger und Vorlagen gepflegt sind, desto weniger bleibt am Inbox-Beleg zu tun. Ein Lieferantenvertrag mit korrekten Konten spart bei jeder monatlichen Rechnung Handarbeit.
## Weiter [Archivierung](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/archivierung) # Archivierung Die Rechnung selbst — das PDF — wird zusammen mit dem Beleg abgelegt. Drei Wege stehen zur Wahl. Sie unterscheiden sich darin, wo die Datei landet und wie sie später gefunden wird. ## Journal Die Rechnung wird als **Journaleintrag am Inbox-Beleg** abgelegt. Der einfachste Weg: keine Pfade, keine Zusatzsoftware. Der Journaleintrag trägt die Rechnungsnummer als Bezeichnung und einen **Verweis auf die Rechnung im Portal**. Ob die Datei selbst mit angehängt wird, ist über *Datei ablegen* einstellbar.Ohne angehängte Datei bleibt der Journaleintrag mit dem Portalverweis — man landet mit einem Klick bei der Rechnung im Portal, hat sie aber nicht in der SelectLine liegen. Das hält den Mandanten klein, macht die Rechnung aber vom Portal abhängig.
## Archiv Die Rechnung wird in der **Archivverwaltung der SelectLine** abgelegt und ist dort wie jedes andere archivierte Dokument auffindbar. Dafür ist der Netzwerkpfad zum **SYSTEM-Ordner** der SelectLine-Installation einzutragen.Der Pfad muss vom Server aus erreichbar und beschreibbar sein, auf dem FINN.ghost läuft. Fehlt er, wird nichts abgelegt — der Beleg entsteht trotzdem, nur ohne Rechnung daran.
Zusätzlich gibt es hier die Einstellung **DatevExport**: Damit wird der Archiveintrag beim Übergeben mit an die Eingangsrechnung gehängt, sodass er in der Übergabe an DATEV mitgeht.Ohne diese Einstellung hängt die Rechnung nur am Inbox-Beleg. In der Eingangsrechnung — dem Beleg, der in die Buchhaltung geht — fehlt sie dann.
## docuvita Die Rechnung wird an **docuvita** übergeben und ist von dort aus im Archiv der SelectLine einsehbar. Einzutragen ist der Netzwerkpfad zum Importordner von docuvita. FINN.ghost legt dort zwei Dateien ab: die Rechnung und eine Beschreibungsdatei mit Belegart, Belegnummer, Lieferant, Betrag, Datum und den Sachkonten der Positionen.Dieser Weg braucht eine eigene Einrichtung auf der docuvita-Seite — Lizenzen für docuvita und dessen Importmodul, einen Importbenutzer, eine Importstrecke und ein Skript, das den Archiveintrag in der SelectLine erzeugt. Das ist ein Projekt für die IT, nicht eine Einstellung.
Die vollständige Anleitung dazu steht unter [Archivierung in docuvita einrichten](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/archivierung-in-docuvita-einrichten).Übergeben werden nur PDF-Dateien. Eine Rechnung, die im Portal als Bilddatei vorliegt, wird bei diesem Weg übersprungen und im Protokoll vermerkt.
## Eine Einstellung für alle drei Wege **Datei erst in Eingangsrechnung ablegen** verschiebt den Zeitpunkt: Die Rechnung wird dann nicht am Inbox-Beleg abgelegt, sondern erst an der Eingangsrechnung.Sinnvoll, wenn der Inbox-Beleg als reiner Durchlauf verstanden wird und im Archiv nur der Beleg erscheinen soll, der auch gebucht wird. Nachteil: Solange eine Rechnung in der Inbox liegt, ist das PDF nicht am Beleg — für die Nachbearbeitung muss man ins Portal.
## Welcher Weg für wen | Weg | Passt, wenn | | ------------ | ------------------------------------------------------------- | | Journal | schnell starten, keine Archivverwaltung im Einsatz | | Archiv | die Archivverwaltung der SelectLine genutzt wird, Übergabe an DATEV gewünscht | | docuvita | docuvita bereits im Haus ist und dort archiviert wird | ## Weiter [Archivierung in docuvita einrichten](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/archivierung-in-docuvita-einrichten) — oder direkt weiter zu den [Schlagworten im Portal](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/schlagworte-im-portal). # Archivierung in docuvita einrichten Diese Seite beschreibt die Einrichtung des Archivierungswegs über docuvita. Sie ist technischer als der übrige Teil des Handbuchs — die Schritte gehören in die Hände der IT oder des Systembetreuers.Benötigt werden Lizenzen für FINN.ghost, docuvita und den docuvita.Autoprofiler. Ohne den Autoprofiler ist dieser Weg nicht möglich.
Wer nur eine einfache Ablage der Rechnung braucht, ist mit *Journal* oder *Archiv* besser bedient. Siehe [Archivierung](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/archivierung). ## Voraussetzungen Auf dem Server, auf dem der **docuvita.Autoprofiler** läuft, muss ein [MSSQL-ODBC-Treiber](https://learn.microsoft.com/de-de/sql/connect/odbc/download-odbc-driver-for-sql-server) installiert sein. Für weitergehende Anpassungen kann zusätzlich ein [PostgreSQL-ODBC-Treiber](https://odbc.postgresql.org/) nötig sein. ## Die Arbeitsschritte im Überblick 1. Importstrecke in den docuvita.Autoprofiler laden und anpassen 2. Ordner für die Ablage anlegen und in FINN.ghost hinterlegen 3. Ordner für die Verknüpfung von docuvita und SelectLine anlegen 4. Importbenutzer in docuvita einrichten 5. Objekttyp-Definitionen in docuvita heraussuchen 6. Skript zur Erstellung des Archiveintrags in der SelectLine einrichten ## 1. Importstrecke laden und anpassen Die vorbereitete Konfiguration steht als Anhang bereit: [GMI.cfg](https://wiki.dako-it.com/attachments/61). Im **docuvita.Autoprofiler** in den Reiter *Autoprofiler* wechseln, unten im Fenster auf den **Pfeil nach links** klicken, die heruntergeladene Datei auswählen und öffnen. Damit liegt die Basiskonfiguration im Autoprofiler und muss noch angepasst werden. ### Reiter Eigenschaften Benutzername und Passwort auf die Werte des Importbenutzers setzen, den Sie in Schritt 4 anlegen.  ### Reiter Konfigurationswerte Hier werden die Werte an Ihre Installation von FINN.ghost, docuvita und SelectLine angepasst.  | Schlüssel | Was einzutragen ist | | ------------------ | ------------------------------------------------------ | | Belegbezeichnung | der Name des Belegobjekttyps, häufig `BELEG` statt `LIEFERANTENBELEG_DAKOIT` | | `IMPORTFOLDER` | der **Basispfad** der Ablage — nicht der Unterordner `in` | | `POSTIMPORTSKRIPT` | der Ablagepfad des Skripts aus Schritt 6 | | `CSVFOLDER` | der Basispfad aus Schritt 3 | | `CONNECTIONSL` | der Verbindungsstring zur SelectLine-Datenbank |Beim IMPORTFOLDER weichen die beiden Seiten bewusst ab: Legt FINN.ghost die Dateien unter D:\dvImport\GetMyInvoices\in ab, lautet der Wert im Autoprofiler D:\dvImport\GetMyInvoices — also ohne in. Der Autoprofiler ergänzt seine Unterordner selbst.
Fehlt einer der vier Unterordner, arbeitet der Autoprofiler nicht. Er legt sie nicht selbst an.
## 3. Ordner für die Verknüpfung mit der SelectLine Das Skript aus Schritt 6 erzeugt CSV-Dateien und braucht denselben Ordneraufbau. Also einen weiteren Ordner — etwa `C:\GMI\SL` — mit den Unterordnern `in`, `error`, `log` und `target`. Für das Skript selbst empfiehlt sich eine Ablage daneben, etwa `C:\GMI\GMI\CreateCSVForSL.cs`. ## 4. Importbenutzer in docuvita einrichten Um einen Importbenutzer anlegen zu können, brauchen Sie ein Konto, das Mitglied der Rechtegruppe **Importadmingruppe** ist. In docuvita anmelden, in den Reiter **Importe** wechseln und auf **Hinzufügen** klicken.  Benutzername und Passwort eintragen — diese Daten brauchen Sie in Schritt 1. Alle anderen Felder können leer bleiben.Über eingetragene E-Mail-Adressen lassen sich Benachrichtigungen im Fehlerfall versenden. Das funktioniert nur, wenn im docuvita-System ein zentrales E-Mail-Konto konfiguriert ist.
## 5. Objekttyp-Definitionen heraussuchen Als Administrator an docuvita anmelden, in den Reiter **Administration** wechseln und im Konfigurationsbaum **Objekttypen** auswählen.  Benötigt werden die Namen von drei Objekttypen — im Beispiel `LIEFERANTENAKTE_DAKOIT`, `LIEFERANTENORDNER_DAKOIT` und `LIEFERANTENBELEG_DAKOIT`.Diese Bezeichnungen hängen von Ihrer docuvita-Konfiguration ab und lauten bei Ihnen mit hoher Wahrscheinlichkeit anders. Sie müssen aus dem eigenen System abgelesen werden.
Die Importstrecke geht davon aus, dass das Schlüsselfeld der Lieferantenakten AdressNumber heißt. Ist das nicht der Fall, muss das Import-Template im docuvita.Autoprofiler angepasst werden.
Zu ändern ist die Zeile mit File.WriteAllText. Sie lautet danach: File.WriteAllText(@"C:\GMI\SL\in\" + Guid.NewGuid() + ".csv", xmlString);
Übergeben werden ausschließlich PDF-Dateien. Liegt eine Rechnung im Portal in einem anderen Format vor, wird sie bei diesem Archivierungsweg übersprungen und im Protokoll vermerkt.
## Weiter [Schlagworte im Portal](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/schlagworte-im-portal) # Schlagworte im Portal Die Schlagworte sind das Steuerpult der Schnittstelle. Ohne sie passiert nichts; mit ihnen läuft der Import ohne Zutun. ## Die beiden Steuerworte | Schlagwort | Wirkung | | ------------ | ---------------------------------------------------------- | | **`OK`** | Die Rechnung läuft durch bis in die Eingangsrechnung. | | **`ZB`** | Die Rechnung wird importiert, bleibt aber im Inbox-Beleg liegen. | *ZB* steht für *zu bearbeiten*.Ohne OK oder ZB wird eine Rechnung überhaupt nicht abgeholt. Das ist die Schranke, die verhindert, dass jedes Dokument im Portal in der SelectLine landet.
Ohne LNR wird die Rechnung nicht importiert — die Schnittstelle weiß dann nicht, wessen Rechnung es ist. Die Nummer muss außerdem in der SelectLine existieren; eine Nummer, die es nicht gibt, führt zum selben Ergebnis.
Damit wird aus laufender Arbeit eine Einmalarbeit. Für einen Lieferanten, dessen Rechnungen immer stimmen, hinterlegt man LNR… und OK am Lieferanten — danach laufen dessen Rechnungen ohne Zutun bis in die Eingangsrechnung.
Ist die Abweichung größer als der erlaubte Prozentsatz, wird nichts ausgeglichen: Die Schnittstelle verwirft das OK, notiert die Abweichung in Prozent am Beleg und lässt ihn in der Inbox liegen. Ohne KNR passiert dasselbe bei jeder Abweichung.
Der Prozentsatz ist die eigentliche Entscheidung. Er beantwortet die Frage: Bis zu welcher Differenz wollen wir nicht hinsehen?
## Das Schlagwort, das die Schnittstelle selbst setzt Scheitert ein Import, setzt FINN.ghost im Portal das Schlagwort **`ImportError`** an die Rechnung und entfernt den halb angelegten Inbox-Beleg wieder.Eine so gekennzeichnete Rechnung wird bei den folgenden Läufen übersprungen — auch dann, wenn die Ursache behoben ist. Nach der Korrektur muss das Schlagwort im Portal entfernt werden, damit die Rechnung erneut versucht wird.
Das ist gewollt: Ohne diese Kennzeichnung würde eine fehlerhafte Rechnung bei jedem Lauf erneut scheitern und das Protokoll fluten. Siehe [Wenn eine Rechnung nicht ankommt](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/wenn-eine-rechnung-nicht-ankommt). ## Weiter [Erstinbetriebnahme](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/erstinbetriebnahme) # Erstinbetriebnahme Die Reihenfolge für die ersten Tage. Sie ist bewusst vorsichtig: Die Schnittstelle erzeugt Belege in einem echten Mandanten. ## 1. Mit der Buchhaltung abstimmen Vor der ersten Einstellung, nicht danach: | Frage | Warum sie zuerst kommt | | ---------------------------------------- | ------------------------------ | | Welche Belegart wird der Eingangskorb? | sie muss angelegt werden | | Mit welchem Datum sollen Belege erscheinen? | die Wahl gilt dauerhaft | | Soll die Eingangsrechnung offen bleiben? | betrifft den Prüfablauf | | Wo soll die Rechnung archiviert werden? | Journal, Archiv oder docuvita | | Wer entfernt Rechnungen aus der Inbox, die dort nicht hingehören? | es gibt Fälle, die niemand automatisch lösen kann | ## 2. Belegarten anlegen Inbox-Belegart, gegebenenfalls Vorlagebelegart. Siehe [Vorbereitung in der SelectLine](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/vorbereitung-in-der-selectline). ## 3. Zugang einrichten API-Schlüssel im Portal mit **Vollzugriff** erzeugen und samt ID eintragen. Siehe [Zugang zum Portal](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/zugang-zum-portal). ## 4. Belegzuordnung setzen Die vier Belegarten und die beiden Schalter. Siehe [Belegzuordnung](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/belegzuordnung). ## 5. Archivierung wählen Siehe [Archivierung](https://wiki.dako-it.com/books/finngmi-handbuch/page/archivierung). ## 6. Einen Lieferanten vorbereiten Nicht alle — **einen**. Am besten einen mit wiederkehrenden, gleichförmigen Rechnungen. Im Portal am Lieferanten hinterlegen: `LNR` mit seiner SelectLine-Nummer. Noch **kein** `OK`. ## 7. Eine einzelne Rechnung mit ZB durchspielen Eine Rechnung dieses Lieferanten im Portal mit `ZB` versehen und den Lauf von Hand starten. Dann in der SelectLine nachsehen: - Ist ein Inbox-Beleg entstanden? - Steht der richtige Lieferant darauf? - Stimmen Betrag und Datum? - Ist die Rechnung als Journal oder im Archiv am Beleg zu finden?Mit ZB ist dieser Versuch harmlos: Der Beleg bleibt in der Inbox und geht nicht in die Buchhaltung. Wenn etwas nicht stimmt, löscht man ihn und korrigiert die Einstellung.
Der häufigste Fehler bei der Einführung ist, gleich alle Lieferanten auf OK zu setzen. Dann landen Rechnungen in der Buchhaltung, die noch niemand gesehen hat — und die Korrektur ist aufwendiger als die Vorsicht.