Der Ablauf Was mit einer Rechnung vom Portal bis zur Eingangsrechnung passiert — in den drei Ausgangslagen. Was bei einem Lauf passiert Ein Lauf besteht aus zwei Teilen: Erst werden neue Rechnungen aus dem Portal geholt, dann werden fertige Inbox-Belege in die Eingangsrechnung übergeben. Teil 1: Rechnungen holen Abgefragt werden Rechnungen, die vom Typ Eingangsrechnung sind, im Portal nicht archiviert sind, das Schlagwort OK oder ZB tragen, seit dem letzten Lauf neu oder geändert wurden. Der Zeitpunkt des letzten Laufs wird gespeichert. Beim allerersten Lauf beginnt die Zählung mit dem Moment des Starts — vorhandene alte Rechnungen im Portal werden also nicht nachgeholt. Wer sie will, muss sie im Portal berühren, damit sie als geändert gelten. Rechnungen mit dem Schlagwort ImportError werden übersprungen. Siehe Schlagworte im Portal. Je Rechnung: die Reihenfolge Lieferant bestimmen aus dem Schlagwort LNR. Fehlt es oder gibt es die Nummer in der SelectLine nicht, bricht die Verarbeitung dieser Rechnung ab. Dublette prüfen. Existiert in der Inbox schon ein Beleg mit derselben Rechnungsnummer, demselben Lieferanten und demselben Datum, wird die Rechnung im Portal archiviert und übersprungen. Bezug suchen — Vorgängerbeleg, dann Vorlage. Siehe Rechnung mit Vorgängerbeleg und Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage. Ohne Bezug: neuer Beleg mit dem Artikel aus ANR. Siehe Rechnung ohne Bezug. Rechnung ablegen als Journal oder im Archiv. Bei OK: den Inbox-Beleg zur Übergabe freigeben. Im Portal archivieren, damit die Rechnung beim nächsten Lauf nicht wieder erscheint. Schritt 2 ist der Grund, weshalb ein doppelter Lauf nichts kaputt macht. Wer unsicher ist, ob eine Rechnung schon drin ist, kann die Aufgabe gefahrlos erneut starten. Wenn eine Rechnung scheitert Dann wird der Fehler protokolliert, im Portal das Schlagwort ImportError gesetzt und ein bereits angelegter Inbox-Beleg wieder entfernt. Das ist die wichtigste Eigenschaft des Ablaufs: Es bleibt kein halber Beleg zurück. Entweder die Rechnung ist vollständig als Inbox-Beleg vorhanden, oder sie ist es nicht. Der Lauf macht mit der nächsten Rechnung weiter — eine gescheiterte Rechnung hält die übrigen nicht auf. Die Bemerkung aus dem Portal Eine im Portal hinterlegte Bemerkung wird in den Beleg übernommen, gekürzt auf 80 Zeichen. Teil 2: Übergeben Nach dem Holen sieht die Schnittstelle die Inbox durch und übergibt alles, was zur Übergabe freigegeben ist, in die Eingangsrechnung. Siehe Von der Inbox in die Eingangsrechnung. Das passiert in jedem Lauf, unabhängig davon, ob neue Rechnungen im Portal lagen. Ein in der Inbox freigegebener Beleg wird deshalb auch dann übergeben, wenn er dort schon länger liegt. Weiter Rechnung mit Vorgängerbeleg Rechnung mit Vorgängerbeleg Der beste Fall: Zur Rechnung gibt es in der SelectLine schon einen Vorgang — eine Bestellung oder einen Wareneingang. Dann muss niemand Positionen erfassen, und die Beträge lassen sich vergleichen. Was dafür im Portal stehen muss Das Feld Bestellnummer an der Rechnung. Es ist der Schlüssel, mit dem FINN.ghost den Vorgang sucht. Häufig steht die Nummer auf der Rechnung des Lieferanten und wird vom Portal erkannt. Wo das nicht klappt, kann sie im Portal von Hand nachgetragen werden. Wo gesucht wird Gesucht wird beim passenden Lieferanten in diesen Feldern: Feld Belegnummer Ihr Zeichen Ihr Auftrag Unser Zeichen Lieferantenbelegnummer Freier Text 1 und 2 Diese Breite ist Absicht: Die Nummer, die der Lieferant auf seine Rechnung schreibt, ist nicht immer Ihre Belegnummer. Oft ist es Ihre Bestellnummer in seinem Feld, manchmal eine Auftragsnummer. Es genügt, dass die Nummer in einem dieser Felder steht. Berücksichtigt werden nur Belege, die gedruckt und nicht abgeschlossen sind. Über die Belegkette hinweg Findet sich die Nummer nicht in der eingerichteten Vorgängerbelegart, sucht FINN.ghost sie in anderen Belegarten desselben Lieferanten — und folgt von dort der Belegkette zu einem Nachfolger der richtigen Belegart. Damit funktioniert der häufige Fall: Der Lieferant nennt Ihre Bestellnummer, gearbeitet wird aber mit dem Wareneingang. FINN.ghost findet die Bestellung, folgt zum Wareneingang und nimmt diesen. Was dann passiert Der gefundene Beleg wird in die Inbox übergeben — mit allen Positionen, Konten, Steuerschlüsseln und Mengen. Anschließend werden Rechnungsnummer und Datum aus dem Portal eingetragen. Der Betragsvergleich Jetzt kommt der Teil, der die Prüfung ersetzt: Der Bruttobetrag der Rechnung wird mit dem des Vorgängerbelegs verglichen. Ergebnis Was passiert Beträge stimmen der Beleg läuft weiter Abweichung innerhalb der KNR-Toleranz eine Korrekturposition über die Differenz wird angelegt, der Beleg läuft weiter Abweichung darüber, oder kein KNR das OK wird verworfen, die Abweichung in Prozent am Beleg notiert, der Beleg bleibt liegen Der letzte Fall ist der wichtigste des ganzen Moduls: Eine Rechnung, die nicht zum Vorgang passt, wird nicht in die Buchhaltung übergeben. Sie bleibt in der Inbox, mit dem Prozentsatz der Abweichung im Belegfeld. Dort muss jemand hinsehen. Für den Vergleich liegt die Rechnung am Beleg — als Journal oder im Archiv. Siehe Archivierung. Wenn die Nummer nicht gefunden wird Findet sich zu einer gefüllten Bestellnummer kein Beleg, wird die Rechnung nicht importiert, sondern mit einer Meldung abgewiesen und im Portal als ImportError markiert. Auch das ist gewollt: Eine Rechnung, die sich auf einen Vorgang beruft, den es nicht gibt, ist ein Fall für einen Menschen. Siehe Wenn eine Rechnung nicht ankommt. Weiter Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage Wiederkehrende Rechnung über eine Vorlage Telefon, Internet, Miete, Wartung, Reinigung: Rechnungen, die jeden Monat gleich aussehen. Dafür legt man den Beleg einmal an, und jede neue Rechnung kopiert ihn. Die Vorlage anlegen In der Vorlagebelegart — häufig Lieferantenvertrag genannt — einen Beleg mit allem anlegen, was jeden Monat gleich ist: der Lieferant die Positionen mit Artikel, Menge und Preis die Sachkonten und Steuerschlüssel gegebenenfalls Rabatte Hier lohnt sich Sorgfalt am meisten: Was in der Vorlage richtig steht, steht ab dann in jeder monatlichen Rechnung richtig — inklusive Kontierung. Genau das spart der Buchhaltung die Arbeit. Die Vorlage wird nicht abgeschlossen. Sie ist eine Schablone und bleibt liegen. Wie die Zuordnung entsteht Im Portal muss an der Rechnung die Bestellnummer stehen, und sie muss zu einem dieser Felder der Vorlage passen: Feld der Vorlage Belegnummer Ihr Zeichen Ihr Auftrag Unser Zeichen Lieferantenbelegnummer Freier Text 1 und 2 In der Praxis trägt man dafür die Kunden- oder Vertragsnummer ein, die der Lieferant auf seine Rechnungen schreibt — etwa die Kundennummer beim Telefonanbieter. Diese Nummer bleibt über Jahre gleich, steht auf jeder Rechnung und ist damit der natürliche Schlüssel. Am bequemsten hinterlegt man die Bestellnummer im Portal am Lieferanten, dann erbt sie jede neue Rechnung. Siehe Schlagworte im Portal. Was beim Import passiert Die Vorlage wird kopiert, nicht übergeben — sie bleibt also für den nächsten Monat erhalten. Übernommen werden je Position: Artikel, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Sachkonto, Steuerschlüssel und Steuersatz sowie Rabatte. In den neuen Beleg schreibt FINN.ghost zusätzlich die Rechnungsnummer aus dem Portal und die Belegnummer der Vorlage — damit ist später erkennbar, aus welchem Vertrag der Beleg entstanden ist. Der Betragsvergleich Wie beim Vorgängerbeleg wird der Bruttobetrag verglichen — hier mit dem Betrag der Vorlage. Ergebnis Was passiert Beträge stimmen der Beleg läuft weiter Abweichung innerhalb der KNR-Toleranz eine Korrekturposition über die Differenz wird angelegt Abweichung darüber, oder kein KNR das OK wird verworfen, der Beleg bleibt in der Inbox liegen Bei wiederkehrenden Rechnungen ist genau das der Nutzen: Solange die Telefonrechnung wie immer aussieht, läuft sie durch. Sobald sie sich ändert, sieht jemand hin. Ändert sich der Betrag dauerhaft — etwa nach einer Preiserhöhung —, gehört die Vorlage angepasst. Sonst bleibt ab dann jede Rechnung mit einer Abweichung liegen. Reihenfolge der Suche FINN.ghost sucht zuerst einen Vorgängerbeleg und erst danach eine Vorlage. Wird ein Vorgang gefunden, kommt die Vorlage nicht zum Einsatz. Weiter Rechnung ohne Bezug Rechnung ohne Bezug Der Tankbeleg, die Bewirtungsrechnung, der Kassenzettel aus dem Baumarkt: Rechnungen, zu denen es keine Bestellung und keinen Vertrag gibt. Was dafür im Portal stehen muss Zwei Dinge: Die Bestellnummer bleibt leer. Sie ist das Signal, dass es keinen Bezug gibt. Die Rechnung braucht ein Schlagwort ANR mit der Artikelnummer, auf die gebucht wird. Steht eine Bestellnummer drin, zu der sich kein Beleg finden lässt, wird die Rechnung abgewiesen — nicht als Beleg ohne Bezug angelegt. Die Schnittstelle geht davon aus, dass eine genannte Bestellnummer auch gefunden werden soll. Was entsteht Ein neuer Inbox-Beleg mit dem Lieferanten aus dem Schlagwort LNR, einer Position mit dem Artikel aus ANR, Menge 1, dem Bruttobetrag der Rechnung als Preis. Gerechnet wird dabei mit Bruttopreisen. Die Steueraufteilung kommt vom Artikel, nicht aus dem Portal. Deshalb lohnt es, für diesen Zweck eigene Artikel je Steuersatz und Aufwandskonto anzulegen — etwa einen für Bewirtung, einen für Kraftstoff, einen für Büromaterial. Der Artikel ist die Kontierung Weil die Position den Artikel trägt, entscheidet der Artikel über Sachkonto und Steuer. Das ist der Hebel für diesen Fall: Mit gut gewählten Artikeln wird aus jedem Kassenzettel ein korrekt kontierter Beleg — ohne dass jemand ein Konto eintippt. Das Schlagwort ANR am Lieferanten hinterlegt bedeutet: Alle Rechnungen dieser Tankstelle landen automatisch auf dem Kraftstoffkonto. Kein Betragsvergleich Es gibt keinen Vorgang, gegen den verglichen werden könnte. Der Betrag aus dem Portal wird übernommen, wie er ist. Damit hängt die Richtigkeit an der Erkennung im Portal. Für diesen Fall ist ZB statt OK die sichere Wahl: Die Belege sammeln sich in der Inbox, und jemand sieht sie in Ruhe durch, bevor sie in die Buchhaltung gehen. Fehlt das Schlagwort Ohne gültiges ANR wird die Rechnung nicht importiert und im Portal als ImportError gekennzeichnet. Dasselbe gilt, wenn die genannte Artikelnummer in der SelectLine nicht existiert. Weiter Von der Inbox in die Eingangsrechnung Von der Inbox in die Eingangsrechnung Der zweite Teil jedes Laufs. Er ist unabhängig davon, ob neue Rechnungen im Portal lagen: Die Schnittstelle sieht immer die Inbox durch. Wann ein Beleg übergeben wird Übergeben wird jeder Inbox-Beleg, der zur Übergabe freigegeben ist — das passiert beim Import durch das Schlagwort OK oder später von Hand in der SelectLine, und noch nicht übergeben wurde. Dass ein Beleg schon übergeben wurde, merkt sich die Schnittstelle im Beleg selbst. Ein zweites Mal wird er deshalb nicht übergeben — auch nicht, wenn der Lauf mehrfach startet. Nachbearbeitete Belege freigeben Der übliche Weg im Alltag: Eine Rechnung kam mit ZB und liegt in der Inbox. Jemand prüft sie, ergänzt Konten oder korrigiert eine Position — und gibt sie dann in der SelectLine frei. Beim nächsten Lauf wird sie übergeben. Das ist der Grund, weshalb die Zwischenstufe existiert: Die Nachbearbeitung findet in der SelectLine statt, mit den gewohnten Masken. Niemand muss dafür ins Portal zurück. Was übergeben wird Es entsteht eine Eingangsrechnung als Nachfolgebeleg des Inbox-Belegs — mit allen Positionen und der ganzen Belegkette. Zusätzlich werden übernommen: das Belegdatum des Inbox-Belegs, damit die Rechnung mit ihrem Datum in der Buchhaltung erscheint und nicht mit dem Datum der Übergabe der Vermerk aus Unser Zeichen, also bei Vorlagen der Verweis auf den Vertrag Ob die Eingangsrechnung offen bleibt, hängt an der Einstellung Bearbeitungsstatus offen lassen. Siehe Belegzuordnung. Das Archiv wandert mit Bei der Archivierung über das Archiv der SelectLine und eingeschalteter Einstellung DatevExport wird der Archiveintrag des Inbox-Belegs zusätzlich an die Eingangsrechnung gehängt. Damit hängt die Rechnung an dem Beleg, der in die Buchhaltung geht — und geht bei der Übergabe an DATEV mit. Ohne diese Einstellung bleibt sie nur am Inbox-Beleg. Siehe Archivierung. Was der Inbox-Beleg danach ist Er bleibt bestehen — als Nachweis, woher die Eingangsrechnung kommt, mit dem Verweis auf die Rechnung im Portal und dem Vermerk, dass er übergeben wurde. Inbox-Belege sammeln sich also mit der Zeit an. Das ist gewollt und der Grund, weshalb es eine eigene Belegart ist: Sie lässt sich getrennt auswerten und getrennt aufräumen, ohne die Eingangsrechnungen zu berühren. Weiter Zeitplan